DIAGRAMAS DE GANTT
ARLEY MACHADO BEDOYA
¿QUE SON?
Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar
proyectos. Al proporcionarte una vista general de las tareas
programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas
tienen que completarse y en qué fecha.
¿QUE MUESTRA?
Un diagrama de Gantt muestra:
La fecha de inicio y finalización de un proyecto
Qué tareas hay dentro del proyecto
Quién está trabajando en cada tarea
La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
Una estimación de cuánto llevará cada tarea
Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas
¿QUÉ CONTIENE?
Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:
Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores
de proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la
totalidad del proyecto.
Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un
diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas
para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe
llevarse a cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada
subtarea se completará según el programa y que todo el proyecto se
terminará a tiempo.
¿QUÉ CONTIENE?
Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo
en cualquier momento, mientras que otras se deben completar
antes o después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas
que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está
desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las
tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha
actual, obtendrás una vista general de cuánto queda por hacer y
verás si todo procede como estaba planeado para completar el
proyecto a tiempo.
VENTAJAS
Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de
proyectos te proporciona las siguientes ventajas:
Claridad
Una vista general simplificada
Datos sobre el rendimiento
Una mejor gestión del tiempo
Flexibilidad
CLARIDAD
Un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas
temporales en una vista general única. De esta
manera, saber dónde se encuentra el equipo en cada fase
del proyecto. Usar el diagrama para mostrarles a las partes
interesadas cómo están organizadas las tareas y qué
recursos se destinan a cada una de ellas. Así, podrá
presentarles claramente en qué punto del proyecto se
encuentras y si se completará con éxito.
COMUNICACIÓN
Los equipos utilizan diagramas de Gantt para reemplazar las
reuniones y las actualizaciones de estado. De esta manera,
los miembros del equipo tendrán una vista general clara del
progreso de cada tarea.
MOTIVACIÓN
Al crear una vista general clara, los miembros del equipo
son más conscientes de su rendimiento general y podrán
adaptar su rutina de trabajo según las necesidades del
programa del proyecto. Además, serán más conscientes de
las tareas interdependientes, y, por lo tanto, comprenderán
mejor el impacto de los retrasos dentro del proyecto. Este
tipo de planificación fomenta la colaboración y una mejor
organización de las tareas.
GESTIÓN DE TIEMPO
Los diagramas de Gantt ayudan a establecer unos plazos de
tiempo realistas. Las barras del diagrama indican en qué
periodo tiene que completarse una tarea determinada. De
esta manera, te asegurarás de no perjudicar a otros
proyectos que necesitan más recursos y tiempo.
FLEXIBILIDAD
Los proyectos suelen sufrir modificaciones. Al tener una
vista general de los cambios inesperados dentro de los
objetivos o los plazos de tiempo de un proyecto, puedes
ajustar las tareas y recursos como corresponde.
DESVENTAJAS
Complejidad
Linealidad cronológica
Trabajo Arduo
COMPLEJIDAD
Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y
recursos pueden resultar en diagramas de Gantt muy
complejos, especialmente si estás trabajando en un proyecto
grande o tienes un equipo muy grande. Representar docenas
o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt puede
causar confusión o ser difícil de leer. Por lo tanto, es
fundamental valorar las diferentes tareas y subtareas
antes de hacer el diagrama y asignar a alguien para que
haga un seguimiento de los detalles.
LINEALIDAD CRONOLÓGICA
Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear tu
proyecto de forma lineal desde el principio hasta el
final. Por lo que debes conocer de antemano el resultado
y los pasos que llevan a dicho resultado antes de
comenzar. Esto puede sonar bastante evidente a la hora de
construir una casa, por ejemplo, pero resulta mucho más
complicado cuando se trata de desarrolladores web
dedicados a un proyecto donde el cliente no ha especificado
el resultado final.
TRABAJO ARDUO
Como comentábamos antes, los proyectos cambian. Si va a
usar un diagrama de Gantt, tiene que adaptarlo conforme a
dichos cambios. El gestor de proyectos responsable tiene
que actualizar el diagrama con frecuencia, aunque esta
tarea se puede simplificar con la ayuda de un programa de
gestión de proyectos.
¿CÓMO CREARLO?
Para crear un diagrama de Gantt, seguir el proceso que se
presenta a continuación:
Hacer una lista de todas las tareas
Hacer una lista de todas las tareas interdependientes
Crear una línea temporal del proyecto
Asignar tareas a los miembros del equipo
¿CÓMO QUEDÁ?
