Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
1. OBJETIVO

Establecer los parámetros generales para la creación, actualización y control de los

documentos en el marco de los sistemas de Gestión que Central Integral Vehicular S.A.S
considera necesario para el correcto desempeño de sus actividades, con el fin de facilitar su
presentación, utilización y disposición final

2. ALCANCE

El procedimiento aplica a la información documentada de origen interno y externo, proceso y

actividades que han adoptado el sistema de Gestión, inicia con la identificación de la necesidad
de crear, modificar o eliminar información documentada y termina con la difusión de los cambios
realizados.
3. GLOSARIO

Aprobación: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la veracidad del documento

revisado
Archivo de Gestión: conjunto de archivos de las oficinas que conservan la documentación
todavía en trámite y aquellos otros archivos que después de finalizado el procedimiento
administrativo, está sometido a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas.
Archivo Central: Lugar donde se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos
de gestión de la empresa, una vez finalizado su trámite, pero siguen siendo objeto de consulta
por las oficinas
Disposición: Destino o fin que se le da aun registro una vez terminado el tiempo de retención
en el archivo.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer información
Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, electrónico, fotográfico o combinación de estos
Documento externo: Son aquellos documentos relevantes que son necesarios para el
funcionamiento eficaz y son generados por entidades diferentes a estas (Leyes, decretos,
normativas, Gubernamentales, entre otros)
Documento interno: Son aquellos documentos relevantes que definen los servicios que presta
la empresa, son necesarios para su funcionamiento y se generan al interior de la
Documento Obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación
pierde vigencia.
Documento de Referencia: Sirven como base soporte o guardan relacion directa con un
proceso o procedimiento, Ejemplo Norma ISO, ley General del Archivo.
Formato: documento impreso o digital destinado al registro de información de un proceso

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
Ficha: documento que define características y/o controles específicos para algunas actividades,
seguimiento a indicadores y equipos
Identificación: es todo aquello nombre y código que se le asigna a cada documento que lo
diferencia de cualquier otro.
Información Documentada: hace referencia información que los Sistemas de gestión tienen
que controlar y mantener
Conservación de La Documentación: hace referencia archivo físico o en medios electrónicos
de los registros.
Instructivo: documento que brinda una secuencia clara de indicaciones que tienen como
finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un objetivo.
Listado Maestro de Documentos y Registros: formato donde cada proceso y/o subproceso
registra los documentos internos y externos para controlar sus versiones, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición final.
Manual: documento guía que transmite de forma explícita, sencilla, ordenada y sistemática la
información de una organización, sobre objetivos, políticas, atribuciones y procedimientos; se
indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la
organización.
Proceso y/o Subproceso: conjunto de actividades relacionadas entre sí para generar valor y
que convierte las entradas en resultados
Procedimiento: documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad
que comunica los métodos establecidos para el desempeño y administración del trabajo e
identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las
actividades.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas, pueden ser formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de
reunión, contratos y otros.
Responsable: personal dentro de la empresa encargado del almacenamiento, ubicación,
recuperación y estado de los documentos y registros en cualquier tipo de soporte.
Reglamento: conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parámetros
para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en la institución
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento
objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los registros.
Tipo De Soporte: cualquier tipo de material susceptible de vehicular información, como papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.
Versión: indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento.

4. ABREVIATURAS
Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de

SG – SST: Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el trabajo

E.S.G: Encargado sistema de Gestión
5. DESARROLLO

5.1 Condiciones Generales

Todos los documentos deben comenzar con margen izquierdo, el texto debe escribirse
empleando Arial 11 con interlineado de 1.5
El E.S.G es el responsable de
 asignar los códigos a los documentos
 Mantener actualizado el listado maestro de documentos SG
Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma
Los líderes del proceso son los responsables directos de mantener actualizada la
documentación de su proceso
Cada usuario debe consultar cuando requiera la utilización de un documento, con el fin
de asegurar que utilice la última versión
Solo el administrador es el único que tiene permiso de modifica los documentos del
listado maestro, de esta forma se garantiza la integridad de los documentos
CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA
 Toda información documentada de origen interno se encuentra disponible en el
listado maestro y puede ser consultada por el nombre del formato
 Los conceptos de conservación y disposición no aplican para información
documentada que se encuentra en medio magnético.
Los documentos del SG se identifican por su nombre y código asignado
Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del SG, sin
embargo, el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la
mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento.
Los cambios menores son:
 Cambios en ortografía.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
 Eliminación de normas que no apliquen al proceso

5.2 Control de Documentos

5.2.1 Elaboración de Documentos

La estructura general de los documentos está compuesta por

5.2.1.1 Encabezado

Los documentos de los Sistemas de Gestión de identifican con un encabezamiento que

contiene los siguientes elementos:

 Logo Institucional
 Nombre del Sistema de Gestión
 Tipo de documento
 Código de Documento
 Siglas del Sistema de Gestión
 Nombre del Documentos

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
 Fecha
 Versión del Documento
 Numero de pagina

En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado. El encabezado

solo se aplicará a los siguientes documentos

 Sistemas
 Políticas
 Reglamentos
 Programas
 Procedimientos
 Planes
 Formatos
 Manuales

5.2.1.2 Codificación

La codificación de los documentos del sistema de Gestión, se realiza de manera

alfanumérica y manualmente de la siguiente forma

XXX: Código del Documento

YYY: Código tipo de sistema
NNN: Consecutivo empieza en 001

Campo XXX:

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
SISTEMAS SG
POLITICAS PLT
REGLAMENTOS REG
PROGRAMAS PRG
PROCEDIMIENTOS PRC
PLANES PLA
FORMATOS FT
MANUALES MA.

Campo YYY:

TIPO DE SISTEMA CODIGO

SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO SST
CALIDAD SGC
AMBIENTAL SGA

5.2.1.3 Pie de Pagina

Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Describe el acto
administrativo que valida la aplicación de los documentos de un Sistema de gestión en la
Empresa, una vez estos han sido evaluados por la Alta dirección. Aplica para los siguientes
documentos:
 Sistemas
 Políticas
 Reglamentos
 Programas
 Procedimientos
 Planes
 Formatos
 Manuales

Descripción del contenido del pie de página del Sistema de Gestión.

Elaborado: Revisado: Autorizado : Fecha ultima

Revisión

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de

5.2.2 Responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los

documentos

La autoridad y responsabilidad para elaborar, revisar y aprobar los documentos

de los Sistemas de Gestión, se define en el siguiente cuadro.

SISTEMA DE GESTION QUIEN ELABORO QUIEN REVISA QUIEN APRUEBA

Sistema de Gestión de Responsable del Jefe de Talento Dirección
Seguridad y Salud en el SG-SST Humano Administrativa
Trabajo
Sistema de Gestión de Calidad Representante de Alta dirección Alta dirección
la dirección

La revisión de forma de otras unidades administrativas se realizará en atención a solicitudes

recibidas por correo electrónico. Una vez recibida la autorización de aprobación el área de
Gestión Documental ajusta el documento, se actualiza en el listado maestro de documentos

5.2.3 Distribución de los documentos

El área de Gestión Documental, notificara la implementación de los nuevos documentos o los

actualizados a través de correo electrónico, y se cierra la solicitud de la modificación o creación
del mismo, dejando registro de ejecución

5.2.4 Modificación de Documentos

La documentación que requiere ser modificada debe cumplir ciertas condiciones

El responsable del proceso solicita los cambios a realizar
Se realiza la modificación y si es pertinente se procede a crear una nueva versión del
documento, siguiendo las especificaciones para revisión y aprobación
Una vez revisado y aprobado la modificación se actualiza el listado maestro
Se comunica por correo electrónico a las personas que intervienen en el proceso y se
notificara la versión anterior queda inhabilitada
La creación o la modificación de documentos que se requiera por cumplimiento o
actualizaciones en las versiones de la norma ISO y requerimientos de la Alta dirección,
el equipo de trabajo de Calidad Administrativa y Financiera elaborará los documentos o
realizará los cambios de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

5.2.5 Seguimiento y Control de Cambio

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de

Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades, con el fin de
asegurar que continúan siendo aplicables o deban ser modificados. El control de los
documentos se encuentra bajo la responsabilidad de Gestión Documental y los Líderes de
proceso deben asegurar su aplicación e informar de los que estén obsoletos, fuera de uso o
vigencia. Gestión Documental realiza el control de documentos mediante los listados maestros
de documentos.
La versión de los documentos solo cambia cuando existan cambios de fondo más
no de forma. Cuando exista cambio de forma, se registrará la modificación en el
control de cambios y se ajustarán las fechas de aprobación. Gestión Documental, aplicará en
los documentos, los cambios de forma aprobados en este procedimiento.
El cuadro de control de cambios se registra al final del documento en una hoja
exclusiva, en el cual se identifican los siguientes elementos:

VERSION DESCRIPCION DEL RESPONSABLE FECHA

CAMBIO APROBACION

El responsable del registro de los cambios realizados es el Líder del proceso, Gestión
Documental, las Coordinaciones de cada Sistema de Gestión y/o Representante de la Dirección
según corresponda.
El área de control de cambios del documento no debe imprimirse.

5.3 Condiciones De Archivo, Conservación Y Disposición Final de Documentos

Y Registros

La empresa Central Integral Vehicular S.A.S atenderá las directrices emanadas por el
Archivo General de la Nación, entidad encargada de orientar y coordinar la función archivística,
en busca de la eficiencia y eficacia en la consulta de la información.
Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en archivo por los
responsables designados en cada dependencia.
Central Integral Vehicular S.A.S proporciona los elementos necesarios para garantizar la
integridad física y la conservación de la información consignada en los registros y los
lineamientos están a cargo del Proceso de Gestión Documental.
El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las condiciones ambientales o de
seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o pérdida.
En el Instructivo xxx, se describen las actividades necesarias para ordenar, conservar,
consultar los registros físicos o magnéticos de tal forma que evidencie el desarrollo normal de
los trámites y garanticen su ubicación y
consulta.
Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
El acceso a los registros está controlado por el líder del proceso quien garantiza el
cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en cuenta lo estipulado por la ley y la
empresa con respecto a la reserva de la información.
Los Registros generados en las historias clínicas ocupacionales, tienen manejo confidencial,
podrán ser consultados por un médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo
designado y/o el trabajador.

6. ACTIVIDADES
6.1 Flujograma

RESPONSABL
ACTIVIDAD DOCUMENTO DESCRIPCION
E Y CARGO
INICIO

Detectar la necesidad Cualquier funcionario en la

de elaboración, Todos los ejecución de sus funciones
modificación o procesos del puede identificar la necesidad
eliminación de
información Sistema de de elaboración, modificación
documentada Gestión, y aplica o eliminación de un
para todas las Correo documento en pro de la
personas del electrónico mejora del Sistema de
sistema de Gestión. El líder encargado
gestión realiza la validación,
según se describe en este
procedimiento.

Todos los El líder de proceso presenta

Presentar la Procesos la elaboración, modificación o
solicitud del De Sistemas de
Correo
eliminación del documento a
documento Gestión través del formato de
electrónico
Líder de proceso administración del Sistema,
Formato
para la elaboración o
FT-SST-031
modificación anexa el
documento objeto de la
solicitud
El líder del proceso
Revisar Correo correspondiente una vez
Gestión electrónico recibido la solicitud tiene 8
técnicamente
Documental días hábiles para revisa
el documento
o solicitud de
Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión

eliminación
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
ACTIVIDAD RESPONSABL DOCUMENTO DESCRIPCION
E Y CARGO
Líder de proceso desde los aspectos técnico y
sistema de funcional el documento y las
gestión respectivas justificaciones.
Aprueba o hace las
observaciones pertinentes
para que hagan los
respectivos ajustes. se inicia
tramite de revisión afondo

Si existe algún ajuste debe

validarse
Aprobar documento
creado o modificado
con el líder del proceso que
o solicitud de planteó la solicitud. La
eliminación
Correo respuesta por el líder debe
Gestión electrónico darse máximo al 5 día hábil,
Documental Formato contados a partir de la
FT-SST-031 notificación.
No hay lugar ajustes,
continúa el
procedimiento normal.

Se asigna el código de
acuerdo a la política de
Asignar código,
control de información
actualizar versión
LISTADO documentada de este
o retirar GESTION
MAESTRO documento y se carga el
documento. DOCUMENTAL
listado maestro se actualiza
la versión o se elimina de
acuerdo a la solicitud.

Se envió un correo
LIDERES DE electrónico a los funcionarios
Informar las
creaciones,
Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión
modificaciones o
eliminación de
información
documentada
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FORMATOS N° PRC-SST-003
SG-SST

Fecha: 13 mayo 2022

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001
Página 1 de
ACTIVIDAD RESPONSABL DOCUMENTO DESCRIPCION
E Y CARGO
informando de las
actualizaciones de la
documentación del sistema
Correo realizadas.
electrónico
PROCESOS
Nota: Es responsabilidad del
líder del proceso que realizo
la solicitud comunicar y
asegurar el entendimiento del
documento a quienes
corresponda.

FIN

Elaborado: Revisado: Autorizado: Fecha última Revisión