Mapeamento de Processos:
Entenda o que é e sua
Importância
Com o objetivo de captar e melhorar a eficiência de organização das
empresas, determinando a maneira em que os insumos recebidos de
fornecedores são tratados e transformados em produtos que
chegarão aos clientes, surgiu o mapeamento de processos.
Representado graficamente, de maneira lógica e sequencial, o
mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e
gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho, e em qual
direção ele deve seguir de acordo com o que foi planejado.
Dessa forma, através de fluxogramas e gráficos, é possível descrever
o funcionamento de um processo passo a passo, incluindo desde a
chegada da matéria-prima, as atividades que a sucedem, até a
entrega do produto final.
OS PROCESSOS PODEM SER CLASSIFICADOS EM TRÊS TIPOS:
Processos primários: também conhecidos como processos
essenciais, processos operacionais ou processos finalísticos, tratam-
se daqueles que abrangem as atividades essenciais que uma
companhia necessita realizar para cumprir sua missão de negócio,
entregando um produto de excelência ao cliente.
Processos de apoio: ou processos de suporte, são responsáveis por
oferecem suporte para os processos primários e são importantes para
aumentarem a capacidade e a efetividade dos mesmos, portanto não
entregam valor diretamente ao cliente mas sim à parte interna da
empresa responsável por setores de recursos humanos e tecnologia
da informação.
Processos de gerenciamento: são estabelecidos a fim de
coordenar e controlar as atividades da empresa. Em outras palavras,
garantem que os processos primários e de suporte estejam sendo
executados com êxito, além de elaborar planos para a continuação
das operações.
POR QUE FAZER?
O mapeamento de processos permite a visualização dos pontos fortes
e fracos da operação, sendo assim, ele possibilita a identificação de
problemas entre as fases da mesma, eliminando os gargalos que
atrapalham o desempenho da empresa e causam sobrecarga, desse
modo, com um bom mapeamento de processos, é possível solucionar
esses contratempos de maneira rápida e eficaz, ou até mesmo
impedir falhas futuras, o que está ligado diretamente a uma redução
de custos.
Além disso, o mapeamento de processos aumenta a padronização do
processo, pois ao realizar projetos bem executados, a qualidade dos
produtos e serviços desenvolvidos será muito maior. Ademais, é
notória a melhoria na comunicação entre os executores e os líderes
envolvidos em um mesmo processo e, também, na comunicação
visual eficaz de ideias, informações e dados.
COMO FAZER?
Priorizar os processos essenciais: vale ressaltar, que
mapear um processo demanda tempo, sendo assim, para que
se atinja os resultados esperados deve-se priorizar os principais
processos. Os mesmos podem ser selecionados levando em
conta a relevância financeira e a quantidade de recursos
necessários para tal operação. Mapear muitos processos de
uma só vez é uma prática ineficaz de certa forma pois,
demanda tempo, recursos e energia. Dessa maneira, é muito
mais viável focar nos processos que são de fato essenciais e
que trazem resultados rapidamente.
Determinar seus objetivos: ao determinar os objetivos a
serem alcançados, torna-se muito mais simples realizar as
mudanças necessárias, adicionando ou retirando etapas de um
processo.
Definir a equipe: definir todos os envolvidos seja de forma
direta ou indiretamente no processo é de extrema importância.
Lembrando que, não vale apenas designar tarefas, todos os
envolvidos necessitam ter conhecido em mapeamento de
processos, afim de garantirem a eliminação de desperdícios e a
implementação de melhorias. Por isso a necessidade de uma
equipe com membros engajados e que tenham participações
ativas nas mudanças propostas.
Coleta de dados: é nessa etapa que a situação atual da
empresa será descrita, permitindo a visualização das
dificuldades existentes, trabalhos desnecessários e prejuízos.
Com isso, será possível planejar e executar soluções.
Criando o fluxograma: com uma característica visual, os
fluxogramas tornam muito mais simples a compreensão de
cada processo e cada responsável pelos mesmos. Com eles, é
possível identificar os gargalos e sugerir mudanças/melhorias.
Implantar e monitorar: estabelecer as metas, colocar as
mudanças em prática e monitorá-las é essencial. Assim, os
processos serão otimizados e evita-se que falhas voltem a
acontecer. Portanto, ao falar de gestão no meio corporativo,
torna-se evidente a importância do mapeamento de processos,
uma vez que realizando o mesmo, toda cadeia de trabalho
envolvida se torna mais organizada e eficiente.
Portanto, ao falar de gestão no meio corporativo, torna-se evidente a
importância do mapeamento de processos, uma vez que realizando o
mesmo, toda cadeia de trabalho envolvida se torna mais organizada e
eficiente. Solicite uma consulta hoje mesmo!
