1.
Conceitos Iniciais de Rotinas Administrativas
1.1. Definição e importância
As rotinas administrativas são o conjunto de procedimentos e práticas padronizadas adotadas
por uma organização para tratar as demandas diárias de forma eficiente e segura. Elas
englobam desde o recebimento de documentos até sua finalização, garantindo:
Organização: evita o extravio e facilita o acesso à informação.
Agilidade: padroniza tarefas repetitivas, reduzindo tempo de resposta.
Transparência: assegura rastreabilidade e responsabilização sobre cada passo do
processo.
Compliance: atende exigências legais e normativas (por exemplo, LGPD, ABNT),
minimizando riscos de penalidades.
1.2. Principais atividades e fluxos rotineiros
1. Recebimento de documentos
Triagem: verificação inicial de integridade e conformidade.
Registro: anotação em sistema ou livro de protocolo.
2. Protocolo e distribuição
Protocolo: atribuição de número único para controle (interno e externo).
Despacho inicial: encaminhamento ao setor ou responsável correto.
3. Tratamento e análise
Análise de mérito: avaliação de conteúdo e urgência.
Decisão: emissão de parecer, ordem ou solicitação de complementação.
4. Despacho e comunicação
Emissão de documentos: ofícios, memorandos ou relatórios de decisão.
Comunicação interna/externa: envio ao interessado ou a outros setores.
5. Arquivamento
Classificação: segundo plano de classificação documental.
Guarda: organização em arquivo corrente, intermediário ou permanente.
6. Controle de prazos e acompanhamento
Sistema de agenda: lembretes de vencimento e indicadores de desempenho.
Relatórios gerenciais: monitoramento de volumes, tempos e gargalos.
2. Sistema de Protocolo
2.1. Protocolo de documentos recebidos
Definição: registro oficial de toda comunicação ou documento que ingressa na organização.
Etapas principais:
1. Identificação: conferência de remetente, data e objeto.
2. Numeração sequencial: atribuição de número único (ex.: 2025.0001/RH).
3. Registro no livro ou sistema: inserção em livro físico de protocolo ou módulo
eletrônico.
4. Etiqueta de protocolo: selo autoadesivo ou carimbo com data e número.
Exemplo prático: ao receber um ofício externo, o servidor preenche o Sistema Eletrônico
de Protocolo (SEP), que gera automaticamente o número 2025.0456/DP, imprime carimbo e
encaminha ao setor competente.
2.2. Protocolo de documentos expedidos
Definição: controle de toda comunicação que sai da organização.
Fluxo típico:
1. Elaboração: redação do documento (ofício, memorando) conforme padrões
institucionais.
2. Autuação: registro no mesmo sistema de protocolo, com numeração própria (ex.:
2025.0001/EXP).
3. Anexação de documentos: inclusão de anexos numerados e referenciados no corpo do
texto.
4. Expedição: selo de saída e remessa via correio ou compartilhamento eletrônico.
Exemplo prático: o setor de compras emite um memorando para fornecedor, registra
como 2025.0321/EXP, anexa a cópia do contrato e envia via sistema GED com confirmação
de leitura.
2.3. Registro e controle de despacho
Registro de despacho: anotação de decisões e encaminhamentos em formulário de
despacho ou campo específico do sistema.
Elementos essenciais:
Data do despacho
Responsável (assinatura ou login)
Destinatário (setor ou pessoa física)
Prazo para atendimento (quando aplicável)
Controle:
Planilha de acompanhamento: lista de processos em andamento, com status
(pendente, concluído).
Alertas automáticos: e-mails ou notificações de prazos próximos.
Exemplo prático: após analisar um processo de licitação, o gestor insere no campo
“Despacho” do sistema: “Autorizo abertura de fase de habilitação. Prazo: 5 dias.” O sistema
envia lembrete ao setor jurídico.
2.4. Sistemas automatizados de protocolo
Vantagens:
Eliminação de fila e papel
Controle de acesso e histórico completo
Busca rápida por número, data ou assunto
Principais plataformas:
SEI (Sistema Eletrônico de Informações)
e-Protocolo de diversos estados e municípios
GED integrado a ERP ou Portais Corporativos
Funcionalidades comuns:
Geração automática de números
Upload de documentos digitais
Gestão de fluxos (workflow) com regras de encaminhamento
Relatórios gerenciais de volume e tempo de atendimento
Exemplo prático: no SEI, ao subir um PDF, o usuário escolhe “Protocolo de Recebimento”,
seleciona unidade destinatária e clica em “Enviar”, acionando automaticamente a próxima
etapa do fluxo.
3. Tipos de Arquivos
3.1. Arquivo Corrente
Definição: reúne documentos em uso cotidiano pela administração, com necessidade de
acesso rápido e frequente.
Prazo de guarda: enquanto estiverem em trâmite ou até expirarem prazos legais (ex.: 2
anos após encerramento do processo).
Localização: em armários ou estantes de fácil acesso, geralmente próximos aos setores
usuários.
Exemplo: pastas de processos licitatórios em curso, ordens de serviço ainda vigentes.
3.2. Arquivo Intermediário
Definição: destina-se a documentos que não são mais usuais no dia a dia, mas cuja guarda
ainda é necessária para consulta ou cumprimento de prazos legais.
Prazo de guarda: conforme tabela de temporalidade – geralmente de 2 a 5 anos após
arquivamento corrente.
Localização: sala ou depósito específico, com menos acessibilidade imediata.
Exemplo: processos de prestação de contas já concluídos, prontuários funcionais inativos.
3.3. Arquivo Permanente
Definição: compõe documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem
ser preservados indefinidamente.
Critérios de seleção: relevância histórica, valor subsidiário à administração, valor legal ou
jurídico permanente.
Localização: arquivos históricos ou setores de documentação permanente, com condições
adequadas de preservação (climatização, segurança).
Exemplo: atas de fundação da instituição, relatórios de gestão de governos anteriores.
3.4. Arquivo Descartável
Definição: documentos sem valor jurídico, administrativo ou histórico após determinado
período; podem ser eliminados de forma segura.
Prazo de guarda: curto — normalmente até 1 ano após a produção, conforme legislação
interna.
Procedimento de eliminação: destruição confidencial (trituramento ou incineração)
seguindo normas de segurança.
Exemplo: recibos de cartório com quitação simples, documentos de controle interno já
substituídos.
3.5. Arquivo Digital
Definição: conjunto de documentos eletrônicos organizados em sistemas de GED ou
repositórios digitais.
Vantagens:
Acesso remoto e simultâneo por múltiplos usuários.
Economia de espaço físico.
Redução de tempo na busca e recuperação.
Cuidados:
Backup periódico e redundante.
Controle de versões e metadados completos.
Segurança: criptografia e gerenciamento de permissões.
Exemplo: pastas eletrônicas de processos de RH armazenadas em sistema SIGED, com
indexação por CPF e data de admissão.
4. Técnicas de Organização de Arquivos
4.1. Organização Alfabética
Definição: ordenação dos documentos segundo a sequência alfabética de nomes, títulos ou
assuntos.
Vantagens:
Simplicidade no manuseio.
Rapidez na localização quando se conhece o nome ou termo.
Limitações:
Dificuldade com homônimos ou variações de grafia.
Não reflete necessariamente a relação temática entre documentos.
Exemplo: fichas de fornecedores ordenadas de “Almeida, João” a “Zanetti, Maria”.
4.2. Organização Numérica
Definição: disposição segundo sequência de números atribuídos (número de protocolo,
processo ou código).
Vantagens:
Única e inequívoca identificação.
Facilita controle de fluxos e estatísticas de volume.
Limitações:
É preciso conhecer o número exato para localizar.
Menos intuitiva se números não acompanhados de índice.
Exemplo: processos judiciais identificados de 0001/2025 a 1500/2025.
4.3. Organização Alfanumérica
Definição: combinação de letras e números, onde as letras podem indicar setor ou assunto
e os números a ordem sequencial.
Vantagens:
Une contextualização temática (letras) + controle sequencial.
Flexibilidade para subdivisões internas.
Limitações:
Pode tornar-se complexo em grandes volumes.
Exige padronização rigorosa de códigos.
Exemplo: “ADM-001/2025” para processos administrativos; “FIN-050/2025” para finanças.
4.4. Organização por Assunto
Definição: agrupamento dos documentos conforme temas ou categorias definidas em
plano de classificação.
Vantagens:
Facilita pesquisa temática e estudos comparativos.
Ideal para arquivos permanentes e intermediários.
Limitações:
Necessidade de um plano de classificação bem estruturado.
Possíveis duplicidades de assunto em documentos multifacetados.
Exemplo: caixa “Contratos” subdividida em “Contratos de Compra”, “Contratos de Serviço” e
“Contratos de Parceria”.
4.5. Organização Cronológica
Definição: ordenação segundo a data de emissão ou recebimento dos documentos.
Vantagens:
Permite acompanhar evolução de eventos e processos.
Facilita auditorias e análises de linha do tempo.
Limitações:
Não indica facilmente conteúdo ou assunto.
Precisa de etiquetas claras com data.
Exemplo: relatórios mensais arquivados de janeiro a dezembro de 2024.
4.6. Organização Geográfica
Definição: classificação de documentos conforme local de origem, jurisdição ou área
territorial.
Vantagens:
Útil para órgãos com atuação multiplanets ou regionais.
Facilita consulta por área de competência.
Limitações:
Pode gerar fragmentação temática.
Requer atualização conforme mudanças territoriais.
Exemplo: processos de fiscalização divididos em “Região Norte”, “Região Sul” etc.
4.7. Sistemas Híbridos
Definição: combinação de dois ou mais métodos de organização para atender às
necessidades específicas da instituição.
Vantagens:
Flexibilidade e adaptação a diferentes perfis de uso.
Maximiza pontos fortes de cada método.
Limitações:
Maior complexidade na implementação e treinamento de usuários.
Exige documentação clara das regras combinadas.
Exemplo: numeração para controle interno (numérico) + classificação por assunto
(temático) + ordem alfabética dentro de cada assunto.
5. Classificação de Documentos
5.1. Plano de Classificação Documental
O Plano de Classificação Documental (PCD) é o instrumento que define como os documentos
serão organizados segundo atividades, assuntos e funções da instituição.
1. Estrutura hierárquica: divide o universo documental em funções (nível 1), atividades
(nível 2) e assuntos (nível 3).
2. Códigos de classificação: cada assunto recebe um código único (ex.: 01 – Pessoal; 01.02 –
Admissão; 01.02.03 – Contratos de trabalho).
3. Manual de procedimentos: orienta usuários sobre como aplicar o PCD, evitando
ambiguidades.
4. Atualização periódica: revisão conforme novas demandas e mudanças organizacionais.
Exemplo prático:
Função “Compras” (02)
Atividade “Licitação” (02.01)
Assunto “Editais” (02.01.01)
Assunto “Ata de Julgamento” (02.01.02)
5.2. Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade estabelece os prazos de guarda e a destinação final (eliminação
ou arquivamento permanente) de cada grupo documental.
1. Prazo de guarda corrente: período em que o documento fica no arquivo corrente.
2. Prazo de guarda intermediário: tempo em depósito antes de decisão final.
3. Destinação final:
Eliminação (E): destruição segura após expirado o prazo.
Transferência ao arquivo permanente (P): preservação indefinida por valor histórico
ou jurídico.
Exemplo:
Código PCD Assunto Guarda Corrente Guarda Destinação Final
Intermediária
01.02.03 Contratos de 5 anos 3 anos P
trabalho
02.01.01 Editais 2 anos 1 ano E
5.3. Metadados e Indexação
Metadados são dados que descrevem o documento, facilitando sua busca e recuperação em
sistemas eletrônicos.
1. Campos essenciais:
Título
Data de emissão/recebimento
Autor/Remetente
Número de protocolo
Palavras-chave (tags)
2. Indexação: processo de atribuir metadados conforme padrões definidos, manual ou
automaticamente.
3. Benefícios:
Pesquisa refinada por múltiplos critérios.
Relatórios sobre volumes e tipos documentais.
5.4. Critérios de Tutela e Confidencialidade
Alguns documentos exigem tratamento especial devido a sigilo ou normas legais (LGPD,
segredos fiscais, trabalhistas).
1. Classificação de acesso:
Público: sem restrições.
Interno: acesso limitado a servidores.
Restrito: somente para setores específicos.
Ultrassecreto: nível máximo de segurança.
2. Procedimentos:
Controle de cópias e impressão.
Assinatura de termo de confidencialidade pelos usuários.
Armazenagem em cofre ou sistema criptografado.
5.5. Avaliação e Destinação Final
A avaliação documental consiste em analisar periodicamente os documentos para decidir sua
destinação conforme a tabela de temporalidade.
1. Comissão de avaliação: grupo multidisciplinar que revisa processos de destinação.
2. Inventário de eliminação: lista de documentos a serem destruídos, aprovada por
responsável.
3. Transferência ao arquivo permanente: elaboração de termo de entrega ao setor
histórico.
4. Destruição segura: trituramento, incineração ou eliminação eletrônica.
6. Processos Administrativos
6.1. Fluxo de Documentos e Processos
1. Iniciação
Protocolo do documento ou processo (remessa interna ou externa).
Abertura de registro no sistema ou livro de protocolo.
2. Distribuição
Encaminhamento ao setor responsável conforme objeto e competência.
Registro de data e responsável pelo recebimento.
3. Trâmite
Análise técnica: avaliação de mérito e instrução com anexos.
Pareceres: técnicos e jurídicos, quando necessários.
4. Decisão/Deliberação
Assinatura ou aprovação por autoridade competente.
Emissão de documento decisório (portaria, despacho, ofício).
5. Encerramento
Registro de conclusão no sistema.
Arquivamento conforme classificação.
Exemplo prático: Um pedido de aquisição inicia com protocolo no setor de compras, segue
para análise orçamentária, passa por parecer jurídico e, após autorização da diretoria, é
encerrado com ordem de compra e arquivado.
6.2. Controle de Prazos e Cumprimento
Prazos legais: estabelecidos por lei ou norma interna (ex.: 30 dias para resposta a
requerimentos).
Prazos internos: definidos por políticas de eficiência (SLAs – Service Level Agreements).
Ferramentas de controle:
Agenda eletrônica: lembretes automáticos de vencimento.
Painéis de indicadores: dashboards com prazos em atraso, próximos e cumpridos.
Sanções por descumprimento:
Notificação ao responsável.
Registro em relatório de auditoria.
Ações disciplinares, se recorrente.
Exemplo prático: No sistema SEI, um memorando com prazo de 15 dias dispara alerta por e-
mail ao responsável cinco dias antes do vencimento.
6.3. Rotinas de Análise e Despacho
1. Recebimento e leitura do processo pelo servidor designado.
2. Instrução complementar: requisição de documentos faltantes ou informações adicionais.
3. Elaboração de minuta de despacho ou parecer.
4. Revisão por superior imediato ou equipe jurídica.
5. Despacho final: registro no sistema, com data, assinatura digital ou física, e
encaminhamento.
Exemplo prático: Um servidor de RH analisa processo de exoneração, solicita anuência da
assessoria jurídica e elabora despacho autorizando a saída do servidor.
6.4. Comunicação Interna e Externa
Interna:
Memorandos e circulares para setores e colaboradores.
Painel de avisos físicos ou eletrônicos.
Externa:
Ofícios e notificações para entidades, empresas ou cidadãos.
E-mail corporativo ou sistemas de mensagens seguras.
Boas práticas:
Uso de padrões institucionais (logo, cabeçalho, formatação).
Confirmação de recebimento: protocolo de retorno ou recibo.
Registro de todas as comunicações no processo.
Exemplo prático: Envio de ofício a fornecedor via GED com confirmação eletrônica de leitura,
registrado no processo como “Ofício 123/2025 expedido em 10/06/2025”.
6.5. Auditoria Documental
Objetivo: verificar conformidade com normas, prazos e procedimentos institucionais.
Etapas:
1. Planejamento da auditoria: definição do escopo (setor, período, tipo de processo).
2. Coleta de evidências: amostragem de processos e documentos.
3. Análise: conferência de protocolos, prazos, assinaturas e registros.
4. Relatório de auditoria: identificação de não-conformidades e recomendações.
5. Acompanhamento: monitoramento da implementação de ações corretivas.
Ferramentas de apoio: checklists, sistemas de gestão de qualidade (ISO) e painéis de
controle.
Exemplo prático: Auditoria semestral no arquivo intermediário, analisando 30 processos para
verificar se o prazo de guarda e a destinação foram corretamente aplicados.
7. Tecnologias e Sistemas de Gestão de Documentos
7.1. GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
Definição: plataforma que centraliza o armazenamento, a organização, o
compartilhamento e o controle de documentos em formato digital.
Principais funcionalidades:
1. Digitalização e captura: importação de PDFs, imagens e digitalizações de documentos
físicos.
2. Indexação automática: extração de metadados via OCR (Reconhecimento Óptico de
Caracteres).
3. Fluxo de trabalho (workflow): roteamento de documentos conforme regras
predefinidas.
4. Busca avançada: pesquisa por conteúdo, data, autor, palavra-chave.
5. Versionamento: histórico de revisões e controle de versões anteriores.
Vantagens:
Redução drástica do uso de papel e espaço físico.
Acesso democrático e simultâneo às informações.
Aumento da produtividade e rapidez no trâmite.
Exemplo prático: em um GED, o setor de contratos digitaliza o novo acordo, o OCR
reconhece automaticamente número, data e partes, e dispara workflow para aprovação
jurídica e financeira.
7.2. SIGED e Sistemas Corporativos
SIGED (Sistema Integrado de Gestão de Documentos): solução gov ernamental que
unifica protocolo, tramitação e arquivo de documentos em um único ambiente.
Características:
Integração com órgãos: comunicação direta entre diferentes departamentos ou
entidades públicas.
Registro único: todas as ações geram logs auditáveis.
Painéis gerenciais: dashboards para monitorar volumes, tempos de tramitação e
gargalos.
Sistemas Corporativos (ERP, ECM): módulos de gestão documental incorporados a
plataformas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning) ou de gerenciamento de
conteúdo (Enterprise Content Management).
Benefícios:
Visão integrada de processos de negócio e documentos.
Automação de tarefas interdepartamentais.
Relatórios e indicadores extraídos em tempo real.
Exemplo prático: numa prefeitura que usa SIGED, o ofício de licitação é protocolado,
recebe despacho eletrônico, é analisado por diferentes secretarias e, ao final, arquivado —
tudo dentro do mesmo sistema, com rastreabilidade completa.
7.3. Segurança da Informação e Backups
Objetivo: proteger a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos documentos
eletrônicos.
Mecanismos de segurança:
1. Criptografia em trânsito e em repouso: garante que apenas usuários autorizados
tenham acesso ao conteúdo.
2. Autenticação multifator (MFA): exige mais de um método de verificação para login.
3. Logs de acesso: registro detalhado de quem visualizou, editou ou excluiu cada
documento.
Políticas de backup:
Frequência: diários, semanais e mensais, conforme criticidade.
Redundância: armazenamento em múltiplos locais (on-site e off-site; nuvem e servidor
local).
Testes periódicos de restauração: validação da integridade dos backups.
Exemplo prático: um órgão público mantém backups diários em servidor local e,
semanalmente, envia cópias cifradas para datacenter remoto, garantindo recuperação em
caso de desastre.
7.4. Controle de Acesso e Permissões
Princípio do menor privilégio: cada usuário recebe apenas os direitos necessários para
executar suas tarefas.
Perfis de acesso:
Administrador: cria usuários, define políticas e acessa todos os documentos.
Gestor de processo: encaminha e aprova documentos de sua área.
Usuário padrão: consulta e insere documentos, sem privilégios administrativos.
Mecanismos de gestão:
1. Listas de Controle de Acesso (ACL): definem quem pode ler, editar, excluir ou
compartilhar cada documento.
2. Grupos de usuários: facilitam atribuição de permissões por setor ou função.
3. Revisões periódicas: auditoria de perfis para revogar acessos indevidos.
Exemplo prático: no GED de uma universidade, apenas servidores do setor de matrícula
podem alterar históricos escolares, enquanto docentes têm permissão apenas para
consulta.
