DELEGAR
GESTIÓN DEL TIEMPO
BENEFICIOS DE DELEGAR
Nos permite invertir nuestro tiempo y concentrarnos en las tareas en
las que aportamos más valor
Nos facilita la distribución de la carga de trabajo de una forma
equilibrada entre las distintas personas del equipo o la organización.
Es una de las vías más efectivas para desarrollar a nuestros
colaboradores, para llevarlos al siguiente nivel.
Aumenta el compromiso de nuestros colaboradores, porque se siente
parte del trabajo y de los resultados, además de dignos de confianza.
8 PASOS PARA UNA DELEGACIÓN EFECTIVA
1. Definir QUÉ hay que hacer y QUÉ se quiere lograr: el objeto de la delegación
2. Elegir a la persona adecuada para encargarse de la tarea.
3. Asegurarse de que la persona entiende perfectamente el contenido de la delegación.
4. Explicar por qué necesita hacerse
5. Aportar las claves y recursos para que pueda hacerse
6. Establecer indicadores de resultados y plazos de seguimiento y vencimiento
7. Evitar la delegación hacia arriba
8. Proporcionar feedback.
DEFINIR QUÉ HAY QUE HACER Y QUÉ SE QUIERE LOGRAR: EL
OBJETO DE LA DELEGACIÓN
El primer paso para delegar es
definir con mucha exactitud
que tareas o funciones quiero
delegar, que acciones
concretas debe desarrollar la
persona en quien voy a delegar
para ejecutar adecuadamente
esa delegación, y tener claro lo
que se quiere lograr con ella.
ELEGIR A LA PERSONA ADECUADA PARA ENCARGARSE DE
LA TAREA.
Se debe tener en cuenta
el nivel de preparación y
de motivación que la
persona en quien
delegamos tiene para
asumir esas nuevas
tareas.
ASEGURARSE DE QUE LA PERSONA ENTIENDE
PERFECTAMENTE EL CONTENIDO DE LA DELEGACIÓN
Debemos comunicar a nuestros colaboradores exactamente lo que queremos y
como, poniéndonos en su lugar.
Hay que ser preciso, claro y detallar bien las cosas.
Para asegurarnos de que la otra persona lo ha comprendido todo correctamente,
lo mejor es pedirle que reproduzca con sus palabras todo lo que le hemos
transmitido, o bien realizarle preguntas muy específicas y concretas sobre lo
hablado.
Debemos ser claros también en cuanto a los plazos de ejecución de la tarea, los
indicadores de resultados y logros, y las pautas se seguimiento y supervisión.
EXPLICAR POR
QUÉ NECESITA
HACERSE
Las personas necesitan
entender por qué se delega
una tarea concreta, y por
qué se delega en ellas en
particular.
Lo primero da sentido a lo
que tienen que hacer, y lo
segundo refuerza sus
capacidades y su confianza
y evita que se sientan
sobrecargados.
APORTAR LAS CLAVES Y RECURSOS PARA QUE PUEDA
HACERSE
Nivel 1: Instrucciones precisas de qué realizar y como realizarlo exactamente:.
Nivel 2: Incentivar la búsqueda de opciones de cómo realizar la tarea y valorarlas: Una vez el colaborador
haya ejecutado correctamente la tarea en la forma indicada. En este nivel la decisión la seguiremos tomando nosotros.
Nivel 3: Pedir consejo: En este nivel, se le solicita al colaborador que aporte su opinión, su recomendación de la
alternativa o forma de ejecutar la tarea o tomar la decisión más adecuada, en función del análisis e investigación
previamente realizada y compartida. Esta fase nos sirve para conocer el grado de iniciativa, decisión, autonomía, buen
criterio y juicio de nuestro colaborador. Nuestra labor en este nivel es confirmar o rechazar la propuesta del colaborador.
Nivel 4: Decidir y reportar: Una vez que hemos comprobado que nuestro colaborador sabe buscar información y
analizarla para tomar decisiones, y que toma las decisiones correctas, ya puede decidir sobre la tarea o función
delegada. Para asegurarnos de que se están tomando las decisiones adecuadas en este nivel pediremos que nuestro
colaborador nos reporte.
Nivel 5: Decidir y no reportar: En este nivel se van distanciando cada vez más los reportes, y se van limitando según
nivel de complejidad o responsabilidad, hasta llegar a un momento en que nuestro colaborador decide totalmente y no
reporta.
ESTABLECER INDICADORES DE RESULTADOS Y PLAZOS DE
SEGUIMIENTO Y VENCIMIENTO
Como ya he señalado, A fin de evitar errores
delegar bien implica insalvables, y de conocer
establecer con claridad y como se desenvuelve
concreción cuales son los nuestro colaborador con la
plazos de vencimiento de nueva tarea, y de aportarle
la tarea, así como los seguridad, es importante
indicadores de resultados también fijar unos plazos
a obtener con la misma de seguimiento.
EVITAR LA DELEGACIÓN HACIA ARRIBA
Una de las mayores trampas de la
delegación, y también de la gestión del
tiempo, es la delegación hacia arriba.
La persona en la que hemos delegado una
tarea, acude a nosotros para que tomemos
una decisión respecto a ella, para que
resolvamos, o para que la ejecutemos
porque no puede, no sabe, no tiene
tiempo, etc. Al final lo que habíamos
delegado nos vuelve de rebote y lo
acabamos haciendo nosotros.
PROPORCIONAR FEEDBACK
La clave es que estas sesiones sean más
frecuentes al principio, y se vayan
distanciando en el tiempo a medida que
el colaborador va subiendo de nivel en el
proceso de delegación.
Estas sesiones son perfectas para
comentar lo que ha funcionado bien, lo
que se podría mejorar, que ha aprendido
el colaborador, que cosas nuevas ha
aportado, que valor está aportando a la
tarea, cual ha sido su evolución desde
que asumió la responsabilidad.
