Introdução

ao
MS Projet
(Nível 1)

Formador : Paulo Montes

Duração: 32 Horas
Duração – 32 horas
• Módulo 1 - Introdução à Gestão de Projetos
• Módulo 2 - Ambiente da Aplicação
• Módulo 3 - Início e Calendário do Projeto
• Módulo 4 - Gestão de Tarefas
• Módulo 5 - Gestão de Recursos
• Módulo 6 - Acompanhamento do Projeto
• Módulo 7 - Personalização do Documento de Projeto
❑ Introdução à Gestão de Projetos

• Cada vez mais as organizações ganham consciência da importância da Gestão de Projetos como

fator de desenvolvimento, porque tudo o que se faz numa organização, ou é um projeto, ou teve

origem num projeto.

• Qualquer organização que se mantenha a fazer o que sempre fez e do mesmo modo, não evolui,

estagna e, nalguns casos, desparece.

• É através de projetos que se criam novos produtos ou serviços, que se operam transformações e

que dá resposta a novas necessidades ou oportunidades, sendo os projetos os verdadeiros agentes

da mudança.
 Introdução à Gestão
de Projetos
• As organizações procuram, cada vez mais seguir
boas práticas de sustentabilidade.
• Ter boas práticas de sustentabilidade nas suas
operações não chega, se a montante estiveram
projetos que foram tudo menos sustentáveis.
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Introdução à Gestão de Projetos

❑ Podemos definir projeto como uma ideia ou uma proposta para afetar
recursos escassos a uma aplicação, de entre um conjunto de
aplicações alternativas.
❑ Ou então, um projeto é um esforço temporário empreendido para
criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
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INTRODUÇÃO À GESTÃO DE PROJETOS

❑ Tratando-se apenas de um plano, o projeto está

sujeito a uma avaliação que decide a sua
implementação ou rejeição.
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Introdução à Gestão de Projetos

❑ Um projeto materializa-se num documento de trabalho,

que inclui as componentes de um projeto de investigação, a

sua calendarização, os seus recursos e o respetivo

orçamento, sem carácter de compromisso inalterável.

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…QUANTO AO TEMPO!
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❑ TEMPORÁRIO

❑ Temporário significa que todos os projetos possuem um início e um final definidos.

❑ O final é alcançado quando os objetivos do projeto forem atingidos, quando se tornar
claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou quando
não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado.
❑ Temporário não significa necessariamente de curta duração; muitos projetos duram
vários anos.
❑ Em todos os casos, no entanto, a duração de um projeto é finita.
❑ Projetos não são esforços contínuos.
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❑ TEMPORÁRIO

❑ Além disso, geralmente o termo temporário não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado

pelo projeto.

❑ A maioria dos projetos é realizada para criar um resultado duradouro.

❑ Por exemplo, um projeto para erguer um monumento nacional criará um resultado que deve

durar séculos.

❑ Os projetos também podem com frequência ter impactos sociais, econômicos e ambientais,

intencionais ou não, com duração muito mais longa que a dos próprios projetos.
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❑ PRODUTOS, SERVIÇOS OU RESULTADOS EXCLUSIVOS.

➢ Um projeto cria entregas exclusivas, podendo ser produtos, serviços ou resultados.

➢ Os projetos podem criar:

Um produto ou objeto produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item
componente.
• Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à
produção ou à distribuição.
• Um resultado, como resultados finais ou documentos.
Por exemplo, um projeto de pesquisa desenvolve um conhecimento que pode ser usado para
determinar se uma tendência está presente ou não ou se um novo processo irá beneficiar a
sociedade.
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❑ PRODUTOS, SERVIÇOS OU RESULTADOS EXCLUSIVOS.

A singularidade é uma característica importante nas

entregas do projeto.
Por exemplo, muitos milhares de prédios de escritórios
foram construídos, mas cada prédio em particular é
único — tem um proprietário diferente, tem projeto
diferente, local diferente, construtora diferente, etc.
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❑ ELABORAÇÃO PROGRESSIVA

A elaboração progressiva é uma característica de projetos que integra os conceitos de temporário

e exclusivo.
Elaboração progressiva significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos.
Por exemplo, o objetivo de um projeto será descrito de maneira geral no início do projeto e se
tornará mais explícito e detalhado conforme a equipa do projeto o desenvolve num entendimento
mais completo dos objetivos e das entregas.
A elaboração progressiva não deve ser confundida com aumento dos objetivos primários!
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➢Projetos x Trabalho operacional

As organizações realizam um trabalho para atingir um conjunto de objetivos.

Em geral, o trabalho pode ser classificado como projetos ou operações, embora os dois
ocasionalmente se sobreponham.
✓ Eles compartilham muitas das seguintes características:

1. Realizados por pessoas.

2. Restringido por recursos limitados.
3. Planeado, executado e controlado.
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➢Projetos x Trabalho operacional

• Os projetos e as operações diferem principalmente no fato de que as operações são

contínuas e repetitivas, enquanto os projetos são temporários e exclusivos.
• Os objetivos dos projetos e das operações são fundamentalmente diferentes.
• A finalidade de um projeto é atingir seu objetivo e, em seguida, terminar.
• Por outro lado, o objetivo de uma operação contínua é manter o negócio.
• Os projetos são diferentes porque o projeto termina quando seus objetivos específicos foram
atingidos, enquanto as operações adotam um novo conjunto de objetivos e o trabalho
continua.
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➢Projetos x Trabalho operacional

• Os projetos são realizados em todos os níveis da organização e podem envolver uma única
pessoa ou muitos milhares de pessoas.
• A sua duração varia de poucas semanas a vários anos.
• Os projetos podem envolver uma ou várias unidades organizacionais, como joint ventures e
parcerias.
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❑ Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam a:

➢ Desenvolvimento de um novo produto ou serviço.

• Efetuar uma mudança de estrutura, de pessoal ou de estilo de uma organização.
• Projeto de um novo veículo de transporte.
• Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado.
• Construção de um prédio ou instalação.
• Construção de um sistema de abastecimento de água para uma comunidade.
• Realizar uma campanha por um cargo político.
• Implementação de um novo procedimento ou processo de negócios.
• Atender a uma cláusula contratual.
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❑Projetos e planeamento estratégico

Os projetos são um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos

limites operacionais normais da organização.

Os projetos são, portanto, frequentemente utilizados como um meio de atingir o plano

estratégico de uma organização seja a equipa do projeto formada por funcionários da

organização ou um prestador de serviços contratado (Outsourcing).

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❑Os projetos são normalmente autorizados como um resultado de

uma ou mais das seguintes considerações estratégicas:

Uma procura de mercado (por exemplo, uma companhia de petróleo autoriza um projeto para construir
uma nova refinaria em resposta a um problema crônico de falta de gasolina).
• Uma necessidade organizacional (por exemplo, uma empresa de treinamento autoriza um projeto para
criar um novo curso para aumentar sua receita).
• Uma solicitação de um cliente (por exemplo, uma companhia de energia elétrica autoriza um projeto de
construção de uma nova subestação para atender a um novo parque industrial).
• Um avanço tecnológico (por exemplo, uma empresa de software autoriza um novo projeto para
desenvolver uma nova geração de vídeo games após o lançamento de um novo equipamento para jogos
por empresas de produtos eletrônicos).
• Um requisito legal (por exemplo, um fabricante de tintas autoriza um projeto para estabelecer diretrizes
para o manuseio de um novo material tóxico).
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❑O que é gestão de projetos?

• A gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e

técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
• A gestão de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes
processos de gestão de projetos: inicio, planeamento, execução, monitorização, controlo,
e finalização.
▪ O gestor de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.
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❑Gerir um projeto inclui:

➢ Identificação das necessidades?

1. Estabelecer objetivos claros e alcançáveis.

2. Controle no enquadramento com a qualidade, objetivos, tempo e custo.
3. Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes
preocupações e expetativas das diversas partes interessadas.
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❑Gerir um projeto inclui:

Os gestores de projetos frequentemente falam de uma

“restrição tripla” :

❑ Cumprimento dos objetivos, tempo e custo do

projeto.

A qualidade do projeto poderá ser afetada pelo

impacto possível nesses três fatores.
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❑ O CICLO DE VIDA DO PROJETO

A organização ou os gestores de projetos podem dividir projetos em fases para

oferecer um melhor controlo de gestão com ligações adequadas com as operações em
desenvolvimento da organização executora.
Coletivamente, essas fases são conhecidas como o ciclo de vida do projeto.
Muitas organizações identificam um conjunto específico de ciclos de vida para serem
usados em todos os seus projetos.
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❑Características do ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o início de um projeto ao seu final.
Por exemplo, quando uma organização identifica uma oportunidade que deseja aproveitar, em
geral irá autorizar um estudo de viabilidade para decidir se deve realizar o projeto.
A definição do ciclo de vida do projeto pode ajudar o gerente de projetos a esclarecer se deve
tratar o estudo de viabilidade como a primeira fase do projeto ou como um projeto autônomo
separado.
Quando o resultado desse esforço preliminar não é claramente identificável, é melhor tratar esses
esforços como um projeto separado.
• Não existe uma única maneira para definir um ciclo de vida ideal do

projeto.

• Algumas organizações estabeleceram políticas que padronizam

todos os projetos com um único ciclo de vida, enquanto outras

permitem que a equipa de gestão de projetos escolha o ciclo de vida

mais adequado para seu próprio projeto.

• Além disso, as práticas comuns do setor frequentemente levarão ao

uso de um ciclo de vida preferencial dentro desse setor.

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❑Os ciclos de vida do projeto geralmente definem:

-O trabalho técnico deve ser realizado em cada fase (por exemplo, em qual fase deve ser
realizado o trabalho do arquiteto?).
-Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada entrega é revista,
verificada e validada.
-Quem está envolvido em cada fase (por exemplo, a engenharia simultânea exige que os
implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto).
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❑Como controlar e aprovar cada fase?

As descrições do ciclo de vida do projeto podem ser muito genéricas ou muito detalhadas.
Descrições altamente detalhadas dos ciclos de vida podem incluir formulários, gráficos e
listas de verificação para oferecer estrutura e controlo.

A maioria dos ciclos de vida do projeto compartilha diversas características comuns.

As fases geralmente são sequenciais e normalmente são definidas por algum formulário de
transferência de informações técnicas ou de entrega de componentes técnicos.

Os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as
fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado.
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O nível de incertezas é o mais alto e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é o maior no
início do projeto.

A capacidade das partes interessadas de influenciarem as características finais do produto do

projeto e o custo final do projeto é mais alta no início e torna-se cada vez menor conforme o
projeto continua.

Contribui muito para este fenômeno o fato de que o custo das mudanças e da correção de
erros geralmente aumenta conforme o projeto continua.
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Embora muitos ciclos de vida do projeto possuam nomes de fases semelhantes com
entregas semelhantes, poucos ciclos de vida são idênticos.
Alguns podem ter quatro ou cinco fases, mas outros podem ter nove ou mais.
Áreas de aplicação isoladas reconhecidamente apresentam variações significativas.
O ciclo de vida de desenvolvimento de software de uma organização pode ter uma única
fase de projeto, enquanto outro pode ter fases diferentes para projeto arquitetural e
detalhado.
Os subprojetos também podem ter ciclos de vida do projeto distintos.
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Por exemplo, uma empresa de arquitetura contratada para projetar um novo prédio de
escritórios está envolvida primeiramente na fase de definição do proprietário enquanto faz o
projeto, e na fase de implementação do proprietário enquanto dá suporte ao esforço de
construção.
No entanto, o projeto de design do arquiteto terá sua própria série de fases, desde o
desenvolvimento conceitual, passando pela definição e a implementação, até o encerramento.
O arquiteto pode ainda tratar o projeto do prédio e o apoio à construção como projetos
distintos, cada um com seu próprio conjunto de fases.
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➢Relação entre o produto e os ciclos de vida do projeto

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❑ PROCESSOS NA GESTÃO DE PROJETOS

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às

atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
A gestão de projetos é realizado através de processos, usando conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas de gestão de projetos que recebem entradas e geram saídas.
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➢PARA QUE UM PROJETO SEJA BEM-SUCEDIDO, A EQUIPA

DO PROJETO DEVE:

1. Selecionar os processos adequados dentro dos grupos de processos de gestão de projetos

(também conhecidos como grupos de processos) necessários para atender aos objetivos do
projeto.
2. Usar uma abordagem definida para adaptar os planos e as especificações do
produto/serviço de forma a atender aos requisitos do produto/serviço e do projeto.
3. Atender aos requisitos para satisfazer as necessidades, desejos e expectativas das partes
interessadas.
4. Equilibrar a procura face aos objetivos, tempo, custo, qualidade, recursos e risco para
produzir um produto de qualidade.
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Esses processos se aplicam globalmente e também para qualquer setor.

Boa prática significa que existe acordo geral de que a aplicação desses processos de
gestão de projetos tem demonstrado aumentar as possibilidades de sucesso numa ampla
série de projetos.

...mas,…

Não significa que o conhecimento, as habilidades e os processos descritos devam

ser sempre aplicados uniformemente em todos os projetos.
O responsável pelos projetos, em colaboração com a equipa do projeto, é sempre
responsável pela determinação dos processos adequados e do grau adequado de rigor
de cada processo, para qualquer projeto específico.
++
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❑ PROCESSOS DA GESTÃO DE PROJETOS

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❑ PROCESSOS DA GESTÃO DE PROJETOS

Um conceito subjacente para a interação

entre os processos de gestão de projetos
é o ciclo PDCA (plan-do-check-act,
planejar-fazer-verificar-agir).
Este ciclo está ligado por resultados – o
resultado de uma parte do ciclo torna-se
a entrada para outra parte.
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ De entre os vários modelos existentes, de salientar o

o Gráfico Gantt (por ter sido um dos primeiros).

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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ Gráfico de Gantt

❑ O gráfico de Gantt, também conhecido como método de ensaios e erros, é um cronograma, isto
é, um gráfico de dupla entrada, em que nas linhas são colocados os eventos planificados e nas
colonas os períodos de tempo considerados como padrão.
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ Pretende atingir fundamentalmente três finalidades:

o Definir antecipadamente as fases de trabalho, de modo a evitarem-se operações repetidas.

o Acompanhar o plano, isto é, permitir ao planificador inspecionar o modo pelo qual as etapas
do plano estão a ser executadas.
o Estabelecer uma sequência lógica, ou seja, a existência de uma sucessão ótima de etapas,
o que elimina à partida as etapas desnecessárias para a sua execução.
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ O desenvolvimento do modelo
requer ainda, em relação a cada
tarefa, que se proceda à
estimativa do tempo necessário
para a sua realização.
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ Para elaboração do gráfico de Gantt é preciso:

o Fazer uma listagem prévia das tarefas que devem ser realizadas.
o Construir o gráfico:

❑ Na coluna do lado esquerdo é representado o roteiro operacional, ou seja, as indicações

das etapas pela ordem que devem ser realizadas.
❑ Na primeira linha do quadro está representado não só o tempo necessário à realização de
todas as operações, mas ainda o tempo necessário à realização de cada etapa.
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ Exemplo: Tempo (dias)

Tarefas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Planeamento
Pesquisa de recursos
Fabricação 1
2
3
Montagem Parcial A
B
Montagem Final
Inspeção
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3. EXECUÇÃO DO PROJETO DE INVESTIMENTO

❑ A sua elaboração permite-nos ter uma visão clara, não só das tarefas a desenvolver e da sua
ordenação, mas ainda do tempo previsto como necessário para as executar.

❑ O gráfico de Gantt permite-nos ainda, durante a fase de execução, efetuar a comparação

entre o previsto e o realizado, pois dá-nos a conhecer as etapas que estão atrasadas em
relação ao programado e as que estão adiantadas em relação ao previsto.
❑O que é MS Project?

❑Como usar o MS Project?

❑Para que serve o MS Project?

❑O que é MS Project?

Através de sua aplicação, gestores

O Microsoft Project é o software de
conseguem gerir recursos, avaliar
maior aceitação mundial para Gestão
orçamentos, criar cronogramas, medir
de Projetos por sua facilidade de
o desempenho, analisar oportunidades
utilização e versatilidade de aplicação.
e avaliar riscos. Com a correta utilização
A utilização do MS Project é
deste software, você tem controle total
fundamental para garantir o sucesso do
sobre seus projetos e fica preparado
planejamento e execução dos projetos.
para tomar decisões estratégicas.
❑Como usar o MS Project?

Perante as suas diversas funções, a sua abrangência é vasta, para organizar e gerir projetos, é possível usá-lo para
atividades simples como criar a lista de tarefas, definir tempo médio e atribuir prioridade para cada tarefa.

Também permite ter uma visão geral do desenvolvimento do projeto, sendo fácil observar como cada parte afeta a
outra.

Atrasos, irregularidades no recebimento ou oferta de produtos, tudo isto fica fácil visualizar e de obter um respostas
rápido para resolver obstáculos ao normal desenvolvimento do projeto.

Esta ferramenta, também permite organizar ortos tipos de projeto, como por exemplo, pintar a sua casa, comprar
um carro e mantê-lo.

Já deu para perceber que é um software muito útil.

 Para que serve o MS Project?
• A utilização do MS Project é fundamental para garantir o
sucesso do planeamento e execução de projetos.

• Através do programa, os gestores conseguem gerir recursos,

avaliar orçamentos, criar cronogramas, medir o desempenho,
analisar oportunidades e avaliar riscos.

• Com a correta utilização deste software, tem controle total

sobre seus projetos e prepar-se para tomar decisões estratégicas.

• Através do seu uso, você também pode idealizar e programar

atividades, controlar prazos, estabelecer custos, designar
recursos e qualificar o grau de importância de um projeto como
um todo.
1 - Introdução à Gestão de Projetos