Aprenda a gerir seu

negócio de maneira
efetiva e trilhar o
caminho rumo ao
sucesso

MÓDULO 6

ESTRUTURAÇÃO
E GESTÃO

6
 1
Aula 1

ESTRUTURANDO
SEU ESCRITÓRIO
→ Entendendo sobre ter uma empresa

Existe uma diferença do empresário autônomo e do empresário que tem

uma empresa. Você deve desenvolver uma mente empresária, que consiste
em permitir que as engrenagens do mecanismo girem sem você. Tenha um
objetivo, trace o seu caminho e mantenha o foco até chegar lá, mas não se
esqueça de curtir a jornada!

O que compõe um escritório?

Administrativo

1. Planejamento

2. Financeiro;

3. Comercial;

4. Marketing;

5. Operacional;

6. Recursos Humanos.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 1. Planejamento
→ Traçar objetivos;

→ Colocar metas a longo, médio e curto prazo;

→ Formular estratégias de como alcançar cada meta;

→ Acompanhar todos setores, avaliar, trazer novas ideias, planejar e replanejar.

OBJETIVOS METAS ESTRATÉGIA CONCRETIZAÇÃO

2. Financeiro
→ Planejamento financeiro;

→ Estratégias financeiras;

→ Gestão diária do fluxo de caixa: contas a pagar, contas a receber;

→ Pagamentos e cobranças;

→ Previsto X Realizado;

→ Avaliação mensal, semestral e anual da saúde financeira da empresa;

3. Comercial
→ Relacionamentos;

→ Captação de clientes;

→ Negociações e concretizações de vendas;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 4. Marketing
→ Posicionamento de marca (branding);

→ Captação de leads/ clientes;

→ Estratégias e campanhas para atingir metas e objetivos da empresa;

→ Mídias sociais;

→ Marketing offline;

5. Operacional
→ Produção do produto e/ou serviço da empresa.

→ Reuniões com o cliente;

→ Desenvolvimento de projetos (criação, estudo preliminar, imagens 3D,

desenhos no geral, documentações e aprovações);

→ Visitas à obra;

→ Relação com os fornecedores;

→ Etc.

6. RH - Recursos humanos
→ É o que estrutura o essencial para o escritório funcionar: as pessoas.

→ Contratação de pessoas;

→ Desenvolvimento e treinamento;

→ Motivação, engajamento e reconhecimento;

→ Atração e retenção de colaboradores;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Quem opera cada setor do seu escritório?

1. Planejamento

2. Financeiro;

3. Comercial;

4. Marketing;

5. Operacional;

6. Recursos Humanos.

Se você
executa todos
os pontos do
seu negócio,
você é escravo
do seu negócio.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 → Tenha calma, mas abra seus olhos para as outras
partes do seu escritório fora o OPERACIONAL.
Você não precisa estar em todos e sim ser o
administrador do seu negócio.

Como
estruturar
melhor,
então?
→ Automatização dos processos: a chave para o
sucesso do seu escritório!

→ Seu escritório precisa andar sozinho, sem ser

totalmente dependente de você.

→ Como você vai fazer isso?

→Inserindo sistemas;

→Mapeando processos;

→Estruturando gestores e equipes;

PRÓXIMO PASSO

Desenhar o fluxograma de como você planeja ter

futuramente em seu escritório.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 2
Aula 2

MAPEAMENTO DE
PROCESSOS
→ O que é um mapeamento de processos?

É um manual que mostra como funciona todos os setores e atividades de uma

empresa.

O mapeamento deve ser algo bem organizado, completo e didático. E ele é

essencial para o crescimento saudável de um escritório.

1° PASSO: Entender o objetivo de cada área.

FORTALECER CRESCER

RH Planejamento

ENTREGAR LUCRAR

Operacional
ADM Financeiro

Marketing Comercial

PROSPECTAR VENDER

MOD. 06 Estruturação e gestão

 2° PASSO: Fazer o fluxograma entre áreas.

ADM Planejamento

Marketing RH Financeiro

Comercial Operacional

3° PASSO: Fazer o fluxograma de atividades de cada área.

RH Planejamento

Operacional
ADM Financeiro

Marketing Comercial

MOD. 06 Estruturação e gestão

 4° PASSO: Detalhar o passo a passo de cada atividade dentro do
fluxograma de cada atividade.

→ Mapeie absolutamente tudo!

Você deve mapear absolutamente tudo como é em seu escritório - todas as

atividades - e também atribuir o responsável de cada setor;

Lembre-se de mapear itens gerais como: organização de pastas, nomenclaturas

padrões, acessos aos projetos, e etc;

→ Mapeie todos os setores!

Não deixe de mapear outros setores: financeiro, orçamentos, RH, marketing, etc.

É normal que de tempos em tempos o mapeamento precise de atualizações.

PRÓXIMO PASSO

Faça seu mapeamento de processos!

Sim, vai dar trabalho! Mas vai ser o melhor passo

para o crescimento em escala do seu escritório.
Sem mapeamento seus processos não ficam
automatizados.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 3
Aula 3

AUTOGESTÃO E
PRODUTIVIDADE
Para seu escritório funcionar, ele precisa de:
→ Sistemas para os processos;

→ Mapeamento de processos;

→ Líderes para os processos e pessoas;

Os maiores erros em gestão:

→ Modo passivo, não se posicionar;

→ Falta de organização;

→ Viver da produtividade de esperança;

→ Não ter um controle assertivo dos planejamentos;

→ Não ter cronograma de projetos;

→ Não ter planejamento diário;

→ Ter prazos de cabeça;

→ Confiar demais;

→ Dificuldade em delegar;

→ “Delargar”;

→ Acreditar que o processo de delegar e ter equipe é simples;

→ Falta de liderança no posicionamento;

→ Falta ou excesso de cobrança/ pressão;

→ Falta do autocontrole;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Seja líder da
sua vida!

→ Gestão de tempo e produtividade;

→ Autogestão;

→ Equipe produtiva;

→ Troque a produtividade de esperança por técnicas coerentes!

→ Entenda seus pontos fracos;

→ Preste atenção, entre no modo observador;

→ Faça uma lista dos problemas que você tem, coloque de lado as causas
desses problemas e elenque as possíveis soluções;

→ Foque nas soluções!

Gestão eficiente de prazos

→ Cronogramar os projetos é essencial para se ter uma organização coerente
em seu escritório;

→ O cronograma precisa ser detalhado;

→ Precisa existir metas diárias;

→ É necessário contar com margem de erro;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Cronograma Macro

SEMANA PREVISTO REALIZADO

PROJ MR: Briefing,

Fevereiro - Semana 1 OK
medição e criação

Fevereiro - Semana 2 PROJ MR: 3D OK

Fevereiro - Semana 3 PROJ MR: Alterações OK

Fevereiro - Semana 4 PROJ MR: Executivo Ainda Alterando

Março - Semana 1 PROJ MR: Revisões Executivo

Março - Semana 2 PROJ MR: Orçamentos Revisões

Março - Semana 3 PROJ MR: Recovery Orçamentos

Gestão Eficiente de Tempo

→ Planeje sua semana inteira;

→ Separe os dias para concentrar o máximo das demandas de trabalho externo, de

reuniões e de projetos;

→ Tenha separado por dia uma lista de tarefas;

→ Divida o dia em blocos, sendo cada bloco um período em que você programa suas
tarefas e atividades;

→ Deixe sempre alguns blocos em aberto para demandas surpresas e possíveis

remanejamentos;

→ Controle seus horários minuciosamente;

→ Desapegue do perfeccionismo;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Exemplo de Programação Semanal em blocos

HORÁRIOS SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA

Compras Revisão Criação Reunião

9h - 11h
clientes xx Projeto xx Projeto xx Briefing xx

Compras Acomp Revisão Criação

11h - 13h
Clientes xx Projetos Projeto xx Projeto xx

Acomp Reunião Acomp Reunião de

14h - 16h Obras
Projetos Equipe Projetos Negociação

Reunião Reunião Reunião

16h - 18h Obras
Cliente xx Financeiro Cliente xx

Gestão Eficiente de Tempo

→ Descanse antes de se cansar;

→ Aprenda a relaxar no trabalho, faça pausas;

→ Relaxe em casa, tenha um momento do dia para apenas ser;

→ Remova da sua mesa qualquer bagunça, papéis, objetos inúteis,

mantenha o visual limpo;

URGENTE SECUNDÁRIO
IMPORTANTE

FAÇA AGORA PROGRAME

Stories no insta;
Revisar um projeto Criar um projeto;

DELEGUE ELIMINE
TRIVIAL

Responder clientes Navegar no insta

Solicitar orçamentos Assuntos/ conversas
pessoais

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Gestão Eficiente de Tempo
→ Foco em uma atividade por vez;

→ Desligue as notificações do celular;

→ Programe horários e limite de tempo para entrar no whatsapp e nas redes

sociais;

→ Entre nas redes sociais exclusivamente a trabalho;

→ Tome consciência e controle seu tempo minuciosamente;

PRÓXIMO PASSO

Listar os seus principais erros e dificuldades na

sua autogestão e produtividade e o que você vai
fazer para melhorar.

4
Aula 4

PLANEJAMENTO
SEMANAL

PRÓXIMO PASSO

Organize sua rotina de forma que você consiga

enxergar quantas horas você tem disponível na
sua semana com todas as suas tarefas listadas.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 5
Aula 5

CRONOGRAMA
DE PROJETO
DETALHADO
→ Após ter feito o processo do seu projeto, você vai entender quais são as etapas
do processo e vai conseguir montar o seu cronograma de projeto.

→ Verifique se o operacional do seu escritório é feito por você ou pela sua equipe
e adeque as janelas de trabalho.

6
Aula 6

CRONOGRAMA
MACRO DE
PROJETOS E EQUIPE
→ Nesse cronograma você vai analisar todas as tarefas da sua equipe e comparar
com o que foi realizado,

→ Observe como a Gio organiza a planilha macro dela e aplique no seu escritório.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 7
Aula 7

SISTEMA PARA
GESTÃO DE
PROJETOS
→ Nessa aula a Gio vai te apresentar a interface do programa de gerenciamento
ASANA.

→ O sistema facilita a visualização das tarefas principalmente quando você já tem

mais de uma pessoa na equipe.

8
Aula 8

MONTANDO
SUA EQUIPE
Quando eu sei a hora certa de contratar?
→ Quando você está com projetos o suficiente para manter a empresa e já tem
um caixa (dinheiro guardado);

→ Quando você quer pegar mais projetos e está no caminho disso;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Passou da hora de contratar…
→ Quando você está lotado de projetos e não consegue dar conta de tudo que
tem para fazer;

→ Quando você está sempre trabalhando muito e até virando noites;

→ Quando você sente que perde muito tempo fazendo coisas bobas;

→ Quando você já está gastando dinheiro com freelancers há um tempo;

Quem contratar?
→ Você pode começar com estagiários ou arquitetos;

→ Você pode também terceirizar atividades;

→ Pesquise a média salarial na sua região e avalie financeiramente o que encaixa

melhor pra você;

→ Estude juridicamente o que faz mais sentido para você, tenha cuidado e
orientação de um advogado;

→ Observe e analise quais seus pontos fortes e pontos fracos nas habilidades do
escritório;

→ Comece contratando alguém que supra seus pontos mais fracos;

→ Uma boa equipe é sempre uma equipe diversificada!

→ Elimine o medo, faça um plano e decida arriscar!

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Como contratar?
1. Defina os pré-requisitos para trabalhar com você:

→ Quais programas a pessoa precisa saber;

→ Morar perto;

→ Perfil da pessoa;

→ Nível de conhecimentos gerais;

→ Horários disponíveis;

→ Etc.

2. Anuncie a vaga com os pré-requisitos nas redes sociais, envie para sites de
estágio, grupos de vagas de arquitetura, universidades, entre outros;

3. Faça uma seleção dos e-mails de quem está dentro dos pré-requisitos
estabelecidos;

4. Agende um teste técnico: envie algo para a pessoa desenvolver, a fim de que
você possa observar os pontos fortes e fracos dela no desenvolvimento de
projeto;

Depois dos testes…

→ Avalie os testes, observe e anote quais os pontos fortes e os fracos de cada
candidato em relação às habilidades de projeto, e compare cada um deles.

→ Feitas as análises de testes, você pode selecionar os 2 ou 3 que mais gostou e

chamar para uma entrevista.

Perfil das pessoas

As pessoas têm diferentes perfis e você precisa entender qual é o que mais vai
encaixar na sua empresa no momento da contratação.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Entrevistando
12 perguntas para fazer em uma entrevista:
1. Conte um pouco sobre você!

2. O que gosta de fazer nas horas vagas, quem é você sem falar de
arq/design? Como é sua família, etc?

3. Me conte um desafio que você já viveu;

4. Se você pudesse ser um animal, qual seria? Por que?

5. Como você lida sob pressão?

6. Se precisa entregar um projeto hoje, mas você viu que não vai dar
tempo de terminar, o que você faz?

7. Aconteceu um problema em uma obra e foi erro de um projeto que

você fez, o que você faz?

8. Qual a sua maior habilidade como pessoa?

9. O que as pessoas que moram com você reclamam sobre seu

comportamento?

10. Como você se vê na carreira ao longo prazo?

11. O que é um trabalho ideal para você?

12. Por que você gostaria de trabalhar aqui?

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Escolhendo seu colaborador
→ Após as perguntas, faça o teste DISC também;

→ Planilhe os perfis dos membros que você entrevistou, assim você vai conseguir
comparar e avaliar melhor.

→ Nunca haverá um membro perfeito!

→ Quanto mais diversificação de pessoas, mais rica e forte é uma equipe.

→ Dê oportunidade às pessoas que precisam e que nasceram com menores

privilégios, você pode fazer a diferença no mundo assim!

→ Escolha seu colaborador, faça a sua proposta a ele, lembre-se de combinar

inicialmente uma experiência.

Contratei, e agora?
→ A pessoa vai precisar de um treinamento sobre tudo;

→ Comece apresentando a ela sobre a visão, missão e valores da empresa,

reforçando o porquê de vocês estarem ali juntos;

→ Apresente as regras gerais da empresa: horários, dresscode, regras de

organização, colaboração e etc;

→ Mostre o mapeamento de processos e explique como tudo que ela vai fazer
funciona;

→ Treinando na prática: comece passando um projeto e ensinando o passo a

passo de tudo;

→ Todos os dias no ínicio, meio e fim do dia esteja observando e treinando a

pessoa;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Olhar pro time
→ Avalie sua equipe atual e perceba quais mudanças precisam acontecer;

→ Insira novos treinamentos;

→ Mantenha frequência nos treinamentos;

→ Crie uma cultura de valor;

Além de pessoas
→ Você pode terceirizar alguns setores como por exemplo financeiro, RH;

→ Você também pode terceirizar alguma atividade como por exemplo renders,
se fizer sentido;

→ Estude, entenda, planeje e faça acontecer!

PRÓXIMO PASSO

Avaliar o que você precisa ter na sua equipe;

Planejar sua próxima contratação;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 9
Aula 9

LIDERANÇA E
GESTÃO DE PESSOAS
Estruturando e gerindo pessoas
→ Não existe fórmula mágica;

→ Existem técnicas;

→ Cada pessoa é única e as pessoas podem ter efeitos diferentes com as técnicas;

→ Você precisa se conectar, sentir, e ir desenvolvendo;

→ Comece organizando as funções e as responsabilidades de cada um;

→ Invista em treinamentos para as pessoas, tanto técnicos quanto

comportamentais;

→ Reforce os padrões de processos sempre;

→ Trabalhe com gestão de consequência;

→ Feedback e controle: os ingredientes essenciais para a gestão;

→ Avaliações de entrega e comportamento;

→ Metas, Bônus e Prêmios;

→ Metas que desafiam as pessoas a se desenvolverem mais;

MOD. 06 Estruturação e gestão

 Técnicas de gestão de pessoas:
→ Seja amigável;
→ Não critique, não condene e não se queixe;

→ Sorria;

→ Chame as pessoas pelo nome;

→ Seja um bom ouvinte;

→ Faça as pessoas se sentirem importantes de maneira sincera;

→ Conquiste opiniões;

→ Evite qualquer discussão;

→ Respeite a opinião alheia;

→ Reconheça seus erros;

→ Consiga que a outra pessoa diga “sim, sim”;

→ Apele para os mais nobres motivos;

→ Dramatize;

→ Desafie;

→ Conquiste opiniões;

→ Elogie e aprecie com sinceridade;

→ Chame atenção para os erros de maneira indireta;

→ Motive: equilibre chacoalhões e incentivos;

→ Elogie cada progresso, por menor que seja;

→ Proporcione à pessoa uma ótima reputação para ela zelar;

→ Faça o outro se comprometer;

→ Empregue o incentivo: torne o erro mai fácil de ser corrigido;

→ Deixe a pessoa achar que a ideia é dela;

→ Faça a pessoa sentir-se feliz realizando aquilo que você sugere.

MOD. 06 Estruturação e gestão

 PRÓXIMO PASSO

Leitura: Como fazer amigos e influenciar pessoas

- Dale Carnegie

MOD. 06 Estruturação e gestão