DOKUMEN NEGARA PAKET

1
UJI KOMPETENSI KEAHLIAN
TAHUN PELAJARAN 2024/2025

SOAL PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Kompetensi Keahlian : Manajemen Perkantoran

Kode : KM3098
Alokasi Waktu : 16 jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan
Judul Tugas : Office Administrasi

I. PETUNJUK UMUM
1. Periksalah dengan teliti dokumen soal ujian praktik, yang terdiri dari 36 halaman
2. Periksalah peralatan dan bahan yang dibutuhkan
3. Gunakan peralatan utama dan peralatan keselamatan kerja yang telah
disediakan
4. Gunakan peralatan sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure)
5. Bekerjalah dengan memperhatikan petunjuk Penguji

II. DAFTAR PERALATAN

N Nama Spesifikasi Jumlah Keterang

o. Alat/Komponen/ Minimal an
Bahan
1 2 3 4 5
Alat
1. Komputer RAM 4GB, Disesuaik
prosesor setara i3 an

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-1/18

 N Nama Spesifikasi Jumlah Keterang
o. Alat/Komponen/ Minimal an
Bahan
1 2 3 4 5
2. Printer Multifungsi dengan Disesuaikan
konektivitas
kabel dan
nirkabel.
3 Telepon PABX/ PMBX 2
4. Jaringan internet Minimal 1 Mbps Disesuaikan
Bahan
1. Map snelhecter Ukuran A4 2
buah/siswa
2. Guide dan Folder / HVS Ukuran A4 Disesuaikan
warna
3. Kalender meja 1
buah/siswa
4. Kertas HVS Ukuran A4 20
lbr/siswa
5 Kertas HVS Berkepala Ukuran A4 2 lbr/siswa
surat
6 Amplop surat Standar 1 buah
7 Form Buku Agenda 2 lbr/siswa
8 Amplop persegipanjang 2 buah/siswa

9 Block note 1
lembar/siswa
1 Lembar Pesan Telpon 1
0 lembar/siswa

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-2/18

 III. SOAL/TUGAS

A. Anda adalah staff adminisitrasi dari PT Hibernus Solution yang bergerak dalam
bidang Konstruksi , yang beralamat di Jl. Simpang Teluk Grajakan No. 78 Malang.
dengan no telepon 0241-5673476, situs: www.Hibernus.com. Pimpinan anda
bernama Deva Prasetyo.

Sebagai seorang administrator, Anda memiliki tugas rutin dan tugas tidak rutin yang
harus anda selaikan sehari-hari. Pada tanggal 19 Maret 2025 Anda mendapatkan
email dari pimpinan dengan (Email bisa dikirim dari penguji/asesor). Pimpinan
meminta untuk membalas email tersebut dengan ketentuan :
a. Balas surat tersebut dengan menggunakan bahasa inggris
b. Bentuk surat semi block style
c. Tanggal surat 7 April 2025
d. No Surat menyesuaikan
e. Perihal surat pemanggilan interview pada Kamis, 10 April 2024, pukul 10.00
Wib, di Ruang Serbaguna lt 2 PT Hibernus Solution, Jl. Simpang Teluk
Grajakan No. 78 Malang

Langkah Kerja :
a. Buka dokumen elektronik (email) baru dari server menggunakan menu atau
tombol yang tersedia sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) organisasi.
b. Baca dokumen elektronik (email) dengan baik.
c. Ekstrak berkas lampiran (file attachment) dapat dari email secara benar sesuai
prosedur.
d. Teruskan dokumen elektronik (email) dan balas (reply) ke alamat tertentu bila
diperlukan.
e. Identifikasi surat elektronik sehingga secara otomatis dapat masuk ke folder yang
telah ditetapkan, secara tepat dan benar.
f. Buat atau hapus folder sesuai kebutuhan.
g. Simpan dokumen elektronik (email) sesuai media yang tersedia secara tepat
h. Cetak email sesuai SOP.

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-3/18

 i. Tentukan tujuan penulisan
j. Tentukan Jenis dokumen yang tepat sebagai tujuan penulisan
k. Pilih jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung untuk dipersiapkan.
l. Gunakan bahasa yang sesuai dengan kaidah tata bahasa untuk
memenuhi kebutuhan konteks.
m. Sampaikan Informasi secara objektif.
n. Identifikasi file/dokumen/naskah yang akan dicetak sesuai SOP
o. Identifikasi Fitur-fitur pencetakan sesuai kebutuhann
p. Cetak File/dokumen/naskah dicetak dengan menggunakan parameter dan urutan
pencetakan sesuai prosedur pencetakan.
q. Masukkan ke dalam amplop surat dengan meggunakan lipatan acordion
r. Catat surat balasan ke dalam buku agenda surat

Hasil yang diharapkan:

1. Hasil cetak email masuk
2. Hasil cetak surat balasan
3. Hasil cetak surat yang telah dimasukan ke dalam amplop

B. Pada tanggal 8 April 2025 di meja Anda ada 8 surat masuk dan 8 surat keluar.
Tuliksan surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk maupun surat keluar. Dan
simpan surat tersebut dengan menggunakan sistem Kronologis.

Langkah Kerja :
a. Identifikasi surat masuk sesuai prosedur organisasi.
b. Sortir surat masuk sesuai alamat yang dituju
c. Periksa keakuratan berita dalam surat masuk termasuk email
d. Identifikasi lampiran surat sesuai prosedur organiasai
e. Catat surat ke dalam buku agenda surat masuk
f. Catat surat ke luar kedalam buku agenda surat keluar
g. Pastikan dokumen yang akan diarsipkan sudah selesai diproses dan siap
untuk disimpan.
h. Identifikasi sistem kearsipan sesuai prosedur organisasi.

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-4/18

 i. Identifikasi dokumen ditempatkan sesuai sistem kearsipan yang berlaku di
masingmasing organisasi untuk memudahkan pencarian.

Hasil yang diharapkan :

1. Buku agenda surat masuk.
2. Buku agenda surat keluar.
3. Surat masuk yang tersusun sesuai dengan sistem kearsipan yang
telah ditentukan.
4. Surat keluar yang tersesusun sesuai dengan sistem kearsipan yang telah
ditentukan.

CONTOH FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK

No. Tangg Nomo Tangga Kode

al r l Dari Perih Keterangan
Agen al Arsip
da Terim Surat Surat
a

CONTOH FORMAT BUKU AGENDA SURAT

KELUAR

Tangg Nomor
No. al Kepada Periha Keterang Kode
Surat l an Arsip
Surat

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-5/18

 Lampiran Email :

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-6/18

 C. Anda mendapatkan telepon dari pimpinan bahwa beliau baru mendapatkan email dari
Panitia pameran teknologi konstruksi di Atrium Grand City Mall Malang yang semula
tanggal 18 April 2025 diundur menjadi tanggal 19 April 2025 pukul 10.00 wib. Anda
diminta untuk membuatkan agenda kegiatan pimpin selama 1 minggu ke depan dengan
menyesuaikan kegiatan yang ada. Adapun kegiatan pimpinan sebagai berikut :
1. Setiap hari Senin dilaksanakan rapat mingguan dengan tim internal di ruang
rapat utama pada pukul 09.00 -11.00. Pada hari yang sama ada janji temu dengan
klien PT Maju Jaya bertempat di kantor klien pimpinan PT Maju Jaya Malang.
Pada puku; 14.00 – 15.30. Sebelum berangkat ke PT Maju Jaya pimpinan
membaca dan menyetujui dokumen penting di ruang kerja pimpinan.
2. Pada tanggal 15 April 2025, pimpinan mengikuti telekonfrensi dengan mitra
yang ada di luar negeri pada pukul 07.00. Setelah itu melaksanakan peninjauan
proyek di kota Malang dengan durasi kurang lebih 3 jam . Pimpinan meminta
pada pukul 15.00 – 16.00 dilakuan brefing evaluasi proyek di ruang rapat.
3. Keesokan harinya ada presentasi laporan dari manajer HRD tentang laporan
kinerja pegawai di ruang HRD Pukul 10.00 -12.00. Pada pukul 13.00 melakukan
pertemuan dengan vendor alat berat di kantor PT Sukses Bersama.
4. Pada kamis, 17 April 2025 akan dilaksanakan kegiatan senam bersama dan
donor darah di Aula lantai 2 pukul 09.00 -11.00. Setelah makan siang pimpinan
akan meninjau laporan kinerja tim pemasaran di raung kerja pimpinan.
5. Tanggal 18 April 2025, pimpinan mengunjungi pameran teknologi konstruksi di
Atrium Grand City Mall Malang pukul 09.00 -13.00. Pada pukul 14.00 -16.00
dilaksanakan Diskusi tertutup dengan dewan direksi di ruang rapat eksekutif.

Langkah Kerja :
a. Peroleh informasi jadwal kegiatan pimpinanmelalui departemen
internal atau pihak luar yang terkait.
b. Identifikasi informasi pada dokumen pendukung sesuai dengan kegiatan.
c. Identifikasi jadwal hari libur dan hari cuti pimpinan
d. Seleksi kegiatan sesuai kebutuhan organisasi dan arahan pimpinan.
e. Konfirmasi kehadiran pimpinan pada kegiatan yang telah ditentukan
f. Susun jadwal kegiatan

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-7/18

 g. Identifikasi metode pencatatan kegiatan yang digunakan melalui agenda
elektronik atau sesuai dengan aturan organisasi.
h. Buat jadwal kegiatan sesuai format pada organisasi.
i. Perbaharui jadwal kegiatan pimpinan secara berkala melalui
agenda elektronik atau sesuai dengan aturan organisasi.

Hasil yang diharapkan :

1. Hasil cetak agenda kegiatan pimpinan
Agenda Kegiatan Pimpinan
N HARI/TANGGAL WAKTU KEGIATA KETERANGA
O. N N

D. Dalam rangka mempersiapkan kerjasama dalam pembangunan proyek gedung

perkantoran tahun 2025 dengan PT Bina Insan Mandiri, maka perlu diadakan rapat
persiapan. Rapat akan dilaksankan pada 28 April 2025 di Ruang meeting ekskutif
Hotel Palem Kuning pada pukul 10.00 sampai dengan selesai.
Peserta rapat :
● Pimpinan Rapat (Bapak Deva Prasetyo) – Direktur Proyek
● Ibu Anita Sari – Manajer Keuangan
● Bapak Andi Wijaya – Manajer Operasional
● Ibu Fitri Handayani – Staf Administrasi
● Ibu Dwi – Staff Administasi
● Bapak Edo – Staff Keuangan
Untuk itu pimpinan meminta untuk segera membuat surat udangan rapat dan

dikirim melalui email peserta rapat ( * menggunakan email penguji)

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-8/18

 Adapun jalannya rapat sebagai berikut :

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-9/18

 Pimpinan Rapat: "Selamat pagi, rekan-rekan. Hari ini kita akan membahas rencana
pembangunan gedung perkantoran di kawasan Jakarta Selatan. Target proyek ini harus
selesai dalam waktu 18 bulan. Saya ingin mendengar laporan dari masing-masing
divisi terlebih dahulu. Pak Andi, bagaimana perkembangan perencanaan teknis?"

Bapak Andi: "Terima kasih, PakDeva. Perencanaan teknis sudah 90% selesai. Tim
kami telah menyusun desain struktural dan arsitektural sesuai standar, dan kami
sedang memfinalisasi perizinan dengan dinas terkait. Tantangannya saat ini adalah
memastikan pengadaan material sesuai jadwal untuk memulai tahap pondasi."

Pimpinan Rapat: "Baik, itu penting. Ibu Anita, bagaimana dengan alokasi anggaran?
Apakah sudah disesuaikan dengan kebutuhan proyek?"

Ibu Anita: "Anggaran sudah disusun berdasarkan estimasi kebutuhan material, tenaga
kerja, dan peralatan. Namun, kami melihat ada kenaikan harga bahan baku sekitar
10% dibandingkan tahun lalu. Kami mungkin perlu merevisi anggaran untuk
mengantisipasi hal ini."

Pimpinan Rapat: "Terima kasih. Revisi anggaran harus segera selesai minggu ini.
Pak Andi, apakah Anda sudah memiliki rencana mitigasi terkait kenaikan harga bahan
baku?"

Bapak Andi: "Ya, Pak. Kami sedang mencari alternatif supplier dan material dengan
harga lebih kompetitif, tetapi tetap sesuai standar kualitas. Selain itu, kami
mempertimbangkan pembelian material dalam jumlah besar untuk mendapatkan
potongan harga."

Pimpinan Rapat: "Langkah yang bagus. Bagaimana dengan tim proyek di lapangan?
Apakah tenaga kerja dan alat berat sudah tersedia?"

Bapak Andi: "Tim proyek sudah siap, dan alat berat akan mulai dikirim pekan depan.
Kami juga telah menjadwalkan pelatihan safety untuk pekerja pada awal bulan depan."

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-10/18

 Ibu Fitri: "Maaf, Pak Deva. Saya ingin memastikan apakah kontrak dengan supplier
utama sudah ditandatangani? Jika belum, saya bisa membantu memprosesnya."

Pimpinan Rapat: "Kontrak belum ditandatangani, tetapi prioritas kami adalah

supplier beton. Silakan Anda koordinasikan dengan tim hukum untuk mempercepat
prosesnya."

Ibu Anita: "Saya juga ingin mengusulkan pengadaan software manajemen proyek
untuk memantau progres secara lebih efektif. Ini akan membantu mengontrol anggaran
dan timeline."
Pimpinan Rapat: "Itu ide yang baik. Tolong buat presentasi tentang opsi software
yang tersedia, dan kita akan bahas di rapat berikutnya. Jika tidak ada hal lain, rapat ini
saya tutup. Terima kasih atas kontribusi semua. Mari kita fokus untuk memulai proyek
tepat waktu."

Dalam persiapan rapat disediakan anggaran rapat sebesar Rp 4.500.000 Untuk itu mohon
dibuatkan laporan pengeluaran dengan menggunakan laporan kas kecil sitem fluktuasi.
Adapun bukti pengeluaran sebagai berikut :

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-11/18

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-12/18
 Langkah Kerja :
a. Identifikasi media rapat sesuai kebutuhan
b. Klasifikasikan peserta yang diundang
c. Susun agenda rapat dan rangkaian acara rapat dan pertemuan sesuai arahan
pimpinan dan protokol yang berlaku pada organisasi.
d. Tetapkan waktu, tempat, dan ketentuan rapat dan pertemuan ditetapkan sesuai
kebutuhan.
e. Identifikasi file yang akan di akses sesuai dengan perangkat lunak yang digunakan.
f. Pilih piranti lunak yang tepat dari menu yang tersedia.
g. Kenali File untuk dibuka.
h. Pastikan ketepatan data/informasi yang di akses.
i. Pilih aplikasi piranti lunak sesuai kebutuhan.

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-13/18

 j. Identifikasi peranan yang berbeda dan bagian dari aplikasi untuk fungsi tertentu
k. Operasikan aplikasi sesuai dengan prosedur.
l. Unduh data/informasi yang disimpan ke dalam file.
m. Copi data sesuai dengan kebutuhan
n. Buat undangan rapat dan pertemuan sesuai kegiatan.
o. Kirim Undangan melalui media yang dipilih.
p. Buat rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan.
q. Tindaklanjuti rincian anggaran kepada bagian terkait.
r. Kelola anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan.
s. Buat kesimpulan hasil rapat dan pertemuan
t. Lapoarkan Jumlah peserta yang hadir
u. Buat Laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi.

Hasil yang diharapkan :

1. Hasil cetak susunan agenda rapat
2. Hasil cetak room meeting sesuai hasil pencarian
3. Hasil cetak undangan rapat
4. Screen shoot bukti pengiriman email
5. Hasil cetak notula rapat
6. Laporan anggaran rapat

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-14/18

 E. Pada tanggal 12 Februari 2025 Anda diminta oleh atasan untuk melakukan setoran
tunai ke rekening perusahaan di bank. Rekening tujuan adalah milik PT Hibernus
Solution, dengan nomor rekening 1234567890 di Bank Megah . Jumlah uang yang
akan disetor adalah Rp 15.000.000 untuk pembayaran tagihan operasional.

Sebelum melakukan setoran di bank, Anda harus mengisi slip setoran tunai dengan
benar sesuai informasi berikut:

1. Nama penyetor: (nama Anda)

2. Alamat penyetor: Jl. Simpang Teluk Grajakan 78 Malang
3. Nomor telepon penyetor: 0812-3456-7890
4. Jumlah uang yang disetor: Rp 15.000.000
5. Tujuan setoran: Pembayaran tagihan operasional.

Pada tanggal 3 Maret 2025 Anda diminta oleh manajer keuangan untuk melakukan
penarikan dana tunai dari rekening perusahaan untuk kebutuhan operasional mendesak.
Dana ini akan digunakan untuk pembayaran material proyek. Rekening perusahaan
terdaftar di Bank Megah dengan detail sebagai berikut:

● Nama Pemilik Rekening: PT Hibernus Solution

● Nomor Rekening: 1234567890
● Jumlah Uang yang Akan Ditarik: Rp 25.000.000

Sebelum Anda pergi ke bank, Anda harus mengisi slip penarikan tunai dengan benar.

Informasi yang harus dicantumkan pada slip:

1. Nama pengambil dana: (nama Anda)

2. Alamat pengambil dana: Jl. Simpang Teluk Grajakan 78 Malang
3. Nomor telepon pengambil dana: 0812-3456-7890
4. Tujuan penarikan: Pembayaran material proyek
5. Tanda tangan pengambil dana.

Langkah Kerja :
1. Tulis dengan jelas transaksi yang akan dilakukan, tulis dengan jelas pada
formulir sesuai kebutuhan.

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-15/18

 2. Lakukan transaksi perbankan dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Periksa ulang formulir diperiksa ulang ketepatan penulisannya
4. Buat salinan apabila dibutuhkan.
5. Catat transaksi yang sudah dilakukan dalam pembukuan sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) organisasi.
6. Gandakan bukti transaksi untuk disimpan dengan aman.

Hasil yang diharapkan :

a. Bukti setoran yang telah terisi
b. Bukti penarikan yang telah terisi

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-16/18

3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-17/18
3098-P1-24/25 Hak Cipta pada Kemendikbudristek SPK-18/18