PRÁTICA PROFISSIONAL INTEGRADA, PPI

Prática Pedagógica Integrada apresentada ao curso INFORMÁTICA

a Distância do INSTITUTO FEDERAL FARROUPILHA
Disciplinas envolvidas na PPI:
INFORMÁTICA e TÉCNICAS E PRÁTICAS DE SECRETARIADO

POLO
Tutor(a) local:
 PRÁTICA PROFISSIONAL INTEGRADA, PPI

INSTITUTO FEDERAL FARROUPILHA

As disciplinas escolhidas para o meu trabalho, foram as disciplinas de

Técnicas e Práticas de Secretariado e de Informática, são as duas que estão
envolvidas na PPI.
Destaco a disciplina de Técnicas e Práticas de Secretariado que abrange um
grande conteúdo, e é muito importante no aprendizado do nosso Curso Técnico em
Secretariado. Essa disciplina começa com o surgimento da nossa profissão.
A profissão de Secretário(a) surgiu nos anos 500 a.C. Os primeiros
secretários da história da humanidade foram os escribas (escriba ou escrivão era a
pessoa na antiguidade que dominava a escrita).
Logo após da Segunda Guerra Mundial o cargo de secretário tomou outra
dimensão, pois o mercado de trabalho abriu as suas portas à mão-de-obra feminina
principalmente na Europa e nos Estados Unidos. Isso aconteceu em função da falta
de funcionários masculinos, os quais foram direcionados para os campos de batalha.
Em meados dos anos 50, foi exigido que as secretárias conhecessem as
técnicas de datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados
e atendimento telefônico.
A palavra “Secretário(a)” define uma pessoa a quem são confiados os
segredos e as confidências de seu superior e em função disso, exige-se do(a)
secretário(a) características específicas da sua personalidade: fidelidade e
prudência no tratamento de certas informações.
A profissão de Secretariado foi regulamentada há mais ou menos 30 anos
com a Lei de Regulamentação da Profissão, Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de
10/01/96que dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras
providências. Estas leis auferiram uma importância maior a cada nova atribuição que
foi concedida a este profissional.
O progresso tecnológico das últimas décadas exigiu e exige do(a)
Secretário(a) uma constante e grande atualização, aumentando assim a busca de
conhecimentos necessários e fundamentais para tornar o seu trabalho mais eficaz.
 Nos dias de hoje, o profissional de secretariado deixou de ser apenas um
atendente, introduzindo novas técnicas exercendo funções mais importantes,
atendendo assim, as necessidades das organizações.
As atividades cotidianas do profissional de secretariado executivo exigem
amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema
importância no desempenho de suas funções.
O secretário(a) deve mostrar grande capacidade em assumir
responsabilidade sem supervisão direta. Ele(a) e deve ter conhecimentos suficientes
para realizar tarefas mais complexas.
Estamos vivendo num mundo extremamente competitivo, a diferença faz o
profissional se destacar na área em que atua.
O secretário(a) à frente da empresa tanto na área profissional quanto
pessoal se torna cada vez mais, uma peça essencial ao sucesso da empresa e pode
estabelecer ações pessoais e profissionais para serem adaptadas às mudanças,
exigências e competitividade que existem. O profissional secretário deve ser
competente e habilidoso na realização de todas as suas tarefas.
Cabe ao secretário(a) agir como um “filtro” na diretoria de uma empresa,
aonde a maioria dos problemas devem ser filtrados por ele mesmo.
O secretário(a) é um profissional, que academicamente está sendo
preparado (a) para estar apto (a) a assessorar e articular a área administrativa das
empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral.
A administração, planejamento e organização são conceitos que o
secretário(a) deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparado para
ser inovador, criativo, empreendedor, comunicador e articulador.
Como assessor e facilitador, vem sendo o elo entre a empresa e seus
clientes internos, externos, coordenando informações para administrar
relacionamentos e conflitos.
Os destaques da profissão são: a ampliação de limites, juntamente com
certa estabilidade e um bom salário, considerando o padrão brasileiro. É necessário
também dominar outro idioma e saber tomar decisões. O secretário (a) deve estar
sempre atualizado com o que ocorre pelo mundo, ou seja, estar sempre aprendendo
para ter amplos conhecimentos para o seu desempenho.
Devido às grandes transformações no mercado de trabalho o Secretário(a)
Executivo(a) necessita possuir habilidades gerenciais como: postura, e facilidade de
comunicação, ser assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de
lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de
supervisionar os subordinados, de resolver problemas, de decidir e de aperfeiçoar a
qualidade e a produtividade do trabalho.
Empregabilidade é a condição daquele profissional que está apto a entrar no
mercado de trabalho, e que possui flexibilidade para adaptar-se às constantes
modificações. O profissional possui conhecimentos, competências, habilidades e
atitudes que o tornam importante no mercado de trabalho. A relevância não está
associada somente à empresa em que ele trabalha, mas ao mercado de uma
maneira geral.
O profissional que tem empregabilidade decide o rumo de sua carreira, está
sempre preocupado em aperfeiçoar suas competências, aumentar seus
conhecimentos e ampliar sua rede de relacionamentos.

O Secretário Executivo é o cartão de visita das organizações é a primeira

pessoa com quem o cliente interno e externo se encontra ao buscar um contato com
um executivo, por isso a postura, principalmente a ética e aparência são essenciais.
Requisitos de titularidade são imprescindíveis, mas além deles o profissional
de secretariado executivo necessita ter flexibilidade. Saber trabalhar em equipe, ser
criativo, aceitar mudanças, desafios, contribuir com ética e competência para a
melhoria das atividades empresariais no atual mercado de trabalho, criando um
ambiente seguro, em que as pessoas possam cometer erros sem terem medo de ser
advertidas de forma grosseira ou aos berros.

Diante da sua atarefada rotina de trabalho o profissional pode ter o

descontrole se não houver a inteligência emocional e com isso podem acontecer
coisas que não deveriam acontecer, como uma resposta mal educada, tom
agressivo, irritabilidade, nervosismo.

Nota-se que a inteligência emocional deve fazer parte do trabalho do

profissional, pois muitas informações e certas competências dependem dele e o bom
relacionamento, o compromisso, respeito, a transparência e discrição são essenciais
para um trabalho assertivo e produtivo.
. Controlar as emoções não significa sufocá-los e sim a compreensão do
contexto emocional, pois o individuo pode colocar ao seu favor a forma de como
encontrar a sua satisfação pessoal e tendo assim a prática do controle emocional
em diferentes habilidades de enfrentar tais situações.

Houve evidentes alterações no mercado de trabalho e as empresas exigem

cada vez mais profissionais com inteligência emocional, que possa lidar e
administrar as emoções no seu ambiente de trabalho.
A postura ética é considerada essencial para todos os profissionais e,
principalmente, para os secretários. O profissional deve ter uma conduta idônea, sua
conduta deve ser baseada na verdade e na moral. Além dos requisitos já citados, é
exigido também:
 Aproveitar e colocar em prática as técnicas secretariais como: arquivos,
follow-up, agenda, reuniões, viagens, etc.;
 Colaborar com a equipe sempre que for necessário;
 Coletar informações para consecução de objetivo e metas da Instituição.
 Compartilhar sua experiência e seus conhecimentos com membros da equipe;
 Conhecer e aplicar a legislação pertinente a sua área de atuação e dos
protocolos da empresa;
 Contribuir para a manutenção do clima organizacional agradável e
harmonioso;
 Cumprir e respeitar as normas da empresa;
 Elaborar e digitar textos profissionais especializados e outros documentos
oficiais;
 Encaminhar e orientar na seleção na avaliação e da correspondência ao
superior;
 Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da
função.
 Executar tarefas pertinentes a sua área de atuação, empregando
equipamentos e programas de informática;
Faz parte das tarefas do(a) Secretário(a):
 Gerenciar as auxiliando na execução das tarefas administrativas e
informações em reuniões, coordenando e controlando equipes e atividades;
 Manter a imparcialidade com seus superiores e subordinados;
  Não chamar a atenção do subordinado na frente da equipe;
 Não comentar assuntos pertinentes à empresa fora dela;
 Não delegar ao colega a realização de um trabalho confidencial que lhe foi
confiado;
 Não se utilizar da posição do cargo para conseguir vantagens pessoais;
 Participar de programa de treinamento, cursos de formações, quando
convocado;
 Participar, conforme a política interna da Instituição, projetos, cursos, eventos,
comissões, convênios e programas de ensino, pesquisa e extensão;
 Prestar serviço com o mais alto padrão de qualidade;
 Relacionamento com respeito e confiança;
 Respeitar a hierarquia e os subordinados;
 Responder e fazer chamadas telefônicas, redigir cartas, relatórios,
apresentações e outros documentos;
 Transcrever ditados, discursos, conferências, palestras, atas e explanações
etc. ;
 Tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e fornecedores com
educação e respeito.
O Secretário(a) deve ser avaliado(a) por diversos aspectos profissionais,
tanto na escolha para um emprego ou na avaliação da sua performance na
empresa, demonstrando as suas habilidades, experiências e principalmente a
imagem dele(a).
Não adianta muito ter boa aparência, conhecimento, habilidade e
competência, se o comportamento do profissional não for adequado à situação. Um
bom profissional precisa ter postura, ser idôneo e conquistar a credibilidade, ser
digno e manter sigilo de todas as informações adquiridas, ser honesto consigo
mesmo e principalmente com os demais.
Ele deve evitar relacionar-se emocionalmente com os demais profissionais
da empresa e almejar sempre um atendimento com qualidade, agir naturalmente e
sorrir sempre.
Quem quiser ser um(a) bom(a) secretário(a) e quiser fazer  carreira nesse
ramo deve buscar um bom curso de Secretariado que seja reconhecido pelo MEC e
que dará direito ao registro na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego.
 Um bom curso de inglês também é fundamental para quem quer trabalhar na
área. “Essa é uma real exigência do mercado e não fica apenas na área do
secretariado, mas em todas as esferas de uma empresa”.
A profissão de secretário(a) vai muito além de atender ao telefone e anotar
recados. Vai da estética à ética profissional.
Outra disciplina do Modulo I, do Curso Técnico em Secretariado, do Instituto
Farroupilha, que ocupou um lugar de destaque a meu ver foi a Informática que faz
parte das disciplinas que esta PPI envolve.
Quanto à disciplina de Informática, possibilita a ampliação dos
conhecimentos de Informática que são vitais no desenvolvimento das atividades de
um secretário(a). A informática veio de auxílio aos profissionais secretários, pois
permite o melhor uso do tempo, facilitando as tarefas do pensar e agir,
importantíssimas para a realização das habilidades e práticas.
A informática e os conhecimentos tecnológicos são cada vez em número
mais crescente, exigidos nas empresas. As capacitações, os cursos oferecidos aos
profissionais, são de um grande valor para a inovação desses conhecimentos e
crescimento profissional aonde os mesmos atuam.
Uma parte bem interessante foi a dos periféricos que fazem parte do
computador.