DISEÑO DE UN SISTEMA

INTEGRAL DE PROCESOS
PARA LA GESTION DE
INVENTARIOS.

Miguel Angel Vargas

Castilla
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“Diferencias entre el STOCK FÍSICO y LÓGICO”

Debido a que actualmente no existe un sistema de procesos que involucre

todos los aspectos (Procesos, personal, TI y recursos tecnológicos) que
afectan la exactitud del inventario.
Al no existir un diseño de procesos establecido no se puede efectuar el
control de la manera eficiente; generando incertidumbre de la existencia
disponible, llegando a tener como consecuencia, la perdida de mercancía,
retraso en la prestación de los servicios como despacho, distribución y a su
vez la paralización de la producción, así hasta llegar a la insatisfacción
del cliente por el retraso en el servicio.
 INTERROGANTE DE LA INVESTIGACIÓN

¿El diseño de un sistema integral de procesos

para el control de inventarios será la solución
ante las diferencias entre el inventario físico y
lógicos en la empresa de alimentos Multifoods
SAC?
 OBJETIVO GENERAL

“Diseñar un sistema integral (procesos, personal y TI)

para el control de inventario capaz de sincronizarse,
controlar y ajustarse mediante la retroalimentación
de las personas involucradas, así como lograr
eliminar las diferencias entre el inventario lógico y
físico en la empresa Multifoods SAC”

Procesos Personal TI -
estándares Calificado Adaptable ERI 98%
SISTEMA INTEGRAL DE PROCESOS
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE
PROCESOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
1. Crear constancia en la mejora de nuestros procedimientos y procesos, con el
objetivo de ser competitivo sin sacrificar la calidad.
2. Establecer entrenamiento dentro del trabajo, predicar con el ejemplo
(capacitación).
3. Instituir un programa vigoroso de educación y auto mejora.
4. Eliminar el miedo y construir confianza (trata a las personas como te gustaría que
te traten), de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente.
5. Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar a cabo la transformación. La
transformación es trabajo de todos (Hoshin Kanri).
6. Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un
sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la
organización.
 Debemos tener indicadores de la eficiencia
En la capacitación y de la gestión de inventario
difusión participamos 1. Cumplimiento de programa diario de
todos (lideres y compras.
encargados) 2. Lista de ítems sin movimiento
actualizadas.

inici Modelo de gestión de

inventario
o
(Optimización de recursos -
espacio)
-
Reducción
-Políticas de -¿Como
de MP Sin inventario comprar?
movimien s ¿Cuándo
Planificaci to comprar?
-Lead
ón Time
Establecer
:
políticas Misión/
Visión
procedimi
entos
estrategia
.
DIAGRAMA DEL
CICLO
FUNCIONAL
del sistema
integral de
procesos para el
control de
inventarios
 ESTRATEGIA DEL SISTEMA INTEGRAL DE
PROCESOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS.

 El diseño del sistema se basa en la identificación, delimitación, división del conjunto de

operaciones de los almacenes en procesos principales (Recepción / Fraccionamiento y
Dosificación / Despacho / Cierre de OM y Devoluciones). Considerando sus características
propias.

 Capacitación estándar para operarios nuevos (AMP/Produccion), donde se les expondrá de

manera interactiva las bases teóricas, las políticas, se transmitirá nuestra misión y visión a su
área de labor además se hará entrega del manual de instrucciones.
 Como misión el sistema se implantara como una herramienta de apoyo e interacción entre los
colaboradores y sus lideres, flexible y retroalimentable.

 Capacitación constante en el área de trabajo por parte de Jefes y encargados, todos somos
instructores.

 El sistema establecerá políticas, que proporcionaran sus indicadores de cumplimiento, los cuales
deberán ser expuestos y explicados a los colaboradores periódicamente.

Expondrá: (indicadores negativos y resultados)

Debatirá: (indicadores negativos y resultados)
Encontrara juntos soluciones a los : (indicadores negativos )
 Los Procesos principales de AMP

1.Recepción y distribución de materiales y materias

primas.

2.Fraccionado de materiales (FIFO) y Dosificado de

insumos (FEFO).

3.Despacho

4.Devolución y cierre de ordenes.

Cada proceso tendrá su propio ciclo funcional:

1.- POR CADA PROCESO PRINCIPAL

Políticas

Puntos Procedimientos
críticos: validados.

Control Flujos de
(Indicadores): trabajo

Inducción
*
(capacitación,
concientizaci
ón):
* INDUCCION AL PERSONAL
(Capacitación Concientización)

AMP -> Fraccionador de AMP

AMP -> Dosificador de AMP
 TEMAS

INVENTARIO
 En una entidad o empresa, es la relación ordenada de
bienes y existencias, a una fecha determinada.

(F) AMP (D) AMP

 TIPOS DE INVENTARIOS

Primas:
Son todos los materiales comprados para ser sometidos a otras operaciones
de transformación o manufactura, antes de que se venda
como producto terminado.

Productos en proceso de Manufacturación:

Es la producción parcial manufacturada y su costo incluye; los materiales,
mano de obra y gastos indirectos de fabricación.

Productos terminados:
Son aquellos artículos o productos fabricados que están listos y disponibles
para su venta.

Suministro de fábrica o fabricación:

Incluye todos los materiales para fabricar un producto, el cual no se puede
tener la cantidad exacta. (energía eléctrica, agua, gas, utensilios etc..
(F) AMP (D) AMP
 OBJETIVOS DEL INVENTARIO

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales

necesarios a la empresa.
Permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto
la gestión de inventarios debe ser atentamente
controlada y vigilada.

(F) AMP (D) AMP

 ALMACÉN

 Es un lugar o espacio físico para el almacenaje

de bienes. Los almacenes son usados por
fabricantes, importadores, exportadores,
comerciantes, transportistas, clientes, entre otros.
En un almacén se depositan las materias primas, el
producto semiterminados o el producto terminado a
la espera de ser transferido al siguiente eslabón de
la cadena de suministro.
 Un almacén comparte los objetivos del inventario,
por ser parte importante de este.

(F) AMP (D) AMP

 ALMANCENAMIENTO

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes

tipos de mercancía. Son manejados a través de
una política de inventario. Esta función controla
físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados. Al elaborar
la estrategia de almacenamiento se deben definir de
manera coordinada el sistema de gestión del almacén
y el modelo de almacenamiento.

(F) AMP (D) AMP

 EXACTITUD DE INVENTARIO.

 Podemos definirlo como el resultado

del cumplimiento exacto de nuestros
procesos en el almacén.

(F) AMP (D) AMP

 PROCESOS DEL ALMACÉN

1. Recepción y distribución de materiales y materias

primas.

2. Fraccionado de materiales (FIFO).

3. Dosificado de insumos (FEFO).

4. Devolución y cierre de ordenes.

(F) AMP (D) AMP

 MÉTODO

Es una serie de pasos sucesivos, que

conducen a una meta.

Ejemplos : Cuando el encargado(a) de

la línea enseña el método de
etiquetado, precintado, encajado,
llenado etc. a un operario nuevo.
 ELEMENTOS QUE CONFORMAN
UN INVENATRIO
Lectura del inventario:
Stock
Cantidad de mercancías que se tienen en depósito.
Cantidad de productos, materias primas,
herramientas, etc., que es necesario tener
almacenadas para compensar la diferencia entre el
flujo del consumo y el de la producción. Constituye
una inversión que permite asegurar en condiciones
óptimas la continuidad de las ventas, las
fabricaciones y la explotación normal de la empresa.
 MOVIMIENTOS DE UN
INVENTARIO

Entrada
Es un movimiento de mercancías con el que se
contabiliza la entrada de una mercancía de un
proveedor (ingreso de material por compra ) o de
una fabricación. Una entrada de mercancías
comporta un aumento en el stock del almacén.
 MOVIMEINTOS DE UN
INVENTARIO

Salida
Es un movimiento de mercancías con el que se
contabiliza una toma de materiales o una salida de
materiales, un consumo de materiales o un envío
de mercancías a un cliente. Una salida de
mercancías comporta una reducción en el stock del
almacén.
 Ejemplos de movimientos de
inventarios

 Si tengo un producto «X» con un stock de 100 unidades al 10/12/13, realizo

una compra por 150 unidades el 12/12/13, y produccion realiza un consumo
de 85 unidades el 15/12/13.
 ¿Cuánto es mi stock al 16/12/13 ?.
Solución: se tomaran los movimientos hasta la fecha solicitada.
Stock al 10/12/13 = 100 (+)
Compra(entrada) 12/12/13 = 150 (+)
Consumó de produccion(salida) 15/12/13 = 85 (-)
Solución Stock al 16/12/13 = 165
 ¿Cuánto es mi stock al 13/12/13 ?
Solución: se tomaran solo los movimientos hasta la fecha solicitada (13/12/13).
Stock al 10/12/13 = 100 (+)
Compra(entrada) 12/12/13 = 150 (+)
Stock al 13/12/13 = 250
 EN NUESTRA EMPRESA MULTIFOODS

Misión:
Identificar y desarrollar productos que satisfagan las
necesidades de nuestros consumidores en diferentes
mercados, con la calidad apropiada y cumpliendo las
regularizaciones del país de destino, a un costo
razonable y venderlos a un precio justo.

Generar valor a sus accionistas, así como

satisfacción y comodidad a sus clientes y
trabajadores.

(P) PROD. (F) AMP (D) AMP

 EN NUESTRA EMPRESA
MULTIFOODS

Visión:
Ser una empresa de alimentos con
Certificaciones Internacionales en sus
diferentes procesos, que constantemente
desarrolla nuevos productos para diferentes
mercados.
Estar dentro de las primeras 50 empresas de
alimentos del Perú.

(P) PROD. (F) AMP (D) AMP

 EN NUESTRA AREA DE
TRABAJO:
ALMACEN:
Misión:
abastecer de forma eficiente, oportuna y exacta
de materiales y materias primas cumpliendo las
normas y procedimientos que garanticen la
calidad de nuestros productos.
Visión:
Mantener una exactitud de inventario mayor al
97% y operar con 0 incidencias de fraccionado y
dosificado.
(F) AMP (D) AMP
 ¿Como se cumple una
visión ?

 Con estrategias( plan de acción

inteligente).
 Tácticas, etc.
 Una estrategia es trabajar la visión
en función de metas, objetivos
( largo, mediano y corto plazo )
 Ejemplo:
 Trazarnos y cumplir metas mensuales
de exactitud de inventario.
(F) AMP (D) AMP
 PRIMERA INTERROGANTE

¿Cómo contribuimos en el
día a día para cumplir la
misión y visión de nuestra
área de trabajo?

(F) AMP (D) AMP

Respuesta a la interrogante

 Respetando las políticas, métodos y

procedimientos de trabajo (FIFO, FEFO ).
 Aplicando la mejora continua de procesos.
 Preservando la limpieza de nuestras áreas de
trabajo y manteniendo el orden de nuestros
materiales e insumos.
 Aplicando siempre las BPM (Buenas practicas
de manufactura )

 Dar ejemplos prácticos(debatir):

(F) AMP (D) AMP

 EN NUESTRA AREA DE
TRABAJO:
PRODUCCION:
Misión: Producir de manera eficiente, respetando las
normas y políticas de calidad, minimizando costos y
tiempos sin sacrificar la calidad de nuestros productos.

Visión: Ser el área pilar de multifoods alcanzando un

ritmo constante de produccion que logre todas las
metas establecidas por la empresa.
 ¿Como se cumple una
visión ?

 Con estrategias(plan de acción

inteligente).
 Tácticas, etc.
 Una estrategia es trabajar la visión
en función de metas, objetivos
( largo, mediano y corto plazo )
 Ejemplo:
 Cumplir las metas diarias de
produccion (corto plazo).
 PRIMERA INTERROGANTE

¿Cómo contribuimos en el
día a día para cumplir la
misión y visión de nuestra
área de trabajo?
 Respuesta a la primera
interrogante

 Cumpliendo las metas diarias de produccion (programa

diario).
 Controlando y minimizando nuestros costos de produccion
(realizar un cierre de orden sin errores).
 Evitando la mermas, reprocesos, excedentes de
produccion.
 Aplicando las BPM (Buenas practicas de manufacturas )
 Respetando las políticas, métodos y procedimientos de
calidad y limpieza de nuestras áreas de trabajo.
 Aplicando la mejora continua de procesos.

 Dar ejemplos prácticos (debatir).

 POLITICAS
DEL ALMACEN
 INSUMOS ALERGENOS

 Son aquellos productos o insumos causantes de

reacciones alérgicas, los alérgenos son proteínas,
pero no todas las proteínas son alérgenos.

 Estos insumos se encuentran diferenciados dentro

del almacén con un rotulo color naranja.
 Estarán ubicados en lugares aislados del resto de
insumo y de acceso restringido dentro del almacén
y se manipularan con autorización del encargado
de dosificado.
TACTICA DE GESTION DE MATERIALES

FIFO: Firsth input, Firsth Output

Primero en ingresar, primero en salir.
Esta técnica de gestión de materiales que consiste
en fraccionar lo primero que ingreso (primero los
saldos de devoluciones y saldos de fraccionado ).

Como muestra de cumplimiento del FIFO no puede

haber mas de dos saldos de un mismo material
( saldo fraccionado/saldo devolución )
 TODO MATERIAL QUE SALE DEL
ALMACEN DEBE SER DESCARGADO.

Todo lo que sale del alancen deberá ser descargado:

Ejemplos de salidas:
 Bajas(materiales deteriorados, no conformidades
etc. )
 Consumos de almacén como sticker blancos de
dosificado, bolsas, siempre solicitarlo a las personas
del área de recepción para que se efectué la descarga
oportuna.
DESPACHOS CON VALES DE CONSUMOS

Cualquier solicitud que no es directamente para fabricar

producto se solicita con un vales manual.

Los vales manuales tienes espacio para tres firmas

I. Es la firma del jefe del área solicitante quien autoriza el
requerimiento a almacén de materia prima.
II. La segunda firma (despachado ) será la firma para la
persona solicitante, quien revisara sus materiales y
firmara dando conformidad de la entrega.
III. La tercera firma corresponde al digitador luego de
efectuada la descarga correspondiente.
 TACTICA DE GESTION DE INSUMOS

FIFO:
Se aplicara en función de los números de lotes del insumo.
Primer lote de insumo en ingresar primer lote de insumo en salir

En caso de excepciones aplicar :

FEFO: Firsth Expires Firsth Out
Primero en expirar, primero en salir.

Siguiendo esta técnica de gestión de insumos que consiste en

dosificar lo mas próximo a vencer (primero los saldos de
devoluciones y /o saldos de dosificado ).

Como muestra de cumplimiento del FIFO no puede haber mas de

2 saldos del mismo insumo ( saldo dosificado/saldo devolución )
 LECTURA DE ROTULOS

Aprender y tener el habito de verificar rótulos

antes del consumo del insumo es muy
importante.

En la verificación se debe observar :

 Fecha de vencimiento
 Código y descripción del insumo.
 Tara, para efectuar, el destare al termino del
insumo.
 DESTARE

TARA

Se conoce como tara al peso del envase vacío (galón, cilindro,

costal ) que contiene el insumo.

DESTARE
Es inevitable que al termino del consumo de un insumo (generalmente
liquido, pero con excepciones), se pierda una pequeña cantidad de
insumo en el envase, pues no se puede utilizar al 100 %.
Para conocer esta cantidad, es necesario que el dosificador pese el
envase vacío correctamente tapado, peso que apuntara en el
cuaderno de dosificado junto al nombre del insumo y la tara.
Nota: todo envase vacío se pesara antes de desecharlo
independientemente de si tiene o no peso de tara.
 POLÍTICAS DE ROTULADO.

 ROTULO:
Es un documento (sticker, hoja etc.) el cual siempre se encuentra
adherido a la parte externa del material con datos importantes
como;

En el almacén se podrán encontrar dos tipos de rótulos.

1. Rotulo de proveedor.
2. Rotulo interno de recepción. (será el de mayor utilización )

El rotulo interno de recepción será que se utilizara en todo

momento y contendrá:
 Código de material
 Nombre del insumo o material
 Cantidad del paquete
TODOS LOS ARTÍCULOS DEBERÁN ESTAR
DEBIDAMENTE ROTULADOS

ROTULO INTERNO DE RECEPCION

ROTULADO DE CAJAS EN INGRESO POR
COMPRA

CAJAS:
 se pegara el rotulo directamente en la caja y no sobre
el film, y se colocara al menos 2 rótulos. Uno en la
cama superior y otro en la cama inferior.

VENTAJAS :
 Al aplicar el FIFO en el fraccionado con este método de
pegado de rotulo, el material no perderá identificación
hasta agotarse.
ROTULADO DE BOTELLAS EN INGRESO
POR COMPRA

BOTELLAS EN PALET
Los rótulos se pegaran en el cartón y no el film, y se pegara al
menos dos rótulos por paleta uno en la cama superior y otro en la
cama inferior

VENTAJAS :
 Al aplicar el FIFO en el fraccionado con este método de pegado
de rotulo, el material no perderá identificación hasta agotarse.
 Explicación con FIFO
 Pues para la primera orden se fraccionara un saldo que puede
ser de camas inferiores o superiores. ( aun me quedara un
rotulo )
 Y para la siguiente orden por FIFO entregare todo el saldo
restante de mi paleta de botellas.
 De esta forma como máximo podre tener un saldo por cada
botella (paletas )
 MUESTRAS A CALIDAD

GENERAL
Por cada ingreso de material calidad analiza una muestra del material para garantizar
que cumple con las especificaciones técnicas.

En muchos casos el coordinador de recepción le deja un paquete en el área al

inspector para que este extraiga la cantidad de muestra que requiera.

BOTELLAS
El coordinador de recepción entregara rótulos a fraccionador para pegar en muestras
a entregar

FRACCIONADOR
1. El fraccionador se encargara de extraer la muestra, establecida por inspector de
calidad.
2. Fraccionador Escribirá y firmara la cantidad que extrajo en el rotulo (de proveedor
que se encuentra pegado en el film) de la respectiva paleta.
3. Fraccionador pegara un rotulo de ingreso en el paquete de muestra y entregara
esta al inspector de calidad.
 DEVLUCIONES DE MUESTRAS

Al termino del análisis el inspector nos devuelve el paquete, y

antes de trasladarlo hasta su respectiva ubicación se debe verificar
que el paquete este completo y bien sellado.

Antes de trasladar el material hasta su ubicación se debe verificar

que el paquete o bolsa este estar con la cantidad completa y
debidamente sellado.
•
ORDEN DE ENVASADO
DEVOLUCION DE MATERILES AL CIERRE
DE ORDEN

 Debemos evitar este tipo de devoluciones ya

que ocasiona un mal almacenaje (merma,
botellas chancadas etc.).
 Debemos mantener procurar mantener en su
paquete los materiales que no se utilicen
para que puedan ser devueltos en la misma
condición en la cual se nos entrego.
DEVOLUCIONES EN PAQUETES OPTIMOS
NO ABRIR PAQUETES DE DEVOLUCIONES

 Por FIFO: todo saldo de devolución y fraccionado se

tendrá que fraccionar en la próxima orden de
produccion.

 En la medida de lo posible debemos tratar de conservar

intacto las devoluciones de produccion para que se
fraccionen con la misma cantidad que ellos devolvieron.
En los paquetes de materiales que se recepcionan por concepto
de devolución se deberán conservar con su respectiva cantidad
para ser entregados en la próxima orden de envasado
 PERDIDA DEL ROTULO

 Debemos preservar los rótulos de ingreso, pero cuando

sea inevitable y se pierda este, entonces es valido hacer
un rotulo manual con un sticker y un plumón, para que el
material no pierda identificación.

Ventajas de materiales correctamente rotulados:

1. Facilita la búsqueda de materiales para el fraccionado y

dosificado.
2. Disminuye riesgo de confusión en fraccionado y
dosificado.

Ejemplo de rotulado manual caso ETIQUETAS:

 ROTULOS MANUALES

 Cuando encontremos un material sin código solicitar la lista

de materiales que se encontrara en el área de recepción de
materiales AMP, un plumón y sticker blanco de AMP, escribir
con plumón el código y pegarlo al material

 En el caso de encontrar en su área de trabajo un insumo sin

rotulo (identificación), entonces dar avisa a su jefe
inmediato.

 En el área de recepción de materiales siempre habrá

disponible para cualquier colaborador del almacén una lista
completa y ordenada de stocks
• La forma correcta de rotular una caja de etiqueta es la siguiente:

Debe tener el código (indispensable)

Debe tener al menos una muestra de etiqueta pegada en la parte frontal de
la caja.
Cada que se use una etiqueta como rotulo avisar a encargado de digitación
para que efectué la descarga correspondiente.
 PRESERVAR LOS PAQUETES DE
MATERIALES PARA FACILITAR EL
FRACCIONADO

 Tal es el caso de etiquetas el fraccionado consiste

en sumar paquetes enteros según el requerimiento
de la orden y contar de manera exacta un saldo
para completar la cantidad requerida.
 Esta labor es muy sencilla cuando se mantienen los
paquetes de proveedor y es recomendable
escribirle su cantidad en el caso de no recordarla.
 POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN

POLITICAS GENERALES
 Respetar nuestros horarios de entrada y nuestro
horario de inicio de fabricación.

 Cumplir con la verificación antes del inicio de la

producción del turno:

 Verificar materiales, limpieza de área y maquinas etc.

 EXCEDENTES Y DEVOLUCIONES

Validar constantemente desde el incido batch por batch

las unidades producidas, para solicitar el excedente de
materiales con anticipación y solo una vez.

Hacer un buen calculo para solicitar una cantidad

optima de excedente , sin que falte materiales , con la
mínima cantidad de devolución.

Nota:
A mayor nuero de excedentes mayor probabilidad de
errar en el cuadre de la orden.
TRANSPASO DE MATERIAL EN ORDENES
DE PRODUCCION

No tomar como excedente el material despachado para otra

orden o la devolución de otra orden antes de que halla sido
validada por almacén de materia prima.

En caso que fuera inevitable hacerlo deberá hacerse de la

forma siguiente :
1. Apuntar en la orden donde ingresa el material como
excedente ; una observación “ el Código Tal , del material
tal, cantidad, ingreso de la orden tal”
2. Apuntar en la orden de donde sale el material la siguiente
observacion;
“El código tal, del material tal, cantidad, salió para la
orden tal”
 CONTEO DE MERMAS

Contar la merma y apuntarla en la orden, solo el

material mermado que no se puede contar se
deducirá

( Consumo - cantidad producida ).

!FIN DE LA
CAPACITACION!
Recepción y distribución de
materiales y materias
primas.
RESPONSABLE
O GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

ROTULADO DE MATERIALES E
INSUMOS:
Lo mínimo para todos los insumos y materiales es de un sticker por bulto, teniendo
en cuenta las siguientes consideraciones y excepciones:
1. Rollos de etiquetas y sticker para zebra: a esta familia se le colocara el rotulo en
cada cono si excepción.
2. Insumos alérgenos, tendrán el mismo rotulo que los demás insumos pero este
rotulo será de color naranja en lugar de color blanco.
3. Botellas en paletas: Los rótulos se pegaran en el cartón y no el film, y se pegara
al menos 2 rótulos por paleta uno en la cama superior y otro en la cama inferior.
4. Cajas: al igual que las botellas se pegara el rotulo directamente en la caja y no
COORDINADOR sobre el film, y se colocara al menos 2 rótulos. Uno en la cama superior y otro en la
DE RECECION cama inferior.

CONTENIDO OBLIGATORIO DEL ROTULO:

CODIGO (MATERIAL) (INSUMO)
DESCRIPCION (MATERIAL) (INSUMO)
FECHA DE RECEPCION (MATERIAL) (INSUMO)
GUIA (MATERIAL) (INSUMO)
LOTE (MATERIAL) (INSUMO)
CANTIDAD (MATERIAL) (INSUMO)
HISTORIA (MATERIAL) (INSUMO)
FECHA DE VENCIMIENTO (INSUMO)
TARA (INSUMO)
• Almacenar los datos en excel.
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

DISTRIBUCION DE MATERIALES E
INSUMOS:
Materiales

(FIFO) primero en ingresar primero en salir.

1. Se deberá dar la máxima prioridad a la aplicación del FIFO, todo

nuevo ingreso deberá ser ubicado debajo o detrás del saldo del
mismo ítem.(Nunca adelante o encima )
2. En el caso de etiquetas cada unidad de compra consta de paquetes
con cantidades estándar de 500, 1000, unidades conservar estos
paquetes enteros e íntegros para facilitar la tarea del fraccionador.
Insumos

COORDINADOR DE (FEFO) primero en expirar primero en salir.

RECECION
1. Todo ingreso se deberá pesar y pegar un sticker con su peso en el
envase, solo se puede excepcionar en el caso de una cantidad grande
de paquetes iguales entonces será válido muestrear al azahar y pesar
uno o dos bultos (sacos, galones, cilindros, cuver, etc.)
2. Para el caso de insumos, será de la misma forma que los
materiales pero dando prioridad a la fecha de caducidad. (FEFO)
primero en expirar primero en salir.
3. Particularidad en insumos.
4. El aceite destilado y centrifugado de limón, (pesado, rotulado,
ingreso al sistema) a estos ítems se les pegara un formato de kardex
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS
ENTREGA DE MUESTRA A CALIDAD:
Para insumos y materiales coordinador de recepción deja una unidad de
compra recibida en el área de inspección de recepción considerando lo
siguiente:

1. El inspector de calidad al finalizar las pruebas deberá regresar la muestra

a su paquete y sellarlo tal cual ingreso.
2. El inspector apuntara en el vale de ingreso del informe de recepción las
muestras que ya no regresen al paquete de material o insumo (Ejemplo;
materiales cuyas pruebas de resistencia causan deterioro en el material y
este ya no es apto para su uso en producción.
Caso de botellas:
1. El coordinador de recepción de materiales imprimirá rótulos adicionales
para pegar en las muestras y las entregara al fraccionador.
INSPECTOR DE CALIDAD- 2. El fraccionador se encargara de extraer la muestra.
COORDINADOR DE 3. Fraccionador Escribirá y firmara la cantidad que extrajo en el rotulo (de
RECEPCION proveedor que se encuentra pegado en el film) de la respectiva paleta.
4. Fraccionador pegara un rotulo de ingreso en el paquete de muestra y
entregara esta al inspector de calidad.
5. El inspector de calidad deberá devolver oportunamente las muestras de
botellas conservando y corrigiendo la cantidad en el rotulo de ser necesario
(cuando parte de la muestra entregada ya no es apta para el uso en
producción).

Nota:
1. Toda muestra deberá estar debidamente rotulada, para esto se
imprimirán rótulos de ingresos adicionales.
2. En el caso de jugo turbio dosificador ayudara a inspector de
calidad a sacar la muestra, el inspector velara por las BPM al extraer la
RESPONSABLE
O GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

DEVOLUCION Y REUBICACION DE
MUESTRAS:
1. Quien recoja la muestra (coordinador de recepción, dosificado,
fraccionador) deberá verificar que el bulto tenga pegado su sticker
correspondiente al resultado de la inspección de calidad
(aprobado=celeste, rechazado=rojo u observado=amarillo).

COORDINADOR DE 2. Caso de alérgenos, tendrá un sticker color naranja incluso las

RECEPCION - muestras.
FRACCIONADOR
3. Se debe verificar que la muestra extraída haya sido regresada en
su totalidad a la unidad de muestra y esta se encuentre
debidamente sellada, caso contrario informar al inspector para que
culmine su labor.

4. En el caso de muestra de botellas verificar que la bolsa

mantenga su sticker con la cantidad.

5. Se traslada la unidad de compra a su ubicación respectiva.

 POLITICAS DE RECEPCION DE MATERIALES

CODIG
COD. PROCESO O POLITICA

Cada unidad de compra de materiales

RECEP. Y deberá estar debidamente rotulados y
P101 DISTRIB. PC101-1 conservar su rotulo hasta su agotamiento.
No debe haber ningún nuevo ingreso de
material ubicado encima o delante del
RECEP. Y resto del saldo del mismo material.
P102 DISTRIB. PC102-1 Insumo (FEFO)
Las paletas de botellas incompletas
RECEP. Y deberán tener un sticker con la cantidad
P103 DISTRIB. PC103-1 de muestra extraída
No debe haber unidades de compra
RECEP. Y incompletas por muestreo de calidad a
P104 DISTRIB. PC104-1 excepción de botellas.
FRACCIONADO
DE
MATERIALES(FI
FO)
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

FRACCIONADO
PROCEDIMIENTOS
envasado
OE = Orden de
AMP = Almacén de materia prima

General:

1. Siempre se debe iniciar el fraccionado por los ítems de menor volumen.

2. En todos los casos se deberá incluir primero los saldos o devoluciones en el fraccionado.
3. Si de un paquete saldo de devolución rotulado con cantidad, se extrae un número menor
al rotulo, entonces se deberá actualizar la cantidad de ese rotulo (lapicero o plumón).
4. Se apuntara en la orden todo despacho de material con su respectiva cantidad (total,
parcial, con excedente etc.).
5. Cuando se despache un material que no esté incluido en la lista de códigos de la OE,
entonces se apuntara lo siguiente: (Código-descripción-cantidad)
6. Al término del fraccionado debe quedar como máximo un saldo por ítem.
7. La recepcionista de materiales verificara las entregas de almacén, anotara cualquier
observación o diferencia en la entrega e informara a la coordinadora de dosificado.
8. A la mañana siguiente de lanzado el programa a más tardar 8:00 am la recepcionista de
producción entregara las OE a la encargara de dosificado e informara cualquier observación
o disconformidad.
COORDINADORA DE DOSIFICADO
Consideraciones y excepciones:
- FRACCIONADOR
BOTELLAS
1. La botella se entregara previo al inicio de la fabricación del producto y en coordinación
con la recepcionista de producción, cuando la orden fuera de cantidades mayores (jalea,
limón, dressing), entonces se hará entregas parciales apuntando cada entrega en la orden
de envasado y en coordinación con la recepcionista de materiales (producción).
2. Se entregara primero los palets enteros y al final el saldo (generalmente en camas según
la cantidad exacta de la orden de envasado).
3. Recepcionista de materiales tendrá la opción de solicitar a la línea de produccion se le
guarde los rótulos que tengan escrita cantidad extraída por muestra para que pueda
regularizar antes del excedente con AMP.
4. Al término de la orden la devolución (si hubiera) se juntara a la paleta incompleta que
quedo del fraccionado, debiendo quedar solo un saldo (paleta incompleta en el almacén)
CAJAS:
• Solo cuando la orden fuera de cantidades mayores, tal el caso de OE de limón y jalea,
entonces hará entregas parciales previo al inicio de la producción apuntando cada entrega
en la OE y previa coordinación con la recepcionista de materiales (producción).
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS
DESCARGA:
1. El digitador deberá realizar la descarga, solo de las órdenes firmadas por la
recepcionista de materiales de producción y el fraccionador, caso contrario regularizar con
recepcionista de materiales.
2. Si las cantidades son menores a la orden, consultar a coordinadora de dosificado, de
confirmarse que no se completara, digitar la diferencia como devolución 1.
DIGITADOR 3. Posterior a la descarga el digitador marcara en su programa del día las órdenes
descargadas, además también escribirá en la observación resaltante.
4. El digitador se apoyara con la coordinadora de dosificado o la recepcionista de
materiales de producción ante cual alguna duda previa a la descarga.
5. El digitador verificara diariamente que no se genere ningún stock negativo luego de las
descargas.

EXCEDENTES: AMP= Almacén materia prima

1. Se solicitara con la orden de envasado de producción a la coordinadora de dosificado o
fraccionador caso turno noche.
2. No coger los materiales de otra orden de envasado que aún no inicie.
3. El tiempo de entrega o despacho será de 30 minutos máximo.
4. Se deberá solicitar con un máximo de dos veces por orden de envasado.
5. En Almacén
6. El fraccionador entregara y apuntara las cantidades en la orden de envasado de
almacén.
FRACCIONADOR - 7. Al término el fraccionador Llevara y entregara la orden de envasado al digitador.
DIGITADOR - 8. Digitador descargara al momento los excedentes que recepciones.
RECEPCIONISTA DE
MATERIALES - Solicitud de excedente de una devolución que aún no se entrega a AMP:
COORDINADORA DE 1. Para tomar excedente de una devolución que se encuentra en produccion, se informara
DOSIFICADO al fraccionador, y se colocara una observación en la orden cerrada (Se pasó el código de
material tal; en cantidad tal; al número de orden tal) y también una observación en la
orden a la cual se traspasa los materiales (El excedente provino de la devolución de la
orden tal; código de material tal; cantidad tal.)
2. Fraccionador transcribirá cada observación a su respectiva orden de envasado de
almacén.
Nota importante:
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

VALES DE CONSUMO: APT= Almacén de

productos terminados

Las áreas que requieran materiales o insumos deberán cumplir lo siguiente:

1. Apuntar en el vale de manera clara el código y descripción del ítem.

2. Solicitante entregara vale a encargada de dosificado o digitador
3. Al recibir el material la persona solicitante verificara lo entregado, tachara
lo no entregado y firmara en el campo “despachado”, dando conformidad.

En almacén:

FRACCIONADOR - 1. Antes de entregar el vale al fraccionador, encargada de dosificado

DIGITADOR - solicitara a digitador verifique los stock en sistema de los ítems requeridos
COORDINADORA DE (no buscar ítems con stock cero)
DOSIFICADO 2. Si de un paquete saldo de devolución rotulado con cantidad, se extrae un
número menor al rotulo, entonces se deberá actualizar la cantidad de ese
rotulo (lapicero o plumón).
3. El fraccionador entregara el vale firmado por el solicitante, al digitador.
4. El digitador procederá a descargar y marcar solo los vales que contengan
la firma en el campo despachado, y digitara solo los ítems no tachados.
5. Orden de documentos
6. Los vales de consumo pendientes de descargar se almacenaran en una
caja rotulada, al término del día todos los documentos contenidos en la caja
deberán estar descargados.
7. Los vales ya descargados se archivaran en file por áreas (APT-Calidad-
desarrollo, Logística, Compras)
 POLITICAS DE
COD. PROCESO FRACCIONADO
CODIGO POLITICA

Como máximo existirá un saldo por ítem

P201 FRACCIONADO PC201-1 (FIFO) (DEV+ SALD FRACC )
No generar desorden al retirar un material o
P201 FRACCIONADO PC201-2 insumo para fraccionarlo o dosificarlo.
El saldo de devolución (si hubiera ) se debe
consolidar con el saldo del paquete o unidad
P201 FRACCIONADO PC201-3 de almacenamiento después del fraccionado
No debe generarse ningún código con stock
P202 FRACCIONADO PC204-1 negativo, se revisara constantemente.
Todos los excedentes deberán estar
P203 FRACCIONADO PC203-1 apuntados en la orden de almacén
Todos los vales descargados deberán tener
la firma en el campo de despachado del
P204 FRACCIONADO PC204-1 vale
 DOSIFICADO
DE
INSUMOS(FEF
O)
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS
PESADO:
1. El dosificador antes de iniciar el pesado verificara si dispone en su área del insumo a
pesar.
2. Si necesita trasladar un paquete de insumo desde su ubicación en rack hasta su área de
pesado, primero trasladara el saldo de insumo, de no haber saldo trasladara un paquete
nuevo cerciorándose que este fuese el lote correcto más próximo a vencer. (FEFO). Primero
en expirar primero en salir.
3. Al término del pesado de toda orden solo debe quedar un saldo como máximo por insumo.
4. Cuando se le termine un insumo realizara su destare ( ver procedimiento “destare”)
DOSIFICADOR -
COORDINADORA DE 5. Alérgenos:
DOSIFICADO Estos insumos deberán estar rotulados con sticker color naranja, siempre separados del
resto de insumos dentro y fuera del área de dosificado.

• Insumos de limpieza:
Estos por ningún motivo de almacenaran en envases de productos, deberán tener su propios
envases, dispensadores etc. Y siempre estarán debidamente rotulados (ácido Paracético,
tiner, detergente, lejía entre otros.)
• ROTULOS:
Todos los insumos deberán estar rotulados sin excepción, llámese muestras para control de
calidad, insumos dosificados, saldos etc.

EXCEDENTES:
General
1. El supervisor solicitante enviara un correo a coordinadora de dosificado con copia a JAMP y
Digitador.
2. El dosificador apuntara todo tipo de excedente en el cuaderno.(Nª de batch adicionado o
excedente de insumo en su batch correspondiente).
SUPERVISOR DE PRODUC 3. El digitador solicitara el cuaderno del área al dosificador, apuntara y marcara con un
- COORDINADORA DE resaltador los excedentes en su cuaderno antes de proceder a digitarlos en el sistema.
DOSIFICADO - Excedente de batch
DOGITADOR - El dosificador solo pesara el excedente de batch cuando se le entregue la hoja de formula a
excepción del turno noche, donde podrá coordinar directamente con el supervisor de turno,
Pero este regularizara vía correo a coordinadora de dosificad, JAMP y digitador.
Excedente de insumo:
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS
DESTARES:
1. Al termino de todo insumo liquido con la siguientes excepciones (pasta de tomate, extracto
de malta, no son líquidos pero se pesa el envase al termino y se reporta la merma).
2. Verificar la tara en el rotulo del proveedor.
3. Pesar el galón, frasco o cilindro vacío debidamente tapado.
4. Apuntar la siguiente información en el cuaderno; peso de tara (omitir si no trae tara el
proveedor), nombre del producto, el peso del galón, frasco o cilindro vacío.
5. Digitador solicitara el cuaderno del dosificador, apuntara y marcara con un resaltador los
destares.
6. El digitador hallara la diferencia de la tara y el peso del galón vacío, y procederá a
descargar la tara del sistema utilizando el concepto salida por tara densidad.
DOSIFICADOR
CASO ACEITES DESTILADO Y CENTRIFUGADO DE LIMON:
A estos ítems se le adicionara los siguientes pasos después del pesado del cilindro vacío:
• Despegar la hoja de Kardex del cilindro metálico y entregarla al digitador.
• Digitador archivara en un file las hojas.

CASO VINAGRE CONCENTRADO

• Para este ítem se anotara en su cuaderno cada vez que se realice el cambio de un cuver de
vinagre vacío por uno llevo en el techo de dosificado. La anotación dirá “cambio de cuver de
vinagre” y se apuntara en la hoja en el cuaderno correspondiente a la fecha del cambio.
• Digitador al ver el apunte verificara el peso del cuver vacío , completara los datos para el
destare.

DEVOLUCIONES:
Cuando la línea de producción devuelva un batch:
SUPERVISOR PRODUC- 1. Verificar los insumos devueltos
DOSIFICADOR - 2. Reponer los insumos a sus paquetes
DIGITADOR - 3. Apuntar el batch como devuelto en su cuaderno
COORDINADORA DE 4. Entregar la hoja de batch devuelta al digitador
DOSIFICADO 5. Digitador recibe la hoja, constata, envía correo a sistema para la regularización y almacena
la hoja en la caja de ordenes en proceso a espera del cierre de la orden.
 POLITICAS DE DOSIFICADO
COD. PROCESO CODIGO POLITICA
Todo insumo deberá tener como máximo un
saldo, que puede estar en rack o en dosificado.
P301 DOSIFICADO PC301-1 (FEFO)

Debe quedar un registro de los excedentes de

P302
batch o poco usuales en el correo electrónico
DOSIFICADO PC302-1 dirigido a coordinadora de dosificado.
En el cuaderno del dosificador deberán estar
P302
DOSIFICADO PC202-2 apuntados todos los excedentes
P303 En el cuaderno del dosificador deberán estar
DOSIFICADO PC303-1 apuntados los destares
Al cierren de las OF el digitador debe tener en
custodia las hojas devueltas y estas debe
P304
coincidir con lo reportado vía correo por
DOSIFICADO PC304-1 producción.
DV. Y CIERRE
DE ORDENES
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS
DOCUMENTOS: OE= Orden de envasado
El digitador velara por el orden de los documentos descargados (OE,OF, vales de consumo, etc.
OE
A. Ordenes en proceso:
1. Se almacenaran en una caja rotulada únicamente las ordenes que aún no tengan devolución o
que producción no haya informado el termino de dicha orden.
2. Para las ordenes en proceso con más de 4 días contando desde la fecha en que se lanzó (parte
superior izquierda de la orden), se enviara un correo a producción, para que informe sobre el
estado de esta.
DIGITADOR
B. Ordenes cerradas:
1. Se almacenara en una caja rotulada las ordenes cerradas por producción o que cuenten ya con
devolución, las cuales tendrá adjunta la copia de la OE de producción.
2. Periódicamente se archivara las órdenes cerradas evitando excesiva acumulación en la caja de
órdenes cerradas
Archivo y registro de órdenes cerradas:
• Se colocara en una bolsa numerada, se hará una lista de las ordenes que se encuentran en la
bolsa, esta lista será ingresada al archivo en Excel de las ordenes cerradas, manteniendo un
registro en Excel de estas.

INSPECCION DE DEVOLUCIONES: OE= Orden de envasado.

OF = Orden de fábrica. AMP = Almacén de materia prima

1. La encargada de recepción de materiales trasladara las devoluciones con sus respectivas

órdenes hasta el AMP.
2. El digitador trasladara su caja de órdenes en proceso y batch de devolución para iniciar el cotejo
de cantidades e inspección de estado de materiales.
3. Todos los paquetes devueltos deberán tener un rotulo que contenga lo siguiente (código,
descripción, cantidad, fecha, orden de envasado), de los contrario devolver a la recepcionista de
DIGITADOR - materiales.
RECEPCIONISTA 4. En el material se cotejara, la cantidad del rotulo de devolución contra la de la orden, que
DE MATERIALES corresponda a la OE y que se encuentre en buena estado.
5. Los paquetes de devolución no se abrirán y se conservaran con su cantidad a espera de ser
fraccionado en la próxima producción. Si por alguna solicitud por consumo de abre el pqt, entonces
solamente corregir la cantidad y volver a sellar.
6. No se aceptara ningún material que no se encuentre registrado en la orden (devoluciones por
RESPONSABLE O
GUIA DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO
INVOLUCRADOS

DIGITACION DE DEVOLCUIONES:
Orden de envasado
• Digitar las cantidades de la OE y ejecutar el cierre en el módulo del sistema (cierre de OE).
Orden de fabrica
DIGITADOR • Solicitar mediante correo electrónico a sistemas se ejecute los excedentes o devoluciones de
batch, luego de esto proceder a cerrar la OF en el sistema (cierre de OF)
Nota importante:
Digitador verificara diariamente que no se generen stock negativos en el sistema.

REPOSICION DE DEVOLUCIONES:
1. Coordinadora de dosificado designara un fraccionador para cumplir esta tarea.
2. Fraccionador se guiara en la búsqueda únicamente por los códigos y confirmara la búsqueda con
la descripción (opcional), de encontrar un saldo de devolución sin código informara al digitador para
que este regularice con recepcionista de materiales.
3. No dañar ni arrancar los rótulos de devolución, tampoco abrir el paquete.
4. El fraccionador hará la reposición por bloques, dividiendo por tipo los materiales (ubicara todas
las tapas, luego etiquetas, luego precintos, etc.)

Particularidades y excepciones:

COORDINADORA Botellas:
DE DOSIFICADO - 1. Se deberá consolidar con el saldo del fraccionado, si lo hubiera para ser fraccionado en la próxima
FRACCIONADOR - producción.
DIGITADOR 2. Si el saldo de devolución esta en bolsa y el resto de stock se encuentra en camas ubicar el saldo
de cama y completar con las botellas de devolución, al final pegarle un sticker con la nueva
cantidad en la cama.

Cajas:
Los lugares donde se ubican las cajas son dos; mesanine y AMP.
1. El fraccionador primero ubicara las cajas en AMP, al final ir a mesanine con el saldo de cajas no
encontradas en AMP
2. Cuando no se encuentre una caja en AMP y tampoco en Mesanine, entonces consultar su stock en
 POLITICAS DE DV Y CIERRE DE
ORDEN
CODIG
POLITICA
O
Siempre deberá haber 3 cajas rotulas para
PC401-
el almacenamiento de documentos en
1
transito.
PC402- todos los saldos de devolución deberán
1 estar debidamente rotulados.
PC403-
N0 debe generarse stock negativos
1

PC404- solo debe haber como máximo un saldo

 FLUJO DE DESCARGAS Y CIERRE
DE ORDENES
 Luego de realizar el análisis de las diferencias del
inventario de cierre correspondiente al periodo
2013.

 Se encontró un nuevo punto critico a mejorar:

 Las descargas actualmente son parcialmente en
línea.
1. El objetivo es que las descargas se ejecuten 100%
en línea y
2. El modulo de cierre sirva de herramienta de
análisis para los supervisores de producción al
momento de realizar el cierre de sus ordenes
 CONTROL
1. INDICADOR ERI
2. CUMPLIMIENTO DE POLITICAS ( POR MEDIO DEL ERI ).
a).- DESTARES.
B).- (Consolidación FIFO).

3. REVISION DE STOCK NEGATIVOS

 METODOLOGIA ERI COMO ELEMENTO
DEL SISTEMA INTEGRAL DE PROCESOS

 DEFINICION DE LA POLITICA DE EXACTITUD:

 Opciones de criterios para el punto de referencia (un
ingreso por compra ) del % de tolerancia, del
informe indicativo ERI 2014.
1. Tomar el mayor ingreso por compra de cada
ítem del periodo anterior 2013.
2. Tomar el menor ingreso por compra de cada ítem
del periodo anterior 2013.
3. Tomar el promedio aritmético de los ingresos por
compra de cada ítem del periodo 2013.
4. Tomar el ultimo ingreso por compra de cada ítem
del periodo 2013
MODULO DE DESCARGAS
ACTUAL
PROPUESTA DE MEJORA
BASE DE DATOS PARA EL
REPORTE ERI
 ANALISIS DE DIFERENCIA /
BALANCE POR ORDEN

 BALANCE DE ORDENES1.xlsx