Capitulo 7 La Prevision

PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION

Concepto de previsión
La palabra previsión (de prever: ver anticipadamente) implica la idea de
cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras y sin la cual seria
imposible hacer planes; por ello la previsión es básica para la planeación.
Para hacer previsiones es indispensable:
a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen
b) Investigar los factores- positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la
búsqueda de esos objetivos
c) Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción,
que permita escoger alguno de ellos para realizar los planes.
La previsión responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?, y se señalo
que arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de
escoger el curso de acción que a priori es considerado como el más
adecuado.
Así pues, puede definirse la previsión como el elemento de la
administración en el que, con base en la consideración de las
condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,
reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales
cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa misma
empresa.
El principio de la previsibilidad
Tratándose del conocimiento de situaciones futuras, se requiere fijar un
principio previo que oriente acerca de la validez de las previsiones, ya que
sin aquella sería inútil hacerlas, y, sobre todo, que ayude a realizarlas con la
mayor confiabilidad posible.
Este principio puede formularse como sigue :
“Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que
nunca alcanzarán certeza completa, ya que por el número de factores y la
intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un
riesgo.
La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad
seria, la que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias
pasadas, propias o ajenas, y cuando más puedan aplicarse a dichas
experiencias métodos de investigación estadísticos o de cálculo de
probabilidad.
Aplicación del principio.
Para la previsión del futuro, se dan tres situaciones básicas.
a) Certeza. Excluye el temor de equivocarse. Si se funda en la esencia misma de las cosas
(ver pag 183)
b) Incertidumbre.- implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo
se presentarán los acontecimientos de lo futuro, o que pasará en ese mismo futuro, ya
sea porque se carece de bases para deducir un extremo o el otro, si los hechos se darán o
no.

Cabe hacer notar que la circunstancia de que determinadas premisas llevan a concluir por ej.,
que si un nuevo producto tendrá éxito, que una empresa nueva fracasará, etc., no es
incertidumbre sino certeza. Esto significa que la certeza puede ser favorable o desfavorable;
la incertidumbre sólo se da cuando no se es capaz de llegar a conclusión alguna sobre lo
que podrá ocurrir en un determinado caso o aspecto.
c) Probabilidad. La constituye aquel estado en el que, sin haber seguridad sobre el sentido
en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, se tienen motivos serios y fundados para
concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro
Fayol ya apuntaba que la previsión jamás será una profecía, sino una reducción del riesgo debido
a factores imprevistos.
Las previsiones serán tanto más validas y confiables:
1. Cuanto más analíticamente se estudie cada uno de los factores que han de intervenir en la
realización de los hechos futuros en que descansará el éxito de la empresa.
2. Cuanto más se funden en hechos objetivos y no en meras opiniones, de preferencia los
ocurridos en la empresa propia y aun en otras empresas y otros sectores.
3. Cuanto más se pueda aplicar medidas a la determinación de estos factores, sobre todo
mediante el uso de la metodología de la investigación, utilizando estadísticas y cálculo de
probabilidades.

Esto da lugar a dos siguientes principios:

Principio de la objetividad
“Las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas”
El éxito de una empresa y de cada operación descansa en la cantidad y calidad de la información de que
disponga. La razón obvia es que la naturaleza tiende a repetirse, las circunstancias son iguales o similares.
Como un ejemplo de aplicación de este principio puede mencionarse la
creciente utilización del presupuesto como base para las previsiónes de
ventas, gastos, costos. Etc., así basándose en los hechos de años
anteriores es posible predecir con bastante exactitud, cuales serán las,
ventas, costos, gastos, etc. Para el siguiente periodo.
Principio de la medición
Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos
apreciarlas, no solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o
susceptible de medirse. La cuantificación añade seguridad precisión.
La aplicación de la estadística y otras ramas de las matemáticas han
hecho técnica o aun científica, la previsión de muchos
acontecimientos.
Reglas para la fijación del objetivo.
Concepto del objetivo
La palabra objetivo implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen
las acciones. Se conoce también como meta.
Terry dice: “ Un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro
como resultado del proceso administrativo.”, se trata de los fines perseguidos.
La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitiva: ellos dan su
razón de ser de la empresa.
Nociones conexas a la de objetivo
Distintos autores usan palabras cuyo significado es similar para expresar el mismo
concepto, tal sucede con las palabras “objetivo”, “meta”, “propósito”, “misión”, “
premisa”, “resultado” y “fin”. Para dar mayor claridad a las ideas que se expondrán
acerca de los objetivos vamos a definir cada uno de estos términos.
Ante todo, en realidad, todos ellos coinciden con la noción básica de “fin”, y que
éste significa, aquello a lo que se dirige un ser o una operación “
La palabra “premisa” de pre- antes, y missum, enviado.- implica alguna cosa que viene antes de
otra. Por consiguiente , los objetivos – por su propia naturaleza - tienen que venir antes de todos
los demás actos administrativos; son el punto de partida de toda la administración, pero la
palabra “premisa” puede aplicarse a muchos otros actos que se dan antes de los planes y de la
organización.
La palabra “propósito” indica algo que se desea o se propone hacer .
La misión se representa de manera filosófica que esquematiza las orientaciones de toda la
empresa integrada en esta concepción común.
Las metas requieren de precisión y representan los niveles ideales de acción, ya que pueden
referirse en cifras exactas de costo, calidad y tiempo.
El otro término que, si bien no se identifica con el de objetivo, guarda una gran relación con el: el
término “resultado”. Puede decirse que los objetivos no son otra cosa que los “resultados que se
desean obtener “, y que los “resultados “ no son sino los objetivos que se logran”. Así pues,
existe entre estos términos una necesaria dependencia, ya que lo ideal es que se alcancen como
resultados los objetivos que nos propusimos o , si es posible, los mejoremos.
Diversas clases de objetivos. (Clasificación)
a) Objetivos Individuales y colectivos. ( Ver pag 189)
b) Objetivos generales y particulares.- Se entiende que un objetivo es
general cuando es más amplio en relación con otros que estan
subordinados a él, esto es que son medios para conseguir ese
objetivo más elevado y amplio. Ej. Los objetivos de la división de
producción, de la de ventas, finanzas, etc, son particulares respecto
a los objetivos de la empresa que se consideran generales. (pag 190)
c) Objetivos básicos, secundarios y colaterales.- los objetivos
secundarios son meros medios para la consecución de los objetivos
básicos o primordiales. Así un objetivo básico del departamento de
ventas será lograr el nivel de ventas más estable y productivo, y para
conseguir ese objetivo se buscará obtener la máxima calidad de un
producto, ganar un mercado a la competencia , disminuir los costos
de distribución, etc.
d) Objetivos estratégicos, técnicos y operativos.- Los estratégicos son
aquellos que corresponden a los más altos niveles, y a los
problemas más generales y permanentes de una organización. Los
operativos son aquellos que se fijan en los niveles inferiores y que
tienen por objeto adaptar los objetivos estratégicos a las
situaciones concretas que se presentan. Los técnicos se fijan en los
niveles intermedios, y tienen por objeto servir de conexión entre los
estratégicos y los operativos. (ver pag 191)
e) Objetivos a corto, mediano y largo plazo. A corto plazo no mayor
de un año, a mediano plazo entre uno a cinco años, y a largo plazo
mayor de 5 años.
f) Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios.- (pag 191)
Quien debe fijar los objetivos?
Ordinariamente la fijación de objetivos, sobre todo los generales y supremos, es función de los
dueños y empresarios. En el capitulo de Dirección se observa que la esencia de la función del
elemento directivo del mando es señalar “ lo que debe hacerse”, al administrador corresponde más
bien establecer “ como debe hacerse, y ver que se haga”.(pag 192)
Dos tipos de reglas para fijar objetivos
Las de tipo negativo.– cuyo fin es ayudar a no confundir el verdadero objetivo con otros que
fácilmente parecen serlo, y las de carácter positivo, que ayudan a situarlo, definirlo, clasificarlo y
explicarlo con claridad a los demás. (ver pag 193)
Las reglas de carácter negativo tienden a evitar lo que Drucker llama “ la solución correcta pero para
un problema mal visualizado o enfocado, , por imprecisión en la fijación del objetivo. Obviamente
se comprende que si se realizan esfuerzos, gastos, consumo de tiempo, etc, dirigiendo todo ello a
un objetivo incorrecto, esto será de máximo daño para una empresa.
a) “No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan solo sus
síntomas o efectos.” ej., puede parecer que se está ante el
problema de la inadaptación de determinado trabajador, y ello será
cierto, pero se trata solo de síntomas de un problema más
profundo. Se carece de un sistema de adiestramiento para
adaptarlo, etc. (pag 193)
b) “No debe confundirse el objetivo con uno de los medios para
alcanzarlo”(pag 193)
c) “No deben tomarse como posibilidades contradictorias las que
quiza sólo son contrarias”
d) “Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias del
objetivo con los más parecidos”
Reglas positivas
a) “Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo
si sus puntos de vista representa ángulos distintos y complementarios”
b) ”El objetivo debe fijarse por escrito en los casos de mayor importancia”.
Escribir permite analizar más concienzudamente el objetivo que nos
proponemos. Fijar su alcance verdadero. (pag 194)
c) “Deben aplicarse las seis preguntas: qué, cómo, quién, dónde, cuándo y
por qué (pag 194 y 195)
• QUÉ es lo que realmente pretendemos; cual es la meta que nos proponemos alcanzar;
que es lo que, por su propia naturaleza, o por fijación de nuestro arbitrio, se busca en
determinada organización, función, operación, etc. Puede complementarse preguntado
CUÁNTO.
• COMO pretendemos lograrlo ¿ en forma integral o parcial?, ¿de inmediato o a largo
plazo?, etc.
• QUIEN ¿Se trata de un objetivo personal y subjetivo, o del natural de la función
¿ A que persona, departamento, sección, etc., corresponde lograr el objetivo?
• POR QUE ¿ Cual es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo, de la cual depende
en gran parte la forma como habrá de alcanzarse?
• CUANDO ¿Es una meta urgente o diferible? ¿ En que tiempo debemos lograr cada una
de sus partes?
• DONDE ¿ Se trata por ejemplo, de un mercado local, nacional o internacional?
Aunque todas las preguntas son necesarias, quizá destacan por su importancia el “que”,
el “como” y el “por que”.

d).- “ El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que han de
ayudar a realizarlo”
e).- “ Los objetivos deben ser estables” Aunque ningún objetivo es inmutable y todos deben
revisarse en forma periódica , el cambio constante de objetivos produce confusión, debilita la
cooperación y (por estar colocados estos en el vértice de la administración) obliga a cambiar toda
esta , exigiendo esfuerzos innecesarios con grave detrimento de la eficiencia
La Investigación y sus reglas
El papel de la investigación

Con la fijación del objetivo se ha determinado el fin que se persigue.

Ahora se requiere determinar todos los factores, tanto positivos como
negativos, que habrán de influir en la consecución de ese fin; esto lo realiza la
investigación. Dicha investigación tiene como fin determinar los medios más
aptos para alcanzar el objetivo fijado. Entre estos medios se encuentra la
eliminación de aquellos factores que dificultarán la obtención del objetivo.
La investigación, por ser el centro de la previsión, es la parte más vinculada
con ella; prevemos principalmente cuando investigamos. Todos los autores
coinciden en considerarla como la base de la previsión.
Reglas de la investigación
Para Investigar los factores positivos y negativos que influirán en el logro de
nuestros objetivos, nos ayudara a seguir un proceso o tener un sistema, el que
fijaremos por medio de algunas reglas.
Primera Regla
“Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que
habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto para clasificarlos
adecuadamente”
Siendo tan grande el número de factores que intervienen en el logro del objetivo
de una empresa, uno solo que se nos escape puede ser de influencia decisiva.
La mejor manera para tener a la vista el mayor número de factores consiste en
clasificarlos y para eso tomaremos el estudio realizado por el Banco de México
sobre el análisis factorial de una empresa.
El segundo criterio lo formularemos siguiendo los lineamientos generales
de la magnífica obra de Koontz y O`Donnell
1.- Factores externos a los negocios y, por lo mismo , de carácter general.
Se descompone en factores:
a) Políticos, como: Condiciones políticas y legales. Intervención y controles
estatales. Política fiscal.
b) Económicos, como Renta nacional, general y por sectores. Nivel general
de precios y salarios. Capacidad adquisitiva general y del sector
mayoritariamente en el consumo. Situación económica del país.
c) Sociales, como: Crecimiento y distribución demográficos. Movilidad de
la población. Situación y tendencias del movimiento sindical
d) Técnicos, como: Maquinaria y equipo disponibles, su posibilidad de
adaptación a las necesidades concretas. Patentes, sistemas de trabajo,
etc.