Implementasi BCMS Workshop 26 - 27 Juni 2024
Implementasi BCMS Workshop 26 - 27 Juni 2024
2. 09.30 - 09.40 10” Arahan Pak Stanley Irawan terkait Implementasi BCMS Bpk Stanley Irawan
3. 09.40 - 09.45 5" Penyampaian Agenda Workshop BCMS Tim ERM PT Elnusa Tbk
4. 09.45 – 10.00 15” Coffee Break Seluruh Peserta
5. 10.00 - 12.00 145" Kegiatan Workshop:
1. Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis (BCMS) ISO Tim ERM dan QM PT Elnusa Tbk
22301:2019
2. Penerapan Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis
base on Proses Bisnis Elnusa
ISOMA
6. 13.00 – 15.00 120" Pendampingan dan Review bersama Pengisian Form BCMS Tim ERM dan QM PT Elnusa Tbk
7. 15.00 – 15.30 30" Coffee Break Seluruh Peserta
8. 15.00 – 17.00 120” Pendampingan dan Review bersama Pengisian Form BCMS Tim ERM dan QM PT Elnusa Tbk
SUSUNAN ACARA WORKSHOP BCMS ELNUSA
Kamis, 27 Juni 2024
Pukul 09.00 - 17.00 WIB
3. 09.45 – 12.00 135” Study Case dan Diskusi Top Table Seluruh Peserta
ISOMA
4. 13.00 – 15.00 120" Presentasi masing-masing Fungsi Seluruh Peserta
5. 15.00 – 15.30 30" Coffee Break Seluruh Peserta
6. 15.30 – 16.00 90” Presentasi masing-masing Fungsi Seluruh Peserta
7. 16.00 – 16.30 30” Post Test Seluruh Peserta
8. 16.30 – 17.00 30” Penutup oleh SM ERM Ibu Mira Puspitawati
Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis (BCMS)
ISO 22301:2019
Latar Belakang
OPERASIONAL
KLAUSUL 8.2.2 – BUSINESS IMPACT ANALYSIS (BIA)
Organisasi harus mendefinisikan proses untuk menganalisis dampak bisnis untuk menentukan prioritas
kelangsungan bisnis beserta persyaratannya, melalui tahapan berikut:
1) Mendefinisikan tipe dampak dan kriteria yang relevan dengan konteks bisnis organisasi;
2) Mengidentifikasi kegiatan yang mendukung penyediaan produksi/pelayanan organisasi;
3) Menggunakan jenis dampak dan kriteria dampak untuk menilai dampak yang terjadi terhadap
waktu (assessing the impacts over time) akibat gangguan yang terjadi terhadap kegiatan tersebut;
4) Mengidentifikasi kerangka waktu di mana dampak dari terhentinya kegiatan akan terjadi serta tidak
dapat diterima oleh organisasi (kerangka waktu ini dapat disebut sebagai "periode gangguan
maksimum yang dapat ditoleransi" atau MTPD);
5) Mengatur kerangka waktu yang diprioritaskan dalam waktu yang diidentifikasi dalam butir d) di atas,
untuk melanjutkan kembali kegiatan yang terganggu sebagaimana yang dijelaskan dalam butir b) di
atas pada spesifikasi/kapasitas minimum yang dapat diterima (kerangka waktu ini dapat disebut
sebagai "recovery time objective" atau RTO);
6) Menggunakan analisis ini untuk mengidentifikasi kegiatan yang diprioritaskan;
7) Menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan yang diprioritaskan;
8) Menentukan ketergantungan, termasuk mitra dan pemasok, dan saling ketergantungan antar kegiatan yang
diprioritaskan
KLAUSUL 8.2.2 – BUSINESS IMPACT ANALYSIS (BIA)
KLAUSUL 8.2.3 – DISRUPTIVE RISK ASSESSMENT (DRA)
Proses Risk Assessment dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi risiko gangguan terhadap kegiatan yang diprioritaskan organisasi dan kebutuhan mereka sumber
daya;
2. Menganalisis dan mengevaluasi risiko yang diidentifikasi;
3. Menentukan risiko mana yang perlu penanganan.
KLAUSUL 8.2.3 – DISRUPTIVE RISK ASSESSMENT (DRA)
Direktorat/Fungsi
Tanggal
Form Distruptive Risk Register Leher/Anak
Unit/Divisi PIC
bilitas
Priorit
Numb
Damp
Proba
Deskripsi Kategori Distruptive Deskripsi Dampak Mitigation Plan PIC
Risk
ak
er
y
Distruptive Pengendalian
•SDM;
•Informasi dan data;
•Infrastruktur fisik seperti bangunan, tempat kerja atau fasilitas lain dan utilitasterkait;
•Peralatan dan barang habis pakai;
•Sistem teknologi informasi dan komunikasi (TIK);
•Transportasidan logistik;
•Keuangan;
•Mitradan pemasok.
KLAUSUL 8.3 – BUSINESS CONTINUITY STRATEGY (BCS)
KLAUSUL 8.3 – BUSINESS CONTINUITY STRATEGY (BCS)
KLAUSUL 8.4 – BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP)
Dokumen BCP atau dokumen yang memuat rencana/prosedur/uraian langkah/instruksi kerja pada saat terjadi disruptif insiden/bencana
yang disusun berdasarkan strategi & solusi kelangsungan yang dipilih di butir 8.3.3 BCS di atas, serta secara spesifik memuat informasi-
dengan cara sebagai berikut:
1. Penentuan eksekusi strategi pemulihan bisnis.
2. Eksekusi pemulihan bisnis sesuai strategi pemulihan bisnis.
3. Mengelola dampak/konseuensi yang terjadi akibat kondisi tidak normal. Response & Warning
4. Pemantauan hasil pemulihan bisnis
KLAUSUL 8.4 – BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP)
RENCANA KEBERLANGSUNGAN BISNIS
BUSINESS CONTINITY PLAN
D. Langkah-langkah Pemulihan
Disruptive Risk Event: Potensi Kehilangan Data/Informasi
No Aktivitas PIC Waktu Dokumen T erkait
1 Koordinasi awal - Manager 2 menit
2 Koordinasi dengan IT - Manager 1 menit
Penentuan strategi
3 pengamanan yang akan - Manager 2 menit
dilakukan
Melakukan koordinasi dengan
4 fungsi/instansi terkait dan - Manager 1 menit
mitra kerja
6 Evaluasi - Manager
Recovery Time Objective 8 Hari 7 hari 8 jam 30 menit)
Evaluasi Kinerja
Improvement
1. Roadmap Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis (BCMS)
Elnusa
ISO 22301:2019 BCMS • Training Workshop Pemahaman ISO 22301:2019 Sistem Manajemen Keberlangsungan
Bisnis
Persiapan • Analisis Kesenjangan
• Penyusunan BCM Program
(April 2022 – Apr • Penyusunan Pedoman dan SOP BCMS
•
2023) •
Sosialisasi Pedoman BCMS
Kick Off Meeting Implementasi BCM
Tinjauan
• Tinjauan Perbaikan
Manajemen • Tinjauan Manajemen
(Nov – Des 2023)
TAHAPAN IMPLEMENTASI SMKB ELNUSA
• Tinjauan Manajemen
Laporan Implementasi • Evaluasi Kinerja:
Sasaran & Monitoring, Kecukupan SDM, Pelaksanaan Tabletop Simulasi, Hasil Audit Internal, Tinjauan Manajemen,
Dokumentasi SMKB
• Arahan dan Saran Perbaikan Manajemen
2. Pedoman, Kebijakan dan Komitmen Implementasi BCMS di Elnusa
ISO 22301:2019 BCMS
Sistem Manajemen Berbasis ISO /H300000/2021–S9 tgl. 25 November
2021 Pengelolaan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis (SMKB)
Pertamina
DIADOPSI Menjadi
Pedoman BCMS
Elnusa
Sistem Manajemen Berbasis ISO
3. Pemulihan bisnis dilakukan dengan menjalankan recovery plan sesuai strategi yang dipilih
dalam BCS, dan BCP yang sudah dipersiapkan oleh masing-masing Fungsi.
4. Semua pemilik proses bisnis kritikal memastikan pemenuhan SMKB yang meliputi:
a. Alokasi sumber daya manusia.
b. Alokasi logistik.
c. Pengadaan barang/jasa.
d. Pengelolaan dan pertanggungjawaban anggaran dan/atau barang.
e. Penyelamatan personel.
5. Koordinator penanganan Kondisi Darurat dipimpin oleh HSSE sesuai SOP Kesiapsiagaan
Tanggap Darurat Elnusa (HSSE)
Isu terkait
BCMS
Internal
4 Pemerintah/Regulator/Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Pemerintah/Regulator/Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) diberikan informasi yang cepat, tepat Menerapkan Sistem Manajemen
Pelanggan Mitra Kerja dan akurat jika terjadi kondisi darurat/ tidak normal pada operasional perusahaan Keberlangsungan Bisnis
Jika terjadi kondisi darurat/tidak normal. Perusahaan dapat terus memberikan Menerapkan Sistem Manajemen
dokumentasi/informasi yang sesuai dengan aturan yang berlaku Keberlangsungan Bisnis
5 Masyarakat/Publik Masyarakat/Publik diberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat jika terjadi kondisi darurat/ Menerapkan Sistem Manajemen
tidak normal pada operasional perusahaan Keberlangsungan Bisnis
Jika terjadi kondisi darurat/tidak normal. Perusahaan dapat memberikan informasi terbaru Menerapkan Sistem Manajemen
untuk menjamin lingkungan atau aspek masyarakat lainnya tidak mengalami ganguan atau Keberlangsungan Bisnis
kerugian
Masyarakat/
DPR RI Publik
5. Identifikasi Risiko & Peluang
RISIKO
Isu Ekternal
Proses bisnis Disruptive Risk
&
Kritikal Assessment
Isu Internal
PELUANG
Divisi/Departement/ Enterprise Risk Management
Project
Dewan BCMS
Sekretaris & Koordinator (HSSE)
Emergency
Business Process Owner Response Team
(ERT)
• BCMS sebagai bagian dari Risk Management dilakukan secara kontinyu dengan level
penerapan mencakup Fungsi (meliputi: Operation Services, Shared Services, dan Anak
Perusahaan) dan Proyek;
• BCMS memberikan panduan untuk mengurangi terjadinya suatu peristiwa yang mengganggu
operasional perusahaan dan mampu merespons secara efektif ketika terjadi gangguan, dan
cepat pulih jika kasus peristiwa serupa itu muncul.
Dewan BCMS adalah para pengambil keputusan kebijakan yang mempunyai wewenang dalam melakukan hal-hal yang
berkaitan dengan kondisi disaster dan atau kondisi krisis. Dewan BCMS diketuai oleh Direktur Utama dan beranggotakan
1. Dewan BCMS :
Direksi (BoD) Perusahaan yaitu Direktur Operasi, Direktur Pengembangan Usaha, Direktur Keuangan dan Direktur SDM &
Umum.
2. Emergency : • Disebut juga sebagai Komite Pengendalian Krisis, yaitu team yang dibentuk dari fungsi teknikal untuk menindaklanjuti setiap
Response laporan tentang ancaman, kemungkinan insiden atau telah terjadi keadaan darurat dan atau kondisi krisis serta Evaluasi
Team (ERT) Kondisi Bencana dan melakukan penilaian kerusakan.
• ERT disebut juga sebagai Crisis Management Committee (corporate wide) dan Tanggap Darurat Team (Functional Wide/Local
Area)
• Koordinator penanganan Kondisi Darurat dipimpin oleh HSSE sesuai SOP Kesiapsiagaan Tanggap Darurat Elnusa (HSSE)
3. Business : • Business Process Owner dikoordinasijkan oleh ERM. Menyiapkan dokumen BCMS dan memastikan BCP telah dikinikan
Process sehingga dapat digunakan dalam kondisi Darurat dan sebagai Recovery Team dari sisi Business Process. Business Process
Owner Owner berkoordinasi dengan ERT.
Pelaksanaan Simulasi Top Table BCMS Elnusa
2023
Proses Bisnis T ransporta
Proses Bisnis yang Memiliki T otal Nilai RT O Opsi dan Solusi Strategi Peralatan dan Mitra dan
No Fungsi Kritikal (Y/T ) SDM Informasi Infra T IK si dan Keuangan
Dampak Penting* (Jam) Pemulihan yang Dapat Digunakan Consumable Pemasok
** Logistik
PT. Elnusa
Fabrikasi 1. Melihat contoh request material Admin, SPV Produksi,
1 Oil Country Tubular Goods Y 1 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
sebelumnya; Staff produksi
Konstruksi
PT. Elnusa
Fabrikasi 1. Melihat contoh list kalibrasi Admin, SPV Produksi,
2 Oil Country Tubular Goods Y 1 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
sebelumnya; QC
Konstruksi
PT. Elnusa 1. Melihat contoh job order
Fabrikasi sebelumnya yang sudah benar; Admin, SPV Produksi,
3 Oil Country Tubular Goods Y 2 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
2. Koordinasi dengan PIC lain Marketing.
Konstruksi tentang pembuatan job order
PT. Elnusa
Fabrikasi 1. Melihat contoh project schedule Admin, SPV Produksi,
4 Oil Country Tubular Goods Y 2 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
sebelumnya; Staff produksi
Konstruksi
PT. Elnusa 1. Menggunakan alat angkut
Transport
Biaya agen &
Fabrikasi untuk Biaya
5 Oil Country Tubular Goods Y 2 cadangank Mekanik n/a Listrik Peralatan kerja n/a distributor
pembelian perbaikan
Konstruksi 2. Memperbaiki alat angkut utama;
sparepart
terkait
Nilai dari Peridoic Quality Meminta hasil PQA kepada tim Tim Internal Audit ELN
Internal Audit Laporan hasil Internet dan Jika site Jika site
6 Assessment (PQA) tidak Y 2 internal maupun tim auditor yang dengan tim Auditor Komputer Internet Tidak ada
PQA aplikasi visit visit
mencapai target melaksanakan assessment PQA PQA
PT. Elnusa
Fabrikasi 1. Melihat contoh checklist material SPV Produksi, QC,
7 Oil Country Tubular Goods Y 3 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
senelumnya Material man
Konstruksi
PT. Elnusa Project manager, Site
Fabrikasi 1. Meminta perpanjangan waktu ke
8 Maintenance Y 3 manager, Project n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
client
Konstruksi control
Rekapan
Jumlah
Jumlah Laporan Hasil Audit Setiap tim setiap minggunya wajib
Laporan Hasil
Internal Audit (LHA) yang release dalam satu melakukan penambahan progress Internet dan Jika site Jika site
9 Y 3 Auditor, Auditee Audit Release Komputer Internet Tidak ada
tahun penugasan kurang dari atas setiap penugasan yang aplikasi visit visit
vs Target
jumlah target dilakukan secara bersamaan
Penugasan
AAP
PT. Elnusa
Fabrikasi 1. Memperbaiki kinerja; Project manager,
11 Maintenance Y 6 n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a
2. Memperbaiki kualitas tim project; Project control
Konstruksi
A. Menyelesaikan pekerjaan dengan
peralatan back-up
Upstream Services B. Menyelesaiakan pekerjaan Technical dan
Informasi Spare part dan Ketersedian
Cost Spare
Jasa penyedia
12 Pelaksanaan Pekerjaan Y 6 terkait peralatan back- kendaraan material spare
(sebelumnya OFS) dengan peralatan Sewa maintenance team
pekerjaan up operasional
part
part
C. Menyelesaikan pekerjaan dengan
menggunakan jasa PIHAK ke-3
Biaya
Medivac oleh
1.1. Menjalankan safe work practice transportasi
Informasi pihak 3.
2.1. Melakukan training / sertifikasi ,
terkait Penanganan
2.2. melakukan pemeriksaan Fungsi Operasi, Saluran Ambulans, penangana
HSSE Manage Transportation Safety - kejadian & Infrastruktur Perlatan korban oleh
15 Y 12 kesehatan MCU & DCU Emergency Team, komunikasi, Kendaraan n &
MVC (Motor Vehicle Crash) perkembang emergency Emergency klinik /
3.1 Melakukan inspeksi berkala, Intansi Terkait GPS Ops, pengobatan
an status Rumah Sakit.
sertifikasi, function test, secara korban,
korban. Evakuasi oleh
berkala. derek /
derek.
kendaraan
Biaya
1.1. Menjalankan safe work practice Informasi Medivac oleh
transportasi
1.2. Menjalankan prinsip industrial terkait pihak 3.
Fungsi Operasi, Ambulans, ,
HSSE Manage Fit to Work - Illness & hygiene kejadian & Infrastruktur Perlatan Saluran Penanganan
16 Y 12 Emergency Team, Kendaraan penangana
Illness Fatality 2.1. Melakukan pemeriksaan perkembang emergency Emergency komunikasi. korban oleh
Intansi Terkait Ops, n &
kesehatan MCU & DCU an status klinik /
pengobatan
korban. Rumah Sakit
korban.
Melaksanakan koordinasi dan 1. IT infrastruktur
Division Controller Informasi
17 Proses closing bulanan Y 16 analisis dengan fungsi/instansi 2. Komunikasi terkait Tidak Ada laptob Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
terkait SAP
terkait 3. Induk Perusahaan pengamanan
1. IT
Melaksanakan koordinasi dan infrastruktur
Division Controller Penyusunan laporan keuangan 2. Komunikasi Informasi
18 Y 16 analisis dengan fungsi/instansi terkait Tidak Ada laptob Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
quartalan dan tahunan 3. Corsec terkait XBRL
terkait pengamanan
4. Bursa
Informasi
1. Koordinasi awal (2 jam)
terkait RS, Mobil
2. Penentuan strategi pengamanan
Terjadinya kecelakaan kerja bengkel, Tangki Panjar Kerja Pengamanan
yang akan dilakukan (4 jam) Mobil Derek,
PT. Elnusa Petrofin dengan kategori fatality, major kantor polisi, Jaringan Internet, pengganti, (biaya oleh instansi
19 Y 24 3. Melakukan koordinasi dengan Industrial Relation Ambulance,
accident atau process safety petugas internet kamera Mobil pengurusan terkait/pihak
fungsi/instansi terkait dan mitra kerja APAR
event derek serta Derek, kecelakaan) ketiga
(5 jam)
Pemadam Ambulance
4. Kegiatan pengamanan (13 jam)
Kebakaran
Elnusa sebagai perusahaan energy services, memiliki dan menerapkan BCMS sangatlah penting untuk mengelola keberlangsungan dan
keberlanjutan bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan kepastian bagi setiap pemangku kepentingan khususnya clients dan
rekanan bahwa layanan akan selalu tersedia di setiap saat mereka membutuhkan.
Sebagaimana kita ketahui, bahwa sejumlah bisnis mengalami tantangan selama masa pandemi COVID-19 ini baik dari sisi keuangan maupun
operasional. Tidak hanya pemasukan saja yang turun, namun produktivitas juga turun. Istilah Business Continuity Management dan
manfaatnya di organisasi dan perusahaan bukan istilah baru dalam dunia bisnis, namun jarang menjadi prioritas karena memerlukan biaya
yang lebih dan membutuhkan waktu dalam penerapannya. Padahal, bencana bisa terjadi kapanpun dan tidak diketahui kapan dan berapa
lama waktu yang terjadi sehingga perlu dilakukan perencanaan yang matang agar bisnis terus berjalan.
BCMS memastikan bisnis dapat berjalan dan memberikan layanannya saat dan setelah terjadinya bencana dengan merencanakan dan
membuat rencana kerja untuk mengantisipasi kondisi organisasi saat terjadinya bencana. BCMS dirancang sebagai pencegahan atau tindakan
preventif, sehingga apabila timbul bencana perusahaan dan proses bisnis tidak akan terhambat. Tujuan dari BCMS ini adalah menjaga bisnis
tetap beroperasi meskipun ada gangguan dan menyelamatkan sistem informasi dari dampak bencana lebih lanjut. BCMS dapat memperkecil
efek peristiwa dari gangguan pada operasional dan mengurangi risiko kerugian keuangan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam
proses pemulihan sesegera mungkin dari gangguan tersebut. Berdasarkan tujuan tersebut, BCMS dapat membantu memperkecil biaya yang
berhubungan dengan gangguan dan mengurangi risiko yang berhubungan dengan itu.
Dengan menerapkan BCMS atau SMKB (Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis) diharapkan Elnusa Group dapat mengidentifikasi ancaman
bencana beserta dampaknya bagi pencapaian tujuan bisnis, dan memberikan kerangka kerja untuk membangun ketahanan bisnis melalui
kemampuan respon yang efektif terhadap ancaman bencana tersebut.