TRABAJO PRACTICO GRUPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INTEGRANTES: MISAEL GARCIA MACHUA
DAVID MEJIA HURTADO
JOSE IGNACIO MENACHO VARE
LOIDA VELEZ MOLE
DOCENTE: LIC. RONALD ROSAS HEREDIA
MATERIA: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
TURNO: MAÑANA
CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA
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1. INTRODUCCION
Un manual de procesos es un documento que detalla las actividades, responsabilidades y
relaciones entre los distintos procesos dentro de una organización. Su propósito es estandarizar y
mejorar la eficiencia operativa. Definiciones según autores:
Chiavenato (2007): Define un manual de procesos como una guía estructurada que documenta
la secuencia lógica de actividades para garantizar la calidad y eficiencia en la operación.
Harrington (1991): Lo considera una herramienta de gestión que documenta las actividades y
pasos necesarios para transformar insumos en productos o servicios.
Gómez (2016): Establece que un manual de procesos es un documento normativo que
especifica de manera clara y estructurada la interacción de los procesos dentro de una
organización, optimizando recursos y mejorando la productividad.
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2. Contenido de un Manual de Procesos
Un manual de procesos debe contener los siguientes elementos fundamentales:
Introducción y objetivos: Presentación del propósito y alcance del manual.
Alcance y ámbito de aplicación: Define qué áreas y actividades abarca.
Mapa de procesos: Representación gráfica de los procesos clave y su interconexión.
Descripción de procesos: Explicación detallada de cada proceso, incluyendo sus entradas, salidas y
responsables.
Indicadores de desempeño: Medición de la eficacia de los procesos.
Procedimientos relacionados: Conexiones entre los procesos y procedimientos específicos.
Anexos y formatos: Documentos adicionales que faciliten la comprensión y ejecución del manual.
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3. Pasos para Elaborar un Manual de Procesos
Identificación de procesos clave: Determinar los procesos fundamentales para la organización.
Definición de objetivos: Especificar qué se espera lograr con el manual.
Documentación de procesos: Uso de diagramas de flujo y descripciones detalladas.
Asignación de responsables: Identificar las áreas y personas encargadas de cada proceso.
Definición de indicadores de gestión: Establecer métricas para evaluar el desempeño de los
procesos.
Elaboración del manual: Integrar toda la información en un documento estructurado.
Revisión y validación: Verificación por parte de los responsables de cada área.
Implementación y capacitación: Difusión y formación del personal en el uso del manual.
Actualización y mejora continua: Revisiones periódicas para garantizar su vigencia.
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4. Importancia de un manual de PROCESOS
Un manual de procesos es fundamental para las organizaciones porque permite estandarizar las
operaciones, facilita la inducción y capacitación del personal, contribuye a la mejora continua, sirve
como herramienta de consulta y referencia, y ayuda a cumplir con requisitos de sistemas de gestión de
calidad. Además, proporciona claridad sobre las responsabilidades y autoridades en cada proceso,
reduciendo la improvisación y los errores.
Estandarización: Permite uniformidad en la ejecución de actividades.
Capacitación: Facilita la inducción de nuevos empleados.
Eficiencia y productividad: Reduce tiempos y errores operativos.
Control y monitoreo: Mejora la supervisión de actividades y desempeño.
Reducción de riesgos: Minimiza fallos y garantiza el cumplimiento normativo.
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5. Ventajas de los manuales de PROCESOS
Permiten conocer el funcionamiento interno de la organización.
Facilitan la inducción del puesto y el adiestramiento del personal.
Sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Intervienen en la consulta de todo el personal.
Facilitan las labores de auditoría y evaluación del control interno.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Ayudan a la coordinación de actividades y evitan duplicidades.
Construyen una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
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6. Concepto de Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos detalla paso a paso cómo se deben ejecutar tareas específicas dentro de un
proceso organizacional.
Definiciones según autores:
Koontz y Weihrich (2012): Documento que especifica la secuencia de actividades necesarias para la
correcta ejecución de tareas dentro de un proceso.
Munch Galindo (2008): Guía operativa que detalla métodos, responsabilidades y controles requeridos
para la correcta ejecución de procedimientos.
Pérez (2015): Instrumento administrativo que facilita la ejecución uniforme de tareas mediante la
documentación detallada de las mismas.
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7. Importancia de un Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos son fundamentales para las organizaciones porque permiten tener
una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de la empresa. Son una guía para
la acción, no para el pensamiento, y su utilidad radica en la veracidad de la información que
contienen.
Constituyen un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tienen como
propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Además, son instrumentos que
apoyan el funcionamiento de la organización, ya que proporcionan al personal una visión general de
sus funciones y responsabilidades.
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8. ¿Para qué sirve un Manual de Procedimientos?
Estandarizar actividades: Uniformiza la ejecución de tareas en toda la organización.
Evitar improvisaciones: Proporciona instrucciones claras y documentadas.
Definir responsabilidades: Especifica quién debe realizar cada tarea.
Facilitar la supervisión: Permite a los gestores controlar y evaluar las tareas.
Servir como referencia: Funciona como guía de consulta rápida para empleados.
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9. Características de los manuales de procedimientos
Son de carácter informativo y dinámico, no son inmutables.
Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su
aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Están elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su
modificación y/o actualización.
Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su
apropiación, uso y operación.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su
aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Deben tener un proceso continuo de revisión y actualización Facilitan el control por parte de
los supervisores de las tareas delegadas
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10. Estructura de un Manual de Procedimientos
Portada y datos generales: Nombre del manual, versión y fecha de publicación.
Índice: Tabla de contenido con secciones del documento.
Introducción y objetivos: Propósito del manual y su importancia.
Alcance y aplicación: Define a qué áreas y procesos afecta.
Descripción detallada de procedimientos: Paso a paso de cada procedimiento.
Diagramas de flujo: Representaciones gráficas de las secuencias de actividades.
Responsables y funciones: Asignación de tareas dentro de los procedimientos.
Control de cambios y revisiones: Registro de modificaciones realizadas.
Anexos y formatos utilizados: Documentos complementarios y formularios.
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11. Tipos de Manuales de Procedimientos
Manual General: Cubre todos los procedimientos de la organización.
Manual Específico: Enfocado en un área o departamento en particular.
Manual Administrativo: Describe procedimientos de gestión y administración.
Manual Técnico: Detalla procedimientos operativos o de producción.
Manual de Seguridad: Regula procedimientos en prevención de riesgos y seguridad
laboral.
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DIAGRAMA DE FLUJO
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GRACIAS POR SU
ATENCION…………
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