Informatique de Gestion

G ESTION DES DON N É ES S U R E XCE L

S E MESTRE 4 G ESTI ON G 2
P R . E L MA JIDI A ZE DDINE
Définition d’un tableur
▪Les tableurs et les Systèmes de Gestion de Bases de Données (SGBD) sont deux outils utilisés
pour stocker et manipuler des données, mais ils ont des objectifs et des capacités très
différentes.
▪Un tableur est un programme informatique capable de manipuler des feuilles de calcul.
▪Est destiné au traitement automatisé des données financières,
▪Les logiciels tableurs sont maintenant utilisés pour effectuer des tâches variées, de la gestion de
bases de données simples à la production de graphiques (on peut alors parler de tableur-
grapheur), en passant par diverses analyses statistiques.
▪Le tableur est, dans les organisations, le principal outil de développement d'applications par
l'utilisateur final.
Définition d’un tableur
▪Avantages:
o Visualisation synthétique des données sous forme de tableau
o Bonne adaptation pour les calculs répétitifs
o Génération aisée de graphiques et de rapports
o Grande base d’utilisateurs

▪Principaux tableurs:
o Office Excel de Microsoft
o Star Office Calc de Sun
o OpenCalc de OpenOffice
o Lotus 123 de IBM
o KSpread de KOffice/Linux
Pourquoi utiliser les tableurs
Un tableur (comme Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc) est un outil simple et flexible qui
permet de :
Organiser des données sous forme de tableaux.
Effectuer des calculs avec des formules et des fonctions intégrées.
Créer des graphiques et des tableaux croisés dynamiques.
Manipuler des données rapidement sans programmation.
Exemple d’utilisation :Gestion de budget personnelSuivi des ventes d’une petite
entrepriseAnalyse de données avec des graphiques
Présentation de l’interface Excel:
Barre de Menu

Barre d’outils

Barre de formule

Feuille de calcul

Zoomer la
feuilles de calcul
Le ruban
▪Le Ruban remplace les menus tels qu’ils apparaissent dans les anciennes versions d’Excel.
▪Le Ruban a été conçu pour accélérer la recherche des commandes dont l’utilisateur a besoin
pour effectuer une tâche.
▪Les commandes sont classées en groupes logiques (comme Alignement), lesquels sont
regroupés dans des onglets.
▪Chaque onglet a trait à un type d’activité (comme l’écriture ou la mise en forme d’une page,
Accueil en guise d’exemple).
▪Pour éviter l’encombrement, certains onglets ne s’affichent que lorsqu’ils sont nécessaires.
▪Par exemple, l’onglet « Outils Image » apparaît uniquement lorsqu’une image est sélectionnée.
Le classeur
▪Chaque fichier Excel est représenté par un classeur comportant en général 3 feuilles mais tout
dépend de la version utilisée.
▪C’est ce classeur qui sera sauvegardé.
▪Le nom et le nombre de feuilles que peuvent contenir un classeur sont variables.
Le classeur
Plusieurs actions peuvent être appliquées sur un classeur
▪RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR
◦ Par défaut, les feuilles du classeur portent le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un nom plus
explicite, on effectue un double clic sur l’onglet qui les désigne. Il suffit alors de saisir le nouveau
nom et de valider à l’aide de la touche « Entrée » du clavier.
▪SUPPRIMER DES FEUILLES D’UN CLASSEUR
◦ On effectue, sur le nom de l’onglet à supprimer, un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on
choisit l’option « Supprimer ».
▪AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR
◦ On effectue un clic sur le dernier onglet du classeur
▪DÉPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR
◦ À l’aide de la souris, on fait glisser l’onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position.
▪DÉPLACER OU COPIER DES FEUILLES D’UN CLASSEUR VERS UN AUTRE CLASSEUR
◦ On effectue un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on choisit l’option « Déplacer ou copier ».
◦ On choisit le nom du classeur vers lequel les feuilles doivent être déplacées ou copiées (ce classeur
doit être ouvert).
◦ S’il s’agit d’effectuer une copie de la feuille, on clique sur l’option « Créer une copie » pour l’activer.
Les cellules
▪Une feuille de calcul Excel est composée de colonnes (16 384) et de
lignes (1 048 576).
▪L’intersection d’une ligne et d’une colonne est appelée « Cellule ».
▪Pour saisir du texte ou des nombres, il faut au préalable cliquer
(sélectionner) une cellule de la feuille de calcul.
▪Chaque cellule porte un nom. Ce nom est le résultat de la colonne
combiné au numéro de la ligne.
Plage de cellules
▪Un groupe de cellules contigües est appelé une « plage de
cellules ». Pour sélectionner une plage de cellules :
▪Cliquez dans la première cellule de la plage avec le bouton
gauche de la souris (le curseur doit avoir la forme d’un gros
plus blanc),
▪Tout en maintenant le bouton de la souris, la faire glisser
jusqu’à la dernière cellule désirée,
▪Relâcher le bouton de la souris. On y fait référence par les
noms de la première cellule en haut à gauche et de la
dernière cellule en bas à droite du groupe, séparés par « : ».
Par exemple : le groupe de cellules de la photo ci-dessous
correspond à la plage F11:G20
Sélection multiple
Afin d’accélérer la mise en forme d’un document, il est possible de sélectionner en même temps
plusieurs cellules ou plage de cellules non contigües.
Pour cela on procède de la façon suivante :
1. On sélectionne une première cellule ou plage de cellules.
2. On appuie ensuite sur la touche « Ctrl » du clavier.
3. On maintient cette touche Ctrl enfoncée et on effectue les autres sélections désirées, et ce,
impérativement à la souris, en relâchant le bouton gauche de la souris à chaque fin de
sélection.
4. Quand toutes les sélections sont terminées, on relâche la touche Ctrl.
La saisie
▪Pour valider votre saisie, vous devez appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier.
▪L’appui sur la touche « Entrée »aura également pour effet de sélectionner la cellule
immédiatement en-dessous.
▪La saisie se fait sans mise en forme de texte (gras, italique, souligné…) ou de nombre
(séparateur des milliers, symbole €…).
▪La mise en forme se fait ultérieurement grâce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.
La recopie des cellules
Pour accélérer votre saisie, vous pouvez recopier le
contenu et le format d’une cellule vers une ou plusieurs
cellules situées vers le bas, la droite, le haut ou la gauche
de celle-ci.
Exemple pour recopier une cellule vers les cellules se
trouvant sur les lignes suivantes :
1. Cliquez sur la cellule à recopier,
2. Cliquez sur la poignée de recopie située dans l’angle
inférieur droit de la cellule,
3. Sans relâcher le bouton gauche de la souris, descendez
pour recopier la cellule sur la plage désirée.
La recopie des cellules
L’utilisation de la poignée de recopie permet également de créer
des listes incrémentées.
Par exemple, les jours de la semaine. Écrivez « lundi » dans une
cellule et recopie cette cellule vers le bas, ou à droite.
On peut faire la même chose avec les dates, et avec les séries de
nombres (en sélectionnant deux cellules contiguës)
Modification du contenu d’une cellule
On peut différencier deux cas de figures:
▪Modification intégrale du contenu de la cellule
1. Cliquez sur la cellule contenant le texte à remplacer.
2. Réécrivez directement le nouveau contenu qui va se
substituer à l’ancien.
3. Validez à l’aide de la touche « Entrée » du clavier
▪Modification d’une partie de la cellule
▪ Inutile de tout refaire.
1. Cliquez sur la cellule contenant le texte à modifier
2. cliquez dans la barre de formule à l’aide de la souris,
3. Déplacez-vous ensuite à l‘aide des flèches du clavier pour
effectuer les modifications nécessaires,
4. Validez à l’aide de la touche « entrée » du clavier.
Mise en forme des données
Insertion de cellules
Il est possible d’insérer des lignes ou des colonnes. Il existe plusieurs
manières pour le faire, le plus simple étant de:
▪Sélectionner l’endroit où vous voulez l’insérer
▪Utiliser l’outil insérer sous le groupement cellules
▪Choisir le type d’insertion souhaité
La ligne se crée après votre sélection.
Suppression de cellules
Il est possible de supprimer des lignes ou des colonnes. Il existe plusieurs
manières pour le faire, le plus simple étant de:
▪Sélectionner une cellule de la ligne ou de la colonne à supprimer
▪Utiliser l’outil supprimer sous le groupement cellules
Construction d’une formule
Supposons qu’on veut calculer le stock restant d’une
marchandise, connaissant l’état précédent les entrées
et les sorties. On peut aboutir au résultat par un simple
calcul manuel.
➔Cependant le résultat ne changera pas, si les
valeurs utilisées doivent être modifiées pour une raison
ou une autre.
➔Intérêt de construire une formule.
➔Faire référence aux cellules contenant les valeurs
(notion de variable)
➔On peut utiliser toute sorte d’opérateurs.
Les fonctions sur Excel
Une fonction est un programme, enregistré dans Excel.
Les fonctions permettent d’effectuer des calculs simples ou complexes avec un minimum de
connaissances en mathématiques. Mais elles permettent également de réaliser des opérations
non mathématiques : modifier du texte, chercher ou tester des éléments, etc.
Exemple: Pour effectuer une moyenne, il faut additionner des valeurs et diviser le total obtenu
par le nombre de valeurs.
Par exemple, vous souhaitez faire la moyenne de trois nombres écrits dans les cellules A1, A2 et
A3. Cette opération peut être réalisée de deux façons :
▪La formule en version calcul : =(A1+A2+A3)/3
▪La formule en version fonction : =MOYENNE(A1:A3)
Syntaxe des fonctions
Les fonctions se présentent toujours de la façon suivante :
= NOM_DE_LA_FONCTION ( argument1 ; argument2 ; … )
▪Le nombre d’arguments est variable selon les fonctions, ils sont séparés par des points-virgules.
▪Certaines fonctions n’ont pas besoin d’argument, dans ce cas on met quand-même les
parenthèses, mais sans rien à l’intérieur. Exemple la fonction aujourdhui()
▪Lorsque vous tapez le nom d’une fonction dans une formule, pour vous aider Excel affiche une
info bulle rappelant la syntaxe de cette fonction.
▪Certains arguments sont facultatifs, ce sont ceux qui sont présentés entre crochets dans l’info
bulle.
Syntaxe des fonctions -2-
▪On ne met pas d’espaces dans une formule
▪La casse n’a pas d’importance : vous pouvez écrire en majuscules ou minuscules
indifféremment.
▪Dans une formule, on peut utiliser une seule fonction, ou combiner plusieurs
fonctions entre elles, et les mélanger à des calculs arithmétiques.
Exemples de formules combinant des calculs et des fonctions :
=SOMME(B3:B10)+20
=SOMME(B3:B10)+SI(A5>250;20;0)
=SI(SOMME(A1:A3)>50;B3*5%;0)
=SI(B10>15;«Excellent»;SI(B10<9;«Médiocre»;«Bien»))
Fonctions usuelles
Somme ➔ Effectue la sommation des cellules numériques
Min ➔ Extrait la valeur la moins élevée d’une plage de cellules
Max ➔ Extrait la valeur la plus élevée d’une plage de cellules
Si ➔ Il réalise un TEST (condition) puis renvoie une valeur si le résultat
du test est VRAI et une autre valeur s’il est FAUX
Nbval ➔ Compte le nombre de cellules non vides (texte ou chiffre)
Nb ➔ Compte le nombre de cellules non vides sur des valeurs numériques
Nb.si ➔ Compte le nombre de cellules non vides (texte ou chiffre)
répondant à un critère.
Moyenne ➔ Effectue la moyenne des cellules numériques
Références Absolues vs Relatives
▪Une référence relative c'est une référence qui va varier quand vous allez la recopier.
Exemple : la formule =A3+B3 devient =A4+B5 si vous la recopiez vers le bas.
▪Une référence absolue c'est une référence qui ne va pas être modifiée lors d’une phase de
recopie. On parle ici d’une référence fixée.
Une cellule est fixée quand nous mettons des $ de part et d’autre de la référence comme par
exemple :
=$F$2 fixe la cellule F2

=$F2 fixe la colonne F

Références mixtes
=F$2 fixe la ligne 2
Exemple 1
Exemple 2
Dans cet exemple, il s'agit de calculer le montant de la remise en multipliant le prix unitaire de
l'article par le taux de remise. Pour l'article 1, la formule sera : C6=B6*C2
Pour résoudre ce problème il faudrait que la référence de la cellule contenant le taux de remise
(C2), ne varie pas, ne soit pas augmentée de 1. Pour que cette référence de cellule reste fixe, il
faut la rendre absolue. Il faut taper ce signe: $ devant la référence de cellule à fixer.
Nommer les cellules
Dans une formule on utilise, en général, le nom des cellules par défaut (A1, H25, B14, etc.).
Toutefois on peut renommer les cellules afin de l’utiliser ensuite dans les calculs:
▪Une cellule renommée est automatiquement considérée par Excel comme une référence absolue
▪Pensez à utiliser F3 pour lister l’ensemble des cellules nommées
Gestion des données –Terminologie-
Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos
Données
analyses.
Les informations de même type sont conservées dans un même champ. Ex.:
Nom, Prénom, Taille, Salaire, Quantité etc. Les données d’un même champ
Champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont
toujours à la première ligne d’une liste de données.
Toutes les informations concernant une entité (personne, chose ou
événement). Chaque ligne de la liste de données est un enregistrement.
Enregistrement Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des
choses, des personnes ou des événements.)
Question sous forme d’expression permettant d’extraire les enregistrements
Requête da la liste qui répondent à une condition donnée.
Les graphiques
Un graphique est un outil efficace pour représenter des données chiffrées. Pour créer un
graphique, procédez ainsi :
▪Sélectionnez la plage de cellules contenant les données à représenter, y compris les intitulés (ou
« étiquettes ») des lignes et des colonnes.
▪Choisissez la catégorie de graphique : sous l’onglet Insertion, dans le groupe Graphiques, cliquez
sur la catégorie souhaitée.
▪Les graphiques souvent utilisés sont les types : Colonne, Ligne et Secteurs.
Tri et classement
Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne.
Après avoir sélectionné votre tableau cliquez sur :
Données../Trier ou Accueil ../Edition/Trier et Filtrer
Tri et classement -2-
Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les enregistrements du tableau.
Le classement s'effectue d'abord sur la première clé. S'il s'avère impossible de réaliser une
distinction entre les éléments de cette première clé, la deuxième clé est consultée. La troisième
clé est utilisée si aucune distinction n'est possible entre les enregistrements sur les deux
premières clés …
Les filtres automatiques
Un filtre est une fonctionnalité d'Excel qui vous permet de n'afficher que certaines données d’un
tableau, en fonction d'un ou plusieurs critère(s) et de masquer le restant du tableau. Pour créer
un filtre procédez ainsi :
▪Sélectionnez la ligne contenant le titre de vos colonnes
▪Cliquez sur l’onglet accueil, la commande trier et filtrer, puis filtrer
▪Sélectionnez les titres des colonnes ; cliquez sur le bouton trier et filtre puis sur filtrer
Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions à une colonne à l'aide de la commande
filtre automatique.
Les filtres élaborés
▪Si vous devez appliquer trois conditions ou plus à une colonne, utiliser des valeurs calculées
comme critères ou copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous devez utiliser
des filtres élaborés.
▪Un filtre élaboré est en quelques sortes Plusieurs critères placés sous forme de table vérifiant
• Les critères posés sur une même ligne utilisent l'opérateur relationnel ET.
• Les critères placés sur des lignes différentes utilisent l'opérateur relationnel OU.

Exemple: L’ensemble de critères ci-après a pour objectif de filtrer les

enregistrements de:
Nelson (quels que soient le produit et la quantité),
Page, mais uniquement pour ses commandes de Produit X (sans
spécification de quantité),
Les commandes de Produit A (quel que soit le client) dont la
quantité est supérieure ou égale à 20 unités.
Les filtres élaborés -2-
Pour utiliser un filtre élaboré il faut d'abord créer une zone de critères personnalisés.
Il s'agit simplement de reproduire sur une partie libre de la feuille les Noms de champs en prévoyant
en dessous une ou plusieurs lignes pour les critères (lignes de contraintes).
Dans les lignes de contraintes vous insérerez les critères ou les contraintes pour filtrer la liste des
données.
Sur l’onglet Données et le groupement Trier et Filtrer, on sélectionne Avancé.
L'action Filtrer la liste sur place affiche la sélection à l'emplacement de la base de données.
L'action Copier vers un autre emplacement duplique les enregistrements sélectionnés dans une autre
zone.
Par défaut, la base de données est sélectionnée (Plages). La Zone de critère et la Zone de Destination
doivent être spécifiées par l'utilisateur.
Les filtres élaborés -3-
Sous Totaux
Les sous-totaux dans Excel sont une fonctionnalité très utile pour analyser et résumer
des données rapidement. Ils servent à:
❑Regrouper et synthétiser des données.
▪ Exemple : Liste de ventes ➔ Chiffre d'affaires par catégorie de produit.
❑Générer automatiquement des calculs.
▪ Pour chaque groupe ➔ Calculer la somme, la moyenne, le nombre, le minimum, le
maximum, etc.
❑Faciliter l’analyse et la prise de décision.
▪ Grouper les données par critères ➔ meilleure compréhension des tendances et des
performances.
❑Naviguer plus facilement dans les grands ensembles de données.
Sous Totaux -2-
Comment insérer des sous-totaux ?
1. Trier les données selon la colonne à regrouper
2. Aller dans Données ➔ Sous-total
3. Choisir la colonne de regroupement et l’opération souhaitée (somme, moyenne…)
4. Valider et explorer les résultats
Sous Totaux -3-
Sous Totaux -4-
Les options à la gauche de la feuille de calcul vous permettent de masquer (-) et
de réafficher (+) les catégories.
Pour revenir à la présentation initiale:
❑Placez le pointeur sur une cellule de la liste de données;
❑Dans le menu Données, sélectionnez l’option Sous-Totaux;
❑Cliquez sur le bouton supprimer tout;
La liste réapparaît sans les sommes des catégories.
Tableaux Croisés Dynamiques
Un tableau croisé dynamique est un tableau dont le but est de synthétiser de grandes
quantités de données. Ensuite illustrer les résultats sous la forme d’un graphique croisé
dynamique.
❑Quand et pourquoi les tableaux croisés dynamiques?
▪ Des données se présentant sous forme de colonnes, chaque ligne correspondant à un objet
bien particulier.
Exemples:
▪Liste de communications téléphoniques ventilées par mois, par service et par type de
numéro appelé.
▪Etudier le montant des ventes d’un représentant par type d’objet et par trimestre.
TCD: Exemple d’application
La concessionnaire Sama Etoile vous présente la liste des véhicules d’occasion vendus au cours
d’un semestre. Ces véhicules sont classés par marque, par vendeur et par type de carburant. A
l’aide de l’assistant tableau et graphique croisés dynamiques on vous demande d’obtenir ces
résultats :
oLe nombre de véhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur.
oLe pourcentage que représente chaque vente de véhicule par vendeur et par type de carburant
par rapport au total des véhicules vendus.
oPour chaque marque, le nombre de véhicules vendus par type de carburant et par vendeur.
oUn graphique représentant, pour chaque marque, le nombre de véhicules vendus par type de
carburant et par vendeur.
Création et manipulation d'un TCD
❑Création et manipulation d'un TCD
Saisir la liste de données et l’enregistrer sous l’intitulé « liste de données ».
Sélectionner une cellule de la liste de données.
Cliquer sur le menu données/rapport de tableau croisé dynamique.
Sélectionner liste ou base de données Microsoft Excel et cliquer sur le bouton suivant.
Une boite de dialogue vous indique la plage de données qui sera prise en compte par la
construction du tableau. Vérifier et cliquer sur le bouton suivant.
Création et manipulation d'un TCD
Indiquer les données à prendre en compte à partir du bouton « disposition » dans la boite de
dialogue suivante.
Faire glisser a l’aide de la souris les étiquettes de champs de la liste vers les emplacements
désirés dans le futur tableau :
Faire glisser « Carburant » dans la cellule « LIGNE ».
Faire glisser « Vendeur » dans la cellule « COLONNE ».
Faire glisser « Nombre » dans la cellule « DONNEES ».
Réaliser sur Excel
Réaliser sur Excel
Limitations des tableurs
Malgré leur flexibilité, les tableurs ont des limites :
Taille limitée : Les fichiers deviennent lourds et lents avec beaucoup de données.
Gestion des erreurs : Pas de contrôle strict sur la saisie des données (erreurs humaines
fréquentes).
Sécurité faible : Difficile de gérer l’accès simultané à plusieurs utilisateurs sans risques.
Relations entre données limitées : Impossible de gérer des relations complexes entre plusieurs
tables comme on va voir par la suite dans une base de données relationnelle.
Difficulté d’automatisation : Automatiser des tâches complexes nécessite des macros (VBA), qui
peuvent être instables ou difficiles à maintenir.
Exemple de problème :Une entreprise veut gérer ses clients, commandes et produits dans un
tableur, mais la mise à jour des données devient vite ingérable (ex. : modifier un client dans plusieurs
feuilles manuellement).
➔ Intérêt d’utilisation des SGBD
Avantages des SGBD
Un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) (MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQL Server, etc.)
permet de mieux structurer et gérer les données grâce aux fonctionnalités suivantes :
Gestion de grandes quantités de données : Optimisé pour stocker et traiter des millions
d’enregistrements.
Contrôle de la cohérence des données : Contraintes d’intégrité (clés primaires, clés étrangères,
types de données).
Relations complexes entre tables : Utilisation des jointures pour relier efficacement les données.
Sécurité avancée : Gestion des accès utilisateurs et des permissions.
Automatisation et requêtes avancées : Requêtes SQL pour filtrer, trier et analyser les données
rapidement.
Accès multi-utilisateurs : Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sans conflit.