“GESTIÓN DE PROCESOS INFORMÁTICOS”
PRESENTACION DEL -PROYECTO FINAL
INTEGRANTES:
GESTIÓN DE INVENTARIO
1. ESPINOZA OCAÑA JOSE LUIS “MINI MARKET - PEPITO”
2. SERRA CORNEJO ERICK KEVIN
3. LA ROSA FIDEL NOLASCO
4. TINEO RIVERA LUCERO STEFANIA
5. TORRES MACEDO KETTY JIMENA
DOCENTE:
ING.EVANGELISTA GAMARRA MOISES
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL
PROYECTO
El Mini Market "Pepito" enfrenta desafíos en su proceso de conteo de productos y el
proceso de Gestión de Discrepancias e Investigación de inventario, fundamental para
la gestión precisa de existencias. El procedimiento que se requiere en la actualidad es
realizar un conteo detallado, minucioso y actualizado de todos los productos en el
inventario del establecimiento. Sin embargo, la dependencia del conteo manual ha
generado un problema adicional relacionado con la probabilidad de agotamiento y
fatiga del personal encargado del conteo.
VISION Y MISION
MISION
- Nos dedicamos a proporcionar a nuestros clientes una experiencia de compra
conveniente y satisfactoria, Ofreciendo productos de calidad, un servicio amigable y una
variedad de opciones para sus necesidades diarias.
VISION
- Nos visualizamos como el mini Market de buena elección para nuestra comunidad,
reconocido por nuestra dedicación a la excelencia en el servicio al cliente, la calidad
de nuestros productos y nuestra contribución positiva al entorno local.
ORGANIGRAMA
OBJETIVOS DEL PROYECTO
• El objetivo del proyecto es de implementar el proceso de Gestión de Discrepancias e
Investigación de inventario para el Mini Market “Pepito” garantizando una cantidad
registrada de productos en el sistema para reducir perdidas y mejorar la
rentabilidad al minimizar la perdida de productos,
Así mismo con un correcto conteo físico de existencias abarca el cumplimiento
de la eficiencia en la gestión diaria al tener un conocimiento preciso de las
ventas, egresos e ingresos en el mini Market.
JUSTIFICACIÓN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO
Como concepto general tenemos en cuenta que el proceso de gestión de inventarios se justifica
por su papel fundamental en asegurar la precisión y actualización de la información sobre
existencias de productos.
La necesidad de mantener un control efectivo sobre los niveles de inventario es esencial para
optimizar la toma de decisiones y prevenir posibles pérdidas, robos o errores en la gestión de
inventarios. La gestión adecuada contribuye a mejorar la eficiencia operativa y a garantizar la
satisfacción del cliente al asegurar la disponibilidad de productos.
DIAGRAMA DE PROCESO / SUBPROCESOS BPMN:
MODELO AS – IS / Proceso de Conteo físico de Productos:
Modelo to-be / Proceso de Conteo físico de Productos:
MODELO AS – IS / Proceso de Gestión de Discrepancias e
Investigación de inventario:
Modelo to-be / Proceso de Gestión de Discrepancias e Investigación de
inventario:
PROBLEMA 1
DESINCRONIZACIÓN ENTRE CONTEO Y REGISTRO
Descripción:
Las discrepancias entre el conteo físico y los registros manuales indican una falta de
sincronización. Esto puede deberse a errores manuales, fallos en el ingreso y egreso de
productos o robos no registrados.
Impacto:
Puede conducir a decisiones incorrectas, pérdida de ventas afectando la estabilidad
económica del mini market además de afectar la confianza del cliente.
PROBLEMA 2
AUSENCIA DE TECNOLOGÍA
Descripción:
La falta de tecnología (escáneres de códigos de barras) en el conteo físico puede resultar en
ineficiencias y errores.
Impacto:
Aumenta la probabilidad de errores humanos y disminuye la eficiencia del proceso.
Estos problemas se abordarán en la fase de mejora continua del proceso para garantizar una
gestión de inventarios y conteo físico de productos más efectiva y eficiente.
DIAGRAMA DE PARETO – MINI MARKET “PEPITO”
45 60
40
50
35
30 40
25 Categoria 1
30 Categoria 2
20
Categoria 3
15 20 Categoria 4
10
10
5
- 0
Categ 1_Bebidas Categ 2_Productos Categ 3_Limpieza Categ 4_Cuidado
Frescos del hogar Personal
MAPEO DE PROCESO MODELO AS IS
AS - IS
PROBLEMA ESTADO ACTUAL ACCIÓN PROPUESTA
La gestión de inventarios El proceso actual implica la Implementar tecnologías
actual presenta desafíos identificación de productos, actualizadas para mejorar la
en términos de precisión y asignación de códigos, conteo precisión del conteo físico.
físico en la tienda, y decisiones Establecer un sistema de alerta
eficiencia, especialmente sobre el método de conteo temprana para identificar
en la identificación de manual. Se han identificado discrepancias durante el conteo.
productos y la posibles discrepancias entre el Proporcionar capacitación
actualización de conteo físico y el registro en el continua para el personal
inventarios después del sistema, requiriendo encargado del conteo.
conteo físico. decisiones sobre la necesidad Mejorar la documentación del
de ajustes en el inventario. proceso para una identificación
más clara de productos y
asignación de códigos.
ANÁLISIS DEL PROCESOS SELECCIONADO
DEFINICIÓN DE CAUSAS FUNDAMENTALES
(DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO)
En el contexto de la gestión de inventarios en Bizagi, la definición de causas
fundamentales se puede realizar mediante un Diagrama de Causa-Efecto, también
conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa , Este tipo de
diagrama ayuda a identificar y visualizar las posibles causas de un problema
específico, permitiendo un análisis más profundo de las raíces del problema.
ANÁLISIS DE RIESGOS Y CONTINGENCIAS
El análisis de riesgos y contingencias es esencial para anticipar posibles problemas y
establecer planes de acción para hacer frente a situaciones imprevistas.
Riesgo de Errores en el Conteo Físico: La posibilidad de cometer errores durante el conteo
físico en la tienda.
Contingencia: Implementar procedimientos de verificación cruzada y entrenamiento
adecuado para el personal encargado del conteo.
Riesgo de No Detectar Discrepancias:
Contingencia: Implementar auditorías periódicas para identificar posibles discrepancias no
detectadas durante el proceso regular.
PROPUESTA DE MEJORAS
El plan de acción de mejoras tiene como objetivo optimizar los procesos existentes para aumentar la
eficiencia y reducir posibles errores. Aquí se presenta un plan de acción general para ambos procesos:
Realizar una evaluación exhaustiva de las tecnologías de conteo, asegurando que estén
actualizadas y sean confiables.
Implementar un sistema de alerta temprana para identificar discrepancias significativas durante el
conteo físico.
Establecer un programa de capacitación periódica para el personal encargado del conteo,
enfocándose en técnicas precisas de conteo y en la correcta utilización de la tecnología disponible.
Mejorar la documentación del proceso, proporcionando guías claras para la identificación de
productos y asignación de códigos.
DESCRIPCIÓN DE LAS MEJORAS
- Introducción de la Tecnológica a través de un sistema de gestión y control: Lo que permitirá la
actualización y mantenimiento regular de los escáneres de códigos de barras y sistemas de punto de
venta.
- Sistema de Alerta Temprana: Implementación de un sistema que alerte automáticamente sobre
discrepancias significativas entre el conteo físico y el registro en el sistema.
- Capacitación Continua: Capacitación para el personal de conteo, asegurando habilidades
actualizadas y la correcta utilización de la tecnología disponible.
- Mejora en Documentación: Desarrollo de guías claras y detalladas para la identificación de
productos y asignación de códigos.
ANÁLISIS DE COSTOS Y TIEMPO DE LAS MEJORAS
Optimización Tecnológica: Costos asociados con la compra y mantenimiento de nuevas
tecnologías, tiempo necesario para la instalación y configuración.
Sistema de Alerta Temprana: Costos de desarrollo e implementación del sistema. Tiempo
necesario para la programación y pruebas.
Capacitación Continua: Costos de desarrollo del programa de capacitación. Tiempo dedicado a
la formación del personal.
Mejora en la documentación: Costos asociados con el desarrollo y distribución de guías y
tiempo necesario para la creación y revisión de la documentación.
MODELADO DEL PROCESO PROPUESTO - TO BE
TO - BE
PROBLEMA ESTADO ACTUAL TIEMPO AHORRADO
El proceso de gestion de Al tener este El tiempo de realizacion del
inventarios se encuentra sistemaimplementado proceso mejora en un 80 % al
automatizados y los reduce las perididas que presentarse la propuesta de
resultados tanto en la pueda tener el mini implementacion de
presicion del conteo de los
market, asi como tambien tecnologias para precizar el
productos y capacitacion
continua del personal es muy mejora la presicion para conteo de productos a traves
bien acogida por la empresa conteo de productos en los de inventarios.
por los resultados exitosos continuos inventarios.
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES BPMN
Inicio del Actualización Verificación de Fin del
Proceso: de Inventarios: Diferencias: Proceso:
• Este es el punto • Una vez • Si el sistema de • Una vez que se
de partida del completado el alerta temprana han realizado
proceso de conteo, los datos identifica alguna todos los ajustes
gestión de se ingresan en el discrepancia, se necesarios, se
inventarios. Se sistema de gestión inicia la actividad considera que el
inicia con la de inventarios. de verificación de proceso de
identificación de Aquí, se diferencias. Esto gestión de
los productos y la implementa el implica una inventarios ha
asignación de sistema de alerta revisión detallada concluido.
códigos únicos. temprana para de los datos para
identificar identificar y
cualquier corregir cualquier
discrepancia error.
significativa.
RECOMENDACIONES
Capacitación Mejora de la Análisis Regular
Inversión en Sistema de Alerta
Continua del Documentación de Costos y
Tecnología: Temprana:
Personal: del Proceso: Tiempos:
• Implementar • Establece un • Asegúrate de que • Proporciona guías • Realiza un análisis
tecnología sistema que alerte el personal esté claras y detalladas regular de los
actualizada para automáticamente bien capacitado y para la costos y tiempos
mejorar la sobre actualizado en las identificación de asociados con la
precisión del discrepancias técnicas de conteo productos y la gestión de
conteo de significativas entre y en el uso de la asignación de inventarios para
inventario y el conteo físico y tecnología códigos. identificar áreas
reducir el tiempo el registro en el disponible. de mejora.
necesario para sistema.
completar el
proceso.
Gracias…
