Programas de melhoria contínua
“hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje…”
A frase acima se refere a uma das mais usadas ferramentas de Melhoria
Contínua, o Kaizen.
Mas não vamos começar com ela. Conheça primeiro o BPM:
1- BPM – Business Processes Management
Business Processes Management significa, em português, gestão de
processos de negócios.
Trata-se de uma metodologia que visa analisar todos os processos de
uma empresa – ou ao menos os mais relevantes – e descobrir a maneira
ideal de realizá-los, com eficiência e eficácia.
Para isso, esses processos são mapeados por meio de fluxogramas e
analisados para se encontrar:
Atrasos;
Desperdícios;
Gargalos;
Dificuldade na troca de informações.
E outros problemas que se configuram nas chamadas oportunidades de
melhoria.
Assim, os fluxogramas são redesenhados com o objetivo de sanar
esses problemas. O novo processo, então, é medido continuamente,
para se descobrir se este novo desenho realmente trouxe melhores
resultados.
Caso contrário, ele é novamente redesenhado. E mesmo se os
resultados forem os esperados, como o processo é monitorado
constantemente, sempre que se perceber uma oportunidade, ele será
analisado e melhorado ainda mais.
Entendeu como funciona esta ferramenta de melhoria contínua?
Então, confira este infográfico que ensina como usar o BPM
para promover a melhoria contínua:
2- Diagrama de processos
Na verdade, o diagrama de processos é uma das ferramentas de
melhoria contínua mais usadas dentro do próprio BPM. Mas sua
importância é tão grande que achamos melhor falar sobre ele em
destaque.
O diagrama de processos é semelhante ao fluxograma, só que mais
detalhado.
Ele mostra de maneira visual e esquemática as tarefas que devem ser
realizadas num processo, quem são os responsáveis por essas tarefas,
em que ordem elas se realizam, que decisões devem ser tomadas, que
critérios usar, do início ao fim do processo.
Veja um exemplo de mapa de processo:
Veja mais: Não tenha medo de inovar: use ferramentas de melhoria
de processos
3- Kaizen
Agora sim, chegados ao Kaizen!
Uma das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos, o
Kaizen é uma palavra japonesa que significa “mudança para melhor”.
O Kaizen foca na eliminação de desperdícios e no uso de ferramentas
visuais e intuitivas que ajudem a tornar os processos mais eficientes de
forma criativa e inovadora.
O Kaizen (como usado pela Toyota) foca em 4 pontos:
1. Mão de obra: treinada para executar os processos dentro dos
padrões desejados.
2. Método: deve-se otimizar ou criar a melhor maneira de realizar
cada processo, com menos custos e mais resultados.
3. Material: neste caso, os materiais devem ser usados na menor
quantidade possível para atingir os resultados desejados. O controle
de estoques é “puxado”, isto é: só quando são realmente necessários
os materiais são disponibilizados. Isso diminui custos e até o espaço
de armazenagem.
4. Máquinas: a manutenção e o uso eficiente de energia e outros
fatores devem ser otimizado para que as máquinas alcancem seu
maior desempenho e longevidade.
4- Lei de Pareto
O Economista italiano Vilfredo Pareto criou uma lei que, basicamente,
diz:
80% dos resultados são produzidos por 20% das causas.
Como isso pode melhorar processos?
Ora, muito simples!
Se algo está criando muitos problemas num processo, se essa causa for
descoberta e eliminada, ela pode resolver 80% dos problemas!
Da mesma forma, se algo funciona muito bem e isso for implementado
no seu processo, ele pode gerar uma melhoria de 80%.
Portanto, descobrir quais as causas que trazem mais problemas, para as
eliminar, ou as que trazem mais sucesso, para as aperfeiçoar, são
algumas das aplicações da Lei de Pareto na melhoria contínua.
5- Diagrama de Ishikawa
Nem sempre é fácil descobrir o que causa problemas num processo.
Para isso, você pode usar o Diagrama de Ishikawa, também conhecido
como Diagrama de Causa e Efeito.
Segundo esta metodologia, você deve averiguar 6 possíveis causas de
um problema, todas elas iniciadas por M, veja:
1. Método
2. Matéria-prima
3. Mão de obra
4. Máquina
5. Medida
6. Meio ambiente
Mas nem sempre essas causas são as ideais para o seu negócio. Nesse
caso, você pode adaptar as possíveis causas para combinarem melhor
com as características de sua empresa.
