Ejemplo de estimación PERT con
multiples actividades
Dr. Pablo Reyes Oviol
El diagrama PERT es una
herramienta estadística utilizada
en la gestión de proyectos que
analiza y rastrea actividades e
hitos (trazándolos en una línea
de tiempo). Está orientada a
eventos que ilustran el tiempo
mínimo y la duración de las
actividades a realizar.
PERT significa «técnica de evaluación y revisión
programática», por sus siglas en inglés, así que se
trata de un diagrama de calendario.
¿Para qué sirve el diagrama de PERT?
El diagrama de PERT es una herramienta que sirve
para visualizar los eventos relacionados con un
proyecto, cuál es su duración y cómo se vinculan
unos con otros. Así, podrás tomar decisiones
efectivas sobre cuáles eventos deben suceder
antes y cuáles dependen de los primeros; además,
contarás con un panorama preciso para distribuir
tus recursos de la mejor manera y reducir los
márgenes de error.
COMPONENTES DEL DIAGRAMA PERT
Es importante que conozcas los elementos que
pueden componer el diagrama y los tiempos
establecidos que tendrás. Empezamos contándote
sobre los tiempos.
1. Tiempo optimista: aquí es cuando todo está de
acuerdo con tu plan. Cuando una tarea se termina
dentro del periodo programado o antes, se
denomina tiempo optimista.
2. Tiempo pesimista: es todo lo contrario al
anterior. En pocas palabras, este es el tiempo
máximo que debe utilizarse para terminar una
tarea.
3. Tiempo más probable: es la mejor estimación
que puedes proporcionar para realizar el trabajo.
Se aplica si consideras que no encontrarás ningún
problema en el camino.
4. Tiempo esperado: este término se refiere a la
estimación realista del tiempo que puedes
consumir. Este es el caso si tienes presentes los
problemas que encontrarás en el camino.
Características de una plantilla de gráfico PERT
Si bien no existe un diseño obligatorio, estos son
las características más comunes de un gráfico
PERT típico:
Nodos numerados
Son los cuadros numerados que algunas personas
encargadas de proyectos eligen dibujar como
círculos. Cada nodo representa un evento o un hito
en el proyecto y la finalización de una etapa o una
serie de tareas necesarias para que avance.
Flechas direccionales (o concurrentes)
Las flechas en un gráfico PERT representan las
tareas o actividades que deben completarse antes
de que el equipo pueda pasar al siguiente evento o
fase del proyecto.
La tarea entre los nodos 1 y 2 (que identifica los
segmento de mercado) es una flecha direccional o
simultánea en la maqueta anterior. Esto indica que
la tarea debe completarse en la secuencia
indicada. Se usan flechas direccionales para
programar actividades que se desprenden de la
principal (conocidas como dependencias).
Flechas divergentes
Estas son las flechas que representan las tareas en
las que un equipo puede trabajar simultáneamente
o en cualquier secuencia que elijan, porque no
tienen dependencias.
Ventajas y desventajas del diagrama de PERT
Como herramienta de gestión de proyectos, el
diagrama PERT ofrece algunas ventajas y
desventajas. Te las presentamos a continuación
para que hagas un balance y tomes la mejor
decisión.
Ventajas del diagrama PERT
1. Ofrece un análisis de actividad: permite que el o
la gerente de proyecto vea información sobre la
probable finalización de un proyecto a tiempo,
además de las actividades y eventos, ya sea de
forma independiente o en combinación.
2. Facilita la coordinación de departamentos: un
diagrama PERT mejora la planificación y la toma de
decisiones al integrar y presentar datos de varios
departamentos. La recopilación de datos
cualitativos y cuantitativos de múltiples fuentes
ayuda a coordinar las actividades del proyecto y
fortalece la comunicación entre los
departamentos.
3. Brinda un análisis hipotético: las actividades del
proyecto en un diagrama de PERT están
secuenciadas en una red, bajo un conjunto de
reglas que especifican rutas críticas y subcríticas.
La ruta crítica es la secuencia más larga de
actividades y eventos (hitos) en el proyecto, y
permite que exista un análisis hipotético con las
posibilidades e incertidumbres relacionadas con las
actividades del proyecto.
4. Permite evaluar el tiempo y recursos utilizados:
un diagrama PERT te permite, como gerente,
evaluar el tiempo y los recursos necesarios para
administrar tu proyecto. Esta evaluación incluye la
capacidad de rastrear los activos requeridos
durante cualquier etapa de producción en el curso
del mismo.
5. Refuerza el compromiso: el análisis PERT
incorpora datos e información de varios
departamentos. Esta combinación de información
fomenta la responsabilidad de cada departamento
e identifica todas las partes responsables en la
organización.
6. Optimiza el rendimiento empresarial: mejora la
comunicación durante el proyecto y permite a una
empresa comprometerse con proyectos relevantes
para su posicionamiento estratégico.
7. Permite tomar decisiones más eficientes: con
análisis hipotéticos, comprender las posibilidades
relativas con el flujo de recursos e hitos del
proyecto facilitará que te dirijas hacia la ruta más
eficiente y útil.
8. Facilita la reorganización de tareas no críticas:
es fácil ver cuánto se pueden retrasar las tareas no
críticas sin afectar la fecha de finalización.
Desventajas del programa PERT
1. No es exacto: el uso del diagrama PERT es muy
subjetivo, y su éxito depende de la experiencia de
la dirección. Estos gráficos pueden incluir datos
poco fiables o estimaciones poco razonables de
costo o tiempo por la misma razón.
2. No contempla la situación financiera real: los
diagramas se centran en los plazos, y es posible
que no comuniquen completamente la posición
financiera de un proyecto.
3. Utiliza más recursos: el registro y recopilación
de la información necesitan tiempo y recursos
adicionales. Se requiere una revisión continua de
la información proporcionada, así como el
posicionamiento prospectivo del proyecto, para
que un gráfico PERT sea valioso.
4. Requiere de exactitud en números: las
duraciones todavía se basan en estimaciones. Si
hay un mal trabajo con los números, este método
no será más preciso que el método de la ruta
crítica.
5. Necesita una gran inversión de tiempo: los
diagramas pueden llevar mucho tiempo, y ser
difíciles de crear y actualizar.
6. No es muy claro: muchas veces resulta confusa
su interpretación por las partes interesadas.
Ejemplo de diagrama de PERT para el lanzamiento
de un producto o servicio
En este ejemplo, verás lo que se necesita para un
lanzamiento de producto, desde la reunión de
generación de ideas hasta el negocio en marcha,
pasando por el diseño de la tienda online.
Ejemplo de diagrama de PERT para preparar una
propuesta de proyecto
Mira en este ejemplo cómo se puede organizar una
propuesta de la mano de análisis cualitativos y
cuantitativos.
Existe un 99.73% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté
comprendida entre la media +/- 3 desviación estándar σ
Existe un 95.46% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté
comprendida entre la media +/- 2 desviación estándar σ
Existe un 68,26% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté
comprendida entre la media +/- 1 desviación estándar σ
1 sigma = 68%
2 sigmas = 95% (para este ejemplo nos interesa utilizar el valor de 2 sigmas)
3 sigmas = 99,7%
Por lo tanto si calculamos la duración de cada una de las actividades tenemos lo siguiente:
Estimaciones para la actividad A:
Duración de la actividad A = (5 + 4 (6) + 13) / 6 = 7 días
Desviación estándar (σ) = (13 – 5) / 6 = 1.33
Varianza = σ2 = 1.76
Estimaciones para la actividad B:
Duración de la actividad B = (7 + 4 (10) + 19) / 6 = 11 días
Desviación estándar (σ) = (19 – 7) / 6 = 2
Varianza = σ2 = 4
Estimaciones para la actividad C:
Duración de la actividad C = (6 + 4 (8) + 16) / 6 = 9 días
Desviación estándar (σ) = (16 – 6) / 6 = 1.66
Varianza = σ2 = 2.75
En resumen se tiene la estimación PERT para las tres actividades como se muestra en la siguiente tabla:
Duración
Duración Duración
Actividad más PERT
optimista pesimista
probable
A 5 días 6 días 13 días 7 días
B 7 días 10 días 19 días 11 días
C 6 días 8 días 16 días 9 días
Pero también hemos calculado la desviación estándar y la varianza de cada actividad:
Duración
Duración Duración
Actividad más PERT σ σ2
optimista pesimista
probable
A 5 días 6 días 13 días 7 días 1.33 1.76
B 7 días 10 días 19 días 11 días 2 4
C 6 días 8 días 16 días 9 días 1.66 2.75
Ahora estamos listos para calcular la duración del proyecto con una precisión
de 95%:
Al principio del ejemplo se menciono que las actividades eran secuenciales, es
decir, todas forman parte de la ruta critica, por lo tanto para estimar la
duración total del proyecto se deben sumar los valores de la columna PERT:
Duración
Duración Duración
Actividad más PERT σ σ2
optimista pesimista
probable
A 5 días 6 días 13 días 7 días 1.36 1.76
B 7 días 10 días 19 días 11 días 2 4
C 6 días 8 días 16 días 9 días 1.66 2.75
TOTAL 24 27 días N/A 8.51
Cuál es el estimado total de tiempo para este proyecto? 27 días
Por otro lado, estadísticamente no es correcto sumar la Desviación estándar
(σ), por lo que se tiene que sumar la varianza de cada una de las actividades
y obtener la desviación estándar total:
Obtenemos que la desviación estándar = √ 8.5 = 2.92
Ahora si podemos calcular el rango con intervalo de confianza 95% teniendo
presente:
1 sigma = 68%
2 sigmas = 95% (para este ejemplo nos interesa utilizar el valor de 2 sigmas)
3 sigmas = 99,7%
Menor tiempo probable = 27 – 2 (2.92) = 21.16 días
Mayor tiempo probable = 27 + 2 (2.92) = 32.84 días
