SECRETARA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIN
MANUAL DEL PROGRAMA
CONTENIDO
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INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL
MISIN Y VISIN
IMPLEMENTACIN
RETOS
EVALUACIONES
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CAMPAA
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TICS
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MEDIDAS SUGERIDAS
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PAPEL RECICLADO
INTRODUCCIN
PROGRAMA CERO PAPEL
La
reduccin
del
consumo
de
papel
en
la
administracin pblica, promueve la eficiencia y
productividad,
espacios
de
reduciendo
costos,
almacenamiento.
tiempo
Adems
ofrece
importantes oportunidades en la generacin de
buenos hbitos en el uso y consumo del papel.
La formacin de una cultura que usa racionalmente
los recursos se ver reflejada en una mejor y ms
fcil adaptacin a los cambios relacionados con la
gestin documental y por tanto, a la utilizacin de
archivos en formatos electrnicos.
OBJETIVO GENERAL
El Gobierno del Estado de Hidalgo a travs de la
Secretara de Finanzas y Administracin y la Secretara
Tcnica de la CISCMRDE hace esfuerzos por usar de
manera eficiente los recursos en beneficio de la sociedad
hidalguense
con
implementando
el
PROGRAMA
acciones
que
CERO
permitan
PAPEL
combinar
esfuerzos para mejorar la eficacia de la administracin
pblica con prcticas dirigidas a proteger el medio
ambiente.
MISIN
Impulsar cambios culturales y de actitudes que
permitan
un
eficiente
uso
de
los
recursos,
encaminados a la reduccin paulatina del uso del
papel en la gestin pblica.
VISIN
Lograr a mediano plazo la reduccin en el uso y el
consumo de papel, fomentando la utilizacin de
archivos electrnicos a travs del aprovechamiento
de las TICs (Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones).
IMPLEMENTACIN
Para las entidades, organismos
y servidores pblicos:
BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR
EL PROGRAMA CERO PAPEL
Procesos y servicios ms eficaces y
eficientes
evitemos el exceso de papel y optimicemos tiempo
en el envo de documentos, mediante
paquetera o mensajeros.
Aumento de la productividad
Gracias a La velocidad de transmisin de datos,
lograremos mayor productividad en el trabajo
diario.
Uso ptimo y racional de los recursos,
Se requiere slo un equipo de
cmputo con
conexin a red (interna o internet) para realizar
el trabajo en varias hojas simultneas ya sean,
de texto, de clculo o presentaciones grficas,
leer textos, comparar documentos.
Buenas prcticas de Gestin Documental
Evitando el tener papelera suelta, la computadora
contiene todos los documentos con una
posibilidad mnima de ser extraviada.
Mejorar el acceso a la informacin en las
entidades
Es posible configurar carpetas compartidas al
interior y exterior de una dependencia.
Para las entidades, organismos
y servidores pblicos:
IMPLEMENTACIN
Mayor control y seguridad en el manejo
de la informacin
Es posible crear archivos protegidos y se pueden
usar controles archivsticos iguales a los
fsicos.
Eliminar la duplicidad de documentos
El mismo archivo permite ser modificado de
manera permanente y esto evita duplicidades.
Disminuir los tiempos de localizacin de
los archivos
Las opciones de bsqueda, arrojan de manera
inmediata todos los archivos con slo teclear
palabras clave.
Reducir las necesidades de espacio de
almacenamiento o archivo
La capacidad de memoria de una computadora
puede ser expandible por un costo mucho
menor que el de mantener el archivo fsico en
buenas condiciones.
Mejorar el entorno de trabajo y
comunicacin en las entidades
Al
optimizar
los
procesos,
aumentar
productividad y aprovechar los recursos.
la
la
Disminucin de los costos
Asociados a la administracin del papel.
RETOS
El mayor reto del PROGRAMA CERO PAPEL es cambiar
la forma de pensar y de actuar de las personas
vinculadas con la dependencia.
Para lograrlo es importante contar con el apoyo de las
reas administrativas para la implementacin de dicho
programa,
con
organizacional
de
el
la
fin
de
fortalecer
dependencia,
as
la
como
cultura
crear
conciencia respecto al gasto del papel.
Muchas veces los servidores pblicos no tenemos una
idea de las implicaciones ambientales y econmicas que
tienen el desperdicio y el poco aprovechamiento del
papel.
EVALUACIONES
EVALUAR EL FLUJO DE CONSUMO DE
PAPEL Y FOTOCOPIADO
Las dependencias deben establecer la medicin del consumo
del papel y fotocopias, ya que debemos saber que tan
eficaces y eficientes somos con los recursos y que tan
importante es nuestra participacin en la proteccin del
medio ambiente.
El Programa de Calidad Institucional y Mejora Continua integra
polticas gubernamentales en este plan para mejorar y
contribuir
en
acciones
que
beneficien
la
sociedad
hidalguense.
La medicin de consumo de papel y fotocopias se integra a la
evaluacin bimestral que establece el Programa de Calidad
Institucional y Mejora Continua y el Enlace de Calidad ser el
responsable de estas acciones.
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CAMPAA
CAMPAA PARA PROMOVER BUENOS
HBITOS DE CONSUMO DE PAPEL.
SABAS QU?
es una informacin relevante que nos
permite conocer las causas y efectos en la elaboracin del
papel, por lo tanto estar integrada en la cultura de la
reduccin de papel en las dependencias y entidades.
Los servidores pblicos tienen el compromiso de conocer
permanentemente esta informacin del SABAS QU?
El enlace de calidad deber difundir la siguiente informacin de
la siguiente manera:
Deber enviar una diapositiva de manera bimestral a todos los
correos institucionales de la dependencia.
Colocar la imagen en un lugar visible para todos ya sea
pizarrones o corchos.
El
enlace
debe
mostrar
evidencia
de
dicha
difusin.
(fotografas, copias de correos).
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CAMPAA
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TICS
USO DE LAS TICS (Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones)
Actualizacin de los CORREOS ELECTRNICOS de los
Funcionarios
La dependencia debe contar con una lista actualizada de los
correos electrnicos oficiales de los funcionarios del nivel
Subsecretario, Directores Generales y Directores de rea para
el envo de la informacin oficial.
Deber solicitar capacitacin en la Direccin General de
Innovacin Gubernamental para conocer su normatividad y
aprovechar las aplicaciones existentes
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Se debe impulsar el uso de la tecnologa dentro de la
Administracin Pblica Estatal, cada rea deber Identificar los
documentos que pueden ser entregados mediante correo
electrnico.
Comenzando con aquellos que pueden ser incluidos sin generar
riesgos en los procesos, existe una variedad de documentos
que no presentan grandes requisitos y que fcilmente cumplen
con esta condicin (escaneo de documentos, oficios con copia
para).
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MEDIDAS
SUGERIDAS
ACCIONES Y MEDIDAS SUGERIDAS
DE AHORRO DE PAPEL
stas son recomendaciones generales para los servidores
pblicos que pueden ayudar a reducir los gastos en papel, no
se pretende ser las nicas que deban implementarse, pero
pueden ser un comienzo positivo en la transicin cultural que
se espera dentro de las dependencias.
Fotocopia a doble cara.
No hagas copias ni impresiones innecesarias.
Configura la impresora para imprimir por las dos caras.
Evita imprimir borradores.
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MEDIDAS
SUGERIDAS
ACCIONES Y MEDIDAS SUGERIDAS
DE AHORRO DE PAPEL
Se deber colocar en cada centro de impresin y fotocopiado la
siguiente sealizacin en tamao carta
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MEDIDAS
SUGERIDAS
ACCIONES Y MEDIDAS SUGERIDAS
DE AHORRO DE PAPEL
Elige siempre el tipo de letra ms pequeo que permita
imagen institucional.
Elegir interlineado sencillo, ahorra espacio en la hoja, no es
necesario tener una separacin mayor en textos comunes.
Corrige en pantalla, no en papel.
Realiza una revisin ortogrfica y/o gramatical antes de
imprimir.
Guardar archivos no impresos en la computadora, No es
necesario guardar copias en papel de todos los documentos
e informes. Se pueden guardar en el disco duro, CDs, USB,
etc.
No imprimir los e-mails que se reciban.
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PAPEL RECICLADO
USO DE PAPEL RECICLADO
Las dependencias y entidades debern apegarse a las polticas
y programas establecidos por la SEMARNATH a travs del
Programa Estatal de Reciclaje de Papel de Oficina .
Generando una cultura de reciclaje de papel en los servidores
pblicos.
El seguimiento a este programa deber ser revisado de manera
bimestral y evaluar su efectividad, registrando sus resultados
en el anexo de evaluacin.
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Directorio
Lic. Jos Francisco Olvera Ruiz
Gobernador Constitucional del Estado de Hidalgo
Lic. Aunard Agustn de la Rocha Waite
Secretario de Finanzas y Administracin
L.C.P. Vctor Manual Gonzlez Herrero
Secretario Tcnico de la Comisin Interna
de Seguimiento, Cumplimiento de las Medidas de
Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Pblico
Lic. Ral Ramrez Romo
Director de Calidad Institucional
