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PROCEDIMENTOS INTERNOS Recursos Humanos
POLÍTICA DE VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS
LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
Diretoria, Gerência, Supervisão e colaboradores que necessitarem efetuar viagens pela empresa, Departamento
Financeiro.
CONTROLE DE REVISÕES
Revisão Data Elaborador Tópicos Alterados
1. OBJETIVOS
Esta política fornece aos colaboradores da empresa, diretrizes que devem ser seguidas ao realizar
reuniões externas, eventos corporativos, viagens à trabalho, entre outras atividades realizadas
externamente às unidades da empresa. Além disso, esta política estabelece tipos e limites de despesas
permitidas e que podem ser reembolsadas pela EMPRESA x
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2. RESPONSABILIDADES
2.1 Cabe ao colaborador (viajante)
Solicitar passagens aéreas ou rodoviárias, reserva de hotéis e locação de automóveis conforme
autorizado por seu superior, por e-mail, e de acordo às instruções contidas neste documento, bem como
realizar a prestação de contas seguindo todas as normas estabelecidas nesta política.
2.2 Cabe ao Gestor da Área
• Garantir que seus funcionários tenham ciência sobre esta política e orientá-los a buscar as
aprovações prévias antes de marcar viagens ou realizar despesas pela empresa.
• Assegurar que todas as despesas possuam comprovantes adequados e que os gastos estejam
em acordo com esta política. O gestor deve ter plena consciência do que pode ou não ser
aprovado.
• Delegar a aprovação do relatório de prestação de contas em caso de ausência, porém, o
gerente/aprovador original permanece responsável pela aprovação realizada pelo seu
interino. O Interino selecionado deve ser uma pessoa apta a avaliar adequadamente as
despesas cuja a aprovação foi delegada.
2.3 Cabe ao Contas à Pagar
Realizar uma avaliação crítica de toda a documentação anexa ao formulário de reembolso de
despesas e devolver a solicitação para correções/substituições se estas estiverem em desacordo
com a política. Enquanto não houver a correção o reembolso ficará suspenso.
3. DIRETRIZES GERAIS
• Os comprovantes (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo) devem ser apresentados para todas
as solicitações de reembolso de despesas.
• Quando uma despesa é incorrida por um grupo de funcionários, deve sempre ser paga pela
pessoa que se reporta para o líder mais sênior na hierarquia de aprovação. Em hipótese
alguma deve ser paga pelo funcionário abaixo na hierarquia.
• Antes de se comprometer com qualquer viagem ou despesa, a mesma deve ser previamente
autorizada pelo o seu gerente/aprovador.
• Use os nossos fornecedores credenciados, fazendo suas reservas através do setor de
compras.
• Não é permitido levar acompanhantes em viagens custeadas pela empresa.
• A prestação de contas das despesas deverá ocorrer até 48 horas do retorno da viagem em
formulários próprio (anexo I). Despesas sem respectiva prestação de contas serão
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descontadas na folha de pagamento do funcionário.
3.1 Adiantamento de viagem
Se necessário, a solicitação para a adiamento de despesa deverá ser solicitado com antecedência mínima
de 48 horas via e-mail para o departamento financeiro e o valor será de acordo anexo e dias de viagem.
3.2 Comprovantes
Deverão ser apresentados documentos fiscais (nota fiscal ou cupom fiscal) originais como comprovante
da despesa. Outros recibos serão aceitos somente nos casos em que o estabelecimento for desobrigado
a emitir documento fiscal, como por exemplo, táxi e pedágio. Os comprovantes devem estar anexados
no formulário de acerto de despesas e na ordem na qual foram emitidos.
3.3 Reserva de viagem
Solicitações de passagens, hotéis e locação de veículos devem ser feitos através do setor de Compras
da EMPRESA X com antecedência mínima de 03 dias.
3.4 Passagens
Reservas aéreas devem ser realizadas com no mínimo sete dias de antecedência, para viagens
nacionais e 15 dias de antecedência para viagens internacionais, de modo a garantir as melhores
tarifas em razão da compra antecipada.
A solicitação de passagens rodoviárias deve ser realizada com no mínimo três dias de antecedência,
de modo a garantir as melhores alternativas em razão da compra antecipada.
3.5 Hospedagem
A escolha do hotel deverá levar em consideração a disponibilidade, a localização, o objetivo
da viagem, o tempo de estadia, o preço e a condição de pagamento;
A hospedagem, feita reserva através do setor de compras, deverá ser onde a EMPRESA X possuir uma
taxa preferencial ou negociada. Os funcionários somente poderão se hospedar em hotéis não
preferenciais, caso não haja qualquer taxa negociada na cidade ou em circunstâncias específicas, como
por exemplo, no hotel onde está ocorrendo uma conferência.
Os funcionários deverão ficar em apartamentos standard. É possível optar por apartamentos de nível
superior, caso isto não represente elevação dos custos para a EMPRESA X.
Quando mais de um funcionário viajar para o mesmo local com o mesmo objetivo deverão ficar em
apartamentos duplos.
Quando ocorrer qualquer atraso durante a viagem ou outro motivo que leve ao não comparecimento
ao hotel no dia marcado, o colaborador será responsável pela comunicação ao Hotel, de modo a evitar
a cobrança de "no show".
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Lavanderia: As despesas com lavanderia somente serão reembolsadas em casos de viagens com duração
superior a 7 dias corridos, ou no caso de pernoite sem planejamento prévio, mediante a apresentação
dos comprovantes.
Frigobar: Os gastos com frigobar não serão reembolsados, exceto o consumo de água, sem restrição
de valores.
3.6 Aluguel de Veículo
Os funcionários deverão optar por carros de aluguel mais econômicos e de tamanho intermediários ou
menores, sempre de acordo com o contrato corporativo da agência. É permitida a opção por carros
maiores quando três ou mais funcionários estiverem viajando juntos no mesmo veículo.
Todos os funcionários, incluindo gerentes devem utilizar as opções de veículos: econômico, ar
condicionado, direção hidráulica e câmbio manual.
As multas recebidas pelo funcionário nos carros alugados serão de responsabilidade do funcionário e
este deverá quitar a multa assim que a receber.
Os aluguéis de veículos serão realizados através do setor de compras da empresa
4. TIPOS DE DESPESAS
4.1 Refeições com clientes
Refeições que tenham sido incorridas com clientes exclusiva e necessariamente para fins de negócios
serão reembolsadas respeitado o limite estabelecido (vide tabela de valores) por pessoa presente na
ocasião. Deve ser informado na prestação de contas a empresa e as pessoas presentes na ocasião. A
realização da despesa em valores superiores deverá ser justificada e aprovada formalmente pelo Diretor
da empresa.
4.2 Outras refeições
Refeições que tenham sido incorridas por funcionários serão reembolsadas nas seguintes situações:
• Em caso de exceder 2 horas pós horário de expediente e/ou fora dos dias regulares de
trabalho. Neste caso deve ser previamente autorizado pela liderança. Caso um funcionário
desembolse o valor para mais de um funcionário deverá ser descriminado a quantidade de
pessoas e seus respectivos nomes.
• Em razão de execução de serviços fora da cidade do seu local de trabalho habitual (em viagens
nacionais) será reembolsado o valor da diária (vide tabela de valores).
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4.3 Utilização de Veículo Próprio
Despesas com quilômetro rodado, pedágio e estacionamento são consideradas reembolsáveis para os
profissionais em que as despesas tiveram finalidade comprovada de negócio ou como deslocamento de
trabalho.
O valor do reembolso (vide tabela de valores) referente a combustível por quilômetro rodado cobre
todos os custos com automóvel (desgaste da viagem e afins).
Multas de trânsito, oficina mecânica, sinistro de qualquer natureza, combustível e taxas administrativas
de pedágios (exemplo Sem Parar) não são despesas reembolsáveis nos casos de utilização de veículo
próprio.
Na solicitação de reembolso de KM deve ser obrigatoriamente inserido no relatório de prestação de
conta o endereço e/ou CEP da Origem e Destino.
4.4 Bebidas e Cigarros
Despesas com cigarros e bebidas alcoólicas não serão aceitas.
ANEXO I
tabela com os tipos de gastos e limites.
Evento Reembolsavel Limitação
Refeição Viagem Nacional Sim
Refeição em Reunião de trabalho Sim, Com aprovação do Diretor da empresa.
Happy Hour Não
Aniversarios Não
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Confraternização de equipe Não
Lançamentos, projetos escpeciais, visitas Sim, aprovação do Diretoria da empresa. N/A
clientes
Taxi/Uber Sim N/A
Artigos, serviços, entretenimento ou
qualquer outro gasto de cunho pessoal Não N/A
Reembolso KM Sim
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