Curso

Assistente Administrativo
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

Prof. Adm. Aijalon Barroso

 HABILIDADES COMPUTACIONAIS

A maioria dos escritórios possui como base funcionalidades

em sistemas de computadores.

Portanto, um assistente administrativo deve ter a

capacidade de compreender como os computadores operam.

Além disso, ele precisará saber enviar e-mails, fazer pesquisas

na internet, ser capaz de criar planilhas, digitalizar documentos
e até mesmo ensinar funcionalidades básicas dos
computadores a outros colegas de trabalho
 HABILIDADES DE ESCRITA

Muitos assistentes administrativos ajudam o supervisor a escrever

documentos.
Por exemplo, um supervisor pode ditar um documento e pedir que o
assistente revise os possíveis erros de digitação ou as questões
gramaticais.
Desse modo, um assistente administrativo precisa saber como
produzir cartas comerciais.
Ele pode precisar se corresponder com um vendedor, para garantir
que todos os itens sejam entregues no prazo e corretamente
conforme especificações.
 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

É um objeto que fornece um dado ou uma informação e pode

ser diferenciado entre outros documentos, de acordo com suas
características físicas ou intelectuais.

As características intelectuais permitem definir seu

interesse, público alvo e valor. Destacam-se:

•Objetivo: razão pelo qual o documento foi produzido.

•Grau de elaboração: refere-se à autoria e a finalidade de um
documento.
•Conteúdo: assunto, forma de apresentação, nível científico
do texto.
•Tipo: nível de relevância do documento.
 MODELOS DE DOCUMENTOS

1 - Ata: é o resumo escrito dos fatos e decisões de

uma assembleia, sessão ou reunião para um
determinado fim.
Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em
livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de
encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou
por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para
tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do
livro.
 Componentes e Estrutura de uma Ata
1.número da ata (por extenso)
2.data e hora exata.
3.local da reunião.
4.identificação do presidente e secretário.
5.natureza ou objetivo da reunião.
6.ordem de trabalhos.
7.identificação dos elementos presentes e ausentes na
reunião.
8.síntese das principais intervenções, votações,
deliberações, etc.
 Como fazer uma ata de reunião? 4
passos simples
1.Defina o assunto, a data e os participantes
do encontro.
2.Escreva um esboço ainda durante a
reunião.
3.Revisar os dados e adicionar as notas
adicionais.
4.Estabeleça os prazos para o cumprimento
das tarefas.
 O QUE PRECISO ENTENDER
SOBRE UMA ATA??

1 - Como a ata é um documento de valor

jurídico, deve ser lavrada de tal forma, que
nada lhe poderá ser acrescentado ou
modificado
2 - Se houver engano, o secretário escreverá a
expressão “digo”, retificando o pensamento.
Se o engano for notado no final da ata,
escrever-se-á a expressão — “Em tempo:
Onde se lê..., leia-se...”.

3 - Nas atas, os números devem ser 4 - O tempo verbal preferencialmente

escritos por extenso, evitando-se também utilizado na ata é o pretérito perfeito do
as abreviações. indicativo. Quanto à assinatura,
As atas são redigidas sem se deixarem deverão fazê-lo todas as pessoas
espaços ou parágrafos. a fim de se presentes ou, quando deliberado,
evitarem acréscimos. apenas o presidente e o secretário.
ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE
ADMINISTRAÇÃO

Local e Hora: Na sede social da (nome da

empresa), na (endereço), às (horário).

Convocação e Presença: Tendo comparecido a

totalidade dos membros do Conselho de
Administração da Sociedade, ficam dispensadas as
formalidades de convocação.

Mesa: (nome), Presidente e (nome), Secretário.

Ordem do Dia: Eleição de Diretores da Companhia.

Deliberações: Iniciadas as discussões da ordem do dia foi aprovada, sem
quaisquer ressalvas ou restrições, as eleições para compor a diretoria da
empresa, para um mandato de 03 (três) anos, contados da presente
eleição: (a) para exercer o cargo (informar), o(a) Sr(a). (nome),
(nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº
(informar) e no RG nº (informar), (b) para exercer o cargo (informar), o(a)
Sr(a). (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF
sob o nº (informar) e no RG nº (informar), (c) para exercer o cargo
(informar), o(a) Sr(a). (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão),
inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), todos com
endereço comercial à (endereço). Os diretores ora eleitos declaram não
estarem incursos em nenhum dos crimes previtos em lei que os impeçam
de assumir seu cargo e exercer a atividade mercantil, conforme
declarações constantes dos termos de posse anexos à presente ata. Com
a eleição hora realizada, a Diretoria da Sociedade passa a ser composta
pelos seguintes diretores: 1 (cargo): (nome), eleito na Reunião do
Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos,
até (data), 2 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de
Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 3
(cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de
(data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 4 (cargo): (nome),
eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um
Encerramento. Nada mais havendo a tratar,
foram suspensos os trabalhos para a lavratura
da presente ata e, reaberta a sessão, esta foi
lida e aprovada por todos os presentes, que
em seguida a assinaram. (nome), (cargo),
(nome), (cargo), (nome), (cargo), (nome),
(cargo), (nome), (cargo), (nome), (cargo).

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

Confere com o original lavrado em livro

próprio.
(assinatura)
2 - Atestado: é o documento firmado por
uma pessoa favor de outra, atestando a verdade
a respeito de determinado fato. As repartições
públicas, em razão de sua natureza, fornecem
atestados e não declarações.

O atestado difere da certidão, porque,

enquanto esta prova fatos permanentes, aquele
se refere a fatos transitórios.

VEJA O MODELO A SEGUIR

3 - Aviso: é um tipo de
correspondência cujas características
são amplas e variáveis.
O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta;
unidirecional ou multidirecional; redigida em papel próprio,
afixada em local público ou publicada através da imprensa.

O aviso é usado na correspondência particular, oficial e

empresarial.
Muitas vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio.
Geralmente não traz destinatário, fecho ou expressões de
cortesia.
Observação

Embora a Instrução Normativa nº 04, de 06/03/92 (Diário

Oficial de 09/03/92) regulamente que o AVISO e o OFÍCIO
são modalidades praticamente idênticas e que a única
diferença entre os dois é:
A - Ser o AVISO expedido exclusivamente por Ministros
de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República,
Consultor-Geral da República, Chefe do Estado Maior das
Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência
da República e Secretários da Presidência da República
para autoridades da mesma hierarquia e o,
B - Ofício ser expedido pelas demais
autoridades para órgão públicos ou
particulares, com relação ao primeiro, não é
isso que se tem observado na imprensa diária
4 - Carta Comercial: é a correspondência
tradicionalmente utilizada pela indústria e comércio.

ANOTAÇÕES
 Existem duas modalidades para a
disposição Digitadas de cartas:
1)Sistema em bloco
2)Sistema de encaixe.

1 - Sistema em Bloco: não há marcação de

parágrafo. Todas as linhas são iniciadas a partir
da margem esquerda, observando-se pauta
simples.
•Entre os períodos, deixa-se pauta dupla.
Havendo tópicos em maiúsculas, a segunda linha
é indicada após sua última letra, para evitar que
as da linha anterior fiquem sem estética.
 2 - Sistema de Encaixe: o texto é feito com
pauta dupla do início ao fim. O parágrafo será de
10 espaços, a partir da margem esquerda.

•O destinatário, a invocação, o fecho da carta

e a assinatura obedecem a uma disposição
idêntica nos dois sistemas.
5 - Carta Oficial: é um tipo de correspondência utilizada por
alguns órgãos públicos, em situações não cerimoniosas, com
relação a pessoas estranhas ao serviço público.

Modernamente, as cartas oficiais vêm sendo absorvidas pelos

ofícios, e estes cada vez mais se generalizam.
6 - Circular: é o meio de correspondência pelo qual
alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições
ou pessoas.
E, portanto, correspondência multidirecional.
Na circular, não consta destinatário, pois ela não é
unidirecional e o endereçamento vai no envelope.

Observação:
Se um memorando, um ofício ou uma carta forem
dirigidos multidirecionalmente, serão chamados
de memorando-circular, ofício-circular e carta-
circular.

VEJA O MODELO
7 - Comunicação (Comunicado): quando
pública, assemelha-se ao edital; quando interna,
assemelha-se ao memorando.

Quando publicada pela imprensa, a comunicação

deve ter o verbo na terceira pessoa, porque é
veiculada por terceiro(s) - correspondência indireta.

Tipos:

7.1 - Comunicado Interno:

7.2 - Comunicado Externo:
8 - Contrato: é um acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou
jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito.

O assunto pode ser o mais variado possível: compra, venda e prestação

de serviço, etc. Um contrato de maior seriedade e com implicações
jurídicas deve ser feito por um advogado.
9 - Declaração: é um documento que se
assemelha ao atestado, mas que não deve ser
expedido por órgãos públicos.
10 - Edital: é um instrumento de notificação pública que
se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica
(integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial
ou particular.

Observação

Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.

Veja o modelo
11 - Exposição de Motivos: é um tipo de
correspondência originariamente oficial, mas que hoje é
também utilizada na área empresarial.
 Esposição de Motivos e suas -
Características:
A exposição-de-motivos apresenta as
seguintes características:

1 - o assunto deve ser resumido em itens e

argumentado;

2 - a legislação citada deve ser transcrita;

3 - a conclusão deve ser clara e objetiva.

A autoridade competente despachará a exposição-de-motivos com uma

das seguintes fórmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE -
CONCORDO - EXPEÇA-SE O ATO -SIM.

No rodapé da exposição-de-motivos, registra-se a referência: nº do

processo (se for ocaso) e iniciais do redator e digitado.
Observação:

Na esfera oficial, a exposição-de-motivos é

um expediente dirigido ao presidente da
República por ministro de Estado ou
Secretário da Presidência da República
para informá-lo de determinado assunto, ou
propor alguma medida, ou ainda submeter à
sua consideração projeto de ato normativo.
12 - Memorando: pode ser interno ou externo.
12.1 - O primeiro é uma correspondência interna e
sucinta entre duas seções de um mesmo órgão.

12.2 - O segundo pode ser oficial e comercial. O

oficial assemelha-se ao ofício; e o comercial, à carta
comercial.

O papel usado para qualquer tipo de memorando é o

de meio-ofício. Sua característica principal é a
agilidade (tramitação rápida e simplicidade de
procedimentos burocráticos).

Isso implica fazer os despachos no próprio documento

ou, se necessário, em folha de continuação.
Tipos
Memorando Interno Estrutura:
Memorando Externo (Estrutura Oficial e Comercial)

Oficial

N.º do documento e sigla de identificação de sua

origem, no alto, à esquerda;

Data, no alto, à direita (mesma Linha do item anterior);

Vocativo (com entrada no parágrafo);

Contexto;

Fecho e assinatura;

Destinatário.
13 - Comercial

•Data, no alto, à direita;

•Destinatário;
•Vocativo (rente à margem);
•Contexto;
•Fecho e assinatura.
•14 - Ordem de Serviço: é o ato através do qual são
expedidas determinações a serem executadas por órgãos
subordinados ou por servidores dos mesmos.

•É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com

numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de
circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em
locais diferentes.

•Segundo o livro Correspondência - Linguagem & Comunicação, do

professor Odacir Beltrão, “há uma certa confusão com a ordem-de-
serviço, chegando algumas repartições a substituí-la, erroneamente,
pela papeleta, equivalente, no máximo, ao memorando interno
•”É frequente em muitos órgãos administrativos
esta divisão:
•OS (Ordem-de-serviço) para chefias superiores e, por
sua vez, subordinada a resoluções. (Res.ou RS);

•ODS (Orientação de serviço para essas mesmas

chefias superiores), como veículos de explicação de
resoluções ou até de ordem-de-serviço;

•DS (Determinação de serviço) para chefias

subordinadas às anteriores, como veículo de suas
ordens diretas ou de ordens provindas do escalão
superior.
 15 - Procuração: é o instrumento por meio do
qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes à
outra.

•A procuração pública é lavrada em cartório;

•A particular é geralmente conservada sem registro.

Estrutura:
• Título: Procuração.

• Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e

residência do outorgante (constituinte ou mandante) e também do
outorgado (procurador ou mandatário).

• Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a

finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgado a
praticar os atos para os quais é nomeado.

• Data e assinatura do outorgante.

• Assinatura das testemunhas se houver.

• Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do

outorgante, à esquerda.
As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório
16 - Bilhete: é uma carta simples e breve, sem as
fórmulas das cartas ordinárias. E um aviso escrito em que
se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de
outra pessoa, mas de modo apressado.

Há, ainda, outras modalidades, como:

Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da

profissão e residência respectivas.

Bilhete à ordem: nota promissória, usada no comércio.

Bilhete postal: cartão selado para a correspondência postal sobre

assuntos que não exigem segredos.

O bilhete verbal: caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa.

Para esse tipo de correspondência, usa-se o papel do seguinte
tamanho: 16,5 x 22 cm.
Em sentido jurídico, significa o papel escrito que contém
a obrigação de pagar ou entregar algo a quem o mesmo
é dirigido, dentro de determinado tempo.

Em linguagem comercial, o bilhete tem função idêntica

ao título de crédito, desde que se revista das
formalidades legais.

Recebe diversas designações: bilhete a domicílio, bilhete

ao portador, bilhete à ordem, bilhete de banco, bilhete de
câmbio, bilhete de carga, bilhete de crédito, bilhete de
desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria,
bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em
branco e outros.
17 - Nota Promissória: É uma promessa de
pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que
ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada.

Portanto, é um título de crédito pelo qual alguém se

compromete a pagar a outrem, em determinado prazo,
certa quantia em dinheiro.

Duas figuras são obrigatórias na nota promissória: o

devedor (emitente) e o credor (tomador).

A nota promissória é negociável por meio de endosso e,

pelo fato de ser emitida pelo próprio devedor, não cabe
nenhuma indagação sobre a causa que deu origem à
obrigação
São os seguintes os requisitos
essenciais da nota promissória:

Denominação “nota promissória”;

Importância por extenso a ser

paga;

Nome da pessoa a quem deve ser

paga;

Assinatura do emitente (devedor).

Convocação: é uma forma de comunicação
escrita em que se convida ou chama alguém
para uma reunião. Na elaboração do texto, é
necessário especificar local, data, finalidade.

A garantia da inteligibilidade do texto advém

da escolha de um vocabulário simples
(palavras conhecidas, utilizadas no dia-a- dia)
e uso das frases curtas.

O objetivo da convocação deve ser

reconhecido prontamente
Estatuto: é regulamento, que
determina ou estabelece a norma.

Lei orgânica ou regulamento especial

de um Estado, associação, confraria,
companhia, irmandade ou qualquer
corpo coletivo em geral.
Protocolo: na Antiguidade, significava a primeira
folha que se colava aos rolos de papiro, com um
resumo do conteúdo do texto manuscrito.

Hoje, é o registro dos atos públicos ou registro das

audiências nos tribunais.

Comercialmente, é assim denominado um livro de

registro da orrespondência de uma empresa, ou um
formulário em que se registra saída ou entrada de
objetos.
Regulamento: é um conjunto de regras ou
normas estabelecidas como necessárias a
uma organização;

É um regimento em que se determina o modo

de direção, funcionamento e outras
exigências de uma empresa, associação ou
entidade, ou de um concurso.
FINALMENTE....