CAPÍTULO IV
Control de contabilización
4.1 Valores propuestos
4.2 Control de modificación
CONTROL DE 4.3 Anulación del documento
CONTABILIZACION
Condiciones de pago y descuentos por
4.4
pronto pago
4.5 Impuestos
4.6 Operaciones multisociedades
Control de Contabilización
4.1 VALORES PROPUESTOS
La definición de valores propuestos en el sistema es para que el usuario no reintroduzca
datos una y otra vez.
VALORES PROPUESTOS PARA PARAMETRIZACION DE USUARIO
• Los ID de parámetro permiten al usuario fijar valores propuestos para campos cuyo valor no se
modifica frecuentemente.
• Al ejecutar la transacción, estos valores aparecen automáticamente en los campos correspondientes.
Por lo tanto no se tiene que introducir manualmente y evitar errores de entrada.
Utilizando las opciones de tratamiento puede configurar sus pantallas para las siguientes áreas:
• Entrada de documento: los usuarios pueden ocultar los campos que no sean relevantes para su
trabajo, como la moneda extranjera o las operaciones multisociedades.
• Visualización de documento: utilizando el List Viewer, el usuario puede seleccionar diferentes
opciones de visualización.
• Partidas abiertas: los usuarios seleccionan visualizaciones de estructuras de líneas y opciones de
contabilización para el tratamiento de partidas abiertas, por ejemplo, los usuarios pueden introducir el
importe de un pago parcial o el saldo de una partida abierta nueva.
Control de Contabilización
VALORES PROPUESTOS DEL SISTEMA Y DE FINANZAS
El sistema proporciona valores propuestos básicos para la entrada de documentos. Por ejemplo,
propone la fecha actual como fecha de contabilización.
• Si ya ha introducido un documento, para el siguiente, el sistema le propone la sociedad que
introdujo en el ultimo documento.
• Para introducir operaciones contables en finanzas, el sistema ofrece clases de documentos
predefinidos y claves de contabilización en la configuración.
• En el nivel de sociedad, al sobrepasar la diferencia máxima permitida entre el tipo de cambio de
cabecera de documento de una operación contable y el tipo de cambio en la tabla de tipos de
cambio, el sistema emite un mensaje de advertencia. Así se puede reconocer y corregir a tiempo
entradas incorrectas.
Control de Contabilización
4.2 CONTROL DE MODIFICACION
Los usuarios pueden modificar documentos que se hayan contabilizado. Sin embargo,
según distintas reglas, solo se puede modificar campos determinados. Estas pueden
estar predefinidas por el sistema o especificadas por el usuario.
Tanto en la cabecera del documento como en las partidas individuales es posible modificar determinados
campos.
• Cabecera del documento: Sólo se pueden modificar el número de referencia y los campos de texto.
• Posiciones de documento: El sistema no permite ninguna modificación del importe, la clave de
contabilización, la cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la reconciliación de una
contabilización.
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en log la información siguiente:
• El campo que se ha modificado
• Los valores nuevos y antiguos
• El usuario que ha realizado la modificación
• El momento y la fecha de la modificación
Control de Contabilización
Las condiciones para modificar un campo están predefinidas. Puede modificarlos del
siguiente modo:
• El período contable aún está abierto
• La posición de documento aún no se ha compensado
• La posición de documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una
cuenta de acreedor.
• El documento no debe ser un abono de una factura.
• El documento no debe ser un abono de un anticipo.
Control de Contabilización
4.3 ANULACION DEL DOCUMENTO
Los usuarios pueden cometer errores cuando introducen documentos. Para
grabar en log los ajustes, primero se debe anular el documento. Después se
puede volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta
de mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Un documento se puede anular mediante:
• Contabilización de anulación normal: hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un
abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca de este
modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.
• Contabilización negative: también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono
incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se añaden a las cifras de
movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra parte de la cuenta.
Deben cumplirse los siguientes requisitos para permitir contabilizaciones negativas:
• La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.
• El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulación que explique la anulación. El motivo de
anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.
Control de Contabilización
4.4 CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Las condiciones de pago son las normas convenidas con sus interlocutores comerciales.
Se refieren a la compensación financiera para entregas y servicios.
Los descuentos por pronto pago son las reducciones en los pagos efectuados dentro de
un período de tiempo determinado.
En los componentes de aplicación Deudores y Acreedores y Contabilidad principal , se pueden definir
condiciones de pago en tres niveles. Los datos más importantes que contienen las condiciones de pago
son:
• Vencimiento neto de la factura
• Plazos de descuento
• Porcentaje de descuento por pronto pago
Se deben introducir estos datos en las partidas individuales al registrar un documento para una cuenta de
deudor o acreedor. Se graban los datos en las partidas individuales. El sistema necesita estos para fijar el
vencimiento de una factura y del importe del descuento.
Control de Contabilización
Para evitar tener que introducir estas condiciones de pago en más de una ocasión, éstas pueden
almacenarse bajo una clave de condiciones de pago. Si se ha introducido esta clave al registrar la
partida individual o se ha definido en el registro maestro de deudor o acreedor, el sistema
propondrá las condiciones de pago por defecto. Es posible sobrescribir estas condiciones durante la
contabilización o modificarlas posteriormente una vez creado el documento.
En esta sección se describe:
• Los campos del documento en los que se pueden introducir condiciones de pago predefinidas.
• Las reglas según la cuales se definen las condiciones de pago.
• Las normas para definir los tiempos de vida de pagos a plazos.
• Los campos de descuento por pronto pago en los que no pueden introducirse condiciones de
pago predefinidas. Se puede introducir manualmente esta información (durante la
contabilización), o dejar que lo haga el sistema.
• Contabilizar y compensar el descuento por pronto pago efectuado por el sistema.
• Las circunstancias en las que se pueden modificar condiciones de pago y descuentos por pronto
pago en un documento, y las condiciones que se pueden dejar a un lado en relación con estas
modificaciones.
Control de Contabilización
4.5 IMPUESTOS
Puede utilizar el Sistema SAP para gestionar varias clases de impuestos según los
requerimientos legales de un país o de una región. Los componentes de Gestión
financiera: Deudores, Acreedores y Libro Mayor proporcionan todas las funciones del
sistema de impuestos siguientes:
• Cálculo de impuestos
• Contabilización del IVA
• Correcciones
• Informes de impuestos
El Sistema SAP soporta las siguientes clases de impuesto para calcular, contabilizar y corregir así como
para elaborar informes de impuestos.
• Impuesto sobre el volumen de negocios
Estos gravan las ventas, de acuerdo con los principios del IVA. Ello se aplica, por ejemplo, al IVA soportado
y al repercutido.
El IVA soportado se calcula utilizando el importe neto de la factura y es cobrado por los acreedores.
El IVA repercutido se calcula utilizando el precio neto de los productos y se cobra a los deudores.
• Impuesto adicional
Los impuestos adicionales son los impuestos que se contabilizan además del importe sobre el
volumen de negocio. Son normalmente específicos para cada país.
Control de Contabilización
• IVA
El sistema calcula el IVA sobre la base del emplazamiento del material y del deudor, y lo contabiliza en
Comercial (SD) y Gestión de materiales (GM). Si un deudor o un acreedor está exento de impuestos, es
posible especificarlo en su registro maestro introduciendo el indicador apropiado.
• Retención de impuestos
La retención de impuestos ampliada incluye todas las características de la retención de impuestos clásica
y, además, satisface también una serie de necesidades específicas de cada país.
Los impuestos sobre el volumen de negocios, los impuestos adicionales y el IVA se determinan y calculan
mediante métodos de condición. Para el cálculo, el sistema requiere datos del esquema de cálculo, el
indicador de impuestos, el código de emplazamiento fiscal si resulta pertinente, etcétera. Sin embargo, la
retención de impuestos no se calcula usando métodos de condición ni se contabiliza durante el
tratamiento de los documentos. No se considera la retención de impuestos hasta que se ha efectuado el
pago.
Control de Contabilización
4.6 OPERACIONES MULTISOCIEDADES
Una operación multisociedad incluye dos o más sociedades en una operación contable.
Ejemplos:
• Una sociedad compra para otras sociedades (aprovisionamiento centralizado)
• Una sociedad paga facturas para otras sociedades (pago centralizado)
• Una sociedad vende mercancías a otras sociedades
Una operación multisociedades efectúa contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades. Sin embargo, no
se puede contabilizar sólo un documento porque un documento siempre se asigna a una sociedad en concreto.
En cambio, el sistema crea y contabiliza un documento separado en cada una de las sociedades afectadas.
Los documentos de una operación multisociedades están vinculados mediante un número de operación
multisociedades común.
APROVISIONAMIENTO CENTRAL
Con aprovisionamiento central puede integrar SAP con otros sistemas conectados a su infraestructura de
sistemas. Estos escenarios de integración son un activador para servicios compartidos, que ayuda a controlar los
procesos de aprovisionamiento de varios sistemas conectados desde un sistema fuente de forma centralizada.
El escenario incluye las siguientes capacidades de la solución:
• Solicitudes centrales
• Contratos de compras centrales
• Compras centrales
• Análisis de compras centrales
Control de Contabilización
CUENTAS DE COMPENSACION
Las cuentas de compensación deben definirse en cada sociedad antes de que se puedan realizar
operaciones multisociedades. Las cuentas de compensación pueden ser cuentas de mayor, cuentas de
acreedor o cuentas de deudor.
En la configuración debe asignarse una cuenta de compensación a cada combinación posible de
dos sociedades para que las contabilizaciones multisociedades sean posibles en ambas sociedades
(por ejemplo, tres sociedades necesitan 3*2= 6 cuentas de compensación).
Para identificar la clase de cuenta deben asignarse claves de contabilización a las cuentas de
compensación.
NUMERO DE OPERACIONES MULTISOCIEDAD
Cuando se ha contabilizado el documento multisociedades, el sistema genera un número de documento
multisociedades para vincular todos los documentos nuevos.
El número de documento es una combinación del número de documento de la primera sociedad, del
primer número de sociedad y del ejercicio. Se graba en la cabecera de documento de todos los
documentos creados para un log completo.
