Control de Materiales

Naturaleza de las materias primas y

materiales menores
Los materiales que realmente forman parte del
producto terminado se conocen con el nombre de
materiales directos. Los que tienen importancia
secundaria, tales como pernos o tornillos pequeños y
relativamente baratos, o que no se convierten
físicamente en parte del producto terminado se llaman
materiales indirectos y suministros.
Cuando se consumen, los suministros de fabricación se
cargan a gastos generales de fabricación, que es un
costo inventariable. Los suministros de oficina y de
ventas se cargan a gastos generales, administrativos y
de ventas, como gastos del periodo.
Objetivos del control de materiales
La inversión en existencia generalmente representa una
importante fracción del activo circulante. Para
mantener una inversión en existencias debidamente
equilibradas, se requiere una cuidadosa labor de
planeación y control. Un inventario excesivo ocasiona
mayores costos incluyendo pérdidas debidas a
deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el
costo de oportunidad del capital. Por otra parte, la
escasez de existencias produce interrupciones en la
producción, excesivos costos de preparación de
máquinas y elevados costos de procesamiento de
facturas y pedidos.
 Objetivos del control de materiales
1. Los departamentos de operación que realizan las compras en
forma centralizada no deben comprometer los fondos de la
empresa en la compra de materiales, sin la debida autorización
para hacerlo.
2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o
que no están de acuerdo con las especificaciones.
3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado
a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se hayan
recibido materiales dañados o en cantidades inferiores a las
solicitadas.
4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido
y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos
incurridos.
 Objetivos del control de materiales
5. Debe haber un control físico adecuado sobre el
almacenamiento de las existencias.
6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las
cantidades de materiales y suministros utilizados por el
personal de operación.
7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos
en inventario y los costos incurridos en la adquisición,
utilización y almacenamiento de materiales así como de las
pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las
ventas perdidas debido a la falta de existencias.
 Responsabilidades
Debido a las diferencias en las estructuras de
organización, las responsabilidades por el control de
materiales varían de una compañía a otra. En muchas
empresas, la responsabilidad por las diferentes fases
de control de materiales se asigna a las siguientes
funciones:
1. Compras
2. Recibo e inspección
3. Almacenes
4. Departamentos de producción de la fábrica
5. Planeación de materiales
 Compras
El departamento de compras es responsable de la
adquisición de materiales al precio neto más bajo
y según las especificaciones estipuladas por el
departamento de pedidos. El departamento de
compras también es responsable por la
planeación de la entrega de materiales para que
no se produzcan interrupciones en el programa de
producción debido a escasez de materiales.
 Responsabilidades Compras
1. Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los
artículos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas.
2. Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los
datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y
costo del flete.
3. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de
tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de
flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del
pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital
comprometido en los inventarios.
 Responsabilidades Compras
4. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores.
Generalmente, estas órdenes de compra se preparan en copias
múltiples que siguen los siguientes propósitos:
a) Autorizar al vendedor para hacer el envío.
b) Notificar al departamento de recepción de materiales acerca
de los artículos que van a llegar en el futuro.
c) Avisar al departamento de planeación u otro departamento
de requisiciones que se ha colocado el pedido.
d) Notificar al departamento de contabilidad general acerca del
compromiso de compra.
 Recepción e inspección de materiales
El departamento de recepción e inspección tiene la responsabilidad
de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido,
llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los
almacenes.
Funciones:
1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la
orden de compra y la boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el transito
y devoluciones a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios
departamento.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
 Almacenes
1. Recibe y verifica las cantidades de los artículos y
los pone en almacén.
2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de
materiales.
3. Entrega los materiales a la fábrica al recibir los
formatos debidamente autorizados llamados
requisiciones de materiales.
 Departamentos de producción
El control de materiales se limita a la fábrica,
que es donde se utilizan los materiales para la
producción. El control de fábrica sobre los
materiales puede ejercerse de las siguientes
maneras:
1. Comparando las cantidades reales de materiales
empleadas por unidad de producción durante el
periodo vigente con los datos correspondientes de
los periodos anteriores.
 Departamentos de producción
2. Fijando cantidades estándar de materias primas
para cada unidad de producto fabricado y
comparando las cantidades reales usadas con las
cantidades estándar o permitidas.
3. Emisión de informes de desperdicios. Las pérdidas
por desperdicio representan una fracción
importante del costo total del producto.
 Determinación del tamaño optimo del
inventario de materiales
En general, se usan dos métodos para establecer los
equilibrios deseados del inventario de materias
primas:
1. Coeficientes de rotación de inventario
2. Costos totales mínimos combinados de pedido y
mantenimiento del inventario
Coeficiente de rotación de inventario

Los coeficientes de rotación se calculan dividiendo el

costo total de cada tipo de materia prima usada
durante el año anterior entre el costo del inventario en
existencia y el periodo al final del año.
Esta relación también puede expresarse en términos
del número de meses de uso representado por el
inventario en existencia y un pedido.
 Coeficiente de rotación de inventario

Corporación Keit
Estado del inventario de materiales al 31 de diciembre de 1982

Númenro
de meses
para los
Usados cuales se
durante Coeficiente tienen
Artículo En existencia En pedido Total 1982 de rotación existencias

Enchufes 160,000 0 160,000 480,000 3.0 4.0

Toma corrientes 40,000 20,000 60,000 140,000 2.3 5.1
Alambre 490,000 160,000 650,000 1,060,000 1.6 7.4
Accesorios 110,000 0 110,000 360,000 3.3 3.7
800,000 180,000 980,000 2,040,000 2.1 5.8
 Costos totales mínimos combinados de
pedido y mantenimiento del inventario
Los costos del inventario de materias primas pueden dividirse
en dos amplias categorías: a) costos de pedido y relacionados y
b) costos de mantenimiento del inventario. Incluidos entre los
costos de pedidos se encuentran los costos de compras,
procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorro
de flete. Los costos de mantenimiento incluyen el manejo de
materiales, el valor del espacio de almacenamiento, deterioro y
los intereses sobre los fondos de capital invertidos en
inventarios.
 Costos totales mínimos combinados de
pedido y mantenimiento del inventario
Ejemplo:
Precio de cada unidad: $500
Cantidad anual requerida: 1,000 unidades
Costos de pedido: $800
Costo de manejar el inventario: $10 por cada m2. (Cada unidad
ocupa 1 m2)
 Costos totales mínimos combinados de
pedido y mantenimiento del inventario
Costos totales
combinados de
Costo de Costo de procesamiento de
mantener procesamiento pedidos y
Número de Unidades el pedidos ($800 por mantenimiento del
pedidos por pedidos Costo x m2 inventario pedido) inventario

1 1,000 10 10,000 800 10,800

2 500 10 5,000 1,600 6,600
3 333 10 3,333 2,400 5,733
4 250 10 2,500 3,200 5,700
5 200 10 2,000 4,000 6,000
6 167 10 1,667 4,800 6,467
7 143 10 1,429 5,600 7,029