COMO OTIMIZAR E

AUTOMATIZAR A
COMUNICAÇÃO INTERNA:
O GUIA COMPLETO
INTRODUÇÃO......................................................................................................................................03
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA..................................................05
A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA......................................................10
AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA
MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA....................................................................16
CONCLUSÃO........................................................................................................................................21
SOBRE O CONVÊNIA....................................................................................................................23
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

O Dicionário Michaelis Online define Por isso, não é um exagero dizer

a palavra comunicação como “ato que que a comunicação interna é uma
envolve a transmissão e a recepção ferramenta estratégica. Por meio dela,
de mensagens entre o transmissor e é possível alcançar o sucesso mais
o receptor, através da linguagem oral, rapidamente, melhorar a imagem da sua
escrita ou gestual, por meio de sistemas companhia no mercado e aumentar sua
convencionados de signos e símbolos”. credibilidade e rendimento.

Essa explicação mais completa pode ser Porém, como chegar a esse patamar?
transferida para o ambiente empresarial. O segredo está na otimização dos
processos. Para entender melhor
Afinal, a comunicação corporativa é o esse contexto, neste guia completo,
primeiro requisito necessário para alinhar apresentamos os principais aspectos
expectativas com o cliente e garantir a que você precisa saber para efetivar a
fluidez do trabalho entre as equipes. Mais comunicação interna no seu negócio.
que isso, é fundamental para a atuação
conjunta, para a eficiência dos processos Então, que tal se aprofundar sobre esse
e para o engajamento dos colaboradores. assunto? Tenha uma boa leitura!

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 A IMPORTÂNCIA DA
COMUNICAÇÃO INTERNA
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA

Você já deve ter percebido que estamos na Era

da Informação. Atualmente, qualquer tomada
de decisão precisa ser embasada em dados
interpretados, que apontarão o melhor caminho
a ser seguido pela organização. O que isso tem
a ver com a comunicação interna? Tudo!

No contexto atual, é preciso ter um relacionamento

próximo com os stakeholders, seja para melhorar
a satisfação interna e externa, seja para obter
informações relevantes, que contribuirão para
o direcionamento do negócio. A comunicação
atua diretamente nesse cenário, porque permite
o trabalho conjunto e alinhado, aumenta a
sensação de pertencimento dos colaboradores
e resulta em diferentes benefícios.

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A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA

Isso tudo acontece porque ela é uma Outro levantamento, desta vez feito
ferramenta estratégica para as empresas, pela secretária-executiva Elaine Bez
possibilitando transmitir informações Birolo Casagrande, mostra que, em
de forma eficaz e correta para todos uma empresa do município de Jacinto
os envolvidos. Além disso, ela deve ser Machado, em Santa Catarina, apenas 22%
condizente com a missão, a visão e os dos colaboradores compreendiam toda a
valores organizacionais, a fim de colaborar mensagem por completo, enquanto 52%
para o planejamento estratégico. tinham um entendimento parcial.

Apesar de sua importância, uma pesquisa Esses dados evidenciam a necessidade

apontou que 35% das companhias de implementar um processo estruturado
brasileiras não implementaram um canal de comunicação interna.
oficial de comunicação. A consultora
Etienne Totola, em entrevista ao portal
ES Brasil, ainda reforça a relevância Caso contrário, há uma grande
dessa prática, destacando que tendência de desalinhamentos,
aproximadamente 60% dos problemas problemas no desenvolvimento de
surgidos em uma corporação são certas demandas, atrasos em projetos e
relativos a falhas em processos de desmotivação dos colaboradores.
troca de informações.

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A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA

MELHORIA DA IMAGEM DA EMPRESA

A autoridade e a credibilidade da organização aumentam,

porque os colaboradores se sentem satisfeitos com
o local de trabalho e repassam esse sentimento para
as pessoas que os rodeiam. Da mesma forma, os
fornecedores e os clientes compreendem que há uma
política de transparência e valorização do diálogo, o que
tende a fortalecer o relacionamento com a marca.

AUMENTO DO ENGAJAMENTO
DOS COLABORADORES

Os profissionais atuam de maneira mais alinhada e

de acordo com os objetivos estabelecidos. Há uma
identificação com a empresa e o colaborador “veste a
camisa”, ou seja, busca melhorias constantes e defende
a organização em que trabalha. Para chegar a esse
QUAIS SÃO AS VANTAGENS DA nível, é preciso tratar cada indivíduo como peça-chave e
COMUNICAÇÃO INTERNA? estabelecer uma comunicação sincera e aberta.

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A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA

APERFEIÇOAMENTO DO CLIMA ORGANIZACIONAL

O bom ambiente de trabalho influencia positivamente o desempenho

dos colaboradores. Ele também passa a imagem da organização e é
um sentimento transmitido para clientes e fornecedores.

A comunicação auxilia nesse quesito, porque traz mais transparência,

além de evitar especulações e fofocas. O resultado é mais segurança
entre as equipes.

IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES

A abertura de um canal de comunicação direto com os colaboradores

permite que os talentos se manifestem e indiquem oportunidades.
Essa é uma maneira de descobrir necessidades de ajustes e
implementar melhorias em todas as áreas.

A partir das vantagens da comunicação interna, você pode começar a

traçar estratégias específicas para otimizar essa prática. Como fazer
isso? É o que veremos em seguida.

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 A OTIMIZAÇÃO DA
COMUNICAÇÃO INTERNA
A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA

A eficiência dessa prática oferece mais integração e

produtividade entre os colaboradores. Ainda assim,
uma pesquisa da Deloitte, divulgada pela Exame,
indica que a comunicação interna é um dos principais
motivos de insatisfação dos profissionais, sendo até
mais relevante que a remuneração.

O levantamento destacou que entre 78% e 80%

dos entrevistados se dizem mal informados
sobre as atividades executadas pela organização,
enquanto a insatisfação com o salário é de 60%. Esse
dado confirma a necessidade de aprimorar as ações
adotadas a fim de otimizar a comunicação interna.

Porém, como chegar a esse patamar? O segredo é

colocar algumas ações em prática. Veja quais são elas.

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A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA

PADRONIZE OS PROCESSOS
DE COMUNICAÇÃO

Essa é uma atividade flexível, mas que

exige uma padronização para garantir
que a mensagem seja compreendida por
todos. Afinal, o ambiente corporativo é
altamente heterogêneo. Nesse sentido,
uma ferramenta útil é um manual.

Ele permite informar os colaboradores

com uma linguagem objetiva e clara, ao
mesmo tempo em que determina como
as atividades devem ser executadas.

Também deve solucionar dúvidas A partir de sua elaboração, deve ser distribuído
comuns. Por exemplo: quem deve ser a todos os colaboradores, para que entendam a
copiado no e-mail? O WhatsApp pode ser importância de estruturar sua comunicação
utilizado para repassar um comunicado interna. Assim, é possível aprimorar os
importante e urgente? relacionamentos interpessoais e com os stakeholders.

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A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA

USE NOVAS TECNOLOGIAS

E FERRAMENTAS

Esses recursos são imprescindíveis para coletar, tratar e

compartilhar informações relevantes para o negócio.

Perceba que há um número muito grande de dados

gerados diariamente, mas é importante estruturá-los e
interpretá-los para que sejam realmente úteis.

As tecnologias e as ferramentas também ajudam a

aumentar a eficiência da comunicação interna.

Elas contribuem para a proximidade entre equipes e

gestores, especialmente se existir mais de uma unidade
de negócios. Assim, os prejuízos na compreensão das
mensagens são evitados e também se torna mais fácil
mensurar os resultados obtidos.

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A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA

APLIQUE A CULTURA VALORIZE O TRABALHO DETERMINE UM LOCAL

ORGANIZACIONAL DOS COLABORADORES DE DIVULGAÇÃO DE
INFORMAÇÕES
A missão, a visão e os valores que Essa é uma das formas mais eficientes
permeiam o negócio são repassados de otimizar a comunicação interna, A definição de um lugar específico,
pela cultura, que direciona os porque é assim que o profissional se oficial e centralizado é importante,
colaboradores e os gestores. Por isso, sente engajado e trabalha em prol dos porque assim todos sabem onde
ela contribui significativamente para objetivos estabelecidos. A valorização devem procurar novas informações.
a comunicação interna. Para aplicá- passa, portanto, por feedbacks positivos Para isso, você pode adotar murais,
la, você pode utilizar vários recursos, e construtivos, oferta de incentivos informativos, e-mails, rádio interna
como palestras, vídeos, projetos (como bônus por produtividade), e até o repasse oral. Tudo depende
voluntários etc. Qualquer atividade capacidade de ouvir sugestões de do tamanho da organização e das
que incentive o trabalho conjunto dos melhorias etc. características dos colaboradores.
profissionais é válida.

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A OTIMIZAÇÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA

TORNE AS INFORMAÇÕES
ACESSÍVEIS

Os colaboradores devem ser capazes de

buscar os dados de que precisam. Quando
há uma hierarquização muito rígida, é
comum haver ruídos na comunicação
e atrasos na disponibilização das
informações, situação que prejudica o
cenário organizacional.

Assim, fica claro que a otimização

da comunicação interna depende
de ações simples e fáceis de serem
colocadas em prática. A tecnologia
contribui muito para essa finalidade.
Por isso, é necessário conhecer as
ferramentas mais adequadas para
efetivar esses processos. Esse é o
assunto que abordaremos a seguir.

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AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA
MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA
AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA

O papel de destaque exercido pela comunicação nas empresas ajuda a manter o alinhamento e a coesão da equipe, assim como
a motivação e a satisfação dos colaboradores. O uso de ferramentas específicas ainda aumenta a produtividade.

Porém, quais ajudam a alcançar esse propósito? Veja as principais.

INTRANET REDES SOCIAIS CORPORATIVAS

Essa é uma rede corporativa que permite o acesso Esse conceito é operacionalmente similar ao modelo
exclusivo dos colaboradores. tradicional. Por isso, aumenta a proximidade com o
usuário. Outras vantagens são: escalabilidade, baixo
Por meio dela, você consegue integrar departamentos, custo, oferta SaaS (software em nuvem), segurança e
publicar informativos, divulgar produtos e serviços possibilidade de colaboração dos profissionais.
novos, realizar treinamentos a distância etc.
O objetivo é estabelecer uma comunicação
O principal benefício é assegurar que todos horizontal. O acesso é somente interno e possibilita
tenham acesso à mesma mensagem. Além disso, inserir atualizações de projetos, realizar chats entre
os colaboradores podem se comunicar entre si, o que os colaboradores, interagir com outras equipes e
simplifica o fluxo de trabalho. incorporar diferentes mídias, como fotos e vídeos.

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AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA

SOFTWARES DE RH

Essa solução é sólida e robusta, além de

permitir integrar diferentes funções em
um local. Devido a essa característica,
consegue resolver parte dos problemas,
centralizar a comunicação e eliminar o
uso de múltiplas ferramentas, o que pode
comprometer o acesso à mensagem.

Uma vantagem é que os dados

desse tipo de software costumam
ser criptografados, o que aumenta
a segurança do processo. Além disso,
toda a gestão do RH é profissionalizada,
reduzindo a burocracia.

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AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA

E-MAIL MAPEAMENTO DO PERFIL

COMPORTAMENTAL
Esse é um meio fácil e rápido de comunicação. É
possível agendar reuniões, avisar sobre as novidades e A ideia é entender qual é a melhor maneira de se
notificar sobre imprevistos. Por conta dessa facilidade, comunicar com os colaboradores por meio da
92,5% das empresas usam o e-mail como ferramenta identificação de possíveis reações. Assim, você traça
de comunicação empresarial. Essa é uma facilidade estratégias mais acertadas e eficazes.
principalmente em caso de trabalho remoto.

MURAL

A grande contribuição do mural é a possibilidade

de deixar lembretes, fortalecer as estratégias
organizacionais e levantar as metas da equipe.

Para isso, é preciso deixar o mural em um local visível e

estratégico, que se torne uma referência para todos. Já
o conteúdo deve ser uma mensagem objetiva e curta,
de fácil compreensão. Por fim, lembre-se de atualizar o
mural frequentemente, como a cada 15 dias, mês etc.

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AS FERRAMENTAS IMPORTANTES PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA

NEWSLETTER

Esse formato é como uma revista com

informações úteis. Serve também para a
valorização dos colaboradores, como um
espaço para informar o desempenho.

Sua divulgação pode ser online ou

impresso, dependendo do orçamento e
do perfil dos profissionais.

Em resumo, todas essas ferramentas

colaboram para unificar e padronizar a
mensagem, que deve ser entendida por
todos para que os benefícios esperados
sejam atingidos. Seguindo essas dicas,
a chance de você obter sucesso com a
comunicação interna é muito maior.

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CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

A comunicação interna é uma ferramenta essencial

para garantir a qualidade do trabalho, um clima
organizacional melhor e o engajamento de todos os
profissionais. Porém, é preciso otimizar essa atividade
para garantir a máxima eficácia.

Como vimos ao longo deste e-book, há várias dicas que

podem ser empregadas. Basta colocá-las em prática
para aprimorar os resultados. Lembre-se também
de usar a tecnologia a seu favor, como o software de
RH da Convenia, porque assim você centraliza as
informações e potencializa o lado positivo.

Gostou de conhecer essas ideias? Conseguiu refletir

sobre a comunicação interna da sua organização?

Agora é só colocar essas atitudes em prática e ver os

benefícios em curto, médio e longo prazos.

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O Convenia é um software ideal para auxiliar nos processos
de departamento de pessoal de pequenas e médias
empresas. Ele foi pensado para controlar as rotinas específicas
desse setor e evitar que as empresas continuem utilizando
apenas as planilhas do Excel para mapear os seus processos.

Essa ferramenta otimiza rotinas, como férias dos colaboradores,

admissões, deligamentos, controle de ponto, processa folha de
pagamento, e muito mais.