NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Uso e Conservação de Equipamentos de Escritório
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ESCRITÓRIO
USO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO E ROTINAS
ADMINISTRATIVAS:
DICA 30) A característica mais importante para organizar o escritório é boa fun-
cionalidade.
A pergunta sobre qual é o melhor escritório do mundo não pode ser respondida com
base em valores, mas com base nas funcionalidades.
DICA 31) Muitas vezes os nossos escritórios estão cheios de máquinas de escritório
tantos, equipamentos, suprimentos e peças de papel que os nossos pequenos escritó-
rios ou em casa são completamente disfuncionais.
DICA 32) Se existem obstáculos móveis nos escritórios, você precisa movê-los ou
tirá-los completamente.
Deve-se analisar quais são os pontos críticos do escritório, tentar entender o con-
texto e, com isso, há condições de eliminar tudo que possa atrapalhar.
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DICA 33) É necessário passagens livres, você precisa ser capaz de andar dentro do
escritório, para bem executar suas tarefas, do mesmo modo, uma mesa e equipamentos
organizados são primordiais para melhor desempenho nas atividades desenvolvidas.
DICA 34) COMPUTADORES
Atualmente, é impossível pensar em um escritório que não tenha computador. Há
algumas condutas que vão ajudar no dia a dia.
• Definir monitores para desligar após períodos de inatividade, em vez de depender
de um protetor de tela.
Quando a pessoa sair do escritório, é recomendado desligar o monitor e tirá-lo da
tomada. Isso evita o uso de energia desnecessária, o risco de curto circuitos e incêndios.
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• Definir computadores para entrar em modo de espera após dez minutos de inativi-
dade e o modo de hibernação após trinta minutos de inatividade.
• Desligue os computadores se eles estiverem inativos por longos períodos.
• Desligue todos os computadores, impressoras e outros periféricos, no final de cada
dia – existem programas que automatizam o desligamento.
Se for um curto período de não utilização, deve-se colocar o computador para hiber-
nar. Se for um grande período de não utilização, deve-se desligar o computador.
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DICA 35) AS MÁQUINAS DE FAX
• Configure o seu número de fax para que os faxes possam ir diretamente para um
arquivo de computador em vez de imprimir em papel.
Dessa forma, a função da máquina é centralizada.
• Sistemas criados para que os faxes possam ser enviados diretamente do computa-
dor ao invés de imprimir e usar um aparelho de fax – ele economiza tempo e papel.
• Encha a bandeja de fax com papel que já foi impresso em um lado.
Se for feita a opção pela impressão, pode-se utilizar ambos os lados.
• Assim, garante-se uma posição de trabalho em um escritório, talvez como um assis-
tente administrativo ou secretária.
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• Agora você precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu escri-
tório, uma vez que seu trabalho vai implicar a utilização de computadores, envio de
faxes, fazer fotocópias e muito mais.
Toda vez que for usado um equipamento de escritório, é necessário que haja conhe-
cimento do equipamento, ou seja, é preciso ler o manual. É necessário saber sobre todas
as potencialidades dos equipamentos que estão no escritório.
• Com tratamento adequado, o equipamento em seu escritório deve durar vários
anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fácil.
• Quanto mais você sabe como usar o equipamento, melhor você será capaz de fazer
o seu trabalho.
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DICA 36) FOTOCOPIADORA
• Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora.
Quando se recebe um equipamento dessa natureza, a primeira coisa a ser feita é ler o
manual e, se houver dúvidas, entrar em contato com as pessoas especializadas, qualificadas.
• Localize o interruptor de alimentação e ligue a máquina. Permitir tempo suficiente
para que a máquina se aquecer, máquinas mais velhas podem demorar mais tempo
do que os modelos mais recentes.
Deve-se procurar saber quais são as possibilidades, o que o equipamento pode fazer,
como digitalização, impressão colorida, impressão 3D.
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• Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro.
• Tome cuidado para posicioná-lo corretamente, a maioria das fotocopiadoras têm
marcas que mostram onde colocar os documentos.
• Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o número de cópias que
deseja fazer.
• Aperte “start” e que a cópia deve ser iniciada.
• Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias
páginas de extensão.
• Seguindo o guia ao lado da máquina, a posição do seu pilha de documentos, muitos
documentos fotocopiadores são de alimentação automática de face para cima.
• Veja se sua copiadora tem opções para automaticamente cotejar e grampear seus
documentos – a maioria dos modelos mais novos fazem.
• Selecione essas opções no display digital, pressione “start”, e sua pilha de documen-
tos que serão fotocopiados, agrupadas e grampeadas para você.
DICA 37) USANDO UM APARELHO DE FAX
• Leia as instruções do fabricante.
• Verifique se o aparelho está conectado a uma fonte de alimentação e um conector
de telefone antes de ligá-lo.
• Obter o número de fax para o destino do fax que você está enviando. Organizar os
documentos que estão enviando em ordem.
• Preencha um cover sheet para o fax, o que irá conter o nome do destinatário e o
número do fax, o nome do seu chefe ou do escritório, o número de fax para seu escri-
tório, uma pequena mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo
a cover sheet.
A sequência de instruções depende do modelo do aparelho e, por isso, é importante
ler o manual de instruções.
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• Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Disque o
número do fax do destinatário. Pressione o botão “Enviar” ou “fax” para enviar o
documento, dependendo da máquina que você está usando.
• Certifique-se que há muita tinta no cartucho de toner de sua máquina e que há uma
abundância de papel, assim você pode receber um fax sem problemas.
• Aguarde até que o telefone toque, mas não respondê-la, o que indica um fax está
vindo dentro Ouça o “handshake” tons que dizer-lhe máquina de fax do remetente
e seu aparelho de fax estão se comunicando.
• Assista o fax iniciar a impressão da máquina e espere até a finalização.
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• A conservação de energia no local de trabalho pode ajudar a reduzir os excessos e
incentivar a proteção dos recursos não renováveis. Habituar-se com tarefas simples
de conservação e melhor utilização dos equipamentos pode fazer toda a diferença.
3. (2014/QUADRIX/CRB/6ª REGIÃO/AUXILIAR DE SERVIÇOS GERAIS) A educação é
importante para o adequado uso e conservação de materiais de escritório. Um ambiente
de trabalho organizado permitirá maior efetividade na produtividade e criatividade. São
orientações interessantes no processo de uso de materiais de escritório, exceto:
a. definir um local para cada item. Se alguém precisar de algo, basta buscar em um local
determinado.
b. descartar tudo que não sirva para a execução do trabalho
c. eliminar o caos da mesa. Bagunça reduz o espaço físico, bloqueia a criatividade, aumenta
a chance de se perder pelo caminho de produção e contribui para o estresse.
d. planejar o local de trabalho para ser funcional, facilitando a realização das tarefas.
e. devolver os objetos usados, sempre imediatamente após seu uso, ao local adequado,
evitando o caos.
a. Definir um local para cada item é uma funcionalidade importante.
b. O descarte faz parte de um escritório organizado.
c. Uma mesa desorganizada deve ser evitada.
d. O local deve ser funcional.
e. Não precisa ser necessariamente após o uso, e sim de maneira sustentável, necessária e segura.
GABARITO
3. e
�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Concursos, de acordo com a aula
preparada e ministrada pelo professor Eduardo Galante.
A presente degravação tem como objetivo auxiliar no acompanhamento e na revisão do con-
teúdo ministrado na videoaula. Não recomendamos a substituição do estudo em vídeo pela lei-
tura exclusiva deste material.
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