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Acta de constitución

¿Qué es?

El acta de constitución es un documento que los socios fundadores de una

empresa firman ante notario aportando la información necesaria para poder proceder

al registro de su sociedad en la sede del Registro Mercantil correspondiente a su

provincia.

¿Qué información de debe incluirse en el acta de constitución?

Una de las piezas de información que no puede faltar en el acta de constitución

de una empresa son los estatutos de la sociedad los estatutos incluyen los

siguientes datos:

Nombre. La denominación de la sociedad, tal y como se desea hacer pública.

Se presupone que la constitución de la sociedad obedece a un fin y este

queda recogido en el objeto social. Es preciso aclarar cuáles son las actividades

que permitirán llevar a cabo.

Dirección. Es lo que suele conocerse como el domicilio social, a donde irán dirigidas

todas las notificaciones y comunicaciones que la administración le haga llegar y desde

donde se remitirán, por ejemplo, las facturas que emita la sociedad.

Capital social. Hablamos de las participaciones en que se desglosa y el

valor nominal de cada una.

Administración. Al leer los estatutos de la sociedad debe ser posible conocer la

forma en que esta se organizara. Así como la duración de su cargo y, caso de

que fuera aplicable, el sistema de retribución.

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Cómo se diligencian

Si los estatutos indican que el representante legal debe ser nombrado por la junta

directiva o consejo de administración (sin dar clara y expresa potestad a otro

órgano), será únicamente la junta directiva o el consejo de Administración el

competente para emitir esta decisión, sin dar cabida a otros órganos como la

Asamblea de Accionistas, Asamblea de Asociados o Fundadores.

Si los estatutos presentan un vacío sobre algún tema, será la legislación comercial

(Código de comercio para sociedades comerciales y ley 1258 de 2008 para

sociedades por acciones simplificadas (SAS) la que con su normatividad suplan las

reglas que deben aplicarse en el caso que se esté tratando de la sociedad. Para el

caso de las entidades sin ánimo de lucro ley 79 de 1988 y demás normas que las

regulen).

Los estatutos hacen parte del contrato y como tal son ley para las partes que lo

firmaron y aceptaron participar en la sociedad o entidad bajo esas “reglas de

juego”.

La cámara de Comercio de Bogotá, como autoridad administrativa de los registros

públicos, revisara formalmente que el acta contenga claros, los datos que muestren

el cumplimiento de las reglas expresadas de los estatutos.

Dónde o ante quien se tramita.

El acta de constitución se debe enviar al registro mercantil de la asamblea de

accionistas, juntas directivas y juntas de socios. Las estudiara un abogado el

cual entregara el concepto en un tiempo hábil de ocho horas antes de ser

radicadas en las sedes de la cámara de comercio de Bogotá.

Términos y condiciones de uso del servicio

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 Solo se recibirán actas de juntas de socios, asambleas accionistas y juntas

directivas para el registro mercantil.

 El tiempo máximo de respuesta siempre será de 3 días hábiles.

 Se aplicara solamente para las sociedades comerciales si sus decisiones son la

inscripción en el registro mercantil mediante un acta par la cámara de comercio

de Bogotá.

 Esta revisión no implicara la inscripción de los documentos.

 La inscripción de el documento no será garantizada si:

 Las observaciones del abogado no se atienden.

 El documento que ha aprobado el abogado es modificado.

 Al haber enviado el acta a la cámara de comercio de Bogotá se podrían

generar algunas de las siguientes observaciones:

 Un documento con observaciones

 Un documento que se adecue a la inscripción

 Un documento fuera de los términos de uso de los servicios de revisión

de las actas.

 La respuesta será enviada al e-mail de cada sociedad y al registrado en

el documento.

Consulta del tipo de empresa.

Persona natural: aquí no existen opciones de empresa; de hecho, para

un emprendedor es razonable estar en esta clasificación.

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Sociedad limitada: constitución por escritura pública; mínimo 2 socios y máximo 25;

el capital se divide en cuotas de igual valor; la sociedad gira bajo una denominación

o razón social seguida de la palabra “limitada” o la abreviatura “Ltda.”.

Empresa unipersonal: constitución por escritura pública ante notario; el capital se

debe al único socio responder por sus activos; seguido de su denominación o

razón social.

Sociedad colectiva: constitución por escritura pública. Mínimo dos socios; los socios

responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales; el capital social se

divide en partes de interés social de igual valor; los aportes pueden ser en capital,

especie o trabajo.

Sociedad anónima: constitución por escritura pública. Mínimo cinco accionistas, sin

exigirse un máximo; los accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes;

su capital social se divide en acciones de igual valor; las acciones son

negociables Cuándo se aplican

El acta de constitución se aplicará principalmente en proyectos internos, los

realizados para la propia organización, o de una gran envergadura. El documento lo

hará el sponsor del proyecto en la fase de inicialización, en el cual ayuda a veces el

director del proyecto. La función del acta es hacer una definición del proyecto, designar

al director de proyectos y recursos, y poder aprobar la inicialización del proyecto. Si el

proyecto no tiene este documento no se podrá iniciar, ni el director podrá gestionarlo.

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Porque son necesarios

Todo proyecto comienza con una idea, que una vez aprobada es necesario traducir

y plasmar en un documento en el que las diferentes partes interesadas pueden volcar

sus expectativas y valoraciones del producto o servicio esperado. En definitiva, lo que

necesitamos tras haberse aprobado una idea es un documento de autorización del

proyecto que sea conocido y reconocido por toda la empresa y los interesados.

Para que sirven

El acta de constitución de una empresa sirve a los socios para demostrar su

voluntad de formar una sociedad que, desde ese momento, quedará regida por lo

dispuesto en esta escritura, así como por lo que establezcan los estatutos de la

empres

a y la legislación aplicable.
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Minuta

¿Qué es?

La minuta es un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de

constitución de empresa, que debe presentarse ante un notario para su elevación

ante escritura pública.

La minuta contiene la descripción de la actividad económica que se realizará.

Así mismo debe de señalar cuando se iniciarán las actividades, el domicilio

comercial y el tiempo de duración de la empresa. En este documento se tiene que

detallar el tipo de modalidad empresarial que ha decidido constituir, los datos de los

socios/accionistas de la misma, responsabilidades, cargos direccionales, etc.

También es un escrito que antecede el definitivo, en especial, de tipo jurídico, por

ejemplo, un

contrato, donde le faltan los detalles formales, que se prepara y se acerca a las

partes para ver si se hallan de acuerdo antes de darle la versión acabada y final.

Como se diligencia

La reserva del nombre en la SUNARP.

Reserva el nombre, impide la inscripción (durante la constitución de su empresa)

de cualquier otra empresa adoptando una razón social o una denominación, completa

o abreviada, igual o semejante a aquella que está gozando del derecho de reserva de

Preferencia Registral. Para esto se debe realizar 2 pasos:

Solicitar la reserva del nombre de la persona jurídica a constituir.

Se solicita en SUNARP. Se debe solicitar la reserva del nombre de mi empresa

frente a otras solicitudes que pidan una inscripción con un nombre similar. Para eso
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lleno el formato con el nombre de los socios, el domicilio fiscal, el tipo de sociedad, la

indicación de si es micro o pequeña empresa (MYPE), entre otros datos.

Búsqueda de los índices.

Se solicita en SUNARP. Esta búsqueda sirve para saber si no hay un nombre o

título igual, o parecido, al que denominara a su empresa. El resultado de la búsqueda

me lo entregan en el dia, tiene vigencia al momento de su expedición y no produce el

cierre temporal del índice de denominación.

Capital de la empresa.

Indicar el aporte del titular o de los socios que se hace para la constitución de la

empresa. El aporte se tiene que detallar en Bienes Dinerarios y Bienes no

Dinerarios como sigue:

Bienes Dinerarios.

El aporte capital que hago en efectivo.

Bienes no Dinerarios.

Aporte del capital que hago en máquinas, equipos, muebles o enseres. La lista

detallada del aporte de bienes debe presentarse en una declaración jurada

simple. Dónde o ante quien se tramita.

La minuta debe ser redactada por un abogado y presentada ante un notario público

para su revisión e inserción en el libro de minutas para posteriormente ser elevada a

la categoría de escritura pública que la redactara la notaria en base a la minuta

presentada por el cliente.

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Cuándo se aplican

Cuando se archivan copias de documento, para llevar de ellos un registro, se

habla de minutas, como así también se aplica el término a los honorarios que cobran

los abogados detallando los conceptos a los que corresponden. En un discurso,

conferencia o reunión, cuando se toman notas en borrador para dar cuenta de lo que

se habló, también se llaman minutas.

Porque son necesarios

La minuta es necesaria por el propósito de dar cumplimiento a las normas

internacionales de calidad del producto y también saber lo que tiene su empresa por

ejemplo los restaurantes lo utilizan mucho para su menú donde muestran sus platos,

sus bebidas y postres etc. La minuta contiene la descripción de la actividad

económica que se realizara. También debe especificar el aporte que hará el dueño o

cada socio

del negocio.

Para que sirven

Una minuta sirve por ejemplo para compra y venta de bienes, apara constitución de

empresas y compañías, sociedades. También La minuta de constitución sirve para

llevar el registro de los movimientos monetarios que hace la empresa en el tiempo en

el que está activa, el día en que empezó a funcionar la empresa, el día que termina la

empresa, las acciones de los socios, etc.

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Escritura publica

¿Qué es?

Es un documento en el que se hace contar ante notario público un

determinado hecho o derecho que será autorizado por el. A su vez este notario

dara fe sobre la capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la

fecha en que se realizó. La escritura pública es un instrumento notarial que

contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o

contrato.

Como se diligencia

En general, todo tipo de contratos y acuerdos entre particulares deben

formalizarse mediante escritura pública para revestirlo de valor probatorio. Pero entre

los más importantes que deben celebrarse por escritura pública si tienen todos los

actos y contratos de disposición o gravemente de bienes inmuebles, la constitución

de sociedades y los demás negocios jurídicos.

En una escritura pública de compraventa deben estar incluidos los

siguientes apartados:

Cargas que pesan sobre la vivienda: tales como impuestos, hipotecas o

deudas.

Comprobación del pago de las cuotas de comunidad: el vendedor debe

aportar un

certificado del secretario de la comunidad de propietarios, con el visto bueno

del presidente que acredite que se han pagado todas las cuotas comunitarias.

Distribución de los gastos: de la operación entre las distintas partes.

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Donde o ante quien se tramitan

El trámite de escrituración debe iniciar en la notaria donde el notario realizará una

escritura pública que será firmada por el comprador y vendedor dicha firma

representa la venta del inmueble.

Cuando se aplican

Cuando vamos a comprar o vender una propiedad o terreno para la empresa.

Se

aplica en la notaria donde la firman para hacer valido el documento. La escritura

pública se hace cuando se vaya a hacer un contrato o un acuerdo entre

particulares los cuales se deben formalizar mediante una escritura pública para

revertirlo de valor probatorio

Porque son necesarios

Las escrituras públicas son uno de los medios probatorios más importantes que

se tienen, esto debido a que el notario entre otras cosas da constancia de una fecha

cierta, es decir; el notario da fe de la fecha de origen del documento.

Para que sirven

Para obtener o vender terrenos o locales para la empresa de uno. Para que

el estado haga valer los documentos de un inmueble o un negocio.

Para poder hacer constancia de un hecho o derecho que sea verificado por

el notario, también sirve para que el notario de fe de la capacidad jurídica de los

otorgantes, la fecha en que se realizó y el contenido de el mismo.

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Registro único tributario (RUT)

¿Qué es?

El Rut es el registro único tributario. Sirve como mecanismo que identifica, ubica y

clasifica a las personas y entidades. El Rut sirve para avalar e identificar la

actividad económica a terceros según se tenga una relación comercial, laboral o

económica. Así se puede controlar y tener información hacia entidades supervisoras y

de control. En el Rut también se puede identificar las obligaciones frente al estado

colombiano.

Como se diligencia

 Ingresa al portal www.dian.gov.co y de clic al link RUT.

 Suministre los datos de identificación.

 Tenga listo su documento de identidad en formato PDF.

 Responda y valide las preguntas de autenticación y seguridad que le

solicita el sistema.

 Diligencia la información solicitada en el formulario 001 RUT, el cual se

encuentra dentro del aplicativo de la página web.

 Una vez diligenciado el formulario, ubique el botón borrador en la barra

flotante, para guardar la información y el sistema le asignara el número

de documento. Allí usted podrá generar el borrador del documento.

 Envié el formulario. De clic al botón enviar que se encuentra a continuación

de la opción borrador.
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 Adjunte el PDF de su documento de identificación. Simplemente de clic en

el botón examinar, después en la opción adicionar.

 Posteriormente elija la opción cerrar que se encuentra

inmediatamente después de la opción PDF.

 A más tardar en dos horas le será enviado el documento certificado al

correo electrónico informado en el documento de inscripción.

Donde o ante quien se tramita

 Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes

declarantes del impuesto sobre la renta,

 Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes del ingreso

y patrimonio

 Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a

los regímenes común o simplificado

 Los agentes retenedores

 Los importadores y exportadores

 Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones

de importación, exportación y transito aduanero, los profesionales en

compra y venta de divas

 Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas,

que requieren la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales

estén obligadas a expedir factura.

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Las personas naturales que cumplen deberes formales o nombre de terceros.

Cuando se aplican

El Rut se aplica cuando permite identificar, ubicar y clasificar a las personas y

entidades, en su caso, que sean contribuyentes declarantes del impuesto de la renta

y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Se entiende en esta

clasificación de los siguientes casos:

Responsabilidades del régimen común y los pertenecientes al régimen

implicado:

 Exportadores

 Importadores

Resto de usuarios aduaneros

Porque son necesarios

El Rut nos sirve para avalar e

identificar la actividad económica
respecto a terceros,

con los cuales se tenga una vinculación comercial, laboral o comercial. Las

entidades de supervisión y control tendrán mayor y mejor acceso a la información de

quienes se inscriban en el Rut. Además de todo esto en el Rut se identifican las

obligaciones que se tienen con el estado.

Para que sirven

Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y contable de todos

los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva

en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las

obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así mismo la simplificación de trámites

y reducción de costos.
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También para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con

quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los

diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus

obligaciones frente al estado colombiano.

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Registro de información tributaria (RIT)

¿Qué es?

El RIT es el mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los

contribuyentes del impuesto de la industria y comercio, avisos y tableros –ICA-. La

inscripción en el RIT la deben efectuar los responsables sobre el ICA dentro de los

dos meses siguientes a la fecha de iniciación de operaciones.

La inscripción en el RIT se debe efectuar entre los dos meses siguientes a la fecha

de iniciación de operaciones. Si usted se inscribió en el RIT a través de la Cámara de

Comercio de Bogotá después del 15 de abril del 2002, su registro en el RIT se

efectuó en ese mismo momento ante la Administración.

Como se diligencian

Reunir, los siguientes documentos y cumplir las siguientes condiciones:

 Ciudadanos: presentar o exhibir el documento de identidad. En caso de que

el contribuyente este constituido legalmente como persona natural o jurídica

ante cámara de comercio, exhibir el certificado de existencia y representación

legal. Expedido por la cámara de comercio de Bogotá, con vigencia no mayor

a 90 días.

 Extranjeros: presentar o exhibir la cédula de extranjería.

 Registro único tributario - RUT: presentar original o fotocopia del documento.

 Descargar y diligenciar el formulario de RIT Contribuyente: con este

formulario(s) se realiza la inscripción, actualización y cese de actividades, de

la persona natural, Jurídica o Sociedad de Hecho del contribuyente del

Impuesto de Industria y Comercio Avisos y Tableros -ICA.

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 Descargar y diligenciar el formulario de RIT Establecimiento: este formulario

se utiliza para realizar la apertura, actualización o clausura de los

establecimientos de comercio que posea el contribuyente.

 Adicionalmente:

 Si el trámite lo realiza un tercero, deberá estar debidamente autorizado

por quien corresponda aportando los siguientes requisitos:

 Si es persona natural:

 Carta de autorización firmada por el contribuyente (en la carta se debe

indicar el nombre y número de identificación del autorizado, así como el

trámite que se requiere).

 Fotocopia del documento de identificación del contribuyente.

Donde o ante quien se tramitan

 Formulario RIT-Contribuyente: con este formulario(s) se realiza la Inscripción,

Actualización y Cese de Actividades, de la Persona Natural, Jurídica o

Sociedad de Hecho Contribuyente del Impuesto de industria y comercio

Avisos y Tableros -ICA.

 Formulario RIT-Establecimiento: Este formulario permite realizar la Apertura,

Actualización o Clausura de los establecimientos de comercio que posea el

contribuyente.
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Cuando se aplican

La Secretaría Distrital de Hacienda informa y aclara a todas las entidades y demás

instituciones que requieren el RIT para sus procesos de contratación, que como

resultado de la entrada en funcionamiento de la Oficina Virtual de Impuestos, los

certificados del Registro de Información Tributaria RIT no tienen la misma apariencia de

los entregados regularmente en los SuperCADES.

Por lo anterior, confirma que a la fecha se dispone de estos dos modelos de

certificados RIT válidos, que los contratistas pueden entregar para la formalización

de sus procesos contractuales.

Porque son necesarios

El solo registro en el RUT no es el único registro tributario que tenemos que hacer

cuando decidimos ejercer alguna actividad como independiente, la costumbre ha

generado que por ser el único documento que nos solicitan cuando queremos

realizar algún cobro ante nuestros clientes, solo realizamos el trámite ante la Dian;

pero al generar alguna actividad económica también debemos cumplir con el registro

ante la secretaria distrital de hacienda, la cual es la entidad encargada de administrar

los impuestos distritales de cada municipio, se lo que pueden estar pensando ¡pero

si! tenemos impuestos nacionales administrados por la Dian e impuestos distritales

administrados por la Secretaria de Hacienda. Por eso existe el RIT, registro de

información tributaria, el cual lo utilizan para identificar, ubicar y clasificar a las

personas para que cumplan con las obligaciones relacionadas con el impuesto de
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industria y comercio; el cual también ha sido un paradigma para muchos pensando

que este impuesto no les corresponde, pero lamentablemente toda persona que realice

una actividad económica debe pagar este impuesto; he visto en los últimos años a

muchísimas pero muchísimas personas que les ha llegado un comunicado de la

secretaria de hacienda informándoles que se encuentran en mora por la no

presentación y pago de este impuesto, y la gran mayoría argumentan que no tenían ni

idea que esto tendrían que hacerlo, por eso les recomiendo revisen y analicen el tema

con su asesor tributario porque esto le puede salir muy costoso.

Y Como sabemos todo lo que tiene que ver con impuestos genera sanciones,

por eso el no registrarse dentro de los tiempos establecidos por la ley en el RIT

genera sanciones onerosas, por lo cual recomiendo realizar el trámite lo antes

posible, a lo cual anexo un link que puede orientarlos sobre el trámite necesario.

Para que sirven

El RIT sirve para para identificar, ubicar y clasificar a las personas para que cumplan

con las obligaciones relacionadas con el impuesto de industria y comercio; el cual

también ha sido un paradigma para muchos pensando que este impuesto no les

corresponde, pero lamentablemente toda persona que realice una actividad económica

debe pagar este impuesto; he visto en los últimos años a muchísimas pero muchísimas

personas que les ha llegado un comunicado de la secretaria de hacienda

informándoles que se encuentran en mora por la no presentación y pago de este

impuesto, y la gran mayoría argumentan que no tenían ni idea que esto tendrían que

hacerlo, por eso les

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recomiendo revisen y analicen el tema con su asesor tributario porque esto le

puede salir muy costoso.

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Registro único empresarial(RUE)

¿Qué es?

El RUES es una Red Nacional de Servicios Regístrales, que integra y centraliza el

registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Cámaras de

Comercio.

Como se diligencia

Debería diligenciar la caratula única y los anexos que correspondan según su tipo

de solicitud: persona natural, persona jurídica, establecimiento de comercio o

proponente. Donde o ante quien se tramita

El Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES) 2017 consta de dos

páginas más anexos, en las que usted puede efectuar:

La matrícula, renovación y el traslado de domicilio del Registro Mercantil y de los

vendedores de juegos de suerte y azar.

La inscripción, renovación y el traslado de domicilio del Registro de Entidades Sin

Ánimo de Lucro, Economía Solidaria, Veedurías Ciudadanas y ONG extranjeras.

La inscripción, actualización, renovación y cancelación por traslado de domicilio del

Registro Único de Proponentes.

Cuando se aplica

Cuando se solicita y recibe certificados en línea de registro mercantil y registro

de proponentes.

Cuando se verifica y controla que el nombre de la empresa sea único en el

país.
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Cuando se inscribe actos y documentos sujetos a registro.

Cuando se actualiza, modifica o cancela el registro de

proponentes Cuando se consultan datos básicos de empresas

colombianas.

Porque son necesarios

Apoyo fundamental a los procesos de control y simplificación de las Entidades del

Estado.

Fuente para la realización de estudios económicos, establecimiento de

políticas públicas y seguimiento al entorno económico y de formalización de las

regiones.

Aporte a la trasparencia de los negocios, consultas de multas y sanciones de

proponentes e inhabilidades, impedimentos y prohibiciones del registro mercantil.

Registro Único Empresarial y Social RUES, es administrado por las Cámaras de

Comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al

Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las

entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta

confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el

internacional.

Protección del nombre comercial a nivel nacional.

Información nacional disponible, oportuna y

actualizada. Menos trámites, menos costos, menos

tiempo.

Seguridad jurídica.

Mayor número de centros de atención.

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Para que sirve

Consultas de todos los registros empresariales 7 x 24 los 365 días del año a

través de internet y en las Cámaras de Comercio.

Expedición de certificados de todos los registros que integran el RUES, desde las

57 Cámaras de Comercio del país.

Servicios registrales integrales (matriculas, renovaciones, inscripciones, etc.) en más

de 200 puntos de la Red de Cámaras de Comercio a nivel nacional para los

empresarios.

Base técnica para el crecimiento de servicios virtuales registrales de la Red de

Cámaras de Comercio, como:

 Expedición de NIT

 Registro Nacional de Turismo

 Reporte de contratos, multas y sanciones de las Entidades del Estado

 Expedición de certificados de Cámara de Comercio por internet con

firmas digitales.

 Portal de Creación de Empresas

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Registro con otras entidades

¿Qué es?

El RUES es una red nacional que da unos servicios registrales, el cual centraliza y

integra el registro mercantil y el registro de proponentes que administra las 57 cámaras

de comercio existentes.

Como se diligencia

1. El formulario podrá ser llenado a máquina o a mano, en letra imprenta, o con un

bolígrafo de tinta de color negro. Se deberá recordar que el documento no será

aceptado si esta con tachones o enmendaduras.

2. Se debe hacer uso de todos los campos que están proporcionados para dar

la información requerida, si hay alguna información fuera de los campos

puede causar inconvenientes en el registro y no serán tenidos en cuenta.

3. Si hay algún espacio sombreado será de uso exclusivo y único para la

cámara de comercio y no se deberá escribir nada en ellos

Donde o ante quien se tramita

El RUE se tramitará siempre ante superintendencia de industria y comercio ya

que

allí será a donde se regulará el funcionamiento del Registro único empresarial

y la información expuesta en los campos de información.

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Cuando se aplica

El Registro único empresarial o RUE se aplicará cuando una persona natural se

quiera registrar o renovar la matrícula del registro mercantil.

Porque son necesarios

Con el Formulario Adicional de Registro con otras entidades, la Cámara de Comercio

envía la información a la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá con el propósito de

llevar a cabo la inscripción en el RIT (Registro de Información Tributaria) siempre y

cuando las actividades que va a realizar se lleven a cabo en Bogotá y estén

gravadas con el impuesto de industria y comercio (ICA).

Para que sirven

El RUE o Registro único empresarial servirá para los siguientes puntos:

 Seguridad jurídica

 Información oportuna, disponible y actualizada

 Mayor número de centros de atención

 Protección del nombre comercial a nivel nacional

 Menos costos, menos trámites, menos tiempo.

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Registro de matrícula mercantil

¿Qué es?

La matrícula mercantil es la inscripción que se hace en el registro mercantil de las

personas naturales o jurídicas que realizan actividades comerciales o mercantiles,

asi como sus establecimientos de comercio.

Como se diligencia

Se deberá llenar cada espacio en blanco formulado en el documento como el tipo

de identificación, el número del documento y el número de la matrícula.

Donde o ante quien se tramita

Siempre se tramitará a la cámara de comercio

Cuando se aplica

Cuando se vaya a registrar el balance de la empresa, las empresas que lo

aplican son las

Tipos de sociedades que lo necesitan son las siguientes:

 Sociedad colectiva

 Sociedad anónima.
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Porque son necesarios

Se necesita en todo momento para llevar el balance de la empresa.

Para que sirven

Para todos los registros y operaciones mercantiles de la empresa.

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CIIU (clasificación industrial internacional uniforme) actividad económica

¿Qué es?

Con el propósito de clasificar las actividades económicas de los empresarios del

país de la manera más precisa, las cámaras de comercio del país, a partir del año

2000, se rigen por la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) de todas las

actividades económicas.

El Código CIIU fue elaborado por la Organización de Naciones Unidas y la revisión

4 es una adaptación para Colombia hecha y revisada por el DANE.

La Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) es un sistema de

clasificación, mediante códigos, de las actividades económicas, según procesos

productivos. Permite la rápida identificación, en todo el mundo, de cualquier

actividad productiva.

En primer lugar, la clasificación se efectúa por sectores. Así, la clasificación A

corresponde a la Agricultura, Ganadería, Caza y Silvicultura; B a la Pesca; C a la

Explotación de Minas y Canteras; D a las Industrias Manufactureras; E al Suministro de

Electricidad, Gas y Agua; F a la Construcción; G al Comercio al Por Mayor y al Por

Menor; H a Hoteles y Restaurantes; I a Transporte, Almacenamiento y

Comunicaciones; J a Intermediación Financiera; K a Actividades Inmobiliarias,

Empresariales y de Alquiler; L a Administración Pública y Defensa; M a Educación;

etc.
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Como se diligencia

El formulario puede llenarse a máquina o a mano, en letra imprenta, con bolígrafo de

tinta negra. Recuerde que no se admiten tachones ni enmendaduras. 2. Haga uso de

los campos que se le proporcionan para consignar la respectiva información solicitada.

Recuerde que la información que se encuentre fuera de los campos no será tenida en

cuenta y puede causar inconvenientes en el registro. 3. Los espacios sombreados son

para uso exclusivo de la Cámara de Comercio y no debe escribirse en ellos.

Donde o ante quien se tramita

Las diferentes entidades, por ejemplo, DIAN, Cámara de Comercio u otras

autoridades, le van a requerir este código al diligenciar los formularios de registro,

razón por la cual es fundamental que lo elija adecuada y cuidadosamente.

Cuando se aplican

cuando le permite identificar la actividad de su empresa bajo un código de

números de códigos que existan a nivel internacional para diferenciar una actividad

de otra.

Porque son necesarios

Los datos que usted suministra para la matrícula o la renovación de su registro

mercantil son la principal fuente de información para nuestra base de datos

comercial, una herramienta valiosa a través de la cual puede hacer publicidad gratuita

de sus productos o servicios, investigar nuevos mercados y ampliar su portafolio de

posibles clientes y proveedores.

Para que sirven

 Cuando un comprador extranjero o nacional nos pregunte quién vende

el producto o servicio que usted registra.

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 Cuando un empresario nacional o extranjero esté interesado en

proveer bienes y servicios relacionados con su empresa.

 Cuando la CCB organice encuentros entre compradores y

vendedores, nacionales o extranjeros, de la actividad que usted

registra.

 Cuando un empresario nacional o extranjero busque colocar su inversión

en la producción del bien o servicio que usted describe.

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Curaduría urbana

¿Qué es?

Documento expedido por el procurador, el cual brinda la información sobre las

normas urbanísticas aplicables a su precio, el concepto de norma urbanística, es

el dictamen escrito por medio del cual el procurador lo expide.

Como se diligencia

Se deberán llenar los espacios en blanco propuestos en el formato con un

bolígrafo color negro si esta con otro color no se recibirá tampoco se recibirá si esta

con tachones o enmendaduras.

Ante quien se tramita

En todas las curadurías del país.

Cuando se aplica

Se aplica cuando se vaya a brindar información sobre las normas urbanísticas.

Porque es necesario

Para estar informado sobre todas las leyes urbanísticas.

Para que sirve

Sirve como documento informativo de leyes de normas urbanísticas sirve en

las siguientes empresas:

 Agrícolas

 Urbanas.
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Solicitud de la expedición de facturación

¿Qué es?

Esta es una medida de control que implementa la Dian para tener un registro de las

contribuyentes que están autorizados, y los rangos de numeración que se

han autorizado.

Donde se tramita

Cuando se vaya a hacer un balance general de la empresa o

sociedad.

Cuando se aplica

Cuando se vaya a hacer un balance general de la empresa o

sociedad.

Porque son necesarios

Para evitar estafas y quiebras en los balances generales

Para que sirven

Este documento sirve para los soportes de las partidas.

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Solicitud de la expedición del Nit

¿Qué es?

El NIT es el Número de Identificación Tributaria que te asigna la DIAN cuando te

inscribes en el RUT

Como se diligencia

Se deberá llevar el documento original y una copia del documento de identidad del

solicitante, cuando el apoderado realice el trámite, junto con la fotocopia y el original

del documento de identidad y la fotocopia del documento de identidad del poderado, la

certificación tendrá un tiempo de 6 meses de vigencia.

Ante quien se tramita

Cuando se aplica

Este documento
se aplicará
cuando se vaya a
llevarson
Porque su necesarios
identificación
tributaria.
Para poderse identificar ante alguna persona natural o un ente económico.
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Para que sirve

El NIT es un número único que sirve para identificar a cada uno de los

contribuyentes en las diferentes cuestiones tributarias, cambiarias y aduaneras a

las que están obligados.

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Bomberos

¿Qué es?

Un bombero es un sujeto cuyo oficio consiste en combatir el fuego y

brindar asistencia durante el desarrollo de diversos tipos de siniestros,

Como se diligencia

Se lleva a cabo un par de pruebas para ver si pueden resistir los incendios y

ayudar a la gente.

donde se tramita

Los bomberos se tramitan en los SuperCADE.

Cuando se aplican

Cuando ocurre un accidente de incendio.

Porque son necesarios

Porque pueden prevenir

Para que sirven

Sirve como una ayuda

para la comunidad para
que no haya muertos.
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Alcaldías locales

¿Qué es?

Es una dependencia de la secretaría de gobierno que se encarga de la acción

administrativa del distrito en un territorio determinado, sin embargo, en el marco de la

política de descentralización, más que una dependencia y así no exista una norma

jurídica que lo sustente la alcaldía local es el centro de contacto más cercano con la

admiración legal.

Como se diligencia

Teniendo en cuenta que la diligencia a adelantar por la administración, se realiza

dado que el querellado incumplido su deber de demoler, impuestos como

culminación de un proceso policivo por infracción a la norma urbanística, se sugiere

que la medida la realice sin contratiempo alguno.

Ante quien se tramita

Se tramita ante un funcionario público y hacia la ciudadanía o población.

Cuando se aplica

Se aplica cuando haya algún problema en la ciudad él debe dar la orden para

poder arreglar el problema cultural.

Porque son necesarios

Porque es el centro de atención más cercano de los ciudadanos.

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Para que sirven

Sirve para encargarse de las acciones administrativas del distrito en un territorio

determinado.
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DAMA

¿Qué es?

Reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio

ambiente y organiza el sistema Nacional Ambiental, y en el móreo de dicho

ordenamiento establece un tratamiento especial para los municipios, distrito y áreas

metropolitanas con población urbana.

Como se diligencia

Conservando y gestionando el medio ambiental del país o de la sociedad ya que

es vital para la vida entre otras cosas.

Ante quien se tramita

Se tramita en la cámara de comercio inicialmente y luego se empieza a tramitar en

la sociedad.

Cuando se aplica

En todo momento para que la gente tenga el medio ambiente

limpio Porque es necesario

Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos de desarrollo

ambiental y de los recursos naturales, en coordinación con los niveles

nacional, departamental y regional.

Para que sirve

Para el proceso de restauración y de asociación y de asunción de

funciones.
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Licencias sanitaria

¿Qué es?

Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos sanitarios que deben cumplirse

para el otorgamiento y renovación de la licencia sanitaria de establecimientos fijos de

alimentos preparados, así como para el control sanitario del funcionamiento de los

mismos.

Como se diligencia

Para obtener la licencia sanitaria, los primeros deben contar con conexión a la red

de acueducto y alcantarillado, tener pisos, paredes y techos en óptimas condiciones,

iluminación y ventilación natural o artificial según lo demande la actividad que se

realice, prestar servicio de sanitario al usuario y cumplir con las normas de recolección

de basura.

Cuando se aplica

Se aplica cuando los de registro sanitario van a revisar los restaurantes

o establecimientos públicos de comida.

Ante quien se tramita

Se deberá tramitar ante la DIAN y ante el registro sanitario ya que sin esto

podrían sellar el establecimiento.

Porque es necesario

Porque sin este documento se podría demandar a la empresa que no lo porte

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Para que sirve

 Insumos para la Salud. La fabricación, almacenamiento, distribución, y venta

de medicamentos y/o productos biológicos para uso humano,

 Salud Ambiental. La fabricación de plaguicidas y nutrientes vegetales, el

control de plagas urbanas, y la fabricación y/o importación de productos del

tabaco.

 Servicios de Salud. Establecimientos con actividades específica de

atención médica y actividades relacionadas a la salud.

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Sayco

¿Qué es?

SAYCO es una Sociedad de gestión colectiva de Derechos de Autor, sin ánimo de

lucro, cuyo objeto principal es la recaudación y distribución de los derechos

patrimoniales de autor, en virtud del simple acto de afiliación

Como se diligencia

El interesado deberá solicitar la liquidación OSA, mediante el diligenciamiento de un

formulario que es solo válido para los establecimientos que ya tengan algún registro

en la entidad o hayan cancelado en oportunidades anteriores.

Ante quien se tramita

Este documento se deberá tramitar solamente ante la cámara de comercio del

país.

Cuando se aplica

Cuando propietarios de la música que en forma permanente publiquen la

música para sus clientes.

Porque son necesarios

Porque pueden hacer la empresa conocida mediante publicidad de audio.

Para que sirven

Para efectuar el recaudo por Comunicación Pública de obras protegidas a nivel

nacional para entidades.

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Acinpro

¿Qué es?

es la única sociedad de gestión colectiva de derechos conexos a los de autor en

Colombia que gestiona los derechos derivados de la comunicación pública de la

música fotograbada

Como se diligencia

Se deberá dar un documento de identificación, también se deberán dar unos

datos como los son:

 Domicilio

 Número telefónico

 Tipo de identificación

 Número de identificación

 Fecha de inicio de trabajo y fecha de final de trabajo

Ante quien se tramita

Este documento se deberá tramitar solamente ante la cámara de comercio del

país.

Cuando se aplican

Cuando la empresa sea sin ánimo de lucro y de actividad de sonido como la

música
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Porque son necesarios

Porque las empresas necesitan de un patrocinador

musical Para que sirven

Para que se ayude a la empresa en la música y su

explotación.
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Comprobante de apertura

¿Qué es?

Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las

operaciones financieras, económicas y sociales del ente publico

Como se diligencia

Se deberá dar a conocer que la empresa no hubiera existido anteriormente, Se

deberá llevar la contabilidad de la empresa en un sistema informático, Se deberá

llevar la contabilidad de la empresa con otra persona el cual nos pasará el

balance de sumas y saldos.

Ante quien se tramita

Se deberá tramitar ante un notario junto con un abogado.

Cuando se aplica

Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual

se detiene momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una visión del

patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados, en un

momento concreto del tiempo.

Porque son necesario

Para que a la empresa no la estafen y no quede en quiebra

Para que sirve

Sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro

correspondiente
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CONSIGNACION BANCARIA

Definición: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia

con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la máquina registradora. Sirve de

soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Que es: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar.

Como se diligencian: Escribe la fecha en el campo correspondiente. Incluye

el mes, día y año.

*Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del
recibo de consignación, en la sección de "Efectivo". Escribe las cantidades en billetes
y monedas por separado.
*Relaciona cada cheque por separado en las líneas debajo de la sección de
"Efectivo". Escribe el apellido del que hizo el cheque en la parte izquierda con la
cantidad, incluyendo dólares y centavos en las dos columnas de la parte derecha.
Si tienes más de dos cheques para depositar, usa las líneas en la parte posterior
del recibo de consignación.

*Escribe la cantidad total de los cheques relacionados en la parte trasera del recibo,
en el campo etiquetado como "Total de la parte posterior".

*Suma los totales del efectivo y el de los cheques y escribe la cantidad en el campo
de "Total".

*Si deseas que te regresen algo de efectivo, escribe la cantidad en el campo

etiquetado como "Menos efectivo recibido".

*Resta la cantidad en el campo "Menos efectivo recibido" del de "Total" y escribe la

cantidad en el campo "Deposito neto".

*Firma en el campo correspondiente solo si estás recibiendo dinero de tu

consignación.
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Dónde o ante quién se tramita: Cuando un cliente bancario llena un cheque y lo

entrega para hacer un pago, lo que en realidad está haciendo es entregar una orden

al Banco, para que éste pague los fondos que se indican en el documento.

Cuando se aplican: Cuando el cliente bancario realiza pagos de bienes

y/o servicios que la empresa ha recibido.

Porque es necesario: Básicamente su objetivo es brindar soporte de la

información

ya prevista la cual debe ser justificable y se debe tener soportes económicos

para justificar dicha actividad económica que se halla en los libros de

contabilidad.

Para que sirve: Sirven de base para registrar las operaciones comerciales de

la empresa, por tal motivo se debe tener un sumo cuidado sobre estos

importantes documentos.
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FORMATO APERTURA DE CUENTA CORRIENTE Y DE AHORROS

Definición: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una

cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través

de

talonarios, cajeros, automáticos o la ventanilla de la caja o banco. Una cuenta que no

genera intereses a favor del titular.

Que es: Es el documento que registra la información del titular de la cuenta en un banco

o entidad financiera al momento de abrir una cuenta corriente o de ahorros.

Como se diligencia: Se registra toda la información personal, comercial, de recursos y

posesiones que tenga el titular de la cuenta bancaria, se firma y se colocan las huellas

digitales para evitar fraudes conforme a la Ley.

Donde o ante quien se tramita: Las tramita el funcionario del banco en la oficina donde

se abre la cuenta.

Cuando se aplican: Se aplica al momento de abrir una cuenta de ahorros y/o corrientes o

al momento de actualizar la información del titular de la cuenta.

Porque es necesario: Por ley es necesario para registrar la información del titular de la

cuenta, describir de donde salen los recursos para ser consignados y para efectos fiscales

de lavado de activos y otros.

Para que sirven: Para tener la información del titular de la cuenta, registrar lar firmas que

se cotejaran en el momento de retiros y para cumplir con la Ley

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CHEQUE

Definición: Es una orden de pago simple firmada contra una entidad bancaria para disponer

de fondos depositados por el librador en una cuenta corriente. Es un título valor por medio del

cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco

llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero

llamado beneficiario.

Que es: Es un documento mercantil, que es aceptado como medio de pago que emite firma a

una persona llamada Girador que ordena a un banco que pague una determinada suma de dinero

la orden de un tercero llamado Beneficiario.

Como se diligencia: El girador llena los espacios de fecha, valor en letras y valor en

números, estos dos valores deben ser iguales para que el cheque sea válido, el girador llena el

soporte del cheque indicando el concepto del giro al beneficiario.

Donde o ante quien se tramita: El girador lo tramita en la chequera, se lo entrega

al

beneficiario y este lo cobra en la oficina del banco donde el girador tiene la cuenta o en la

propia cuenta del beneficiario sin importar cuál sea el banco de este último.
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Cuando se aplican: Se aplica cuando se manejan grandes sumas de dinero o

simplemente cuando una empresa decide por seguridad no manejar dinero en efectivo para sus

pagos.

Porque es necesario: Es necesario porque disminuye los riesgos del manejo de dinero

en efectivo y queda el soporte de cuando, cuanto y por qué se pagó a algún beneficiario.

Para que sirve: Para llevar el control de los desembolsos de dinero a diferentes beneficiarios

a los que se le adeude dinero en efectivo en grandes cantidades.

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COMPROBANTE DE DIARIO DE CONTABILIDAD

Definición: Es un documento en el cual se registran las operaciones contables de una

empresa diariamente. Este debe realizarse previamente al registro de cualquier operación en el

cual se
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indica número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación. A cada comprobante se

le anexan los documentos y soportes que justifiquen la operación.

Que es: Es el documento contable que resume las operaciones diarias en la empresa. Si las

operaciones diarias son muy pocas se pueden ampliar el plazo de un registro a una semana o más

pero nunca ese periodo puede ser mayor a un mes. Se elabora un comprobante por cada día en el

que se registren transacciones económicas una de las características de las partidas de diario es

que en los totales, él debe siempre tendrá igual cantidad que el haber.

Como se diligencian: Debe elaborase un comprobante de contabilidad, el cual se debe

elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma

manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración

consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboren y aprobaron, fecha, origen,

descripción, cuantía de las

operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente al PUC.

Donde o ante quien se tramita: Previamente al registro del hecho económico en los libros de

primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de diario, el cual se debe elaborar

con base en los soportes de orden interno o externo.

Cuando se aplican: El comprobante de diario de acuerdo al volumen de las

transacciones pueden resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas,

pero el periodo

resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden

elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.

Porque es necesario: El comprobante de diario debe permitir el asiento en los libros

de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista

debida correspondencia entre ellos.

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Para que sirve: Sirve para llevar el resumen de las transacciones comerciales del día o

del periodo correspondiente.

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COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO

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Definición: Para entender el concepto de este documento tenemos que poner en claro que el

establecimiento que recibe estas tarjetas de crédito como medio de pago por los artículos de su

negocio, primero tuvo que hacer un convenio con las o la entidad bancaria que ofrecen tarjetas

de crédito.

Este es un soporte de contabilidad el cual registra una compra, su valor, la descripción del

artículo, datos del comprador, y descripción de pago, la cual se hace con una tarjeta de crédito.

Que es: La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la

tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

Como se diligencian: Se coloca el comprobante o baucher junto a la tarjeta de

crédito de plástico con relieve en el dispositivo, una vez leída la información del plástico se

procede a llenar los valores en números y letras que deben ser iguales y posteriormente la

tarjeta habiente firma

con cedula y número telefónico. Habitualmente se llama a solicitar autorización de la

transacción de la franquicia.

Donde o ante quien se tramita: Solamente se tramita en el establecimiento de comercio que

tiene autorizado ventas con tarjetas de crédito. La llena el comerciante y la firma la tarjeta

habiente

o poseedor de la tarjeta de crédito.

Cuando se aplican: El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un

contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar

las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a su vez la entidad financiera

se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta

habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila el 5% y el 10%.

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Porque es necesario: Es necesario como soporte de pago de las comprar a través de tarjetas

de crédito.

Para que sirven: Los establecimientos de comercio la utilizan para aumentar sus ventas y

para saber que entra y que sale de la empresa para saber que dinero pagaron con tarjetas de

crédito, para saber llevar una buena contabilidad.

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COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORRO

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Definición: Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o

cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia

del cliente. Que es: Los bancos han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes y/o

usuarios, en libretos u hojas separadas para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero

de sus cuentas

de ahorros.

Como se diligencian: Se escribe claramente la transacción a realizar con los datos de la

cuenta

de destino, nombre del titular de la cuenta y en el caso de retiros debe ser igual la suma en

letras que en números.

Donde o ante quien se tramita: Se tramita en alguna de las oficinas donde tenga la cuenta de

ahorros y/o corriente titular.

Cuando se aplican: Se aplica cuando se deposita en la cuenta de ahorros por parte del titular

u otra persona en el caso de depósito y en el caso de retiro solo se puede hacer por el titular de

la

cuenta.

Porque es necesario: Es necesario para llevar un control sobre las transacciones (depósitos

y/o retiros) en las cuentas de ahorro y/o corriente.

Para que sirven: Para tener el soporte de las transacciones realizadas y confrontarlos con el

balance del banco, si llegase a haber alguna inconsistencia.

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COMPROBANTE DE EGRESO (CHEQUE-EFECTIVO)

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Definición: Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro

de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio este documento es obligatorio tanto

para las empresas pequeñas como para las grandes empresas de negocios.

Que es: El comprobante de egreso es el documento encargado de mantener el registro de

todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto

para las pequeñas como para las grandes empresas.

Como se diligencian: Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el

tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los

directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el

comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas

las copias, igual que como se procede con otros documentos.

Donde o ante quien se tramita: Se tramita en la pagaduría de la empresa y ante los agentes

deudores de la empresa, ya sean proveedores u otros.

Cuando se aplican: Se aplica cada vez que la empresa hace un desembolso de dinero, que por

lo general es en cheque.

Porque es necesario: Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados,

con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el

contador.

Para que sirve: Para soportar la salida de cheques, confirmar quien autoriza el pago

y el concepto de las deudas a pagar.

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CON CHEQUE

SIN CHEQUE
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COTIZACION

Definición: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en

una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización

son la

acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un

fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y

establece

el valor de productos o servicios.

Que es: La cotización es darles valor a potenciales clientes de bienes y/o servicios

que la empresa produzca u oferte, de esta manera se cotizan los valores que participan en una

posible venta.

Como se diligencian: Se diligencian llenando claramente las características de los y/o

servicios que la empresa produzca u oferte, los datos del posible cliente, condiciones de

venta como descuentos, promociones, opciones de pago y además que solicite el cliente y que la

empresa esté en condiciones de ofertar.

Donde o ante quien se tramita: Lo tramita el departamento comercial de la empresa y lo

dirige a los potenciales clientes para dar a conocer los y/o servicios que la empresa produce u

ofrece.

Cuando se aplican: Se realiza una cotización antes de la venta de bienes y/o servicios que la

empresa produce u ofrece.

Porque es necesario: La cotización es necesaria para aumentar los potenciales clientes, dar a

conocer nuevos productos y/o servicio que ofrece la empresa, en términos más generales

para ampliar el nicho de mercado.

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Para que sirve: Para generar con el potencial cliente una comunicación más directa y

aumentar el nivel de ventas de la empresa.

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FACTURA DE COMPRAVENTA DECRETO 1231 DE 2008

Definición: Es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,

que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y

productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y

cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio

unitario y el

total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los

valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación

económica. Este

documento suele llamarse factura de compraventa.

Que es: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos,

los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del

vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.

Como se diligencian:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de

mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser
pagada dentro de los treinta días calendario siguiente a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de
quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
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3. El emisor vendedor o prestador del servicio. Deberá dejar constancia en el original de la

factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuera
el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la
factura. No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de
los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de
cualquiera de estos requisitos, no afectara la validez del negocio jurídico que dio origen a
la factura. En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir
del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que
corresponda al negocio casual con indicación del precio y de su pago total o de la parte
que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan
normas distintas a las señales en el presente artículo, no afectará la calidad de título
valor de las facturas.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en

el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que

se

refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno

de los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicio, junto con la
discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Literal inexequible al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales
a)
b) c) d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos
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o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de

facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales
medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación
deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios
para su verificación y auditoria.

Donde o ante quien se tramita: Generalmente, el original se entrega al cliente y s elaboran

dos copias, una para el archivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Cuando se aplican: Al momento de realizar una transacción comercial de compra venta de

un bien o servicio.

Porque es necesario: Es necesario para llevar una contabilidad de los bienes o servicios que

la empresa vende y para cumplir con la Ley.

Para que sirven: En el caso del vendedor para controlar la salida de mercancías de la

empresa, en el caso del comprador adicionalmente sirve para hacer valer la garantía si fuese

necesario y para comprobar la posesión del artículo.

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FORMATO DE APERTURA CAJA MENOR

Definición: Es un soporte de gastos pagados en efectivo para cuentas mínimas que no

requieren el giro de un cheque para ellos se establecen fondos denominado caja menor.

Que es: Es el documento en el que consta la apertura de la caja menor, la cantidad de dinero

responsable del manejo periodicidad y otros que considere oportunos la empresa.

Como se diligencia: Se llena el acta o formato de apertura por el encargado de entregar

dinero, se firma por las personas involucradas y se llenan los datos en número y letras de la

cantidad de

dinero aportada, dichos datos deben ser iguales.

Donde o ante quien se tramita: Se tramita en la misma empresa en la oficina de pagaduría o

en la dependencia que ejecutara la caja menor.

Cuando se aplica: Se aplica al momento de iniciar la caja menor de la decencia.

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Porque es necesario: Para registrar la cantidad de dinero que tendrá como base la caja menor,

las personas responsables de estos recursos y tener claridad de donde se encuentran estas

pequeñas cantidades de dinero.

Para que sirven: Sirve como soporte de la apertura y para identificar los responsables

del manejo de los recursos que se ubicaron en la caja menor.

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KARDEX

Definición: Es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de

la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios con este registro

podemos controlar las entradas y salidas de la mercadería y conocer las existencias de los

artículos que posee

la empresa para la venta.

Que es: Es el registro de manera organizada que se tiene en un almacén.

Como se diligencia: Para hacerlo es necesario hacer un inventario de todo el contenido la

cantidad un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos

por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex que existían en papelería.

Así se hace una tarjeta de Kardex por producto y desde ese momento se registran allí todas las

entradas y salidas de ese producto.

Donde o ante quien se tramite: Se realizan en el o los almacenes o depósitos de la empresa y

lo realiza el encargado del almacén.

Cuando se aplica: Se aplica al ingreso y salida de productos del almacén, ya sea por

compra venta remisión y/o ajustes de las cantidades existentes.

Porque es necesario: Es necesario tener un Kardex para saber a ciencia ciertas,

cantidades reales de la existencia de productos, ya sean estos insumos o productos de venta

en bodega o

vitrina.

Para que sirven: Sirve para llevar con rigurosidad la existencia real de mercancías en los

depósitos de la empresa para identificar cuando esta por agotarse o cuando un producto no

tiene la rotación adecuada en la comercialización.

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LETRA DE CAMBIO
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Definición: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que

de una persona llamada (GIRADOR) a otra llamada (GIRADO) para que pague a la orden o al

portador siente suma de dinero a la vista o en una fecha determinada.

Que es: Es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar

una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento.

Como se diligencia: El librador diligencia los espacios correspondientes a cantidad de dinero

tanto en números como en letras, cantidades que deben ser iguales y el pagador diligencia datos

de contacto, firma y en algunos casos se usa también con huella dactilar.

Cuando se aplica: Cuando un librador presta dinero a un beneficiario.

Porque son necesarios: Porque es el instrumento que formaliza el préstamo de dinero

u obligación entre dos personas y porque cuando se debe un dinero debe haber un soporte es

decir algo que certifique que será cancelado.

Para que sirve: Sirve para legalizar la deuda y para que posterior el beneficio de vuelva el

dinero al librador y ser como documento que contenga una promesa de pagar cierta cantidad de

dinero y que sería como soporte para posteriormente hacerlo exigible con la sola presentación del

documento.
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LIBRANZA

Definición: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a

su entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincena una suma determinada para

aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera.

Que es: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su

entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincena una suma determinada para

aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad

desempleadora
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se compromete se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un

plazo previamente convenido.

Como se diligencia: La libranza la diligencia la entidad financiera por lo general que posea

convenio de libranza con la empresa pagadora, se llenan los datos del empleado a quien le van a

hacer el préstamo con los datos de la empresa pagadora de la nómina.

Donde o ante quien se tramita: Lo tramita el banco ante la empresa pagadora del empleado

para que esta una vez autorizado el descuento de nómina y de acuerdo a los parámetros legales

de porcentajes de descuento lo realice y le pague a la entidad financiera con quien el empleado

tiene la deuda.

Cuando se aplica: La libranza es una figura muy utilizada por las entidades financieras para

otorgar créditos a los empleados por lo que les asegura el recaudo de las cuotas en la medida que

se descuenten de la nómina del empleado.

Porque es necesario: Para facilitar los préstamos en el sector financiero para tener una mayor

seguridad que el deudor (empleado) pague ya que se le descuenta por nomina la deuda bancaria.

Para que sirven: Sirve para facilitar el ingreso al sistema de préstamos bancarios a

los empleados con cierta antigüedad en las empresas y para dar seguridad al banco del pago

oportuno de los créditos desembolso a los empleados de otras empresas.

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NOTA CREDITO

Definición: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objetivo de

informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la

misma nota.

Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos

vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones, o descuentos especiales, o corregir

errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la

respectiva cuenta.

Que es: Es el documento el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar

la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

Como se diligencia: Esta comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el

cliente una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario

de contabilidad.

Donde o ante quien se tramita: Es el documento que el vendedor confecciona y remite al

comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe

determinado por alguno de los siguientes motivos:

Errores más en la facturación

Otorgamiento de bonificación o descuentos

Devolución de mercancías

Cuando se aplica: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados

en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías para

su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota de crédito.

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Porque es necesario: La nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta

del comprador o deudor por lo tanto es un documento registrable.

Para que sirve: Sirve para registrar un saldo positivo en la cuenta de un comprador

y contabilizar averías en mercancías descuentos y otros que haya lugar con mercancías.

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NOTA DE CONTABILIDAD

Es un documento utilizado internamente por la empresa para registros contables

especialmente para aquellas operaciones que no tienen respaldo de un soporte contable para

hacer valida la operación. Es importante aclarar que la nota de contabilidad no puede reemplazar

los soportes de una operación que si tiene un respaldo o soporte contable especifico, como lo

son las facturas, estas respaldan únicamente las compras hechas y estas no pueden ser

reemplazadas por una nota de contabilidad.

Que es: La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un

control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener

la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

Donde o ante quien se tramita: Se realizan en el departamento de contabilidad y por lo

general sin copia, ya que ningún otro departamento necesitara soporte de esta transacción.

Cuando se aplican: Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni

internos específicos, se utilizan entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto

puede ser la

contabilización de los Ajustes por inflación, la depreciación, la amortización, correcciones,

los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

Porque son necesarios: Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota

de contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad

utilizada para registrar los ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de

contabilidad utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrá

dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

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Para que sirve: Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar

operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores

parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.

NOTA DEBITO

Este documento es parecido a la nota crédito, la diferencia entre estos radica en que la

empresa o entidad bancaria notifica haber debitado en su cuenta una determinada cantidad

de
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dinero por el concepto que indique la nota. Este documento aumenta el valor total de la deuda

ya sea por interés por mora, un error en la facturación, etc.

Que es: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un

mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses

causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como se diligencia: Poniendo los siguientes datos: Numero de cliente, nombre y

apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe

total. Deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del

comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe; así como los

datos de la autorización y de su caducidad.

Donde o ante quien se tramita: Ante el cliente y el contador de la empresa. Se realizan en el

departamento de contabilidad y se dirigen al cliente que quedo por diversos motivos con saldo

negativo ante la empresa.

Cuando se aplican: En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que

se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

En los Comercios: Cuando se pagó el flete por envió de una mercadería; cuando se debitan

intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su

cuenta un importante determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión

pueden ser:

 Error en menos en la facturación.

 Interese.
 Gastos por fletes
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Porque es necesario: Es necesario para cuando se hace una mala facturación poder arreglarla.

Sin que se vaya a dañar la contabilidad de la empresa.

Para que sirve: Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la

misma indica

NOTA BANCARIA

Es un documento el cual el banco o entidad bancaria otorga a su cliente para informarle

sobre los movimientos que ha tenido en la cuenta, si ha tenido cargos o disminución en su

capital, o si
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ha tenido abonos o aumentos para indicar estas operaciones se expide una de estas dos notas:

nota crédito o nota débito.

Que es: Es un comprobante que utiliza el banco para cargar en la cuenta de sus clientes, un

mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses

causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como se diligencia: Poniendo los siguientes datos: Numero de cliente, nombre y

apellido, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total. la nota crédito que emite el

banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la

cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta.

(Caso contrario a la nota débito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso

para quien la recibe)..

Donde o ante quien se tramita: Lo emite el banco a su cuentahabiente para informarle

de algún movimiento no previsto para que sea ajustado a la contabilidad de la empresa.

Porque es necesario: En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de

la nota débito y crédito, puesto que el banco envía a la empresa propietaria de una cuenta de

ahorros o corriente,

Para que sirve: forma parte del control interno que se le da al manejo y custodia del efectivo

y nos permite visualizar el porqué de las diferencias que se dan entre el saldo de la cuenta

contable y el estado de cuenta bancario que envía el banco en cada fecha de corte, que por lo

general es al final de cada mes calendario.

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PAGARÉ

una persona determinada. A diferencia de la letra de cambio, la fecha de vencimiento

del pagaré es el día en que el dinero debe ser cancelado en su totalidad. El pagaré debe

contener
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como datos mínimos el número de pagaré, el valor a pagar en letras y números, fecha de pago,

nombre del deudor y el beneficiario y la firma.

Que es: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de

dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Como se diligencian: El nombre del beneficiario (ya sea una persona natural o jurídica), la

fecha y la sede de pago, la fecha y el lugar en que se firma y la firma del suscriptor también son

requisitos formales del pagare.

Donde o ante quien se tramita: La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se

compromete a pagar a un segundo individuo (el beneficiario o tomador) una cierta cantidad de

dinero en un plazo estipulado.

Cuando se aplican: Se aplican en el momento de surgir una deuda, se firma el pagare para

formalizar los términos de cancelación de dicha deuda, términos que no se pueden prorrogar.

Porque es necesario: Es importante tener en cuenta que el pagare obliga al pago en la fecha

estipulada.

Para que sirve: Como instrumento formal de pago, un pagare debe cumplir con requisitos de

validez. El documento tiene que incluir, ya sea al principio o en otra parte, la palabra pagare que

lo identifica como tal. Por otra parte debe detallar la cantidad de dinero que se pagara con sus

correspondientes intereses tanto en letras como en números.

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NOTA DE PEDIDO

Es utilizado por muchas empresas para que sus clientes puedan realizar solicitud de distintos

indoles como productos o servicios especiales. Estas son expedidas por triplicado, el

documento original se lo queda la empresa, la primera copia se le da al cliente y la segunda

copia se envía al encargado de entregar la mercancía producto o servicio.

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Que es: La hoja de pedidos es el impreso que se utiliza para solicitar productos o servicios a

una empresa. En él se detallan los productos solicitados, se concreta el modo de pago y se

facilitan los datos necesarios para efectuar la entrega la mercancía.

Como se diligencian: Este documento debe incluir los datos de la empresa suministradora,

los datos del cliente, las condiciones de la propuesta de pedido y el detalle de las mercancías.

Donde o ante quien se tramita: Lo tramita el departamento de compras o quien haga sus

veces y va dirigido a empresas proveedoras de bienes o servicios que de las cuales la empresa

sea cliente.

Cuando se aplican: Cuando se pretende comprar a una empresa alguno de los productos que

ofrece, la solicitud de estos puede realizarse mediante un pedido.

Porque es necesario: Para agilizar el proceso de compras de la empresa y asegurar que lo que

se vaya a comprar sea efectivamente lo que se necesita.

Para que sirve: Para el proveedor, la hoja de pedido tiene dos finalidades:

- Se utiliza para iniciar el proceso de venta de una mercancía.

- Sirve para preparar la salida de esta de los almacenes
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RECIBOS DE CAJA Y DE CAJA MENOR

El recibo de caja es un soporte de contabilidad el cual registra las entradas de efectivo o

cheques a la empresa, se contabiliza con un debito a la cuenta de caja ya que son ingresos y

aumentan por el debe, y el crédito es depende de lo que se realice con dichas entradas para

registrarlos en el haber, estos recibos deben llevar un numero o código para que su

contabilidad
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sea más organizada también debe llevar el nombre del cliente y la fecha en la que se realizó

la transacción.

La caja menor resumidamente es un pequeño monto del capital destinado para gastos

pequeños en la empresa, pero necesarios como por ejemplo la papelería de las oficinas; para

administrar este pequeño capital, se asigna una persona que lleve la responsabilidad,

mensualmente la empresa debe pedir un reembolso (un registro) de las cuentas de caja menor y

para ello se realiza un recibo de caja menor, el cual registra todo el material adquirido y su

valor.

Que es: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El recibo de caja menor es un soporte de los

gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello

se establece un fondo denominado caja menor.

Como se diligencian: El origen se entrega al cliente y las copias se archivan una para el

archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Donde o ante quien se tramita: Se tramitan ante el pagador de la caja (Mayor o menor).

Cuando se aplican: El recibo de caja se contabiliza con un debito a la cuenta de caja y el

crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Porque es necesario: Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de

los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el

soporte

es la factura.

Para que sirve: Sirve para llevar un control del flujo de dinero en la caja menor (Mayor o

menor).
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RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un soporte contable que elaboran los bancos para suministrar a sus clientes y tener

una constancia firmada por el cliente mismo del efectivo o capital que recibe o que retira de

la

cuenta. De este documento se genera una copia la cual es para el cliente y esta sellada

con la firma del cajero que atendió la transacción; el documento original queda en el banco.
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Que es: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que

lo diligencien al consignar. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar en efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas

Como se diligencian: El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el

timbre de la máquina registradora

Donde o ante quien se tramita: Se tramita en una sucursal del banco donde la empresa tiene

la cuenta de ahorro y/o corriente.

Cuando se aplican: Cuando hay dinero en efectivo o cheques para consignar en la oficina

bancaria.

Porque es necesario: Para realizar el control de las consignaciones de efectivo y/o cheque

que hace la empresa ante el banco donde tiene la cuenta de ahorros y/o corriente.

Para que sirve: Sirve para la contabilidad de la empresa que consigna y la confrontación con

los extractos financieros que entrega el banco periódicamente.

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REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Es un documento el cual se expide cuando la empresa crea un fondo de caja menor para

aquellas cuentas que no son principales en el ente económico, es decir son estas cuentas

como la papelería de oficina de la empresa. La empresa designa a una persona responsable para

manejar esta cuenta, cuando los recursos de esta cuenta han sido agotados, el encargado de la

caja menor de la empresa expide un reembolso de caja menor para poder suplir los próximos

gastos de esta cuenta. Generalmente esta se expide cada mes, pero cada empresa tiene su

sistema de Organización para la caja menor.

Como se diligencian: Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar

el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los

pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye

fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas

en la contabilización.

Donde o ante quien se tramitan: Lo tramita el responsable de la caja menor ante tesorería

y/o el responsable de la caja mayor con la periodicidad indica según la empresa o cuando estén

por terminar los recursos de la caja menor.

Cuando se aplican: Se aplica una vez acabados los recursos destinados a la caja

menor o cuando estos estén próximos a acabarse.

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Porque es necesario: El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de

los gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños, debido que es preciso justificar

el reembolso y para ello hay que demostrar en que se ha gastado el dinero para lograr su

reembolso. Para que sirve: Es importante que cada pago, por mínimo que sea, este soportado

con la factura respectiva o el documento equivalente si fuere el caso, en la que se puede

identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizo el pago, para los

asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos.

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REMISIÓN

Es un soporte de contabilidad el cual tiene como función el informar al comprador la

mercancía que se le ha enviad, es decir que esta solo se realiza cuando existe una compra entre

dos parte , donde el emisor dela compra realiza este soporte para verificar la mercancía que

entrega y el receptor de la compra verifica lo que ha recibido. Este documento no tiene la

misma validez de una factura, de hecho este solo es válido si el emisor firma el soporte.

Como se diligencian: La nota de remisión para que tenga valor legal, tiene que poseer

algunos datos claves acerca de la entrega de artículos o productos. Principalmente, el nombre

de aquella empresa que está entregando los productos (que además los ha vendido a la otra parte,

y por tanto se denomina parte “acreedora”), el lugar donde se efectúa la entrega (calle, ciudad,

código, postal,

distrito, país), fecha completa (día, mes, año) en la cual se está concretando la operación, y

datos de quien recibe la mercadería (que se denomina parte “compradora” o “deudora” en caso

que los

productos no hayan sido todavía abonados).

Donde o ante quien se tramitan: Se tramita entre la empresa que genera la remisión y con

quienes reciben la remisión, en el momento de la entrega de mercancías.

Cuando se aplican: Se aplican como un comprobante de que los artículos han sido

entregados por una parte y recibidos por otra parte, en el momento de la entrega.
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Por qué es necesario: Es necesario porque registra movimientos de mercancías que

no necesariamente son ventas, per que pueden llegar hacerlo.

Para que sirve: Sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De

hecho, solo puede tener validez cuando ola parte que recibe la mercadería firma en

conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.

VALE

Es un documento de contabilidad el cual el sujeto que lo firma deja una constancia por

escrito de que recibió algún objeto o dinero en concepto de préstamo para pagar una deuda, esto

es
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utilizado como obligación de pago. Este debe tener el nombre del deudor y acreedor, la fecha en

la que se diligencia el documento, el objeto o la cantidad de dinero dada como préstamo y el

juramento o promesa de pago.

Como se diligencian: En este documento quien lo crea, promete pagar su importe por

sí mismo a una persona llamada beneficiario y puede ejercer un descuento inmediato en el

mo9mento de una compra por la cantidad que aparece en el documento.

Dónde o ante quien se tramita: Se tramita en tesorería de la empresa y/o si su valor es

muy pequeño también lo puede hacer responsable de la caja menor.

Cuando se aplican: Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o

artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre un

salario, se llena un vale de caja.

Por qué es necesario: El vale es necesario porque es un documento comercial para pagar
un

producto ya sea un ion o un servicio la cual es el número de la compra tiene que aparecer

en el vale.

Para qué sirve: Para registrar adelantos a empleados, avances de dinero por diversos motivos

y para tener un mayor control sobre flujos de dinero en efectivo.

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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE

El libro de inventarios es aquel libro principal obligatorio que requiere una empresa para

llevar el registro de las materias primas, o de la mercancía de la empresa, también sirve

para registrar las ventas de mercancía en el mes. Mensualmente se hace un balance general de

todos los inventarios para registrarse en el libro mayor. Este libro en su formato tiene seis

celdas las

cuales registran el código, subcuenta, cantidad, unidad de medida, costo unitario y

monto.

Como se diligencia: El libro de Inventarios y Balances deberá estar encuadernado y foliado,

en él deberá anotarse cuan- 396 do menos el Balance y el Estado de resultados que correspondan

a cada ejercicio y, además, las relaciones analíticas del

Balance. Cuando el contribuyente no anote en el libro de inventarios y balances las relaciones

analíticas del Balance debe integrar un cuaderno anexo al mismo que contenga cuando menos un

inventario que detalle las unidades y el costo de la existencia física de las mercancías
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LIBRO DIARIO

Este libro sencillamente registra las transacciones de la empresa diariamente, este debe ir

organizado de forma cronológica y debe cumplir con las reglas básicas de todo libro. Este es

un libro obligatorio para todas las empresas o comerciantes y debe ser registrado ante la

cámara y comercio para que sea legal. En la estructura de la hoja especifica la fecha, la

descripción, el debe y el haber. Para diligenciar un formulario del libro diario debes poner la

fecha en la que estas registrando la transacción, la descripción de la misma, y por ultimo si esta

cuenta debita o acredita y su valor.

Partes del libro Diario General:

 Fecha de la transacción
 Código de la cuenta contable que se está modificando
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 Nombre de la cuenta y una pequeña explicación

 Columna de cuenta auxiliar
 Columna del Débito
 Columna del Crédito

LIBRO MAYOR
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El libro mayor cumple una función muy similar del libro diario con la diferencia que en el

libro mayor se obtiene el registro muy detallado de una cuenta en específico. Por esta razón la

acción correcta seria registrar la transacción o movimiento en el libro diario y después de esto

ir al libro mayor y detallarlo.

LIBRO AUXILIAR DE CAJA

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La función de este libro es registrar los movimientos del capital que realiza la empresa en la

caja. Se registran las entradas, las salidas, el capital disponible y si este capital es registrado en

cheques o en efectivo, esto se realiza con el objetivo de salvaguardar los activos de la empresa

la forma de anotar en este libro se divide por el debe y el haber; en el debe se anota cuando el

dinero ingresa, también cuando la empresa registra cheques girados a su cuenta corriente. En el

haber se anota cuando el dinero sale para pagar deudas, comprar mercancías, etc. De las dos

formas hay que describir y anotar en el libro que cuentas afecta y la fecha.

Este libro está ligado al de bancos ya que para verificar los movimientos de su empresa

esta debe pedir el balance en el banco de los movimientos realizados.

LIBRO AUXILIAR DE REGISTRO DE VENTAS

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Es un libro auxiliar el cual registra de forma cronológica organizada y detallada cada una de

las ventas realizadas de su producto o servicio, los soportes comerciales que lo respaldan son

las facturas, notas débito y crédito, etc. A través de este libro se obtiene el importe mensual del

impuesto general a las ventas el cual es considerado como impuesto retenido al cliente por las

ventas realizadas.

LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS

Este libro auxiliar registra los activos adquiridos por la empresa en objetos, es decir, todas las

compras que realice la empresa las deben registrar en este libro detalladamente con los soportes

contables requeridos por la compra.

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LIBRO AUXIIAR DE PAGOS EN

EFECTIVO

Este registra el monto que recibe la empresa en efectivo, proveniente de las ventas y pagos

sin giro de cheques, en el formato de este tenemos especificado la fecha, el monto recibido, el

código de la cuenta que afecta y el nombre de la cuenta, y por ultimo si acredito o debita.
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BALANCE INICIAL

Definición: El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una
empresa o un negocio en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se
construye e inician.

Un Balance Inicial se compone de:

*Activo = Relación de bienes y derechos
*Pasivo: = Relación de deudas y obligaciones
*Patrimonio= Activo- Pasivo

Que es: Es un estado demostrativo que se presenta al iniciar las actividades comerciales,
que posee el dueño del negocio o empresa.

Como: Lo primero que debemos registrar en el modelo de un balance general son los activos
circulantes o activos corrientes, que incluyen: caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
Los pasivos fijos deben también quedar registrados. Suma todas aquellas deudas que sean
contraídas a más de un año: créditos bancarios y documentos por pagar.

Cuando: se hace al momento de iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los
activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician operaciones. Sabemos que un
activo es todo bien o derecho que tenga la empresa.

Por qué: Porque son documentos obligatorios para el empresario, de gran importancia para
conocer la situación en que se encuentra la empresa, por lo que no pueden realizarse de
cualquier manera, sino que existe un modelo predeterminado al que debe ajustarse el
empresario. A ello nos referiremos más adelante al hablar de las Cuentas anuales
Para que: Para saber si es una pieza fundamental que sirve a un analista para decidir si
una empresa presenta una estructura sólida o no.
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Cada cuanto se renueva: Si se trata de matrícula, los datos deben corresponder al balance
de apertura. Si es renovación deben corresponder a los del balance a 31 de diciembre del año
anterior, incluyendo ajustes por inflación, aún en el caso de que se haga cortes semestrales. Los
datos deben expresarse sin decimales.

Ante quien se renueva: En el Registro de Comercio

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APERTURA CUENTA CORRIENTE

Definición: La cuenta corriente es un contrato entre un banco y un cliente que establece que
la entidad cumplirá las órdenes de pago de la persona de acuerdo a la cantidad de dinero que
haya depositado o al crédito que haya acordado. Dicha cuenta puede ser abierta y administrada
por una persona o por un grupo de personas; en este último caso, según las condiciones, todos
los individuos pueden estar habilitados para operar.

Que es: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una
cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través de
talonarios, cajeros automáticos o la ventanilla de la caja o banco. Una cuenta que no genera
intereses a favor del titular.

Como: Para que un banco abra una cuenta corriente a un cliente, debe ser mayor de edad en
el caso de las personas y cumplir los requisitos que indique la institución financiera que haya
elegido.
Entre los requisitos que los bancos generalmente solicitan se cuenta que el cliente demuestre
solvencia económica para mantener fondos suficientes en la cuenta corriente y de esa manera
enfrentar los pagos de las operaciones que realice a través de la cuenta (usando cheques, tarjeta
de débito u otros).

Cuando: Si aún no tiene una cuenta bancaria a su nombre, probablemente deberá abrir
una para domiciliar su nómina. Es decir, abrir una cuenta a la vista (cuenta corriente o libreta
de ahorro) en un banco o caja en la que autoriza a su empresa a ingresar su salario cada mes.

Por qué: para abrir una cuenta corriente un banco debe solicitar, como mínimo, la
siguiente información al cliente: