MS

PROJECT
¿Qué es la gestión de Proyectos?
La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y
dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo
específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance,
recursos, inicio y final establecidos.
Los objetivos de la gestión de proyectos son:

• Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

• Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;

• Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por
lo que se requiere que se organicen una serie de reuniones para ver
cuáles son los objetivos específicos del proyecto. Para que el proyecto
tenga éxito es esencial que se realice un trabajo en equipo eficiente. La
manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el trabajo depende de
varios factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de que el
proyecto crezca), la importancia y la complejidad de las tareas.
Definir un Proyecto
OBJETIVO
La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos
preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos
pueden expresarse en términos de:

a) resultados (como la creación de una nueva sede central);

b) consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva sede); beneficios

(reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las máquinas
o instalaciones)

c) objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo en tres años).

RESTRICCIONES
Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más
comunes son:

el tiempo

el coste

el alcance.

Estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de
Gestión de Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del
desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos
controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo.
Es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera eficiente,
mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos
deseados. Sin embargo, el coste está compuesto por un presupuesto
establecido en la etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con
la cifra que se propuso inicialmente. Las tres restricciones están
interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Una vez que se reduce
el tiempo asignado para el proyecto, el costo aumenta. Además, el alcance
del proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios para realizar y
completar con éxito el proyecto.
CALIDAD ISO
La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y
gestión de proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene
como objetivo principal conseguir dar una orientación a las
organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes
conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y
sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las
actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el
mismo independientemente de la persona que lo realiza.
LAS 5 FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

• 1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

• Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue

adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que
la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la
inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que
tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los
recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir
(muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y
recursos con la mayor precisión se debe:

• Revisar el análisis del alcance del proyecto;

• Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
• Definir el plan de proyecto.
3. Ejecución del proyecto
• Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know
how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y
de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos
te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen
surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa
son las de:

• Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

• Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
• Ejecutar las tareas planificadas;
• Gestionar las peticiones de cambio.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el
proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la
planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad.
En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados;

• Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
• Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el
proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado
o conectado);
• Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o
jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).
5. Cierre del proyecto
• Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como
debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará
que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar
esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en
español). Las tareas de esta etapa son:

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados

(stakeholders - empleados, proveedores, clientes, gobierno, entre otros.);
• Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
• Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
Microsoft Project
• Es un software diseñado por Microsoft y usado por millones de
personas como, administradores y jefes de proyectos. Tiene diversas
funciones, cada una de ellas asignadas para dar seguimiento a
procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales,
asignar recursos, desarrollar planes y más. El programa utiliza, además,
múltiples gráficos al estilo de DIAGRAMAS DE GANTT. Estos ayudan a
analizar diversos aspectos de un reporte.
MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

• Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.

• Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

• Obtener la gráfica de red del proyecto.

• Imprimir una gran variedad de informes.

Ejemplo:
• La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben elaborarse,
con el objetivo de estimar la duración del proyecto. Sus indicadores impulsan una
planificación óptima.

• Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica, el
control permitirá comparar toda la información con las posteriores modificaciones
que se realicen.

• Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los

colaboradores. Así se evitarán excesos.
La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es
ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa. Este software pone a
disposición las siguientes opciones para la gestión de proyectos:

• Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc.

• Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de

participantes.

• Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del

personal, entre otros detalles.

• Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas

por otros gestores de negocios similares.
• Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles
propiedades, asignar personas encargadas, etc.
• Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el
proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles
de revisar.
• Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con
esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los
participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados.
• Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el presupuesto? ¿La
fecha límite es la adecuada? En cualquier momento se puede revisar la planificación de
manera virtual para comprobar estos factores.
• Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos. Microsoft
Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas problemáticas con
anticipación.
Ingreso
ENTORNO
PROJECT
Diagrama de Gantt
• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un

proyecto en un horizonte de tiempo
• representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada tarea se representa
mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración. La posición del
bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.
LOS GRÁFICOS GANTT
• En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un proyecto
en forma de barras con la extensión de su duración.
• En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuenta
precedencias.
• En las abcisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del proyecto y para el control del mismo.
 Los Gráficos de Gantt
Actividades

A
B
C
D
E
F
G
H
I
1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo
 ¿Qué es una actividad?
• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir
el proyecto.

• Las actividades deben ser:

• Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado
detalle
• Desglose de tareas:
• Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes de proceder a
su planificación y puesta en marcha.
• Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de
descomposición del trabajo (EDT)

• Duración de las tareas:

• se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms,
s, d, h, m).
¿Cómo programa Microsoft Project?
• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos
factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las
interrupciones, como días festivos y vacaciones.

• Lo más importante cada TAREA se programa así: -->Duración = Trabajo /

Esfuerzo del recurso
• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.