Titre du cours : Gestion d’une base de données sous MS-ACCESS

Concepteur : Jean-Bernard BAKONGA

Prérequis :

‒ S'approprier son environnement de travail

‒ Etre capable de réaliser des documents simples destinés à être intégrés, maîtriser les
fonctionnalités de base du logiciel Word ou Writer; intégrer des éléments
multimédia.
‒ Etre capable de maîtriser les fonctionnalités de base du tableur Excel ou Calc ;
‒ Connaitre la méthodologie de Conception d’une base de données;

Objectifs du cours :

Au terme de ce cours, vous devriez être capable de :

‒ Décrire l’environnement MS-Access

‒ Créer une base données vide ;
‒ Créer les tables ;
‒ Créer les relations entre les tables ;
‒ Créer les requêtes simples et multi-tables ;
‒ Créer les formulaires et les sous formulaires ;
‒ Créer les macros ;
‒ Attacher une macro à un formulaire ;
‒ Créer les états et les sous-états ;
‒ Créer un Menu principal ;
‒ Afficher les fenêtres en mode superposition
Table des matières
Table des matières.................................................................................................... 2
Introduction ............................................................................................................ 3
Bases de données Access ........................................................................................... 5
1) Création d’une base de données .................................................................................. 5
2) Fermeture de la base de données ................................................................................. 5
3) Ouverture d’une base de données ............................................................................... 6
Les Tables et Relations .............................................................................................. 7
1) Les tables ..................................................................................................................................... 7
2) Création des relations entre les tables........................................................................................ 9
Les Formulaires ....................................................................................................... 12
1) Création des formulaires ............................................................................................. 12
2) Création d’un bouton de contrôle de formulaire ........................................................ 15
3) Saisie des données à l’aide des formulaires .................................................................. 18
4) Renommer un formulaire ........................................................................................... 18
Les Requêtes ........................................................................................................... 21
1) Concepts .......................................................................................................... 21
2) Création d’une requête .................................................................................. 21
3) Création d’un sous formulaire dans un formulaire .......................................... 22
Les Etats ................................................................................................................. 30
1) Concept .......................................................................................................... 30
2) Création d’état et sous-état ........................................................................... 30
3) Création de Menu principal .......................................................................... 35
4) Le mode superposition.................................................................................. 38
Les Macros ............................................................................................................. 40
1) Concept : ........................................................................................................ 40
2) Création d’une macro ................................................................................... 40
3) Comment utiliser les macros créées................................................................. 41
Situation Problème : Edition des bulletins de notes des élèves .................................. 43
Référence .............................................................................................................. 48

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 2

Introduction
Une Base de Données est un ensemble de données ou d'informations organisées en vue de
faciliter la recherche, la modification et l'extraction de données spécifiques. Elle sert à
stocker et à traiter des informations ; et peut être utilisée par exemple pour gérer un
fichier Clients, un fichier du Personnel, un système de Commandes et de Facturation, un
système de Gestion des Stocks, etc.

En fait une Base des Données Access comme son nom l’indique, n’est autres qu’un
ensemble des données enregistrées dans un fichier Access. Soulignons qu’Access est un
Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles car il permet d’établir des
relations dynamiques entre les différents éléments contenus dans les tables.

Une base des données Access est structurée en plusieurs types d’objets : d’une ou des
Tables, des Requêtes, des Formulaires, des Macros, des Etats et des Modules. Elle peut
être schématisée comme ceci :

Base des données

Access
Tables

Requêtes

Formulaires

Macros

Etats

Modules

Avant de travailler sous Access un notre d’action de conception est à entreprendre : le

dictionnaire des données et le modèle logique des données relationnel qui permettrons de
créer les tables et les relations ; les écrans de saisie, qui permettrons de réaliser les
formulaires.

Dans le cadre de ce cours nous n’étudierons pas les modules. Et, pour mieux comprendre
la structuration ci-dessus nous partirons d’une étude de cas qui sera résolue pas à pas.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 3

Etude de cas : Facturation

Une quincaillerie souhaiterait disposer d’un logiciel permettant d’informatiser la création

de la facture grâce à la saisie journalière des achats.

Dictionnaire des données élémentaires :

Champs Types de Taille Format Décimale Indexé

données
Ref Texte 8 Oui-sans doublons
Désignation Texte 50 Non
PU Numérique Entier long Standard 0 Non
Code_client Texte 10 Oui-sans doublons
Nom_client Texte 50 Non
Ville_client Texte 15 Non
N°_facture NuméroAuto Oui-sans doublons
Qté Numérique Entier long standard 0 Non
Date_facture Date/heure Non

MLDR :

CLIENT (Code_client, Nom_client, Ville) ;

ARTICLE (Réf, Désignation, PU) ;
COMMANDE (N°_facture, #Code_client, #Réf, Date_facture, Qté) ;

NB : # spécifie une clé secondaire ; et les clés primaires sont soulignées.

Annexe 1 :

Code_client CL01 CL02 CL03

Date_facture 12/02/2005 17/02/2005 20/04/2005
Réf Qté Réf Qté Réf Qté
CM01 8 CM01 15 CM01 50
FER01 3 FER01 23 FER01 //

Annexe 2 : Liste des articles Annexe 3 : liste des clients

Réf Désignation PU Code_client Nom Ville

CM01 Ciment 4900 CL01 DIEM Antoine Douala
FER01 Fer à béton 5600 CL02 TAKALA Jean Bafang
CL03 BELLA Claire Yaoundé
Dans Access les procédures de traitement varient d’une version de Microsoft Office à une
autre. Nous adopterons la version 2007 ; mais les mêmes traitements pourront
s’implémenter également dans 2010.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 4

Chapitre 1 Bases de données Access

Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer une base de données vides ;

 Fermer une base de données ;
 Ouvrir une base de données existante ;

1) Création d’une base de données

1- Démarrer Microsoft office Access :

Démarrer  Tous les programmes  Ms office  MS office Access

2- faire un clic ici et choisir la commande « nouveau »

3- Saisir le nom de
votre BD et cliquer
sur « créer »

2) Fermeture de la base de données

1- Faites un clic ici

pour fermer

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 5

3) Ouverture d’une base de données

1- faites un double
clic sur le fichier à
ouvrir

Ce qu’il faut retenir :

- L’extension d’une base de Données Microsoft Access est : accdb

- S’assurez toujours que le nom de votre base des données ne comporte pas d’espace ni
des signes de ponctuations. Ceci dans le but d’éviter de problème lors de la
programmation VBA. En effet les espaces et les signes de ponctuations font partie du
langage de programmation.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 6

 Chapitre 2 Les Tables et Relations
Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer des tables en mode création ;

 Saisir les attributs des tables ;
 Enregistrer les tables et relations;
 Créer les relations entre les tables ;

1) Les tables

Une table est le lieu de stockage des informations. C’est dans les tables que nous allons
stocker et enregistrer nos données. Dans Microsoft Access toutes les données sont
enregistrées dans des tables.

1.1) Procédure de création :

Pour comprendre la procédure nous allons créer la table CLIENT de notre étude de cas.

Lors de la création de notre base de données, Microsoft Access crée une table par défaut
appelée « table1 », il nous reste à saisir les données et l’enregistrer sous le nom « CLIENT ».

Mais pour créer une nouvelle table, l’on procède comme suit :

1- Faire un clic sur le menu « Créer »

2- Faire un clic sur l’onglet « Création de table »

1.2) Saisie des attributs

A partir du dictionnaire des données et du MLDR, saisir les informations relatives au

« CLIENT ». Cette saisie consiste à créer les champs de la table « CLIENT » :

3- Faire un clic droit pour

dérouler la liste des « types
de données
1- Saisir « code_client »
ici, sans quitter le 4- Choisir le type de
champ ; données « texte »

5- Choisir la taille du
champ ici

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 7

 2- activer le menu
contextuel (clic droit)
et faire un clic ici

Faire de même pour les deux autres champs (Noms_client et ville_client) ; puis enregistrer
la table.

1.3) Enregistrement de la table :

1- Faire un clic ici pour enregistrer ;

2- Entrer le nom de la table ici

et cliquer sur « OK »

Nous obtenons la table suivante :

3- Faire un clic ici

pour fermer la table

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 8

 La table CLIENT vient d’être
créée. Double cliquer sur son
nom pour l’ouvrir en mode
saisi des données

NB : il n’est pas nécessaire de saisir directement les données dans la table. Cette opération
s’effectue en utilisant un formulaire. Nous verrons cela dans le chapitre 3

Exercice d’application 1 :

En procédant pareillement créer les tables « ARTICLE » et « COMMANDE »

2) Création des relations entre les tables

1- Faire un clic sur le menu « outils de base de données »

2- faire un clic sur l’onglet « Relations »

RQ : cet onglet permet également d’afficher les relations si elles existent.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 9

3- Faire un double clic respectivement sur : CLIENT, COMANDE, ARTICLE.

4- Faire un clic sur fermer

On obtient :

4- Maintenez cliquer sur « Code-client » de la table CLIENT, et glisser vers « Code_client »

de la table COMMADE (dans cette table il est clé étrangère). Faites de même de « Ref » de
la table ARTICLE vers « Ref » de la table COMMANDE.

5- Spécifiez les propriétés de la relation: l'intégrité référentielle, conditions de suppression

et de modification et le type de jointure

On obtient la relation suivante :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 10
6- Faire un clic ici pour enregistrer

7- Faire un clic ici pour fermer

Ce qu’il faut retenir :

- Après avoir confirmé l'exactitude du modèle de l'application avec le client, on crée les
tables appropriées ;

- Ne pas oublier que les tables qui seront reliées doivent avoir un champ en commun: il
peut porter un nom différent mais il doit être de même type et de même taille dans les
deux tables.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 11

Chapitre 3 Les Formulaires

Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer un formulaire ;
 Créer un bouton de contrôle de formulaire ;
 Saisir les données à l’aide d’un formulaire ;
 Renommer un formulaire

1) Création des formulaires

1.1)Concept

Un formulaire est une interface utilisateur. C'est-à-dire une interface graphique permettant
d’afficher des données provenant d’une table ou aussi permettant d’ajouter des données
dans une table. A partir d’un formulaire on peut remplir une table. Un formulaire peut
être aussi utilisé pour faire des menus, des boites de dialogue, etc.

Ainsi, la saisie des données à partir d’un formulaire est plus pratique qu’une saisie
directement dans une table.

Pour pouvoir utiliser un formulaire à partir d’une table spécifique, il faut simplement le
créer à partir de cette table.

1.2) Procédure

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 12

Vous aurez cette fenêtre qui s’ouvre devant vous. Dans la zone de liste contenant la liste
des tables et requêtes, sélectionnez la table CLIENT

4- Faire un clic ici pour

dérouler et sélectionner
la table CLIENT

5- Faire un clic ici pour sélectionner

tous les champs de la table CLIENT
et les faire déplacer à gauche

6- Cliquer sur « suivant » trois fois

pour continuer la création
formulaire

7- insérer le nom du
Formulaire ici et cliquer
sur « Terminer »

Le formulaire obtenu se présente comme suit :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 13

 8- pour modifier le
formulaire cliquer ici

9- Cliquer en suite sur

« Mode Création »

10- Renommer les champs :

Code_client, Nom_client et
Ville_client respectivement en
Nous obtenons l’interface de modification : « Code client », « Nom » et
« Ville »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 14

Le formulaire modifié se présentera comme suit :

Ce formulaire est uniquement à affichage de données. Pour obtenir un formulaire à saisie

de données, il suffit de lui ajouter un « bouton de contrôle de formulaire »

2) Création d’un bouton de contrôle de formulaire

1- Afficher le formulaire en « Mode Création » (suivre les étapes 8 et 9 du paragraphe

précédent)

3- Faire un clic sur « bouton de

contrôle de formulaire »

2- Créer le champ d’insertion du

bouton, en maintenant le bouton
gauche de la souris enfoncé ; et en
faisant glisser la barre « pied de
formulaire » vers le bas

4- Faire un clic ici pour créer le

bouton

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 15

 5- Choisir « Opération sur enreg. », puis
« Ajouter un nouvel enregistrement »

6-Cliquer sur
« suivant »

7- Cliquer ici ;
Saisir OK ici ;
Faire un clic sur « suivant ».

8- Saisir le nom du bouton ici ;

puis faire un clic sur
« Terminer »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 16

Exercice d’application 2 :

a) Créer un second bouton de contrôle de formulaire sur le formulaire CLIENT; que vous
noterez « Fermer » ;
b) Créer le formulaire ARTICLE de la même manière que le formulaire CLIENT.
Enregistrer et fermer les deux formulaires.

Indication :

a) Dans « Assistant commande de bouton» choisir « opération sur formulaire » puis

« Fermer un formulaire » et continuer comme précédemment.
b) Idem création formulaire CLIENT

Les deux formulaires se présenteront comme suit :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 17

3) Saisie des données à l’aide des formulaires

1- Faire un double clic ici pour afficher le formulaire CLIENT

2- Saisir et valider les informations de l’annexe 3 comme ci-dessous

Pour naviguer sur les différents

enregistrements de la table CLIENT via ce
formulaire, utiliser les boutons de
déplacement ci-dessus.

4) Renommer un formulaire

Lors du processus de création de formulaire par l’assistance formulaire, nous n’avons pas
eu l’occasion de spécifier le nom de notre formulaire. Microsoft Access a donné
automatiquement le titre de notre formulaire comme nom par défaut.

Comment faire ?

Nous allons donner un nouveau nom au formulaire CLIENT, qui ne contiendra pas
d’espace ni de signe de ponctuation.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 18

 1- Faire un clic droit ici

2- Puis cliquer sur

« Renommer »

Saisissez le nom que vous voulez pour votre formulaire. Le mien c’est « ListeClient »

3- saisir ici le nouveau

nom du formulaire

4- Puis cliquer à l’extérieur pour valider

les modifications. Par exemple ici

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 19

Le formulaire se présentera comme suit :

Nom de formulaire sans

espace, ni ponctuation.

Exercice d’application 3 :

Saisir la liste des articles et renommer le formulaire par « ListeArticle »

Ce qu’il faut retenir :

- Tous les formulaires de la base des données seront précédés d’icone

- Vous pouvez créer plusieurs formulaires dans une base des données
- S’assurer toujours que le nom de votre formulaire ne contient pas d’espace, ni de
ponctuation ;
- Le nom de la table peut être égal au nom de formulaire mais deux formulaires ne
peuvent avoir le même nom.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 20

Chapitre 4 Les Requêtes

Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer une requête à l’aide de l’assistant;

 Créer un bouton de contrôle ;
 Créer un sous formulaire dans un formulaire ;

1) Concepts

Les requêtes permettent de manipuler les données qui se trouvent dans les tables. C'est-à-
dire que dans Access les tables ne servent seulement qu’à stocker les informations. Et si on
désire faire des tries ou des filtres ou encore des calcules basées sur les donnés d’une
table, on utilise la requête.

2) Création d’une requête

Admettons que nous voulons avoir la liste des clients avec leurs commandes d’article, nous
allons créer une requête que nous allons appeler ListeClientArticle (qui est une abréviation
que j’ai inventé pour designer « une liste des clients avec leurs articles »).

Dans la requête ainsi créée ajoutons le champ « Montant HT »

2.1 Requête « ListeClientArticle »

1- faire un clic sur « Créer »

2- Faire un clic sur « Création de requête »

3- Ajouter successivement les

tables : CLIENT,
COMMANDE, et ARTICLE ;
puis fermer

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 21

4- Placer le curseur ici

5- Double cliquer sur le champ « Code_client » de la table « COMMANDE »

NB : Faites la même chose pour les autres champs en vous assurant du choix de la bonne
table.

2.2 Ajout du champ « Montant NT » dans la requête

6- Ecrire Montant HT : [Qte]*[PU] ici

7- faire un clic ici pour enregistrer

8- Saisir le nom de la requête ici et cliquer sur

Ok

9- Fermer la requête

3) Création d’un sous formulaire dans un formulaire

3.1) Création du formulaire « Facture »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 22

1- Cliqu er sur « Créer »

2- Cliquer sur « plus de formulaire »

3- Cliquer sur « Assistant formulaire

4- Cliquer ici pour

dérouler la requête

5- Sélectionner la requête
« ListeClientArticle »

6- Cliquer ici pour

sélectionner chaque
champ désiré

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 23

7- Cliquer successivement sur <suivant><suivant><suivant>

8- Saisir le nom « ListeFacture » ici ; et cliquer sur

« Terminer »

Le formulaire ainsi créé se présente comme suit :

3.2) Création du sous formulaire Détail dans le formulaire ListeFacture

1- Afficher le mode création comme vu précédemment

2- Faire un clic sur bouton « sous

formulaire/sous-état

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 24

3- Créer le champ d’insertion du sous formulaire (Voir procédé ci-dessus)

4- Faire un clic sur « suivant »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 25

 5- Faire un clic ici pour
dérouler la liste

6- Sélectionner la requête
« ListeclientArticle »

7- Faire un clic ici pour

sélectionner chaque
champ ci-contre

8- Cliquer sur « suivant »

9- Faire un clic ici

10- Définir les liens comme ci-contre

11- Cliquer sur « suivant »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 26

 12- Saisir le nom du sous formulaire ici et
faire un clic sur « Terminer »

Nous obtenons le sous formulaire et formulaire en mode création comme suit :

13- Sélectionner les champs utilisés pour servir de lien entre le formulaire et le sous
formulaire, puis faire un clic droit et cliquer sur propriété.

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 27

14- dans « Feuille de propriétés » choisir
visible=Non pour masquer ces champs.

Exercice d’application 4:

Créer les boutons de contrôle de formulaire : « OK » et « Fermer » sur le formulaire

ListeFacture.

3.3) Créons le bouton « Imprimer »

1- Afficher le « mode Création puis cliquer sur Bouton de contrôle de formulaire ;

2- Cliquer sur « opération sur formulaire » et ensuite sur « imprimer le formulaire en
cours » ;
3- Puis cliquer sur suivant.

1
2

4- cliquer ici 5- saisir « Imprimer »

ici

6- Cliquer sur
« suivant »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 28

7- Saisir le nom du bouton ici et cliquer sur « Terminer »

8- Enregistrer et fermer le formulaire

3.4) Saisie des mouvements à l’aide d’un formulaire contenant le sous formulaire

1- Faire un double clic pour ouvrir le formulaire et saisir

les données

2- Saisir le code client ici et

faire une tabulation

3- Saisie la date d’achat ici

4- saisir la première
référence ici et faire
une tabulation

5- Saisir la Qté ici et

faire une tabuilation

6- cliquer sur « Ajouter »

Exercice d’application 5 :

Saisir les informations de l’annexe 1

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 29

Chapitre 5 Les Etats

Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer un état ;
 Créer un sous état dans un état;
 Créer un menu principal
 Afficher les fenêtres en mode superposition ;

1) Concept

L’Etat est la page d’impression des données Access. Dans Access lorsqu’on veut imprimer
quelque chose on utilise l’objet « Etat ». La création d’un état ressemble à la création d’un
formulaire

Admettons que nous voulons créer à l’aide de l’assistant l’état FACTURE. Qui intègrera un
sous état DETAIL afin de permettre d’afficher chaque facture sur une page.

2) Création d’état et sous-état

1- Cliquer sur « créer »

2- Faire un clic sur « assistant état »

4- sélectionner la requête
« ListeClientArticle »

3- faire un clic ici pour

dérouler la liste

5- faire un clic ici pour

sélectionner chaque champ

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 30

6- Cliquer successivement sur « suivant », « suivant », « suivant », « suivant »

7- activer l’option verticale et faire un

clic sur « suivant », « suivant »

8- Saisir le nom de l’état

ici et faire un clic sur
« Terminer »

Voici l’état ainsi crée ;

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 31

10- sélectionner « Mode création » dans la liste ;

11- Faire un clic « sous-état/sous formulaire » puis créer le champ du sous-état ici

12- dans l’assistant qui s’affiche, faire un sur « suivant » ;

13- Cliquer pour dérouler la liste et sélectionner la requête « « ListeClientArticle »

14- Sélectionner les champs désirer et cliquer sur « suivant »

15- faire un clic ici

16- Définir le lien

comme ci-contre

17- cliquer sur « suivant »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 32

18- Dans l’écran qui s’affiche saisir « DETAIL », puis cliquer sur « Terminer » ;

Vous obtenez l’état et le sous-état suivant :

19- Agrandir le pied d’état du sous-état comme ci-contre

20- faire un clic ici 21- Créer une zone de texte

23- Créer un saut de page en cliquant ici

22- Ecrire les formules de calcul du pied d’état du sous

formulaire comme ci-contre

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 33

24- Placer le curseur ici puis créer le saut de page juste en dessous du sous formulaire

25- Sélectionner les champs

utilisés pour faire le lien :
code_client, Ref, et N°_facture

26- enregistrer et fermer l’état ;

27- Faire un double clic ici pour visualiser l’état

L’état se présente comme suit :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 34

28- Placer le curseur ici et Faire un clic droit

29- Sélectionner « Aperçu avant impression »

30- Faire un clic ici pour constater que chaque

facture figure sur une seule page

3) Création de Menu principal

Le Menu est un formulaire qui contient surtout des Boutons de commande qui servent à
activer une des fonctions du système. Exemple de menu de gestion de vidéo :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 35

Pour construire un menu nous pouvons soit partir d'un formulaire vierge et y ajouter les
contrôles nécessaires (en général, le formulaire ne contient que 2 ou 3 sortes de contrôles:
boutons de commande, étiquettes et parfois une image), soit utiliser le « Gestionnaire de
Menu Général ». Dans ce chapitre nous adopterons la seconde méthode ; et la première
fera l’objet du dernier chapitre sur les macros.

1-Faire un clic sur « Outils de base de données

2- Faire un clic sur « Gestionnaire de Menu Général »

3- faire un clic sur « oui »

4- faire clic sur modifier

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 36

 5- Ecrire le nom de Menu ici et
faire un clic sur nouveau

6- saisir le texte 7- Dérouler la liste et 8- dérouler la liste et

prendre « ouvrir prendre « LIENT »
formulaire en mode
ajout » 9- faire un clic sur « OK »

10- Faire un clic pour « fermer »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 37

 11- cliquer sur « Fermer »

12- faire un double clic ici

Le Menu principal se présente comme suit :

4) Le mode superposition

Vous avez certainement remarqué que l’ensemble des objets (formulaire, menu, état…)
s’affiche sous forme d’onglet. Nous pouvons également les afficher en mode
superposition. Pour le faire vous devez configurer votre base des données en mode
fenêtre superposées. Puis fermer la base des données, et ensuite la réouvrir pour voir
l’effet.

Procédure :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 38

1- Cliquer sur Microsoft office

2- Puis cliquer sur le bouton option Access

3- Cliquer sur base de données active

4- cocher l’option « fenêtre superposée »

5- cliquer sur « OK »

6- Puis cliquez sur « Fermer » pour fermer la base.

7- Ouvrir à nouveau la base de données

Nous constatons que les formulaires s’affichent bien en superposition :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 39

Chapitre 6 Les Macros

Objectifs spécifiques : à la fin de ce chapitre, l’apprenant sera capable de :

 Créer un état ;
 Créer un sous état dans un état;
 Créer un menu principal
 Afficher les fenêtres en mode superposition ;

1) Concept :

Les macros, sont des objets Access qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions,
sans recourir à la programmation. Une macro est composée d'Actions, chaque action
correspond à une tâche (en général, une action pour chaque bouton). Une macro sera
toujours reliée à un formulaire.

2) Création d’une macro

1-Cliquez sur l’onglet « créer » 5- cliquer sur fermer pour

2-Puis cliquez sur macro enregistrer notre macro

3- sélectionner l’action
« ouvrirFormulaire »
4-Dérouler et choisir le
formulaire » CLIENT »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 40

6- cliquer sur le bouton « oui »

7- saisissez le nom de la macro

puis cliquer sur « OK »

8- cliquer ici pour exécuter la macro

Exercice d’application 6 :

Créer une macro pour chaque objet de la base de données.

3) Comment utiliser les macros créées

Pour pouvoir comprendre l’utilisation des macros, nous allons créer un menu à partir d’un
formulaire ; et sur ce formulaire nous allons attacher les macros aux boutons de
commande.

1- créer un formulaire en mode création

2- Cliquer ici pour placer un bouton sur le formulaire

3- Cliquer sur annuler dans la boite de dialogue qui s’affiche

4- Clique droit sur ce nouveau bouton de commande pour pouvoir attacher notre macro.

5- Cliquer sur « propriétés »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 41

 6- cliquer sur « événement »

7- cliquer ici et insérer une

macro

8- cliquer sur format

9- modifier le champ commande0

en « Liste des CLients »

10- Puis cliquez sur « Fermer » pour fermer la feuille de propriétés.

11- enregistrer le formulaire sous « Menu » ; puis quitter

Nous obtenons :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 42

 Exercice d’application7 :

Rattacher les macros créées précédemment à un bouton et les placer au Menu ;

Situation Problème : Edition des bulletins de notes des élèves

Un établissement scolaire désire éditer les bulletins de notes des élèves pour un
trimestre donné. Chaque élève a deux notes par matière. La note définitive est
obtenue en multipliant la moyenne arithmétique des deux notes par un coefficient. La
saisie des deux notes se fait en fin de trimestre par une secrétaire dont les activités
consistent à entre autre à :

Saisir les matières à partir du formulaire de l’annexe 3 trois ;

Saisir les élèves à partir du formulaire de l’annexe 4 ;

Saisir les notes à partir du formulaire de l’annexe 7

Analyse et Conception du projet

L’analyse et la conception du projet ont permis d’obtenir le cahier des charges :

 Le modèle logique des données relationnelles:

MATIERES (Code matière, Libellé, Coéf) ;

ELEVES (Matricule, Nom, Classe) ;

EVALUER (NumEval, #Code matière, #Matricule, Note1, Note2)

NB : # spécifie une clé secondaire ; et les clés primaires sont soulignées.

 Dictionnaire des données :

Champs Types de Taille Format Décimale Indexé

données
Code matière Texte 8 Oui-sans doublons
Libellé Texte 50 Non
Coéf Numérique Entier long Standard 0 Non
Matricule Texte 10 Oui-sans doublons
Nom Texte 50 Non
Classe Texte 15 Non
NumEval NuméroAuto Oui-sans doublons
Note1 Numérique Entier long standard 0 Non
Note2 Numérique Entier long standard 0 Non

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 43

Annexe 1 : Extrait du fichier Matières Annexe 2 : Extrait du fichier Elève

Code matière Matricule

Matière Nom
Coéf Classe

Annexe 3 : Formulaire de saisie des Matières

Code matière :

Désignation :

Coéf :

OK Fermer

Annexe 4 : formulaire de saisie des Elèves

Matricule :

Nom :

Classe :

OK Fermer

Annexe 5 : liste des matières Annexe 6 : liste des élèves

Code matière Matière Coéf Matricule Nom Classe

EG1 Français 4 124-08 BONGUEM Friede 1ère FIG
EG2 Anglais 3 126-08 WENEGOH Bonaventure 1ère FIG
EG3 Hist-Géo 2 127-08 BOLO Jacques 1ère FIG
EG4 Maths 3 128-08 NLOZE Paule 1ère FIG
EP1 Droit 2 129-08 NDJANDJO Arnaud 1ère FIG
EP2 GSI 4 130-08 MANGA André-Marie 1ère FIG
EP3 Fiscalité 3 131-08 TAKALA Michel 1ère FIG

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 44

 Annexe 7 : Formulaire de saisie des notes

Code matière

Désignation

Coefficien
t

Matricule Nom classe Note1 Note2 MOY/20 Note*Coéf

OK Fermer

Fonctionnement du formulaire :

1- Lorsque l’opérateur saisie une matière et fait une tabulation, la désignation et le

Coéf apparaissent.
2- Lorsque l’opérateur saisie un matricule et fait une tabulation, le nom et la classe
de l’élève apparaissent. Et quand il saisie les deux notes, sa moyenne sur 20 et
le total coefficient apparaissent.
3- Lorsque l’opérateur finit de saisir toutes les notes, il fait un clic sur « OK » pour à
une autre matière.

Annexe 8 : Notes des élèves

Hist-
Français Anglais Maths Droit GSI fiscalité
Matricule Nom Géo
N1 N2 N1 N2 N1 N2 N1 N2 N1 N2 N1 N2 N1 N2
124-08 BONGUEM
12 8 15 10 12 09 10 12 16 08 12 12 14 10
Friede
126-08 WENEGOH
11 13 8 ,5 11 13 10 08 08 13 14 14 10 12 12
Bonaventure
127-08 BOLO Jacques 10,5 11 13 12 08 09 11 14 11 12 09 12 13 11
128-08 NLOZE Paule 11 10 15 12 09 13 08 10 10 11 09 08 15 11
129-08 NDJANDJO
09 14 12 08 13 09 13 09 12 08 08 13 10 12
Arnaud
130-08 MANGA André-
13 12 14 08 09 13 10 14 10 10 12 12 12 09
Marie
131-08 TAKALA Michel 11,5 08 12 10 09 12 11 09 12 12 14 12 14 12

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 45

Annexe 9 : Modèle de bulletin de notes de l’élève

Matricule
Nom
Classe

Matière Note1 Note2 MOY/20 Coéf Note*Coéf

Totaux

Moyenne générale de l’élève :

Voici les situations auxquelles vous devez fournir une réponse.

Travail à faire : implémentation dans ACCESSS

Partie 1 : en individuelle à rendre

1) Créer la base de données dans ACCESS en lui donnant un nom

2)Fermer la base de données
3)Ouvrir la base de données
4)En utilisant le MLD et le dictionnaire des données, créer les trois tables MATIERES,
ELEVES, et EVALUER en mode création
5)Mettre les tables en relation
6) a) A partir de la table MATIERES, et en vous référent à l’annexe 3, créer en mode
assisté, le formulaire MATIERES.
b) A partir de la table ELEVES, et en vous référent à l’annexe 3, créer en mode assisté,
le formulaire ELEVES.
7)En utilisant le formulaire approprié, saisir les informations des annexes 5 et 6
8) a) A partir des tables MATIERES, EVALUER, et ELEVES, créer à l’aide de l’assistant, la
requête DONNEES ci-après :

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 46

Champ : Code matière Libellé Coéf Matricule Nom Classe Note1 Note2
Table : EVALUER MATIERES MATIERES EVALUER ELEVES ELEVES EVALUER EVALUER
Tri :
Afficher :        

b) Dans la requête ainsi, créée ajouter les champs ci-après :

MOY/20: ([Note1]+[Note2])/2 Note*Coéf: [MOY/20]*[Coéf]

 

Partie 2 : travail collectif à rendre

9) a) A partir de la requête DONNEES, créer le formulaire « bulletin de notes » ayant les

champs suivants : (Code matière, Libellé, Coéf)
b) ouvrir en mode création, le formulaire « bulletin de notes » ainsi créé, puis à partir
de la requête DONNEES, insérer le sous formulaire Détail ayant les champs suivants :
(Code matière, Libellé, Coéf, Matricule, Nom, Classe, Note1, Note2, MOY/20,
Note*Coéf)

NB : le lien entre le formulaire principal et le sous formulaire se fera avec les champs :
« Code matière », « Libellé», et « Coéf »

c) Masquer l’affichage des champs « Code matière », « Libellé», et « Coéf » dans le sous
formulaire

d) Remplacer le champ « Matricule » actuellement en zone de texte par une liste

déroulante

10) En utilisant le formulaire « bulletin de notes », ainsi créé, saisir les données de
l’annexe8
11) a) A partir de la requête DONNEES, créer l’état « bulletin de notes » ayant les champs
suivant : (Code matière, Libellé, Coéf)
b) Ouvrir en mode création, l’état « bulletin de notes » ainsi créé, puis à partir de la
requête DONNEES, insérer le sous-état « Détail » ayant les champs suivants :
(Code matière, Libellé, Coéf, Matricule, Nom, Classe, Note1, Note2, MOY/20,
Note*Coéf)

NB : le lien entre l’état principal et le sous-état se fera avec les champs : « Code matière »,
« Libellé», et « Coéf »

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 47

 c) Masquer l’affichage des champs « Code matière », « Libellé», et « Coéf » dans le
sous–état ;

d) Insérer dans le pied du sous-état, la formule permettant de calculer le total des

coefficients, le total général des notes et la moyenne générale. (cf cours)

e) Procéder aux paramétrages nécessaire permettant d’afficher chaque bulletin sur une
seule page

12) Créer un menu principal pour :

- Saisir les matières à partir du formulaire ;
- Saisir les élèves à partir du formulaire ;
- Saisir les notes à partir du formulaire ;
- Editer les bulletins de notes à partir de l’état.

Référence
‒ Fontaine Picard : fréderic BROSSLLON, Jean-Christoph CASTILLO, François
DUREL, Michèle ROY.
‒ Siraphin HAKO, Initiation à ACCESS et VBA, 2012
‒ NOSY YOUNOUS, cours Access 2007 à partir de zéro, www.site-des-savoirs.com
‒ http://access.developpez.com/cours/
‒ Thierry TILLIER, formation Access 2007, 2010

BAKONGA Jean-Bernard – FAD - ACCESS 2007 48