Excel 2000/2003
M€dulo Intermedi•rio
ÍNDICE
CRIAR E EDITAR GRÁFICOS .............................................................................................. 3
ASSISTENTE DE GRÁFICO – ETAPA 1 DE 4 – TIPO DE GRÁFICO ............................................... 3
ASSISTENTE DE GRÁFICO – ETAPA 2 DE 4 – DADOS DE ORIGEM DO GRÁFICO........................ 3
OUTRAS ALTERAÇÕES NO GRÁFICO ....................................................................................... 4
GRÁFICOS DE TORTA............................................................................................................. 5
GRÁFICOS DE L IMA E GRÁFICOS DE DISPERSÃO (XY) ............................................................ 6
FORMATAR GRÁFICOS ........................................................................................................... 7
CRIAR E APLICAR TIPO DE GRÁFICO PERSONALIZADO ............................................................. 8
FORMATAR EIXO .................................................................................................................... 8
CARACTERÍSTICAS AVAN ÇADAS DE GRÁFICOS .......................................................... 9
ADICIONAR B ARRAS DE ERROS ............................................................................................. 9
ADICIONAR A LINHA DE TENDÊNCIA ...................................................................................... 10
CARACTERÍSTICAS AVAN ÇADAS DE GRÁFICOS ........................................................ 11
TABELA DINÂMICA............................................................................................................ 12
CLASSIFICAR LISTAS ........................................................................................................ 14
USAR TÓPICOS COM EXCEL............................................................................................ 15
PREPARAR PASTAS DE TRABALHO PARA WEB ......................................................... 16
INSERIR HYPERLINKS .......................................................................................................... 16
SALVAR UMA PLANILHA PARA W EB....................................................................................... 18
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Criar e Editar Gráficos
O gráfico é uma representação gráfica dos dados selecionados de uma planilha.
O Microsoft Excel, tem vários tipos diferentes de gráficos, para diversos fins.
Com um Assistente de Gráfico criamos o gráfico facilmente. Cada tipo de gráfico possui
suas próprias características, tanto na representação gráfica , como no tipo de Guias para
se preencher no Assistente.
A maioria dos gráficos apresenta o eixo X (das categorias) e o eixo Y (dos valores). Na
categoria temos cada item a ser exibido, e em valores temos a quantidade de cada item.
Para criar um gráfico, selecionar a seqüência de dados da tabela na planilha, clicar em
Menu Inserir , escolher Gráfico.
O Assistente de Gráficos será selecionado com 4 etapas para a criação do gráfico
área de plotagem
área do gráfico
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Assistente de gráfico – etapa 1 de 4 – tipo de gráfico
Colunas Colunas agrupadas Compara valores por categorias
Colunas Compara a contribuição de cada valor para um total por
empilhadas categorias
Colunas 100% Compara a porcentagem de contribuição de cada valor
empilhadas para um total por categorias
Barras Barras agrupadas Compara valores por categorias
Barras empilhadas Compara a contribuição de cada valor para um total por
categorias
Barras 100% Compara a porcentagem de contribuição de cada valor
empilhadas para um total por categorias
Linha Mostra as tendências do tempo ou categorias
Pizza Mostra a relação de cada valor para um total.
Deve possuir apenas uma seqüência de dados
Dispersão (XY) Compara pares de valores. Os eixos de valores e
categorias devem ser numéricos
Área Mostra a tendência de valores de tempo ou categorias,
numa relação proporcional entre partes e o todo.
Rosca Como um gráfico de pizza, mas pode conter diversas
seqüências
4
Assistente de gráfico – etapa 2 de 4 – Dados de Origem do Gráfico
A caixa de Intervalo de Dados representa a seqüência de dados da tabela selecionada
Para mudar a orientação do gráfico , clicar em linhas ou colunas.
As caixas Nome e Valores dependem da caixa de Seqüências.
Caixa Nome - Texto que aparece na Legenda
Caixa Valores – Valores selecionados da tabela
Caixa Rótulos do eixo das categorias – Texto que aparece no eixo X
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Outras alterações no gráfico
Diagramar Intervalos não adjacentes: selecionar a primeira coluna de dados e com a tecla
CTRL (control) pressionada selecionar a outra coluna não adjacente.
Modificar, Mover e Redimensionar um gráfico: clicar nas alças de redimensionamento do
gráfico selecionado, arrastar com o mouse aumentando ou diminuindo o espaço do objeto
gráfico.
Para mover o gráfico de posição dentro da planilha, clicar na área do gráfico e arrastar.
Adicionar ou Mudar Títulos: selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico, escolher
Opções de gráfico , selecionar a guia Títulos.
Completar o título para o gráfico, eixo X e eixo Y.
Adicionar Opções de Tabela de Dados: selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico,
escolher Opções de gráfico , selecionar a Guia Tabela de dados .
Mudar a localização do Gráfico : selecionar o gráfico, no Menu clicar em Gráfico, escolher
Local , na janela escolher Como nova planilha ou Como objeto em:
Excluir um gráfico: com o gráfico selecionado teclar o DEL
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Gráficos de Torta
Os 4 gráficos abaixo foram criados a partir da tabela. Como os meses de fevereiro e
março não estão adjacentes à coluna de Receitas, selecionar a coluna de Receitas,
pressionar a tecla de CTRL(control) e selecionar a outra coluna.
Receita Janeiro Fevereiro Março
Vendas 35.600 44.000 45.000
Assistências 5.400 3.900 4.572
Treinamentos 33.200 18.300 55.300
Consultoria 2.10 3.840 4.320
As porcentagens serão incluídas quando a opção de mostrar porcentagens for
selecionada.
janeiro fevereiro
3%
Vendas Vendas
46% Assistência Assistência
44%
Treinamentos
Treinamentos
Consultoria
7% Consultoria
Este gráfico mostra 2 tortas. A torta menor pode ser alterada quanto ao número de itens
agrupados. Para isto dar um duplo clique na torta menor e formatar os dados
Depois que criar o gráfico de Torta, o deslocamento do texto da porcentagem fez
aparecer uma seta para indicar o intervalo de dados
março março
41%
Vendas 4% Vendas
Assistência
Assistência
Treinamentos
Consultoria 51% Treinamentos
4% Consultoria
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Gráficos de Lima e Gráficos de Dispersão (XY)
Os gráficos de linhas e dispersão são bastante semelhantes.
Quando agrupar dados de intervalos irregulares o gráfico de dispersão(XY) será melhor
representado.Ele possui 2 eixos de valores, em vez de um eixo de valor e um de
categoria.
Os itens opcionais do gráfico que podem ser úteis na análise dos dados são linha de
tendência e barras de erro.
Os gráficos abaixo foram criados com a mesma tabela de dados
Dia Qte
1 5
2 10
7 5
8 5
18 7
19 10
22 15
Gráfico de linhas – o eixo X representa a seqüência dos dados.
25
20
15 dia
10 qte
5
0
1 2 3 4 5 6 7
Gráfico de Dispersão (XY)
Os dados da coluna dia fazem parte do eixo X
16
14
12
10
8
6 qte
4
2
0
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24
8
Formatar Gráficos
Composição do Gráfico: É composto de várias partes: Área do gráfico, Seqüência de
dados, Área de plotagem, Eixo das categorias, Eixo dos valores, Linhas de grade,
Legenda, etc.
Para formatar estas partes clicar com botão direito do mouse (atalho) ou menu Formatar.
Alterar cores e bordas
Na guia padrões alterar borda e área. Em efeitos de preenchimento , outra janela aparece
para alterar área com degrade, ou com linhas em geral , ou com figuras, etc..
Mudar a ordem de seqüência de dados
Guia Ordem da seqüência clicar com o botão mover para cima ou mover para baixo.
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Criar e aplicar tipo de gráfico personalizado
Na Etapa 2 do assistente selecionar a guia tipos Personalizados.
No exemplo ao lado foi escolhido o cone.
Formatar eixo
Depois de criar o gráfico você pode selecionar os eixos e com um duplo clique (ou botão
direito do mouse) e fazer a alteração na formatação do eixo.
Cada tipo de gráfico mostra uma formatação diferente dos eixos. O escolhido abaixo foi
um gráfico de dispersão.
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Características Avançadas de Gráficos
Adicionar Barras de Erros
Adicionar as barras de erros no Eixo X e/ou no Eixo Y.
Selecionar a seqüência de dados , no Menu Formatar, escolher Barra de Erro X
Selecionar a seqüência de dados , no Menu Formatar, escolher Barra de Erro Y
Exemplo criado com o gráfico de dispersão e a barra de erro Y
qte
20
15
10
0
0 5 10 15 20 25
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Adicionar a linha de tendência
Selecionar a seqüência de dados, no menu Gráfico escolher Adicionar linha de Tendência
.
Na Guia Tipo escolher um dos diversos tipos, e para o tipo Polinomial fica disponível a
Ordem; para o tipo Média Móvel fica disponível o período.
Na Guia Opções acrescentar mais detalhes ao gráfico. Por exemplo, equações , valor de
R-quadrado, etc
Para alterações nos padrões da linha de tendência, selecionar a linha de tendência, clicar
duas vezes, e na Guia Padrões ,
fazer as alterações em estilo, cor e espessura.
Neste exemplo os meses de julho a agosto não contêm dados. A linha de tendência é
linear
700
600
500
400
300
200
100
0
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
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Características Avançadas de Gráficos
Para visualizar apenas os contatos desejados de uma tabela utilize o AutoFiltro. Para isso
digite a sua tabela com todos os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista
ative o AutoFiltro, menu Dados , opção Filtro. Será automaticamente colocado em todas
as colunas um filtro, para ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e
ativar a condição desejada.
Para voltar a tabela ao normal (com todos os dados) clique no filtro e coloque a opção de
“Todos”.
Quando você utiliza o AutoFiltro, determinados comandos de edição, formatação e
impressão funcionam de uma maneira diferente.
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Tabela Dinâmica
Arrastar
Exemplo de uma tabela criada pela consolidação
Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande demais e você precisa uma
maneira de resumir essas informações, para isso existe no Excel a Tabela Dinâmica.
Para criar a tabela Dinâmica é necessário que você ative a célula do início da tabela que
você vai gerar, e na barra de menus em Dados, escolha Tabela Dinâmica.
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Criar formatos Numéricos Personalizados
No Menu Formatar escolher Células e Personalizado
Na caixa tipo , o formato é representado em 2 partes separadas por ponto e vírgula.
Os números positivos usam o formato antes do ponto e vírgula; e números negativos
usam o formato após o ponto e vírgula.
Aplicar Formatação Condicional
Na caixa tipo pode colocar uma condição lógica no início do formato.
[>5]0,00;[Vermelho]0,00
Neste caso os números maiores que 5 terão 2 casas decimais, os menores que 5 estarão
em vermelho.
[>=5]”aprovado”;[Vermelho]”reprovado”
Neste caso a palavra aprovado(>=5) ou reprovado(<5) substitui o número digitado.
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Excel Intermediário
Classificar Listas
Quando os dados da tabela estão no formato de lista (tipo colunável) , isto é, na primeira
linha está o nome da coluna (campos) e nas linhas, os dados de cada coluna (registro).
Pode-se fazer a classificação dos dados escolhendo no máximo 3 nomes de colunas.
Nome Cargo Departamento Salário
Ursula Contador Contabilidade R$1.100,00
Toninho Assistente de Grupo Adm. Engenharia R$3.400,00
Sheryl Assistente de Projetos Arte R$2.010,00
Sara Promotor de Marketing Marketing R$3.090,00
Samuel Representante de Vendas Marketing R$1.020,00
Robinson Assistente de Projetos Arte R$2.700,00
Roberto Assistente de Grupo Adm. Engenharia R$2.340,00
Michael Engenheiro de Software Engenharia R$3.800,00
Lauro Assistente Contábil Contabilidade R$1.200,00
Jeremias Engenheiro de Software Engenharia R$2.460,00
Jason Assistente Administrativo Administração R$1.500,00
Felicio Assistente Administrativo Administração R$1.300,00
Com a célula ativa na primeira linha e coluna, escolher no menu Dados, clicar em
Classificar.
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Usar Tópicos com Excel
Estrutura de Tópicos –São dados em planilha em que as linhas ou colunas de dados
detalhados são agrupados de tal forma que você pode criar relatórios resumidos. As
estruturas de Tópicos podem resumir uma planilha inteira ou parte selecionada dela.
Quando os dados estão em formato de lista, O Microsoft Excel pode calcular e inserir
subtotais em uma planilha.
Criar tópico automaticamente:
A planilha deve conter linhas ou colunas que resumam dados de detalhe (por exemplo
total das receitas e/ou total das despesas), ou usar o item de Subtotais dentro de Dados
Selecionar uma célula qualquer da tabela, no menu Dados escolher o Organizar estrutura
em tópicos”, clicar no Auto tópicos.
Os símbolos de positivo e negativo aparecem para exibir ou não os detalhes.
Se o símbolo de Tópicos não aparece:
No menu Ferramentas, clicar em Opções e, em seguida, clicar na guia Exibir. Depois,
marcar a caixa de seleção Símbolos de estrutura de tópicos
Remover os tópicos:
Selecionar qualquer célula da tabela. No menu Dados escolher o Organizar estrutura em
tópicos, e clicar em Limpar estrutura de tópicos
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Preparar pastas de trabalho para Web
Inserir Hyperlinks
Hyperlinks é um ponto de acesso ou salto até um local na mesma pasta de trabalho, ou
em outro arquivo, representado por texto colorido ou sublinhado.
Maneiras de inserir o Hyperlink :texto em uma célula, um elemento gráfico, ou a função
Hyperlink
Inserir Hyperlink
Para o texto da célula e o elemento gráfico, a seqüência é bem parecida:
Inserir o texto da célula ou selecionar o elemento gráfico (figura).
No menu Inserir escolher hyperlinks, na caixa Vincular inserir o endereço do arquivo de
destino ou URL.
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Se o arquivo de destino for uma pasta de trabalho do Microsoft Excel, você poderá clicar
em Procurar, para selecionar um nome de planilha, uma referência de célula ou de
intervalo ou um nome definido.
As informações que serão fornecidas para outros tipos de arquivos dependem do
programa usado para criar o arquivo.
Se você deseja que um hyperlink a um diretório de rede compartilhado use o mesmo
endereço, independentemente do local onde você salvar a pasta de trabalho que contém
o hyperlink, demarcar a caixa de seleção Usar caminho relativo para o hyperlink.
Caso contrario : localize o arquivo vinculado usando um caminho relativo ao local onde a
pasta de trabalho que contém o hyperlink está gravada, certifique-se de que a caixa de
seleção Usar caminho relativo para o hyperlink esteja marcada.
Quando você usa uma célula mesclada ou um intervalo de células para um hyperlink, a
área selecionada ou mesclada inteira se tornará o hyperlink.
Para inserir a função HYPERLINK, use o assistente de função
Onde Local_Vínculo é o endereço para o acesso e o texto do nome amigável será
mostrado na célula, onde a função foi digitada.
Colar Hyperlink
Selecionar a figura ou célula, e com o botão direito do mouse escolher hyperlink, e clicar
em copiar hyperlink.
Na célula destino clicar no menu Editar , colar.
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Salvar uma planilha para Web
Menu Arquivo , Salvar como Html . Um assistente de 4 partes será exibido
As 2 primeiras etapas são deseleção e de tipo da página.
Nesta terceira etapa coloca-se os títulos e descrições que farão parte da página.
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Nesta etapa coloca-se mais descrições e o nome do arquivo com extensão htm.
Estes arquivos serão abertos em um browser para visualização.
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