Palestra sobre

PDL Ferramentas
de Produtividade
 Administradora de Empresas, Mestranda em Sistemas de Gestão
pela UFF, MBA em Liderança, Gestão e Inovação pela PUC-RS, MBA
em Gestão do Conhecimento e Inteligência Empresarial pelo
CRIE/Coppe – UFRJ e Pós em Metodologia do Ensino Superior pela
Regina Mamede UGF

Mais de 20 anos de vivência em Gestão, T&D, Marketing, Vendas e

Recursos Humanos em empresas de grande porte (nacionais e
multinacionais) como Xerox do Brasil, Chevron Brasil (Texaco),
Embratel, Telemar e Petróleo Ipiranga
Consultoria e Desenvolvimento de Pessoas com diversos
treinamentos ministrados para empresas como ConQuist
Consultoria, Ipiranga, Unilever Brasil, Nestlé, Michelin, TIM e Vivo.
Especialista em gerenciamento de projetos educacionais de alta
complexidade e que requeiram visão consultiva.

Docência nos cursos de graduação em Administração de Empresas e

em Comunicação Social nas disciplinas de Fundamentos da
Administração e Marketing
Autorresponsabilidade
Autorresponsabilidade

é a capacidade de atribuir
unicamente para si a
responsabilidade sobre
aquilo que acontece em
sua vida. É arcar com as
consequências do seu
próprio comportamento.
Situações comuns de transferência de culpa:

“Eu não teria esquecido sobre esse compromisso se as pessoas não me

sobrecarregassem com tantas tarefas!”
“Eu chego atrasado com frequência por que moro muito longe, e pego
muito trânsito até aqui!”
“Se você tivesse enviado uma mensagem me lembrando, eu teria trazido o
livro.”
“Eu não sou explosivo, as outras pessoas é que me provocam!”
“Eu teria feito o relatório se alguém tivesse me enviado o modelo e as
instruções.”
Autorresponsabilidade demanda mudança de perspectiva...
Antes Depois
Eu não teria esquecido se EU organizasse melhor a minha
sobre esse compromisso agenda e a distribuição do meu tempo

Eu chego atrasado com porque EU não levo em consideração o

frequência tempo que passarei no trânsito

Eu teria trazido o livro se EU me organizasse e fizesse uma

que me foi requisitado anotação para não esquecer

Eu não seria tão se EU aprendesse como controlar minhas

explosivo emoções e reações às frustrações do dia a dia

Eu teria feito o relatório se EU tivesse solicitado o envio do modelo

e das instruções
Benefícios da autorresponsabilidade:
• Capacidade de mudar hábitos • Melhoria da capacidade de liderança e
improdutivos motivação
• Aumento da inteligência emocional • Maior potencial de crescimento
• Redução de conflitos e situações • Maior satisfação perante à conquistas
desconfortáveis • Preservação da autoestima e da
• Transformação de obstáculos em confiança em si
oportunidades • Relacionamentos pessoais e profissionais
• Fortalecimento da capacidade de mais harmoniosos e saudáveis
resiliência • Menos frustração e maior capacidade de
• Melhor imagem profissional reação
 Ferramentas
de Feedback e
Feedforward
 Feedback - Bons exemplos

Feedback corretivo: Feedback positivo (elogio):

– “Eduardo, você tem entregado – “Ana, seus relatórios são bastante

seus relatórios com atraso, e isso completos e assertivos, você tem
está prejudicando outros setores recebido elogios de outras áreas!
que precisam deles para Parabéns, apreciamos muito o seu
desempenhar suas tarefas. O que comprometimento e a qualidade do
podemos fazer a respeito? Faltam seu trabalho!”
dados ou algum recurso para ajudá-
lo a entrega-los em dia?”
 Feedback - Maus exemplos

Quando o chefe julga,

parece que o deslize do Em vez de julgar, é preciso
“Você é desorganizado”
funcionário faz parte da levar exemplos: “naquela
ou “você não tem
personalidade dele e, tarefa específica você não
iniciativa” são exemplos
portanto, vai ser difícil foi organizado”, “você teve
de frases genéricas que,
mudar, mas, se ele trouxer uma atitude agressiva com
sem justificativas
dados que demonstrem o assistido” ou “você não
consistentes, que
determinado demonstrou proatividade
frequentemente levam a
comportamento naquele atendimento”
um mau feedback
equivocado, é raro obter
uma reação negativa
 Feedback faça x não faça

Faça Não faça

• O feedback deve ser dado em particular • Elogios desnecessários

• Aplique o feedback logo depois do problema • Confronto direto

X
• Realize em ambiente calmo e adequado • Não ultrapasse o tempo máximo
• Explique o propósito do feedback de 1 hora
• Estabeleça confiança, divida o processo • Evite julgamento de valor
• Use fatos, dados, datas e exemplos reais • Nunca use “eu acho”
• Antes de aplicar o feedback, prepara-se, anote, • Não “vá” na pessoa e sim na
pratique situação/ desempenho
• Não minta, não destrua o talento
 Utilizado quando alguém apresenta
Feedback sanduíche bom desempenho sempre, mas
com pontos a serem melhorados

Pontos positivos – faça uma lista dos pontos positivos do seu colaborador. Selecione
1 características relacionadas à tarefa ou comportamento que deu origem ao feedback:
“Regina: você é extremamente focada em atender bem o assistido e sempre encaminha
bem os processos”

Pontos de melhoria – liste os pontos a serem melhorados de modo específico e objetivo:

2 “Tenho certeza de que é capaz de melhorar a redação das petições. Basta focar neste
objetivo”

Encoraje a mudança – Conclua com palavras de encorajamento para reforçar a motivação.

“Você é sempre elogiada nos atendimentos! Seu desafio agora é aperfeiçoar a sua
3 capacidade de redigir as petições. Confio na sua dedicação, bom trabalho!”
Nunca utilizar palavras como, “mas”, “porém” ou “só que” após destacar os pontos positivos
de alguém. Estas preposições anulam tudo o que foi dito de positivo.
Ferramenta
feedback
sanduíche
Feedback Corretivo Utilizado com pessoas que estão
apresentando baixa performance
The Situation – Behavior – Impact Feedback Tool

Fato – descreva o problema de forma clara Reação – deixe claro o que você sente
1 e objetiva. Não conte estória e vá direto ao 2 em relação ao problema e certifique-se
ponto. de que o funcionário entenda seu ponto
“Pedro, notei que na segunda e terça- de vista.
feira você chegou com 30 minutos de “Estou chateado com seus constantes
atraso.” atrasos.”

Impacto – faça o funcionário perceber o Solução – dê espaço para que o avaliado

3 real impacto que o problema traz à equipe, 4 encontre a solução para estimular a
à empresa e aos resultados. Isso fará com iniciativa, a responsabilidade e o
que ele dê a devida importância a questão. aprendizado.
“Atendemos os assistidos até você chegar, “O que você vai fazer para não chegar
e com os seus atrasos frequentes, todos mais atrasado?”
acabamos sobrecarregados.”
Ferramenta
feedback
corretivo
Plano de ação e Como ter certeza de que as mudanças
acordadas estão realmente sendo postas
follow-up em prática?

(acompanhamento) Com base nas soluções propostas pelo

funcionário, entre em acordo sobre a data
em que os resultados das melhorias e
aprendizados implementados serão
checados e validados.

Se durante o acompanhamento do plano

de você notar que as coisas não estão
evoluindo conforme acordado, volte a
aplicar as técnicas de feedback.
Ferramenta
Plano de ação e
follow-up
(acompanhamento)
Feedforward
 Significa “olhar para a frente” ou “avançar”.
Orienta as pessoas sobre as habilidades que
Feedforward precisam ser desenvolvidas.

Consiste em perguntas poderosas, que são feitas

pelo colaborador que deseja obter informações,
no sentido de contribuir com o seu futuro.

Faça perguntas diretas aos seus líderes ou

interlocutores, e voltadas para o objetivo já
definido:

1. “O que preciso fazer para que minha atitude

melhore daqui por diante?”
2. “Como posso começar essa mudança agora?”
3. “Quais são os principais benefícios que terei
com essas mudanças?”
Feedforward - Bons exemplos

Feedforward: Feedforward:

–“José, reparei que você tem muito • “Regina, eu gostaria de um feedforward

talento para falar em público e seu.”
domina todos os passos do • “Eu gostaria de me tornar um melhor
atendimento ao assistido. Você vai ouvinte.”
me ajudar nos próximos • “Você poderia me dar duas ideias para
treinamentos para as equipes. eu colocar em prática para mudar e
Vamos desenvolver ainda mais as melhorar neste aspecto?”
suas competências!” • “Já tomei nota, muito obrigada!”
Organização
para o trabalho
Organização para o Trabalho

Ser produtivo é...

gastar menos tempo ou energia para realizar as tarefas e mais tempo e energia
disponível para criar, planejar o trabalho, pensar estrategicamente, ter ideias
para otimizar e agilizar o trabalho ou atendimento, realizar palestras, ministrar
treinamentos, dar feedback estruturado, confraternizar com a equipe...

8 dicas para gerenciar melhor o tempo

Seja organizado Pare de procrastinar

Defina prioridades Saiba dizer “Não”

Delegue tarefas Mantenha o foco

Desenhe processos Planeje a rotina da equipe

 Fatores
desperdiçadores
de tempo
Fatores desperdiçadores de tempo
O que causam?
Falhas na comunicação • Retrabalhos frequentes
• Problemas de espírito de equipe e falta
Falta planejamento e organização de comprometimento
• Menor eficiência na resolução de
conflitos
Falta de processos e • Menor eficiência no atendimento aos
procedimentos assistidos
• Perda de tempo e morosidade
Falta de senso de prioridades • Reincidência de erros
• Prejudica o desenvolvimento e
Papéis e responsabilidades autonomia da equipe
não claros • Stress entre a equipe e os órgãos
• Stress com os assistidos
• Retrabalhos frequentes
Falta trabalho em equipe • Dificulta a administração dos processos
Falta de • Dificulta a gestão de pessoas
• Perda de agilidade na resolução de
autorresponsabilidade problemas
Ferramentas para
Gestão do tempo
&
Produtividade
Ferramentas para administração do tempo e produtividade
Matriz Importância x Urgência Como reduzir as tarefas
IMPORTANTE é uma tarefa que agrega valor urgentes?
substancial para a realização dos seus objetivos
prioritários.

Ex. Mapear e descrever processos e procedimentos,

dar feedback individualizado e estruturado, treinar a a
equipe, pesquisas jurisprudenciais e doutrinárias

URGENTE é uma tarefa cujo valor será perdido

ou reduzido se não for realizada rapidamente.

Ex. Fazer audiências, elaboração de peças

processuais, atendimento aos assistidos.
Ferramentas para administração do tempo e produtividade

Alta importância – Baixa urgência Alta importância – Alta urgência

2 1
SE PROGRAME FAÇA AGORA
Resolução de causas de problemas
Pesquisas jurisprudenciais e doutrinárias Resolução de problemas
Treinamentos para a equipe Reuniões centradas em ação
Ideias, inovação e melhorias Participação em audiências, debates
Planejamento do atendimento orais em audiências
IMPORTÂNCIA

Descrição de procedimentos e processos Atendimento aos assistidos

Baixa importância – Baixa urgência

4
Baixa importância – Alta urgência

3
ELIMINE DELEGUE

Reuniões não relevantes Assuntos urgentes próximos

Muitas ligações telefônicas não relevantes Atividades não produtivas
E-mail e mensagens de baixa importância Reuniões não produtivas
Muitas atividades sem importância Muitas ligações telefônicas
Correspondências e relatórios

URGÊNCIA
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Ferramentas para administração do tempo e produtividade
Qualidade: Ferramentas para a Melhoria Contínua
O Ciclo PDCA:
PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT ) é um método iterativo de gestão de quatro passos,
utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos.

É uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos

buscando a melhoria de forma continuada para garantir o alcance das metas
necessárias à sobrevivência de qualquer organização. Pode ser utilizada em
qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada
dia. Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão mais ágeis, claros e
objetivos.
Ferramentas para administração do tempo e produtividade

Plan
Identifique o problema e crie um plano de ação

Do
Envolva as pessoas e execute o plano

Check
Meça ou avalie o resultado do que foi executado

Act
Compartilhe o aprendizado. padronize os
processos e/ou procedimentos, aperfeiçoe
continuamente o trabalho
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29
Ferramentas para administração do tempo e produtividade
Qualidade: Ciclo PDCA para a Melhoria Contínua
Ferramentas
Modelo de Plano de Ação

PLANO DE AÇÃO
Ação Prioridade Benefício Custo Responsável Início Fim Situação
Reuniões eficazes e produtivas
1. Defina o objetivo da reunião, a data, o horário e a duração da
mesma

2. Prepare uma agenda, informe e esclareça a todos os

participantes, com antecedência Cada reunião deve gerar
uma ata com um plano de
2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma para ação: uma lista de tarefas,
os problemas a serem tratados cada uma com um
3. Reserve uma sala de reunião
responsável e um prazo.

4. Se atente e respeite o horário e o tempo de duração É a forma de garantir que

todas as ideias discutidas
5. Prepare-se! Esteja um passo à frente em uma reunião sejam
corretamente endereçadas,
6. Durante a reunião, faça brainstorming, e evite sermões ironias,
analisadas e executadas.
para não prejudicar a produtividade

7. Anote as conclusões e prepare a ata, pois documentar é preciso!

“A arte de fazer acontecer não é
apenas sobre fazer as coisas
acontecerem. É sobre estar
apropriadamente envolvido com
seu trabalho e em sua vida”

David Allen