Manuales Administrativos
Administración I
Concepto:
Son documentos que sirven como
medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar
y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una
organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos,
etc.). Así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren
necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas.
Objetivos • Presentar una visión de conjunto de la organización
(individual, grupal o sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta realización de las labores
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del
trabajo.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de
personal.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y
aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
• Determinar las responsabilidades de cada
unidad y puesto en relación con el resto de la
organización.
• Establecer claramente el grado de autoridad
y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que lo componen.
• Promover el aprovechamiento racional de los
recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
• Funcionar como medio de relación y
coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de orientación e
información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes
con los que interactúa la organización.
Ventajas:
• Son una fuente permanente de información sobre
las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
• Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento
y capacitación de nuevos empleados.
• Logran y mantienen un sólido plan de organización.
• Aseguran que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
• Determinan la responsabilidad de cada puesto y su
relación con otros puestos de la organización.
Limitaciones:
• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
• Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Necesidad de los Manuales
Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes
circunstancias:
• Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
• Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo
• Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de
usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre
desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de
sistemas).
• Grandes flujos de información entre unidades administrativas o
funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la
captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen
varios turnos de trabajo.
Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Logotipo de la organización
Introducción
Objetivo
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de
manera detallada los procedimientos dentro de una
organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores
que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la
empresa.
Pueden detectar fallas que se presentan con regularidad
Evitando la duplicidad de funciones
son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización
Funciones
