HERRAMIENTAS PARA EL ENFOQUE A PROCESOS
Un enfoque basado en procesos es una excelente
vía para organizar y gestionar la forma en que las
actividades de trabajo crean valor para el cliente y
otras partes interesadas.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión
horizontal, cruzando las barreras entre diferentes
unidades funcionales y unificando sus enfoques
hacia las metas principales de la organización.
HERRAMIENTAS PARA EL ENFOQUE A PROCESOS
En tal sentido el enfoque basado en procesos para
los sistemas de gestión requeridos por la norma ISO
9001, determina utilizar la siguiente metodología
para implementar el mismo en las empresas:
1. Identificar los procesos de la organización
Definir el propósito de la organización
Definir las políticas y objetivos de la
organización
Determinar los procesos en la organización
Determinar la secuencia de los procesos
Definir los dueños del proceso
Definir la documentación del proceso
2. Planificar el proceso
Definir las actividades dentro del proceso
Definir los requisitos de seguimiento y medición
Definir los recursos necesarios
Verificar el proceso con respecto a sus objetivos
planificados
3. Implementar y medir los procesos
Implementar los procesos y sus actividades tal
como se planificaron.
Realizar las mediciones, el seguimiento y los
controles como se planificaron.
4. Analizar el proceso
Evaluar los datos del proceso obtenidos del seguimiento y
medición, con el objeto de cuantificar el desempeño del
proceso. Cuando sea apropiado, utilizar métodos estadísticos.
Comparar los resultados de las mediciones del desempeño
del proceso con los requisitos definidos para confirmar la
eficacia y eficiencia del proceso y la necesidad de cualquier
acción correctiva.
Identificar las oportunidades de mejora del proceso basado
en los datos de desempeño del proceso.
Cuando sea apropiado, informar a la alta dirección sobre el
desempeño del proceso.
5. Acción correctiva y mejora del proceso
Se debería definir el método para implementar
acciones correctivas, con el fin de eliminar la
causa raíz de los problemas (ejemplos de
problemas incluyen errores, defectos, falta de
controles del proceso adecuados).
Implementar la acción correctiva y verificar su
eficacia.
Las causas raíz de estos problemas potenciales
también deberían identificarse y corregirse,
previniendo que ocurran en todos los procesos con
riesgos identificados de manera similar.
La metodología PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-
Actuar) podría ser una herramienta útil para definir,
implementar y controlar las acciones correctivas y
las mejoras.
MAPAS DE INTERRELACIONES
MAPAS DE INTERRELACIONES
La información se puede representar de muchas
maneras, y en el mundo en que nos movemos,
saturados por la sobreinformación, se agradece
el acceso a datos bien organizados y fáciles de
digerir. Una de las maneras más esquemáticas de
procesar información es el mapa de ideas, diagrama
o mapa mental, que une conceptos en forma de
ramificaciones que se relacionan unas con otras.
Onodo es una herramienta online que sirve para
crear un mapa de relaciones en cuestión de minutos,
con una gran facilidad y sin preocuparte para nada
del aspecto técnico. Podrás crear mapas de
relaciones, sociogramas o diagramas de relaciones
cómodamente desde el navegador web.
QUÉ ES EL DIAGRAMA DE RELACIONES (DR)
Podemos definir un diagrama de relaciones como la
herramienta que nos permitirá analizar los vínculos
de las causas y efectos de una situación
problemática cuando se presentan de forma
compleja. Básicamente lo que hacemos es organizar
(sin estructura aparente a raíz de la complejidad en
las relaciones) una serie de elementos (opiniones,
hallazgos, percepciones, ideas, aspectos, etc) a
través de la conexión causal que tienen entre sí.
VENTAJAS Y BENEFICIOS: POR QUÉ UTILIZAR EL DIAGRAMA DE
RELACIONES
Te ofrece una representación visual (para algunos desordenada,
es verdad) de las causas y efectos en torno a un elemento objeto
de análisis
A diferencia de otras herramientas, esta herramienta te da más
facilidad para representar complejas estructuras de conexión, lo
que puede ser muy beneficioso cuando enfrentamos desafíos de
control de calidad.
Consigues analizar las interrelaciones entre elementos, ideas,
percepciones, temas u opiniones
Es complementaria a otras herramientas de calidad y de mejora
continua como el diagrama de afinidad para dar continuidad a la
consolidación de información o al diagrama de espina de pescado
o de árbol para profundizar en la exploración de las causas
TIPOS DE DIAGRAMA DE RELACIONES
Tu diagrama puede ser de diferente tipo dependiendo del centro desde
donde se empieza a desarrollar o de la relación causa – efecto que
mantienen. Hay 3:
Central convergente: El diagrama se desarrolla desde el centro. Es
más útil cuando el problema o tema estudiado tiene muchas causas.
Direccional intensivo: El desarrollo se da desde una dirección
(derecha, izquierda, arriba, abajo). En este caso el tema central tiene
pocas causas.
Indicador de relaciones: Establece vínculos entre elementos sin
tener conexiones de causa-efecto específicas o con la ausencia de un
centro definido
CÓMO REALIZAR UN DIAGRAMA DE RELACIONES
Asegúrate de contar con:
Notas adhesivas o papeles con cinta adhesiva
Un espacio con mesa o tablero
Un equipo de trabajo que conozca sobre la
situación analizada
Lapiceros y marcadores
( taller en clase)
MAPAS DE PROCESO FUNCIONALES-TRANSVERSALES
GESTIÓN POR FUNCIONES
La Gestión por Funciones se basa en el
funcionamiento de la empresa de forma vertical,
seccionando a la empresa en departamentos y
dificultando con ello su interrelación, perdiéndose de
vista a los clientes tanto internos como externos. Este
enfoque es muy común en las empresas peruanas y se
ha demostrado su poca efectividad al ser incapaz de
orientar la empresa en lograr la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los clientes.
GESTIÓN POR PROCESOS
La Gestión por Procesos es uno de los enfoques que
facilitan mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión
empresarial, marcada en la actualidad por el gran
dinamismo del mercado y por las nuevas tecnologías.
Esta nueva filosofía ha cambiado totalmente la visión
de la gestión empresarial, de tal modo que está incluida
en todos los modelos de calidad como son EFQM, ISO
9001-2000, etc. (la primera norma ISO 9001, de 1994,
empleaba la Gestión por Funciones).
MAPAS DE PROCESO FUNCIONALES-TRANSVERSALES
¿qué sucede si desarrollamos en determinado grupo de trabajadores una
o varias competencias que ya no son las que necesita la empresa,
proceso, actividad o tarea para satisfacer las nuevas necesidades del
cliente?
GESTIÓN DE PROCESOS TRANSVERSALES
GESTIÓN DE PROCESOS TRANSVERSALES
Los Procesos Transversales son aquellos que rompen
el esquema del flujo de actividades en silos, abarcando
toda la estructura del negocio y haciendo uso de la
tecnología como vehículo de automatización, así, logra
la reducción de esfuerzo. Interviniendo y manejando
de forma correcta los distintos Procesos Transversales
que encontramos en las empresas, el resultado es que
los servicios finales suelen ser mejores, con lo que ello
implica impacto en clientes y en productividad.
Los Procesos Transversales busca ejecutar y
organizar los procesos de negocio, y como tal, los
procesos de un área definida se segregan en tareas
propias de un proceso transversal que viene
atravesando a los demás departamentos involucrados
en este. Sin embargo, a menudo los procesos que son
el valor real en la compañía (Procesos Principales)
son precisamente aquellos que abarcan varias áreas
organizacionales, sistemas de TI y aplicaciones.
