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Abertura de 24
processos de
compras
Pílula Número 2

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Na Pílula 01, foram transmitidas as orientações sobre a abertura
de novos processos, a conversão de processos em andamento e a
conversão de processos de compras homologados.

Nesta Pílula 02, serão

abordadas as diretrizes para
a abertura de processos de
compras e suas instruções
iniciais, a inclusão de
documentos nos processos,
a utilização dos blocos e a
tramitação dos processos.

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1 – ABERTURA DE PROCESSO
DE COMPRAS
ABRANGÊNCIA Departamento Executivo
PÍLULA Nº 02/2024
DATA 13/6/2024
GESTÃO Gerência Executiva de Compras

Para iniciar um processo no SEI, o usuário deve:

a) clicar em “Menu” e, na sequência, em “Iniciar Processo”, no menu principal.

b) selecionar o tipo de processo desejado. Independentemente de qual seja o objeto,

deve ser selecionada SEMPRE a opção “Compra de Material e Contratação de Serviços”.

DICAS
- Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela for aberta.
- Clicar em “ ” para ver todos os tipos de processos disponíveis
e, em “ ”, para voltar aos tipos mais usados.
- Os tipos destacados na cor vermelha são aqueles que permitem a
categorização do nível de acesso como sigiloso (além de público e restrito).

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d) selecionar o nível de acesso do processo:
Público: processos e documentos assinados disponíveis para a visualização de
qualquer usuário interno do sistema. É a regra para os processos de contratação.
Restrito: processos e seus documentos disponíveis para a visualização de
usuários das Unidades pelas quais o processo tramitar. Um exemplo disso são as
matérias submetidas à apreciação da área de Compliance.

Caso seja necessário gerar um processo restrito relacionado a algum processo público,
pode-se acessar o processo principal e clicar em “Iniciar Processo Relacionado”.

Se o processo a ser relacionado já tiver sido gerado anteriormente, basta informar o

seu número e, no processo principal, clicar em “Relacionamentos do Processo” e, em
seguida, fazer a inclusão.

Sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com

permissão específica e previamente credenciados.

LEMBRE-SE:
1 - O preenchimento adequado dos campos de cadastramento dos processos e
dos documentos é fundamental para tornar a pesquisa no SEI mais efetiva. Os
dados cadastrados podem ser facilmente localizados por meio do preenchimento
dos respectivos campos disponíveis na Pesquisa Avançada.
2 – Se você não clicar em “Salvar”, as informações registradas em cada tela serão perdidas.

Após a abertura do processo de compras, devem ser realizadas as inclusões de

documentos externos (assim entendidos como aqueles que não estão sendo gerados no
próprio processo) ou devem ser gerados documentos do próprio SEI.

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 IMPORTANTE:
Os principais documentos que envolvem a fase inicial do
processo de contratação são os seguintes:
A) SOLICITAÇÃO DE COMPRA – SC (deve ser gerada no
Protheus e inserida no SEI como “documento externo”).
B) MINUTA DO TERMO DE REFERÊNCIA OU INSTRUMENTO EQUIVALENTE,
tais como ficha técnica ou modelo “completão” (para dispensas).
1) A SC deve ser gerada no Protheus e inserida no SEI como documento externo.
2) A minuta do termo de referência deve ser gerada como documento
nativo do SEI. O usuário deve selecionar a “MINUTA DE TERMO DE
REFERÊNCIA”, que deverá ser assinada por algum colaborador da Gerência
Executiva ou Unidade Operacional demandante da contratação.

2 – INCLUSÃO DE DOCUMENTOS
LEMBRE-SE:
O documento interno é aquele criado a partir de um modelo de tipo de documento
dentro do próprio SEI. Somente os documentos internos podem receber a assinatura
eletrônica no SEI. Já os documentos externos podem apenas autenticados
por meio da aposição de ciência, utilizando o ícone apresentado a seguir:

Para produzir a minuta do Termo de Referência como documento interno do SEI, o

usuário deve:

a) abrir o processo desejado ou iniciar um novo processo;

b) clicar no ícone “Incluir Documento” ;

c) selecionar a opção “Minuta de Termo de Referência”;

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d) no campo “Texto Inicial”, deve marcar a opção “Texto Padrão” e clicar no ícone
da lupa ao lado;

e) selecionar o modelo desejado e clicar na seta verde ao lado (transportar item);

Obs.: Quando houver modificação dos modelos pela GECOMP, será realizada a
automática atualização daqueles disponibilizados no texto padrão do SEI.

f) preencher os campos Descrição, Interessado/Destinatários, Classificação

por Assuntos, Observações desta Unidade (todos não obrigatórios), levando em
consideração a explicação dada no tópico anterior (iniciar processo);

g) selecionar o nível de acesso (público, restrito ou sigiloso), ressaltando que os

processos de contratação, em regra, são públicos);

h) clicar em “Salvar”;

i) editar o documento da tela será aberta.

LEMBRE-SE:
Documentos externos no SEI são aqueles provenientes de outras fontes, tais
como PDFs, imagens, planilhas, documentos feitos em editores de texto, entre
outros. Os documentos externos são inseridos no SEI, por meio de upload, ou seja,
são carregados a partir do seu computador. Assim, os documentos externos:
1) não são elaborados no editor de texto do SEI;
2) não podem ser assinados eletronicamente no SEI, mas podem
ser assinados previamente por certificado digital;
3) podem ser autenticados por meio de ciência por qualquer usuário do SEI.

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Para incluir um documento externo no SEI, o usuário deve:

a) clicar no ícone “Incluir Documento” ;

b) selecionar o tipo de documento “Externo” (sempre é a primeira opção da lista):

c) preencher os dados da tela “Registrar Documento Externo” (colocar as

informações que permitam rastrear o documento quando for necessário
pesquisá-lo);

d) clicar no botão “Salvar” para finalizar o procedimento.

3 – UTILIZAÇÃO DE BLOCOS
No menu principal, aparecerão as funcionalidades “Blocos”. Ao selecioná-las,
aparecerão as opções de blocos existentes:
• Assinatura;
• Internos;
• Reunião.

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BLOCO DE ASSINATURA

a) clicar no ícone “Incluir Documento” ;

b) selecionar o tipo de documento “Externo” (sempre é a primeira opção da lista):

É utilizado quando se pretende disponibilizar um documento para visualização,

edição ou assinatura envolvendo outra área organizacional (por exemplo: a
GEOMP produz uma minuta de documento que precisará ser assinada pela
Diretoria Executiva. Nessa hipótese, o documento é inserido em bloco; e a DIEX
poderá visualizá-lo, editá-lo e assiná-lo).

Para gerar um bloco de assinatura, o usuário deverá:

a) acessar o processo SEI desejado;

b) clicar no documento em que deseja inserir em bloco;

c) clicar no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura” ;

d) selecionar o bloco existente ou criar “novo bloco”;

e) clicar nas opções “Incluir” ou “Incluir e Disponibilizar”.

Ao clicar no ícone “Incluir Bloco de Assinatura”, será exibida a tela a seguir,

constando, no menu “Bloco”, aqueles que já foram previamente criados pela
Gerência Executiva ou pela Unidade Operacional:

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O usuário poderá criar um bloco específico para o atendimento à sua
necessidade de compartilhamento, seguindo o seguinte passo a passo:

a) acessar o processo SEI desejado;

b) clicar no documento em que deseja inserir em bloco;

c) clicar no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura” ;

d) clicar na opção “Novo Bloco”;

- No campo “Descrição”, orienta-se que seja inserida a finalidade do bloco que

está sendo criado;

- No campo “Unidades para Disponibilização”, deve ser inserida a identificação

da Gerência Executiva ou Unidade Operacional com a qual se pretende
compartilhar o documento.

- Após isso, clicar em “Salvar”.

e) na sequência, clicar nas opções “Incluir” ou “Incluir e Disponibilizar”.

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Disponibilização de bloco

Para a disponibilização do bloco, algumas observações são necessárias, a

saber:

• Quando o documento tiver sido disponibilizado para outra Unidade, ele não
poderá ser editado pela Gerência Executiva ou Unidade Operacional que o
disponibilizou.

• Se não disponibilizar o bloco, o destinatário não terá acesso ao documento.

• Poderá ser inserido mais de um documento no mesmo bloco.

• Se cancelar a disponibilização do bloco, ele retornará à sua Unidade

criadora.

Atenção:

Se o bloco já tiver sido disponibilizado para alguma área, não será

possível realizar a inserção de novo documento sem que seja realizado
o cancelamento da disponibilização e incluído o novo documento, para,
posteriormente, ser realizada uma nova disponibilização.

Nessa hipótese, os documentos devem ser destinados à mesma

Gerência Executiva ou Unidade Operacional.

O cancelamento da disponibilização do bloco impede o salvamento do

arquivo pela Unidade que está editando, correndo o risco de perder a edição.
Nesse caso, sempre que for cancelar a disponibilização do bloco, é importante
verificar se não existe nenhum documento em edição pela Unidade com a qual
houve a disponibilização.

Para disponibilizar o bloco, basta clicar no ícone verde disposto em “Ações”:

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Assinatura de Documento Interno (nativo do SEI)

Para assinar, deve-se clicar no documento, na árvore do processo, e

selecionar o ícone

A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do

campo “Cargo/Função” e preenchendo-se o campo “Senha”.

Os documentos nativos do SEI admitem múltiplas assinaturas, ou seja,

podem ser assinados por mais de um usuário.

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BLOCO DE REUNIÃO

O Bloco de Reunião possibilita que uma Unidade disponibilize processos

para conhecimento de outras Unidades.

• É possível disponibilizar mais de um processo.

• Um bloco disponibilizado não deverá ser editado nem receber outros

processos até que as Unidades de destino devolvam o bloco.

• É possível cancelar a disponibilização de um bloco de reuniões.

• O Bloco de Reunião não gera a tramitação do processo.

• O acesso do documento pelo Bloco de Reunião não permite a edição

do arquivo.

Para adicionar o processo no Bloco de Reunião, basta selecionar o

processo, clicar no ícone , que abrirá a pasta com todos os blocos já
criados, tendo a opção de criar “Novo Bloco de Reunião”. Após selecionar a
pasta, clique em “Ok”, pois, em seguida, será incluído o processo no bloco,
conforme a ilustração do bloco a seguir:

Assim como o bloco de assinatura, a outra Unidade só terá acesso aos

arquivos do bloco se houver a respectiva disponibilização.

Para disponibilizar o bloco, basta clicar no ícone verde disposto em ações:

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Em síntese:
• A. Enquanto não for assinado eletronicamente, um documento
produzido no sistema é considerado uma minuta e só pode ser
visualizado por usuários da Unidade elaboradora, ainda que o processo
esteja aberto para outras Unidades.
• B. Enquanto o documento estiver como minuta, é possível sua
visualização por usuários de outras Unidades por meio de Bloco de
Reunião (apenas visualização, não permite alterar nem assinar a
minuta).
• C. O uso do Bloco de Assinatura permite que usuário de Unidade
diferente da elaboradora do documento possa visualizar, editar e
assinar o documento.
• D. O bloco interno é uma forma de se organizar e arquivar os
processos na Unidade.

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BLOCO INTERNO

É uma funcionalidade que contribui para que os processos possam ter

melhor organização na Unidade.
Por meio do bloco interno, é possível manter o registro de processos que
a Gerência Executiva ou Unidade Operacional considera estratégicos para
monitorar, independentemente de o processo estar ou não concluído ou
em tramitação em outras áreas.
O procedimento para a criação de bloco interno e a inserção dos
processos segue a mesma metodologia da geração dos outros tipos de
bloco, com a diferença de que não é possível realizar sua disponibilização
para acesso por outras áreas.

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 SAIBA MAIS:
Reitera-se a necessidade de que os usuários do SEI
participem da capacitação sobre usabilidade da ferramenta,
que está disponível no seguinte link:

Clique e saiba mais

É virtual e gratuita!
E as pílulas não têm o objetivo de substituir as capacitações,
pois estas são indispensáveis.

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