Gestão de Qualidade: como aplicar no seu negócio.
[GUIA COMPLETO]
Gestão de qualidade é literalmente o ato de supervisionar
diferentes atividades e tarefas dentro de uma organização
para garantir que os produtos e serviços oferecidos, bem
como os processos para alcançá-los, sejam estruturados e
consistentes.
Um dos conceitos mais importantes para os negócios atuais é a
gestão de qualidade. Tal importância se dá pelo motivo de que todos
os serviços e produtos precisam ser fiscalizados, desde sua
fabricação até a distribuição final. Os problemas causados pela má
gestão ocasionam em grandes prejuízos.
A gestão de qualidade nas empresas é vital para garantir
consistência em seus processos, bem como em seus produtos e
serviços. Nos negócios, a satisfação do cliente é fundamental.
Como a principal preocupação de um cliente é a qualidade dos
produtos ou serviços que ele compra, o principal objetivo do
fornecedor deve sempre ser garantir que o que ele produz seja
de qualidade consistente.
A gestão de qualidade é essencial para garantir a satisfação do
cliente, acompanhe a leitura e saiba mais sobre como otimizar a
gestão da sua empresa.
A Gestão de Qualidade consiste em quatro componentes:
Planejamento da Qualidade – O processo de identificação
dos padrões de qualidade relevantes ao projeto e para a
decisão de como cumpri-los.
Melhoria da Qualidade – A mudança proposital de um
processo para melhorar a confiança no resultado.
Controle de Qualidade – O esforço constante para manter
a integridade e a segurança de um processo na obtenção de
um resultado.
Garantia de Qualidade – Ações planejadas e necessárias para
oferecer confiabilidade suficiente para que um determinado
serviço ou produto atenda aos requisitos especificados.
Qual o foco da Gestão de Qualidade?
O objetivo da gestão de qualidade é garantir que todas as partes
interessadas da organização trabalhem em conjunto para
otimizar os processos, produtos, serviços e o ambiente da empresa, a
fim de alcançar o sucesso decorrente da satisfação do cliente.
O processo envolve algumas diretrizes que são desenvolvidas por
uma equipe para garantir que os padrões estejam corretos ou
adequados ao objetivo.
O processo começa quando a organização estabelece metas
de qualidade a serem cumpridas e acordadas com o cliente.
A organização define como as metas serão medidas. Em
seguida, ele executa as ações necessárias para medir a
qualidade. Eles então identificam quaisquer problemas de
qualidade que surjam e iniciam melhorias.
A etapa final envolve relatar o nível geral da
qualidade alcançada.
O processo garante que os produtos e serviços produzidos pela
equipe correspondam às expectativas dos clientes.
Princípios da Gestão de Qualidade
Existem alguns princípios que o Padrão Internacional para Gestão
de Qualidade adota. Esses componentes são usados pela gerência
para orientar os processos de uma organização em direção a um
melhor desempenho. Eles incluem:
1. Foco no Cliente
O principal foco de qualquer organização, deve ser atender e se
possível superar as expectativas e necessidades dos
clientes. Quando uma empresa é capaz de compreender as
necessidades atuais e futuras dos consumidores e com isso atendê-
las, o resultado é a lealdade do cliente, o que gera o aumento da
receita. Quando os processos de negócios são mais eficientes, a
qualidade é mais alta e mais clientes podem sair satisfeitos,
esse é o primeiro passo para uma boa gestão de qualidade.
2. Liderança
Uma boa liderança resulta no sucesso de uma organização, essa
persona precisa ser referência e estabelecer uma união e um
propósito, entre a força de trabalho e os investidores. Criar uma
cultura de empresa próspera resulta em um ambiente interno que
permite que os funcionários utilizem todo seu potencial e se
envolvam ativamente na conclusão de seus objetivos. Os
líderes devem envolver os funcionários para definir metas e objetivos,
isso motiva os funcionários, que podem melhorar
significativamente sua produtividade.
3. Engajamento de Pessoas
O envolvimento dos funcionários é outro princípio fundamental
para uma gestão de qualidade. A gerência envolve uma equipe na
criação e entrega do produto, seja em período integral, meio período,
terceirizado ou interno. Uma organização deve incentivar os
funcionários a melhorarem constantemente suas habilidades e
manter a consistência. Esse princípio também envolve preparar e
capacitar os funcionários, envolvendo-os na tomada de
decisões e reconhecendo suas metas atingidas. Quando as pessoas
são valorizadas, elas trabalham com o seu melhor potencial, isso
aumenta sua confiança motivacional, um funcionário totalmente
envolvido se sente capacitado e responsável por suas ações.
4. Abordagem de processo
O desempenho de uma empresa segue de acordo com o princípio da
abordagem de cada processo. A abordagem compreende que
bons processos resultam em uma consistência e solidez das
tarefas, atividades mais rápidas, custos reduzidos, remoção de
obstáculos e melhoria contínua. Uma empresa é acima da média
quando os líderes podem gerenciar e controlar as entradas e
as saídas de uma organização, bem como os processos usados
para produzir as saídas, assim a gestão de qualidade é observada de
perto e se preciso modificada para melhor atender o cliente.
5. Melhoria Contínua
Toda organização deve ter o objetivo de sempre se envolver
ativamente na melhoria contínua, as empresas que otimizam
constantemente seus processos, estão experimentando melhor cada
desempenho, ainda conseguem flexibilizar as atividades e tem maior
capacidade de adotar novas oportunidades. As empresas devem
ter capacidade de criar processos se adaptar às novas
situações do mercado.
6. Tomada de decisão baseada em evidências
As empresas devem adotar uma abordagem baseada em fatos
para tomar decisões, as instituições que decidem agir com base
em dados analisados e validados, têm uma melhor compreensão
do mercado. Eles são capazes de executar tarefas que produzem os
resultados desejados e até justificam suas decisões tomadas. A
decisão baseada nos dados é vital para ajudar a entender as
relações de causa e efeito de diferentes atividades e até mesmo
explicar possíveis resultados e consequências não planejados.
7. Gestão de Relacionamento
Para uma boa gestão de qualidade é necessária uma boa gestão
de relacionamento, que consiste em criar relações de troca
benéficas com fornecedores e varejistas. Diferentes partes
interessadas podem impactar o desempenho da empresa que deve
gerenciar bem o processo da cadeia de suprimentos e
promover o relacionamento entre a organização e seus fornecedores,
a fim de otimizar seu impacto no desempenho da
empresa. Quando uma organização gerencia bem seu
relacionamento com as partes interessadas, é bem provável que
obtenha uma colaboração comercial sustentada.
Benefícios da Gestão de Qualidade
Ajuda uma empresa a obter maior consistência nas tarefas
e atividades envolvidas na produção de produtos e serviços.
Aumenta a eficiência nos processos, reduz o desperdício e
melhora o uso de tempo e outros recursos.
Ajuda a melhorar a satisfação do cliente e colaboradores.
Ele permite que as empresas comercializem seus negócios
efetivamente e explorem novos nichos de mercado.
Facilita a integração de novos funcionários e ajuda as
empresas a gerenciar o crescimento de maneira mais
integrada.
Permite que a empresa melhore continuamente seus
produtos, processos e serviços, em um ciclo infinito, com
cada vez mais possibilidades de negócios.
Software para uma Gestão de Qualidade
O GED é um software desenvolvido para controlar, armazenar,
compartilhar e buscar documentos e as informações contidas
neles. Dentro da ferramenta, é possível criar segmentações,
como ordem de importância, por exemplo, o que é fundamental
para uma gestão de qualidade. Além disso, os documentos podem
ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme,
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto e entre outros.
Lidar com a gestão de documentos está entre as principais
dificuldades das empresas, e essa condição independe de porte ou
segmento de atuação. De acordo com um estudo realizado pela
Associação Brasileira de Gerenciamento de
Documentos, colaboradores perdem até 2 (duas) horas por dia
procurando documentos.
Por outro lado, as empresas que adotaram o GED conseguem
disponibilizar os documentos em apenas alguns
segundos. Sendo assim, instituições que desejam continuar
crescendo de maneira constante e buscam uma gestão de qualidade
avançada, devem investir na gestão de documentos.
