a.
Inventario inicial: Es la relación detallada y
minuciosa de las existencias de mercancías que
tiene una empresa al iniciar sus actividades o un
periodo contable, después de hacer un conteo
físico.
b. Inventario Final: Es la relación de existencias al
finalizar un período contable y será el inventario
inicial del siguiente período.
REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
MERCANCIAS- SISTEMA DE INVENTARIO
PERIÒDICO
• Cuando se utiliza este sistema, la cuenta de
inventario, denominada mercancías no fabricadas
por la empresa, no se emplea durante el período
contable; los registros de entradas y salidas de
mercancías se hacen en las cuentas compras y
comercio al por mayor y al por menor,
respectivamente, así mismo las devoluciones se
registran en las cuentas devoluciones en compras o
en ventas, de acuerdo con el catalogo de cuentas.
• Ejemplo: El almacén Santana & Cía., del
régimen común, en enero compra mercancías
por $8.200.000; con IVA del 19% y retención
en la fuente de 2,5%, el vendedor es un gran
contribuyente de otra ciudad.
• En febrero vende mercancías a crédito por
$7.000.000, y un IVA de 19%, a Mario Rivas,
persona natural, del régimen no responsable
del IVA.
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1305 CLIENTES
13050520 MARIO RIVAS 8.330.000
413505 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL MENOR 7.000.000
240805 IVA GENERADO EN VENTAS 1.330.000
SUMAS IGUALES 8.330.000 8.330.000
• Devuelve el 5% de la mercancía comprada en
el ejemplo 1.
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1105 CAJA 477.650
2365 RETENCION EN LA FUENTE 10. 250
6225 DEVOLUCION EN COMPRAS 410.000
240812 IVA EN DEVOLUCION EN COMPRAS 77.900
• Los clientes devuelven 5% de la mercancía
vendida en el ejemplo 2:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS 350.000
240808 IVA EN DEVOLUCIONES EN VENTAS 66.500
130520 MARIO RUIZ 416.500
SUMAS IGUALES 416.500 416.500
VENTA CON FINANCIACION
Vende mercancías por $1.000.000 con cuota inicial de
$200.000 y el saldo a un mes de plazo, con financiación
de 4% sobre el saldo.
Valor de mercancía: $1.000.000
Cuota inicial 200.000
Saldo a financiar 800.000
Financiación (800.000*4%) 32.000
Subtotal 1.032.000
IVA 19% sobre la m/cia, + financ. 196.080
TOTAL
$1.228.080
• Contabilización en el momento de la venta:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 200.000
1305 CLIENTES 1.028.080
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL MENOR 1.000.000
240805 IVA GENERADO EN VENTAS 196.080
4210 FINANCIEROS 32.000
DETERMINACION DEL COSTO DE VENTAS
• Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancías
vendidas se determina mediante el juego de inventarios así:
CONCEPTO TRATAMIENTO CONTABLE
Inventario inicial Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el
periodo contable. Se cancela al finalizar el periodo
contable.
(Mas) compra de Mercancías Saldo de la cuenta 6205, al final del período contable se
cancela.
(Menos) Devolución en compra Saldo de la cuenta 6225 al final del período se cancela
Valor de la mercancía disponible para la venta.
(Igual) Total mercancía
Se registra en la cuenta 1435, es el inventario físico que se
toma al final del periodo contable. Este es el inicial del
(Menos) Inventario final periodo siguiente.
Se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el
periodo contable
(Igual) Costo de ventas
El almacén Santana & Cía. presenta un inventario
inicial a 30 de enero de 2015 por valor de $3.000.000; realizo
compras durante el mes de febrero por valor de $8.200.000,
efectuó una devolución del 5% de esa mercancía. El 28 de
febrero del 2015 realizo inventario físico y se determino por un
valor de $4.000.000
CONCEPTO DEBE HABER
INVENTARIO INICIAL 3.000.000
MAS COMPRAS NETAS 7.790.000
COMPRAS 8.200.000
MENOS DEVOLUCIONES (410.000)
IGUAL MERCANCÍA DISPONIBLE PARA LA VENTA 10.790.000
MENOS INVENTARIO FINAL 4.000.000
IGUAL COSTO DE VENTAS 6.790.000
Contabilización al cierre del período contable
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COSTO DE MERCANCIAS 3.000.000
1435 MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA. 3.000.000
PARA CANCELAR INVENTARIO INICIAL
6135 COSTO DE MERCANCIAS 8.200.000
6205 COMPRA DE MERCANCÍAS 8.200.000
PARA TRASLADAR LAS COMPRAS A COSTO DE M/CÍAS
6225 DEVOLUCIONE EN COMPRAS 410.000
6135 COSTO DE MERCANCÍAS 410.000
PARA TRASLADAR LAS DEVOL. EN COMPRAS AL COSTO
DE MERCANCÍAS
1435 MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 4.000.000
6135 COSTO DE MERCANCÍAS 4.000.000
PARA REGISTRAR INVENTARIO FINAL
SUMAS IGUALES 15.610.00 15.610.000
6135 COSTO DE MERCANCIAS
DEBE HABER
3.000.000 410.000
8.200.000 4.000.000
11.200.000 4.410.000
6.790.000
El almacén Ferretodo Ltda. presenta un inventario inicial
a 30 de enero de 2021 por valor de $12.500.000;
realizo compras durante el periodo por valor de
$20.150.000, efectuó una devolución del 8% de esa
mercancía. El 30 de junio del 2021 realizo inventario
físico y se determino por un valor de $8.220.000
CONCEPTO DEBE HABER
INVENTARIO INICIAL 12.500.000
MAS COMPRAS NETAS 18.538.000
COMPRAS 20.150.000
MENOS DEVOLUCIONES (1.612.000)
IGUAL MERCANCÍA DISPONIBLE PARA LA VENTA 31.038.000
MENOS INVENTARIO FINAL 8.220.000
IGUAL COSTO DE VENTAS 22.818.000
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COSTO DE MERCANCIAS 12.500.000
1435 MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA. 12.500.000
PARA CANCELAR INVENTARIO INICIAL
6135 COSTO DE MERCANCIAS 20.150.000
6205 COMPRA DE MERCANCÍAS 20.150.000
PARA TRASLADAR LAS COMPRAS A COSTO DE M/CÍAS
6225 DEVOLUCIONE EN COMPRAS 1.612.000
6135 COSTO DE MERCANCÍAS 1.612.000
PARA TRASLADAR LAS DEVOL. EN COMPRAS AL
COSTO DE MERCANCÍAS
1435 MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 8.220.000
6135 COSTO DE MERCANCÍAS 8.220.000
PARA REGISTRAR INVENTARIO FINAL
SUMAS IGUALES 42.482.000 42.482.000
6135 COSTO DE MERCANCIAS
DEBE HABER
12.500.000 1.612.000
20.150.000 8.220.000
32.650.000 9.832.000
22.818.000
INVENTARIO PERMANENTE O
PERPETUO
Mediante este sistema, la empresa conoce el valor
de la mercancía en existencia y el costo de la mercancía
en cualquier momento, sin necesidad de realizar un
inventario físico. Por que los movimientos de
compraventa de mercancías se registran directamente
en la cuenta de mercancías no fabricadas por la
empresa, a precio de costo.
La empresa que adopta este sistema requiere de
un fichero denominado kárdex, en el que se
registra cada artículo. La suma de los saldos de
cada subcuenta da el saldo de mercancías; por
esta razón este sistema recibe el nombre de
sistema perpetuo o permanente y es utilizado
manualmente por las empresas que tienen una
reducida variedad de mercancías.
Las empresas tienen en existencia una gran
variedad de artículos con distintas referencias,
para controlar las mercancías es recomendable
llevar un kárdex sistematizado.
Las empresas obligadas a presentar su
declaración tributaria firmada por revisor fiscal
o contador público deberán utilizar el sistema
de inventario permanente.
REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDAS DE
MERCANCIAS
En este sistema se registran al costo, en la
cuenta mercancías no fabricadas por la
empresa, cada operación de compra, venta,
descuentos y devoluciones en compras y en
ventas, así:
a. Compras: La adquisición de mercancías se
contabiliza con un débito en la cuenta
mercancías no fabricadas por la empresa, y
un crédito en bancos o una cuenta de
proveedores, según el caso.
• Ejemplo: Surtimotos Ltda. Gran
contribuyente, compra mercancías al contado
por 1.970.000 e IVA del 19%, retención en la
fuente de 2,5%, IVA retenido del 15%, Reteica
del 5 por mil., el vendedor es régimen común.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
143505 Mercancía no fabricada por la empresa 1.970.000
240810 Impuesto a las ventas descontable 374.300
220505 Proveedores Nacionales 2.229.055
236540 Retención en la fuente por compras 49.250
2367 Impuesto a las ventas retenido (15%) 56.145
2368 Impuesto de industria y comercio retenido (5xmil) 9.850
SUMAS IGUALES 2.344.300 2.344.300
220505 Proveedores Nacionales 2.229,055
111005 Bancos Nacionales 2.229.055
Compra mercancías a crédito a FABRILUJO,
perteneciente al régimen GRAN
CONTRIBUYENTE, por $1.850.000 e IVA del 19%,
retención en la fuente de 2,5%, IVA retenido del
15% y Reteica de 5 por mil.
CODIGO CUENTA DEBE HABER
143505 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 1.850.000
240810 IMPUESTO A LAS VENTAS DESCONTABLE 351.500
220505 PROVEEDORES NACIONALES 2.093.275
236540 RETENCION EN LA FUENTE POR COMPRAS 46.250
2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO 52.725
2368 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO 9.250
SUMAS IGUALES 2.201.500 2.201.500
b. Devoluciones en compras: Devolución de
mercancías comprada al contado por
$1.750.000 e IVA del 19%, retención en la
fuente de 2,5%; IVA retenido del 15%, Reteica
de 5 por mil.
CODIGO CUENTA DEBE HABER
110505 CAJA GENERAL 1.980.125
236540 RETENCIÓN EN LA FUENTE POR COMPRAS 43.750
2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO (15%) 49.875
2368 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO (5XMIL) 8.750
143505 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 1.750.000
240812 IVA EN DEVOLUCION EN COMPRAS 332.500
SUMAS IGUALES 2.082.500 2.082.500
C. Contabilización descuentos condicionados:
Se compra mercancía a crédito por valor de
$990.000 e IVA de 19% y retención en la fuente
de 2.5%. Se hace transferencia de
BANCOLOMBIA por el valor de la factura antes
de la fecha de vencimiento y se recibe un
descuento de 5% sobre el valor de la mercancía,
tanto el comprador como el vendedor son
grandes contribuyentes, autorretenedores de
retención en la fuente.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
143505 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 990.000
240810 IMPUESTO A LAS VENTAS DESCONTABLE 188.100
2205 PROVEEDORES NACIONALES 1.178.100
SUMAS IGUALES 1.178.100 1.178.100
Asiento de pago con descuento:
Al recibir descuento por pronto pago, la cuantía se contabiliza con un crédito en la
cuenta ingresos financieros y no se afectan ni el impuesto sobre las ventas por pagar
ni la retención en la fuente; al pagar con cheque se causa gravamen a los
movimientos financieros (4X1000).
Descuento = $940.000 * 5% = 47.000 4*1000= $1.118.600 *0,4% = 4.474
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
2205 Proveedores Nacionales 1.118.600
5115 Financieros 4.474
511595 Otros GMF 4.474
4210 Financieros 47.000
421040 Descuentos comerciales 47.000
condicionados
1110 Bancos 1.076.074
11100507 Bancolombia- transferencia 1.071.600
11100507 Bancolombia N.D. GMF 4 X mil 4.474
D. Ventas: En este sistema, para contabilizar la venta de
mercancías se requieren dos asientos:
1.En el primero se registra la salida de la mercancía al precio
de venta, como se hace en el inventario periódico, es decir, se
toman los valores de la factura de venta.
2.En el segundo se registra la venta a precio de costo y se
debita la cuenta costo de ventas 6135 (comercio al por mayor
y al menor) y se acredita el inventario de mercancías en la
cuenta 1435; los valores se toman de la columna de salidas
del kárdex.
• Venta de mercancías al contado varios clientes por
• $153.276 e IVA del 19% y costo de la mercancía por $97.000.
Registro de la venta:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1305 CLIENTES NACIONALES 177.800
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 153.276
240805 IVA GENERADO (EN VENTAS) 29.122
1305 CLIENTES 177.800
1105 CAJA 177.800
SUMAS IGUALES 177.800 177.800
• Registro de costo:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR(COSTO) 97.000
1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 97.000
SUMAS IGUALES 97.000 97.000
E. Devoluciones en ventas: por este sistema
Al igual que en las ventas se necesitan dos asientos
para registrar las devoluciones así:
En el primero se registra la devolución a precio de
venta, según nota crédito. Es decir se toman los datos
de la factura de venta.
En el segundo, se registra la devolución a precio de
costo con los valores del kárdex.
Alfonso Guzmán devuelve mercancías
facturadas a crédito por $285.000 e IVA del 19% y costo de
venta por $171.000.
Asiento de devolución en ventas a precio de ventas.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS 285.000
240808 IMPUESTO A LAS VENTAS EN DEVOLUCIONES VTAS 54.150
1305 CLIENTES 339.150
SUMAS IGUALES 339.50 339.150
Asiento de devolución en ventas a precio de costo
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 171.000
6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 171.000
SUMAS IGUALES 171.000 171.000
F. Descuento en ventas por pronto pago:
En este caso, una rebaja no implica entrada o salida de
mercancías al almacén, por tanto se registra en un solo
asiento, con debito a gastos financieros y crédito a
clientes, caja o bancos según el caso.
Manuel Suarez paga la factura de mercancías vendidas a
crédito por $687.000 e IVA del 19% y se acoge al
descuento por pronto pago de 5% sobre el valor de la
mercancía.
IVA = $687.000 *19% = 130.530
Clientes: 687.000 + 130.530 = $817.530 (valor factura de
venta).
Descuento: $687.000 X 5% = $34.350
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 783.180
5305 FINANCIEROS
530535 DESCUENTOS FINANCIEROS CONDICIONADOS 34.350
1305 CLIENTES 783.180
SUMAS IGUALES 817.530 796.920
MUCHAS GRACIAS
