MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Lic. Isela Gutierrez Ovando.

1
 DEFINICIÓN
Graham Kellog, “ El manual presenta
sistemas y técnicas especificas. Señala el
procedimiento a seguir para lograr el
trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades especificas.
Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método estándar
para ejecutar algún trabajo.”
1
Agustín Reyes Ponce: el concepto de un
manual es de suyo empírico, variable, y fácil
de comprender: “significa un folleto, libro,
carpeta, etc., en los que de manera fácil de
manejar se concentran en forma sistemática,
una serie de elementos administrativos para
un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada grupo
humano en la empresa”.

1
 CLASIFICACION DE LOS
MANUALES

1
Por su contenido:
-          Manual de historia del organismo.
-          Manual de organización.
-          Manual de políticas.
-          Manual de procedimientos.
-          Manual de contenido múltiple ( cuando
trata de dos contenidos, por ejemplo políticas
y procedimientos; historia y organización).
-          Manual de adiestramiento o
instructivo.
-          Manual técnico.
1
Por función específica:
-          Manual de producción.
-          Manual de compras.
-          Manual de ventas.
-          Manual de finanzas.
-          Manual de contabilidad.
-          Manual de crédito y cobranza.
-          Manual de personal.
-          Manuales generales (los que se ocupan
de dos o más funciones operaciones.)

1
 El manual de organización describe la
organización formal, mencionado, para cada
puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de políticas contiene los principios
básicos que regirán el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones

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 El manual de procedimientos y normas
describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos
en el orden secuencial de su ejecución y las
normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos
procedimientos.

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 PLANEACIÓN Y PROCESO
DE ELABORACIÓN

1
- Recopilación de la información.
- Procesamiento de la información.
- Redacción.
- Elaboración de graficas.
- Formato y comprensión.
- Revisión y aprobación.
- Acciones de implantación del manual.
- Actualización.

1
 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

1
Presentación: la misma ofrecerá el manual se refiere
al ordenamiento que observarán sus partes componentes y a
su formato.
• Contenido del manual
• Objetivos del manual
• Objetivos y políticas de la organización
• Conceptos generales
• Contenido común de los entes del mismo nivel
• Contenido específico de los entes
• Contenido común de los rangos de igual jerarquía
• Organigramas
• Régimen de autorizaciones
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Contenido y Presentación de los
manuales de la Organización
Objeto: Establecer el contenido y la
presentación de un manual de organización.
El contenido se enuncia en carácter
indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de índice; incluirá
la enunciación de cada una de las partes
componentes del manual y la cantidad de
páginas que corresponda a cada una.
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Objetivo del manual: en esta parte se indicará los
fines y alcances generales del manual de
organización. Por ejemplo se determinará que el
objetivo del manual es definir las funciones y
responsabilidades de cada posición dentro de la
organización.
Objetivos y políticas de la organización: se
indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los
esfuerzos de la organización.
Jerarquía: Se definirán y establecerán los distintos
niveles jerárquicos de los rangos y de los entes de la
organización. Establecida Norma IRAM 34514
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Autoridad: se indicarán los distintos tipos de
autoridad vigentes en la organización.
Control: Se definirán y establecerán los tipos
de control dentro de la organización.
Establecido por la norma IRAM 34510
Misiones y Funciones: se enunciarán las
funciones de cada uno de los entes de la
organización y se definirán sus fines, de
acuerdo a lo indicado por la norma IRAM
34.511

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Atribuciones: Se definirán y establecerán las
facultades delegadas a los responsables de
cada ente de la organización. Estos aspectos
están contemplados en las normas IRAM
34509.
Delegación: Se refiere a la enunciación de las
tareas que el personal jerárquico puede asignar
a sus subordinados. En razón del exceso de
obligaciones a cumplir, el responsable de cada
área podrá delegar funciones en los miembros
que, según el organigrama, dependan de él
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Reemplazo: se definirá y establecerá el
régimen de reemplazos entre los responsables
de los entes de la organización. La norma
IRAM 34508 trata sobre definiciones y
terminología en los reemplazos de autoridades.
Información: se determinará cual es la
información que debe generarse en el ente
orgánico, tanto para su propio uso como para
integrar el sistema general de información de la
organización.
27
Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones
existentes entre los distintos entes internos de la
organización o externos a la misma. Sobre este
tema la norma IRAM 34507, define los tipos de
relaciones formales entre autoridades.
Responsabilidades: Se definirán las obligaciones
que emergen del ejercicio de una determinada
atribución, tal como lo indica la norma IRAM
34509.
Organigramas: Se incluirá la representación
gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de
la organización. De acuerdo norma IRAM 34504
28
Régimen de autorizaciones: este aspecto lo
cubre la norma IRAM 34513, sobre
establecimiento de disposiciones generales
que rigen las autorizaciones para adoptar
decisiones y/o para firmar los documentos
correspondientes.

29
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

1
 Una de las actividades de mayor trascendencia
de organización y métodos, consiste en el
análisis de los procedimientos administrativos
vigentes o en la definición de los circuitos para
nuevas empresas y/o nuevas actividades que
encare una empresa constituida. Un
procedimiento administrativo implica la
definición de :
1.- Funciones y tareas para cada área en que se
halle estructurada una organización, con
especificaciones claras y precisas del
tratamiento o curso de acción a seguir ante cada
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Alternativa factible de ocurrencia de cada variable
constituida de un circuito administrativo.
2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor,
oportunidad de emisión, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los
datos que lo integran , distribución de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido,
período de resguardo legal y operativo, clasificación
de la información contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.

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Contenido y estructura de un manual de
procedimientos
• Contenido
• Objetivos
• Responsabilidad
• Alcance de los procedimientos
• Instrucciones
• Normas de procedimientos
• Glosario
• Índice Temático
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