FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
DESARROLLO LOGÍSTICO
SALIDA EN VIVO
01 DICIEMBRE/2018
PROCESO DE APLICACIÓN
Este proceso de emisión de facturas electrónicas aplica para:
860004922 -PRODUCTOS NATURALES DE LA
SABANA S.A.S
800114766 -FRESKALECHE (PLATAFORMA
SAP)
900136519 -DANONE ALQUERIA - DASA
PROCESO DE APLICACIÓN
Que es Facturación Electrónica?
Es un documento Legal, el cual se emite y recibe en
formato electrónico reemplazando la factura en
papel.
Porque el Cambio? Por un tema mandatorio que la
Dian nos esta exigiendo para este año.
CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
• Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por
la DIAN.
• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumple los requisitos del gobierno y discrimina el impuesto al consumo
cuando es el caso.
• Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e
integridad y no rechazo de la factura electrónica, de acuerdo con la política
de firma adoptada por la DIAN.
• Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE, requerido por la DIAN
CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
CUFE CÓDIGO QR XML
DOCUMENTOS QUE PUEDEN SER EMITIDOS
ELECTRÓNICAMENTE
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente,
relacionados con la facturación son:
FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
FACTURA ACUSE DE RECIBO
NOTA CRÉDITO NOTA DÉBITO
ELECTRÓNICA en desarrollo
BENEFICIOS Y VENTAJAS
• Elimina los riesgos de pérdida de documentos físicos.
• Eficiente gestión documental.
• Cuidado y protección del medio ambiente.
• Consulta de facturas en línea
• Facilidad en las transacciones.
• Mejora la trazabilidad y seguridad de operaciones.
• Mejora la gestión de cobro.
• Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Integración de procesos logísticos, contables, financieros y administrativos.
• Mejora la relación cliente/Proveedor.
DEFINICIONES
DEFINICIONES
Factura Electrónica: es un documento que soporta transacciones de venta
bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas
computacionales y/o soluciones informáticas .
QR: Un código QR es un código de barras bidimensional cuadrada que puede
almacenar los datos codificados.
CUFE: Es un mecanismo técnico de control que se debe incorporar a la
Factura Electrónica, que lo constituye en un valor alfanumérico obtenido al
utilizar los datos de la factura, las notas crédito y/o débito.
XML: Es un estándar abierto, flexible y ampliamente utilizado para
almacenar, publicar e intercambiar cualquier tipo de información de manera
codificada.
DEFINICIONES
Representación Gráfica: Es un documento (Factura) que los obligados a
facturar electrónicamente dispondrán, para los clientes de sus bienes y/o
servicios.
Acuse de Recibo: Es el mensaje de datos a través del cual un cliente a quien le
fue facturado de forma electrónica manifiesta que la factura fue recibida por
sus sistemas de información.
CEN (Centro Electrónico de Negocios): Permite a las empresas compartir
información financiera entre socios de negocio, de forma ágil y en línea para
el manejo eficiente de los recursos, apoyando la gestión de diversas áreas
como: Tesorería, Contabilidad, Facturación, etc.
NORMATIVIDAD
EVOLUCIÓN DE LA NORMATIVIDAD
Reglamentación
Reglamenta el Art. 26
técnica al Decreto
de la Ley 962 de 2015 2242. Emisor
Nace concepto factura uso de la factura Resolución 14465 DIAN
de la factura
por computador electrónica Establece características y electrónica debe
Decreto 1165 Decreto 1929 contenido técnico de la usar firma digital
factura electrónica
Resolución 019 DIAN
2007 2016 2018
1996
2012 2015 Decreto 1349 Resolución 10 23
de de febrero 2018
Decreto 2242 2016
Obliga a facturar
Decreto 624 de 2005 VIGENCIA A
Masificación
factura electrónica
electrónicamente a los
grandes
1989. Estatuto Ley 962 Art.26 PARTIR DEL 01 DE con fines de contribuyentes a partir
Tributario. ENERO 2018 de septiembre 1 de
Se incorpora por control fiscal
Obliga a expedir factura. 2018.
primera vez el
Regula la factura y/o
concepto de
documento equivalente
factura electrónica Ley 1607 de 2012 Art. 183 Gobierno Nacional podrá
instaurar tecnologías de control fiscal
PROCESO OPERATIVO
MÓDELO LOGÍSTICO SYSTEM XXI
Carvajal T&S recibe el
documento:
2
• Carvajal T&S envía a la DIAN
3
1. Genera estructura legal
• DIAN envía acuse de recepción
(XML UBL 2.0)
2. Válida numeración de
factura electrónica
3. Genera CUFE
4. Genera Firma Electrónico
5. Representación Gráfica
Se envía las facturas al
El emisor genera la receptor por el receptor por
1
txt, idoc, xml
información desde sus sistema
de facturación
ERP
celuweb
4 los diferentes medios
disponibles:
1. Automático (Integración
con Sistema de
Información)
2. Publicación WEB
El emisor recibe : 3. Correo electrónico
1. XML Legal. 4. Físico
El receptor genera el acuse de
6
2. Acuses DIAN.
3. Imprime facturas desde recibo, aceptación y/o rechazo
Celuweb.
4. Consolidado Aceptaciones
y/o Rechazos.
5 de la factura por los medios
disponibles:
1. Automático (Integración
con Sistema de
Información)
2. Desde el Portal WEB
(CENF)
MÓDELO LOGÍSTICO SFTP
Sistemas de Información
ERP’s
System 21 1. Factura
2. ND
3. NC Factura,
ND, NC
1. Comprobante (CUFE-
TXTQR)
Imprime desde 1. Acuse Dian Acuse
celuweb 1. Log Errores
Dian
MODELO LOGÍSTICO
EMISION
Logística recibe representacion Logística verifica CEN financiero
se envia por correo electrónico, grafica y genera notas devolucion facturas rechazada 1
LOGISTICA
PDF y XML
Logística genera FE en system, Logística entrega facturas
Carvajal, Celuweb y DIAN representacion grafica y notas a
cartera
Logística genera representación Logística corrige y envia notas
gráfica clientes canal moderno credito por correo electronico,
Carvajal, Celuweb y DIAN
CONTRATISTA
Contratista genera facturacion Contratista entrega devolución
Contratistas entrega pedido y
movil clientes tradicional y entrega física y representación gráfica con
representación grafica de FE
los clientes firma y sello del cliente a logística
clientes canal moderno y firma de
recibido
Contratista realiza entrega de Contratista registra en la WAP
pedidos durante el dia devoluciones y cierre de labores
en la WAP
CLIENTE
Cliente recibe pedido, verifica y Cliente tiene CEN financiero Cliente acepta firma y sella la Cliente coloca sello y firma pero Cliente acepta FE
acepta representacion grafica Carvajal acepta FE representacion grafica o CEN realiza devolucion o observación
financiero o correo electrónico
CLIENTE REALIZA DEVOLUCION PARCIAL O TOTAL
NO ACEPTA
Procesa carga para pago de fletes Cartera organiza por fecha y Dos meses despues envia gestion
consecutivo documental
CARTERA
1
Cartera recibe representación Cartera revisa y verifica
gráfica y notas de logística representación gráfica tenga firma,
sello y notas
Revisión FE rechazadas en CEN Cada regional revisa que facturas
financiero Carvajal se encuentra rechazadas para
correcion y aceptacion de la FE
Clientes con CEN financiero Carvajal pueden aceptar o rechazar FE
MÓDELO LOGÍSTICO: RECHAZOS
Datos Obligatorios Prefijos y Resoluciones
Se deben indicar las fechas
iniciales y finales separados por
– y sin espacios
Cómo identifico la causal del Error??
Existen 2 formas de validación de los errores generados.
1. Desde el Cen financiero. Cuando es un envío fallido, se
puede validar dicha novedad consultando directamente la
factura por el consecutivo legal.
2. Desde System21 o Workspace. Existirá la opción de
consulta de errores retornados por le Cen Financiero
(Misma Inf. punto1) y los errores en factura antes de
generarse los TXT donde indicará el motivo del error
generado.
SOPORTE TÉCNICO
Blog de errores
