MEDICINA PREVENTIVA Y GESTIÓN
GESTIÓN EN UNA OFICINA
FARMACÉUTICA
1. Estimular
Saberes previos:
¿Qué significa la
palabra GESTIÓN?
1. Estimular
Saberes previos:
¿Qué significa la
palabra GESTIÓN?
Del latín gestio, gestionis ‘acción de llevar a
cabo (algo)’, derivado del supino
de gerere ‘ejecutar’.
Logro:
Al finalizar la sesión, el alumno estará en la capacidad de:
• Recordar la gestión dentro de los procesos técnicos-administrativos que
tienen los establecimientos farmacéuticos y su aplicación efectiva según
normativa sanitaria vigente.
Temario
1. Gestión de documentación farmacéutica en establecimientos
farmacéuticos.
2. Tareas documentarias en las Funciones y Cargos de una Organización
Farmacéutica
3. Organización de la Documentación en establecimientos farmacéuticos
4. Libros oficiales o registros electrónicos.
5. Documentación y material de consulta.
6. Ciclo vital de documentos de establecimientos farmacéuticos
7. Archivo y gestión documentaria de Farmacovigilancia.
Gestión de documentación farmacéutica en establecimientos farmacéuticos
OBJETIVO Manual
de Calidad
Políticas
Dar a conocer la importancia que tienen Programas
Especificaciones
las Buenas Prácticas de Documentación en Documentos
internos
el establecimiento farmacéutico, para Y externos
regular todos los documentos
involucrados en la elaboración del Procedimientos
Instructivos
preparado farmacéutico con el fin de
asegurar la calidad de los mismo.
Registros
Etiquetas
Reportes
¿PARA QUÉ DOCUMENTAR?
Asegurar que el personal cumpla
Definir procesos a través de
con el proceso operacional.
procedimientos e instructivos.
Evidenciar cumplimiento de
Asegurar trazabilidad de los
requisitos normativos ante una
productos dispensados.
inspección.
Tareas documentarias en las Funciones y Cargos de una Organización Farmacéutica
De acuerdo al organigrama de funciones
del establecimiento farmacéutico, se
puede establecer de manera general lo
siguiente:
• REPRESENTANTE LEGAL: Propietario
del establecimiento farmacéutico,
planifica tareas, supervisa la labor
del director técnico, etc.
Tareas documentarias en las Funciones y Cargos de una Organización Farmacéutica
• DIRECCIÓN TÉCNICA: Encargado y
responsable de cumplir y hacer cumplir,
además de sustentar ante la autoridad
sanitaria todo el sistema de
aseguramiento de calidad
(documentación) que justifique cada
proceso ocurrido dentro el
establecimiento.
• TECNICO DE FARMACIA: Profesional que
se ocupa de cumplir el sistema de calidad
documentaria, lleve el orden y mantenga
que se registre cada acción de acuerdo a
sus procedimientos operativos estándar.
Tareas documentarias en las Funciones y Cargos de una Organización Farmacéutica
Organización de la Documentación en establecimientos farmacéuticos
DOCUMENTACIÓN
EN LA OFICINA
FARMACÉUTICA
Certificado de Autorización de
Autorización
Buenas Prácticas de funcionamiento
Sanitaria
Oficina Farmacéutica municipal
Organización de la Documentación en establecimientos farmacéuticos
La organización se manejara de acuerdo al criterio de procesos y áreas
implicadas:
1. Documentación de procesos núcleo: Recetas medicas, formatos de
dispensación, farmacovigilancia.
2. Documentación de procesos logísticos-calidad: Registros de ingreso, salida,
formatos de temperatura y humedad, etc.
3. Documentación contable: Guías, facturas, transferencias entre sedes,
boletas de venta.
4. Documentación del establecimiento comercial: Licencias de
funcionamiento, certificado ITSE, certificados de saneamiento ambiental.
LIBROS OFICIALES
Libros oficiales
Libro de Libro de Libro de Libro de
Libro de recetas
ocurrencias estupefacientes psicotrópicos reclamaciones
Exigencia
comercial
Exigencia sanitaria
LIBROS OFICIALES
• LIBRO DE OCURRENCIAS
¿Qué llenar en el libro de ocurrencias?
• Asume/Renuncia DT.
• Registro de Inventario completo.
• Registro de canjes y destrucciones.
• Registro de RAM
• Registro de Capacitación.
• CUALQUIER HECHO RELEVANTE QUE TENGA QUE VER CON
EL ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO
LIBROS OFICIALES
• LIBRO DE OCURRENCIAS
LIBROS OFICIALES
• LIBRO DE PSICOTROPICOS
LIBROS OFICIALES
• LIBRO DE ESTUPEFACIENTES
Documentación y material de consulta.
DOCUMENTOS DE UNA OFICINA FARMACÉUTICA
• Facturas
• Guías de ingreso y salida de productos
• Lista de proveedores
• Registros de temperatura, humedad, presión diferencial, limpieza
• Programas anuales de Capacitación, Fumigación, Calibracíón de equipos.
• Manejo de Inventarios
• Gestion de devoluciones (logística inversa)
• Manual de Toxicologia
• Manual de Primeros Auxilios
DOCUMENTOS MUNICIPALES ANTE INSPECCION
3. PERMISOS
4. PLANO DE
1. LICENCIA DE CORRESPONDIENTES
2. CERTIFICADO ITSE SEÑALIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO (TOLDOS, ANUNCIOS,
EVACUACIÓN
OBRAS, ETC)
6. SANEAMIENTO 8. CERTIFICADO LUCES
5. EXTINTORES 7. POZO A TIERRA
AMBIENTAL DE EMERGENCIA
10. CERTIFICADO
9. CERTIFICADO
FUNCIONAMIENTO 11. CERTIFICADO DE 12. DIAGRAMAS
LÁMINAS DE
DETECTORES DE SALUBRIDAD UNIFILARES
SEGURIDAD
HUMO
13. CERTIFICADOS DE
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS EN ESTABLECIMIENTOS FARMACEUTICOS
• El ciclo de vida de los documentos debe
ser normado dentro de su procedimiento
operativo estándar de GESTION
DOCUMENTARIA.
• Diversas normas sugieren que la
documentación de la farmacia se
mantenga bajo custodia de 1 a 2 años
después de registrada de manera física
para cualquier necesidad de trazabilidad
y/o solicitud de alguna inspección
ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA DE FARMACOVIGILANCIA
• De acuerdo a la nueva normativa BPOF
2022, es necesario generar registros de
acciones de farmacovigilancia, la cual
está dentro de la certificación de buenas
practicas de oficina farmacéutica de
manera OBLIGATORIA
• Para esto se necesitan
– Procedimientos operativos estándar
tales como:
• Reporte de sospecha de reacciones
adversas a medicamentos
ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA DE FARMACOVIGILANCIA
CRITERIO DE VIGILANCIA FARMACÉUTICA
1. IDENTIFICAR
EL RIESGO
2. GESTIONAR EL
RIESGO
ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA DE FARMACOVIGILANCIA
CRITERIO DE VIGILANCIA FARMACÉUTICA
LOS
MEDICAMENTOS
TIENEN UN
RIESGO
INHERENTE
ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA DE FARMACOVIGILANCIA
PROCESO DE MANEJO DE SOSPECHA DE REACCIONES ADVERSAS (SRA)
Profesional técnico que identifica, informa a
DT
IDENTIFICAR
EL RIESGO
DT registra en formato de Notificación de
Sospechas a Reacciones Adversas
Generar base de datos confidencial
GESTIONAR
EL RIESGO Según criticidad, notificación diaria (graves)
y quincenales (moderados, leves)
ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA DE FARMACOVIGILANCIA
PROCESO DE MANEJO DE SOSPECHA DE REACCIONES
ADVERSAS (SRA)
4. Experimentar
Actividad:
Dinamica de Kahoot: Importancia de los
documentos y su consecuencia en el paciente
(Juego de Roles)
5. Evaluar
Cierre:
¿Qué aprendimos sobre la gestión de la oficina
farmacéutica?
¿Se comprendio la relevancia de la
documentación?
¿Qué dificultades tuvimos?
¿Para qué nos sirve lo aprendido en la vida
profesional y personal?
5. Evaluar
Consultas
CONCLUSIONES
Se recordó la gestión dentro de los procesos técnicos-administrativos que
tienen los establecimientos farmacéuticos y su aplicación efectiva.
Referencias
⮚ Manual de buenas practicas de oficina farmacéutica RM 554 2022
⮚ ISO 9001:2008. Requisitos del sistema de gestión de la calidad.
Gracias
