operações legais
o jurídico é oportunidade de negócio
*
=
... +
!
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o seu jurídico é parte essencial do negócio
* ... um conceito
em expansão
+ os nossos cases
como fazemos?
=
@
! por que com a Finch?
o futuro
*
o seu jurídico
é parte essencial
do negócio
* o seu jurídico é parte essencial do negócio
Se você é um gestor jurídico, trabalha
* em um departamento ou escritório de
advocacia e atua na operação diária da sua
... organização, provavelmente já se deparou
com o conceito de Operações Legais,
+ amplamente debatido pelo mundo
jurídico nos últimos anos.
= Porém, uma mudança de mindset, simples
e objetiva, ainda não foi completamente
@ aceita e carece de atuação entre os
departamentos e escritórios. Estamos
! falando de modelo de gestão aliado ao
conhecimento do negócio. Gestão é a
palavra-chave.
Sim, hoje uma operação jurídica precisa
ter qualidade e eficiência em sua gestão
para valorizar o seu know-how,
principalmente em organizações
com alto volume de processos.
O modo de trabalho precisa ser revisto
e aprimorado constantemente. Com
entendimento do modelo de gestão,
potencializado pelo conhecimento do
negócio e respaldado em tecnologias
eficientes, como softwares e inteligência
artificial, a operação muda por completo.
4
* o seu jurídico é parte essencial do negócio
Dados estruturados, processos estabelecidos com estratégia e centralidade,
cooperação entre as equipes especializadas e tomadas de decisão embasadas
em métricas são a realidade prática de uma consultoria em Operações Legais.
A partir dela, finalmente conseguimos enxergar o jurídico como parte do
negócio da organização. Se a operação está estabelecida com estratégia,
modelos de fluxos e processos, indicadores e métricas, é possível visualizar
novas possibilidades de provisionamento, contingência e redução de custos.
Com rotinas e fluxos estruturados com eficiência, o jurídico se torna
uma oportunidade de negócio.
Ideias complementares a estas visões serão abordadas neste e-book, cujo
objetivo é também detalhar como a equipe da Finch tem atuado hoje com
grandes players do mercado para maximizar a eficiência de departamentos
e escritórios a partir das Operações Legais.
A advocacia moderna no Brasil
Alto volume de processos com inúmeros prazos e diversas ações correlatas: um
advogado recém-formado está plenamente preparado para esta gestão? Em
sua graduação, provavelmente não houve uma capacitação sobre conceitos de
administração. Eis o problema: a realidade brasileira é contenciosa e a maioria
dos cursos de Direito não tem disciplinas sobre gestão.
Em 2022, foram mais de 100 milhões de ações em tramitação, correspondendo
a cerca de 6 mil processos para cada juiz atuante no judiciário. De acordo com
relatório produzido pelo Conselho Nacional da Justiça, o Tribunal de Justiça
de São Paulo detém 25% de todas as ações em andamento do país, sendo
considerado o maior tribunal do mundo em volume processual.
É preciso gerir com eficiência. Revisar a forma como o operacional
é estabelecido. Com o avanço das tecnologias, o setor jurídico precisa
de investimento em gestão. Ao delegar a softwares as rotinas de
operação, somados a um modelo de gestão eficiente, a atividade
intelectual dos advogados é priorizada e valorizada.
5
* o seu jurídico é parte essencial do negócio
O A cena clássica de um escritório lotado de
advogados, com milhares de documentos, prazos
advogado a cumprir e diversas atividades administrativas –
simultaneamente às advocatícias – já não faz mais
é sentido com métodos ágeis para gestão e IAs
Generativas treinadas para ler, capturar, organizar
protagonista e catalogar um número infinito de ações.
com a
Novas oportunidades
tecnologia
Uma nova visão está em curso: atividades
jurídicas não são um custo necessário para as
empresas, mas oportunidades de negócio – com
possibilidade de potencializar os resultados
financeiros, sociais e culturais.
Se o seu cliente ou departamento jurídico gasta
um valor médio por ano para recorrer de decisões
judiciais, e as decisões nos tribunais continuam
desfavoráveis... faz sentido continuar recorrendo
da mesma maneira?
Sob uma cultura Data Driven, por exemplo,
com um processo de negócio estabelecido
para a tomada de decisão com base em dados,
advogados verificam os melhores cenários para
recorrer em ações com altas chances de reversão.
A tecnologia serve como aliada, capaz de analisar
milhares de ações judiciais e identificar padrões
de decisões de tribunais, desembargadores e
juízes, e estimar os ganhos e perdas de cada ação.
Esses três aspectos –
Pessoas, Processos e Tecnologias –
são a base da atuação em Operações Legais.
6
um conceito
em expansão
...
... u m c o n c e i t o e m e x p a n s ã o
Pela sua recente chegada ao jurídico brasileiro, a expressão ainda causa
confusão: para uns, resume-se a atividades de controladoria. Para outros, é um
backoffice. Ambas as definições são insuficientes para a gama de possibilidades
oferecidas sobre o termo “Operações Legais”.
Embora ligada às atividades mencionadas, é principalmente uma área de
atuação própria, reunindo equipes multidisciplinares com diferentes níveis de
conhecimento.
Para fundamentar o conceito, pessoas, processos e tecnologias são pilares
primordiais. A seguir, vamos entender mais sobre o papel de cada um deles.
Pessoas
Para cada área da organização, as pessoas são essenciais para o pleno
funcionamento das respectivas rotinas. Por isso, as Operações Legais buscam:
• qualificar pessoas para que entendam e executem com excelência cada
parte do processo;
• direcionar os melhores profissionais para cada área, mapeando as
principais habilidades, inclusive as soft skills necessárias para cada função;
• incentivar a comunicação aberta entre colaboradores e a diversidade
dentro do ambiente de trabalho, reforçando a cultura organizacional da
empresa, através da integração de equipes com métodos e dinâmicas
colaborativas.
Investir em um time diverso, com profissionais éticos, motivados, com
autonomia de gestão e aptos para lidar com a adversidade é essencial
para o sucesso de qualquer negócio.
Afinal, estruturar e aprimorar tecnologias e processos exige pessoas
capacitadas, com perspectivas diversas, unidas por um propósito comum:
alcançar a excelência operacional.
8
... u m c o n c e i t o e m e x p a n s ã o
Sim, as Processos
Operações Sem processo, não há negócio. Pode parecer uma
Legais simples frase de efeito, mas o processo é a base
para estruturar todo o funcionamento de uma
são um operação. Se bem definidos, organizados e
apoiados com os recursos necessários, os
conceito resultados são mais garantidos.
em Para construir um processo sólido, algumas
expansão perguntas-chave são suscitadas:
1. O que é preciso fazer nesta operação?
2. Quando é preciso realizar cada etapa?
3. Qual o perfil mais adequado para
conduzir cada parte?
4. Quais são os resultados esperados?
Em Operações Legais, os processos são determinantes para:
• estruturar como cada operação será realizada, definindo os responsáveis
para cada função e quais as tecnologias possíveis para cada etapa;
• oferecer indicadores e métricas de alcance de resultados, com avaliações
de desempenho;
• padronizar ações para garantir a eficiência, sem depender de pessoas
específicas para a operação, identificando gargalos operacionais.
Importante: nenhum processo é "escrito na pedra".
Todos estão suscetíveis a mudanças com as alterações de alinhamento,
objetivos, propósito e estratégia.
9
... u m c o n c e i t o e m e x p a n s ã o
Tecnologias
Desempenham o papel auxiliador e potencializador: o suporte necessário para
otimizar as operações e o tempo dos colaboradores.
Entre a inteligência artificial (IA) e os softwares de gestão, as Operações Legais
podem reduzir custos e aumentar a produtividade dos profissionais com
tecnologias direcionadas para:
• automatizar processos com softwares desenvolvidos para funções
inerentes da operação;
• garantir suporte ao desenvolvimento de métodos organizacionais,
com ferramentas específicas para a rotina de trabalho;
• catalogar, analisar e oferecer dados para o planejamento estratégico de
negócios – implementando a cultura Data Driven e construindo uma gestão
orientada por dados robustos, estruturados e altamente relevantes.
Para simplificar
Em Operações Legais, com o objetivo de alcançar os resultados esperados:
pessoas eficientes conduzem
processos inteligentes
com o apoio das tecnologias.
A seguir, vamos entender como essa base funciona dentro da Finch,
detalhando a nossa visão sobre a área.
10
como
+
fazemos?
+ como fazemos?
Estratégia e processo são os pontos norteadores das Operações Legais na Finch.
Na estratégia estão os objetivos a serem cumpridos com a implementação das
Operações Legais. Uma pergunta é norteadora: o que é esperado alcançar na
minha organização?
Com o objetivo final, o caminho se torna mais claro. Com um plano elaborado,
os processos de execução nascem e se solidificam para que a estratégia possa
ser concluída com sucesso e inteligência.
A seguir, entre estratégia e processos, estão as etapas fundamentais da
implementação das Operações Legais da Finch para o cliente.
1. Análise e planejamento
Para definir uma estratégia de negócio, é necessário entender quais são os
pontos plenamente funcionais na operação, bem como quais precisam de
ajustes ou mudanças completas. Duas etapas são fundamentais:
a) Impulso
É o início de toda a operação. Aqui, há uma análise da situação real,
com levantamento de campo. O mapeamento interno com AS-IS
rastreia os gargalos e oportunidades, e a partir daí, inicia-se a
transformação. Apresentamos ao cliente as ferramentas e métodos ágeis,
com foco no desenvolvimento de times, no mapeamento de oportunidades
e na construção dos planos estratégicos para a máxima eficiência jurídica.
b) Aprofundamento
Revisão do formato de trabalho do cliente, buscando o ganho de
produtividade e a redução de custos e riscos. Nesta etapa, auxiliamos na
definição de objetivos de curto, médio e longo prazo e indicadores a serem
conquistados, com apoio no reposicionamento de pessoas, na
readequação de processos e na redefinição de tecnologias.
c) Planejamento
Apresentação de planos de trabalho, com etapas e respectivos resultados
possíveis, a partir das etapas anteriores de diagnóstico.
12
+ como fazemos?
O 2. Implementação
cliente Transformamos planos em realidade. Com o plano
é agente de ação escolhido e o mapa traçado em direção à
eficiência jurídica, é hora de colocar a mão na
ativo da massa e praticar o que foi planejado. Na Finch,
transformação contamos com times especializados para conduzir a
implementação do planejamento estabelecido.
A partir de um cronograma cuidadosamente
elaborado, a execução é feita em colaboração
com o cliente – o agente ativo da transformação.
Nesta etapa, oferecemos acompanhamento,
treinamentos e suporte na validação
e execução do plano de ação.
3. Gestão
Gestão operacional e produção de controladoria. Para garantir o pleno
funcionamento da transformação almejada, é preciso uma gestão hábil e
focada em garantir o sucesso da execução de cada passo implementado.
Nesta etapa, trabalhamos de dois modos:
a) Nova gestão contínua
Com foco especial nas entregas e atividades a serem realizadas,
estabelecemos métodos de gestão ágeis e acompanhamento para os
processos implementados nas operações. Identificam-se possíveis
alterações de rota e reformulações nas rotinas de trabalho. Com análise
de dados, auxiliamos o cliente na tomada de decisões de forma mais
assertiva.
b) Novas formas de produzir
A partir do monitoramento dos resultados, para alavancar as operações
do cliente à atuação estritamente estratégica, dedicamos atenção
especial à estruturação de times altamente capacitados para cada frente
de trabalho relacionada às atividades operacionais internas. Abrangência
completa no gerenciamento e controle das atividades jurídicas,
atendendo às necessidades específicas do projeto, com excelência em
todas as etapas relacionadas à controladoria jurídica.
13
=
os nossos cases
= os nossos cases
Case Escritório
Perfil: escritório de advocacia com mais de 150 advogados atuando em 40 áreas
diferentes, nacionais e internacionais.
Desafio: auxiliar na estruturação de processos para a área de Operações Legais
dentro do escritório, e resolver indicadores ineficientes.
Resultados da Finch
• Identificação dos principais gargalos de ineficiência na operação
• Plano de ação para implementação de novo processo de trabalho
• Sugestão de melhorias no workflow
• Cálculo de 10 a 30% em otimização do tempo de trabalho
O contexto
Mesmo com profissionais altamente capacitados, as métricas apontavam
resultados ineficientes e deficiências na gestão. Com o mapeamento interno
presencial, acompanhamos a operação interna presencialmente, em entrevistas
aprofundadas com colaboradores e gestores. Identificamos processos
indefinidos, operações atribuídas sem aderência ao perfil de alguns membros da
equipe, ineficiência operacional e imprecisão do setor (dividido entre
Controladoria e Operações Legais).
O diferencial
O contato imersivo com a rotina da operação do escritório fez toda a diferença:
somente os profissionais internos são capazes de mostrar, de fato, como os
processos estão funcionando. E a partir do mapeamento aprofundado,
alcançamos a produção de dados valiosos: conseguimos implantar novas
métricas de desempenho, e um diagnóstico de falhas e indicadores de sucesso
para novas estratégias.
O resultado
Novas ações para transformar: estruturação de processos, definição de skills
necessárias para cada tarefa e aprimoramento do uso da tecnologia na rotina
diária. A Finch apresentou um desenho de fluxo comparativo AS-IS/TO-BE entre o
momento atual do escritório e uma nova perspectiva para o futuro. As propostas
resultaram em um plano de ação de 90 dias, focado em corrigir os desperdícios,
estruturar o processo de trabalho e otimizar as atividades diárias para aprimorar
os indicadores.
15
= os nossos cases
Case Departamento 1
Perfil: departamento jurídico de um banco digital, com milhares de processos
para gerenciar.
Desafio: auxiliar na implantação da operação com o uso de tecnologia,
definindo novas funcionalidades nos sistemas de gerenciamento, e automatizar
carteiras de processos judiciais por meio de softwares.
Resultados da Finch
• Implementação de novas funções no software
• Criação de novo workflow para carteira trabalhista
• Eliminação total dos principais impedimentos do fluxo de trabalho
• Otimização no tempo médio operacional
• Mais processos incluídos na esteira de trabalho
O contexto
Mesmo utilizando o software de gestão de processos X-Gracco, os relatórios do
departamento eram entregues com atraso, fora do prazo, e não existia uma
explicação plausível para que isso acontecesse.
O diferencial
O X-Gracco é o gestor de processos jurídicos mais adaptável do mercado. Único
com método operacional de esteiras, o sistema permite o gerenciamento
completo de demandas processuais – compromissos, agendamentos,
publicações, relatórios, entre outras etapas. Com a consultoria da Finch, foi
possível apontar os melhores usos das ferramentas do sistema e personalizá-lo
para o departamento.
O resultado
A equipe Finch identificou que a repetição de impedimentos iguais nas mesmas
etapas do software não era registrada, o que mantinha o problema ativo. Foi
criada uma nova funcionalidade para registrar falhas, acompanhar solicitações e
encaminhamentos, estabelecer datas e prazos para cada etapa e produzir dados
valiosos sobre a operação. Além disso, foi habilitado um novo fluxo de trabalho
da carteira trabalhista no sistema (antes totalmente manual), e uma proposta
de construção de novos fluxos, expandindo a otimização operacional através da
tecnologia.
16
= os nossos cases
Case Departamento 2
Perfil: departamento jurídico de rede de televisão; 4 advogados e 3 profissionais;
10 empresas atendidas; +150 demandas por mês; operação sem uso de softwares.
Desafio: gerenciar as demandas com mais agilidade, integrar a equipe à rotina
diária e entender as métricas do atendimento interno.
Resultados da Finch
• +30 insights gerados a partir de dinâmicas e métodos ágeis
• Planos de ação personalizados para 6, 12 e 24 meses
• Mais integração da equipe, colaboração e comunicação interna e externa
• Uso de ferramentas tecnológicas para otimizar a rotina
• Feedbacks completos dos principais stakeholders
• 1 nova contratação para controladoria
O contexto
Com entregas de alta qualidade e reconhecimento validado pelos clientes internos,
o departamento queria aprimorar a gestão de demandas e potencializar a
produtividade: não havia indicadores, integração entre a equipe ou visão geral da
operação para coordenadores.
O diferencial
A priorização em entender as necessidades, limitações e desejos do cliente foi
fundamental para direcionar a nossa atuação. Com a transformação gerada pela
consultoria, um departamento com pouco embarque de tecnologia foi capaz de se
reestruturar, mostrar-se aberto a novas ideias e se tornar um agente transformador
em sua organização, a partir de mudanças pontuais em sua rotina operacional.
O resultado
Primeiro, avaliou-se a recepção dos serviços internos com uma pesquisa NPS entre
os stakeholders. Com dinâmicas e questionários, identificou-se a eficiência dos
serviços, fraquezas, oportunidades de desenvolvimento e obstáculos. Mais de 30
insights gerados, com melhorias a 9 áreas diferentes. Todo resultado foi organizado
com Design Thinking e uma matriz de decisões, elencando as prioridades em curto,
médio e longo prazo. Além disso, a consultoria resultou na contratação de um novo
membro de controladoria jurídica, visando aumentar a produtividade da equipe.
17
por que
com a
Finch? @
@ por que com a Finch?
Gerenciamento eficiente, colaborativo e
estratégico na área jurídica. O jurídico não
pode ser mais visto como uma linha de
custo inevitável para as empresas:
deve se consolidar como um negócio por
si só, repleto de oportunidades de ganhos
monetários e valores imateriais. Contudo,
para essa transformação cultural, é preciso
conhecer a fundo o universo jurídico e
suas particularidades.
A Finch possui profundo know-how do
Direito, nascida de um spin-off de um
grande escritório, o que possibilita criar
soluções eficientes, ágeis e coerentes para
lidar com os desafios do dia a dia,
amparando escritórios e departamentos
em todas as etapas – desde o pré-litígio
até o encerramento das ações.
Com um modelo de gestão estratégica
alinhado a uma cultura organizacional
direcionada a soluções criativas para o
alcance dos objetivos, a Finch visualiza o
jurídico como oportunidade de negócio
porque é capaz de:
19
@ por que com a Finch?
• conhecer a fundo os impactos jurídicos na gestão financeira da empresa;
• entender as deficiências operacionais a serem corrigidas;
• sugerir as melhores ferramentas tecnológicas no dia a dia, e
• direcionar colaboradores para o melhor atendimento ao cliente e
execução dos processos operacionais.
Personalização
Não há uma receita aplicável a todas as estruturas jurídicas. Implementar um
setor eficiente de Operações Legais é entender as particularidades de cada
operação, os seus objetivos almejados e quais caminhos para conquistá-los
com a realidade das equipes.
Na Finch, o nosso profundo conhecimento do negócio jurídico é fundamental
para compreender as especificidades de cada operação jurídica e encontrar as
melhores soluções.
Vejamos um exemplo: se na empresa não há aporte para investimento imediato
em novas tecnologias para a operação, faz sentido estruturar processos
altamente dependentes de softwares? A resposta é não.
Ao oferecer soluções de acordo com as possibilidades para cada caso,
mostramos como as Operações Legais são um setor altamente adaptável,
mas sempre com o foco inabalável na eficiência jurídica.
Tudo na prática
Grande parte da resistência de adesão do setor jurídico está na falta de recursos
para a implementação prática das ações previstas.
Mais do que saber o quê e como, sabemos fazer o que é preciso ser feito.
Com caráter consultivo, apontamos estratégias e planos de melhoria para
que as operações jurídicas cresçam de maneira saudável, otimizada e potente.
E correspondente à realidade da operação, seja com menos ou mais recursos
disponíveis.
20
!
o futuro
! o futuro
Estamos em um momento histórico.
A advocacia se alinha às principais
tendências do mercado, seja no uso de
métodos inovadores de organização,
seja na aplicação de tecnologia
em seu fluxo de trabalho.
Mesmo no Poder Público, muitas vezes
avaliado como burocrático, a tecnologia já
está presente: em 2023, a Procuradoria-
Geral do Estado de São Paulo se tornou
referência ao utilizar tecnologia para
identificar padrões em mais de 3,5
milhões de processos.
Algumas faculdades de Direito têm
investido na formação e capacitação de
profissionais para outras áreas para além
do jurídico: programação de dados, ciência
da computação, gerenciamento de times,
Legal Design e comunicação digital são
algumas exigências do mercado.
Uma coisa é certa:
os profissionais mais adaptáveis possuem
um caminho promissor pela frente.
22
! o futuro
IA no mundo jurídico
O avanço e o aperfeiçoamento de inteligências artificiais expandiram as
possibilidades dos profissionais do Direito diante das mais variadas tecnologias
jurídicas, com uma gama de usos para as rotinas de trabalho:
• Gestão de documentos
Milhares de documentos digitais gerenciados, categorizados e organizados,
com fácil acesso nas plataformas jurídicas, disponíveis para consulta
agilizada;
• Análises preditivas
Identificação de oportunidades de ganho, riscos de perda, padrões
comportamentais nos tribunais e probabilidades de acordo, a partir de
coleta, estruturação e análise de dados;
• Automação de atividades repetitivas
Com softwares destinados à revisão de contratos, preenchimento de
formulários, envio de solicitações, entre outras atividades rotineiras,
advogados ganham mais tempo produtivo, para tarefas mais intelectuais
e complexas;
• Planejamento estratégico
Dados estruturados fornecem a base necessária para a tomada de decisões
assertivas, com foco em resultados.
E a IA Generativa?
Poder de criação com treinamento a partir de uma base de dados. Para um
simples exemplo, podemos pensar em gráficos personalizados ou textos de
petição criados através de softwares e plataformas online – como ChatGPT e
MidJourney, utilizados para textos e imagens a partir de prompts pré-definidos.
Essas são algumas das ferramentas que mais ganharam popularidade nos
últimos anos, em decorrência do seu fácil acesso e uso intuitivo.
23
! o futuro
A Inteligência Artificial Generativa pode avançar muito além: desde a gestão e
leitura de milhares de documentos em questão de segundos, até softwares para
cálculo de probabilidade em análises preditivas, ela representa um mundo de
inúmeras possibilidades para o jurídica.
Otimizar o tempo de produção: seja como assistente de atividades e serviços
que antes poderiam demorar horas (ou até dias) para serem feitos, a IA resolve
em segundos.
Por serem treinadas por em vastos volumes de dados, também são passíveis de
erro, portanto, o seu uso com sabedoria, conhecendo as ferramentas a fundo e
sabendo extrair o seu melhor é o diferencial para a atividade jurídica.
Um caminho para o futuro
Eficiência, agilidade e gestão são características fundamentais para a realidade
da operação jurídica hoje.
O verdadeiro impacto da transformação digital acontece quando alinhado à
agilidade, produtividade, otimização do tempo e possibilidades criativas de
resolução de negócios.
Assim, as Operações Legais se consolidam como um setor indispensável para as
empresas e escritórios. A complexidade das atividades exige uma colaboração
interdisciplinar entre advogados, especialistas em tecnologia e profissionais de
dados.
A Finch está preparada para as inovações da gestão jurídica contemporânea.
Está no nosso DNA: somos especialistas na adaptação para os novos rumos do
mundo jurídico. Queremos simplificá-lo!
Por isso, a nossa área de Operações Legais está alinhando pessoas, processos e
tecnologias capazes de alavancar a eficiência jurídica.
Diversos profissionais do Direito já se arriscaram a prever o futuro da advocacia.
Na Finch, nós construímos este futuro diariamente.
24
* ... + = @ !
operações legais
o jurídico é oportunidade de negócio
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