A ORGANIZAÇÃO NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
1. Definição
A administração é composta por quatro funções essenciais: planejamento, organização,
direção e controle. Cada função apresenta um papel fundamental na gestão eficaz de recursos
e processos dentro de uma empresa. Desse modo, a organização é uma das funções essenciais
da disciplina, responsável por distribuir tarefas, recursos e autoridade para alcançar objetivos
eficientemente (SOBRAL; PECI, 2008). No entanto, no contexto da Gestão da Informação, a
organização assume um papel crucial, em muitas perspectivas, na classificação e
processamento de dados, prioridade de demandas, e, por fim, na entrega de resultados eficazes
e estratégicos. Portanto, neste tópico, será discutido os princípios da organização e sua
aplicação para a profissão, discutindo como a ela é necessária para a eficiência organizacional
e tomada de decisões.
Segundo Megginson et al. (1998), organizar é determinar os recursos e as atividades
necessárias para se atingir os objetivos da organização, combinar esses recursos e atividades
em grupos práticos, designar a responsabilidade de atingir os objetivos a empregados
responsáveis e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para realizar essas tarefas.
No contexto da Gestão da Informação, a organização vai além dos recursos físicos ou
humanos, utilizando diversas ferramentas e práticas organizacionais, como:
- Organização digital de arquivos e documentos. Exemplos: Google Drive,
Dropbox, Notion.
- Classificações e taxonomias da informação: para facilitar a busca e o uso de
dados. Exemplos: Lucidchart, Microsoft Visio.
- Mapas mentais e quadros Kanban. Exemplos: Trello, Miro.
Você sabia? ~
Esses são alguns recursos e ferramentas que podem auxiliar o gestor da informação na
organização de dados, processos e projetos, facilitando a comunicação, aumentando a
produtividade e garantindo que as informações estejam sempre acessíveis
Organização:
Notion: Ferramenta multifuncional que combina notas, banco de dados, tarefas e wikis
em um só lugar, ideal para organização pessoal e de equipes.
DropBox: Serviço de nuvem que facilita o compartilhamento e sincronização de
arquivos, muito usado em ambientes colaborativos e empresariais.
Google Drive: Plataforma de armazenamento em nuvem do Google que permite
guardar, compartilhar e acessar documentos, fotos e arquivos em qualquer dispositivo
conectado à internet.
Classificações e taxonomias da informação:
Lucidchart: ferramenta online para criar diagramas, fluxogramas e organogramas,
com interface intuitiva e colaboração em tempo real.
Microsoft Visio: software da Microsoft para diagramas profissionais e detalhados,
integrado ao Microsoft 365, com muitos templates e recursos avançados.
Mapas mentais e quadros Kanban:
Quadros Kanban: Método visual de gestão que usa quadros com colunas (A Fazer, Em
Andamento, Concluído) e cartões de tarefas. Facilita a organização, priorização e
acompanhamento do progresso do trabalho.
Exemplos:
Trello: Método visual de gestão de tarefas e fluxos de trabalho em colunas (a fazer, em
andamento, concluído), que auxilia no acompanhamento do progresso.~
Miro: Plataforma colaborativa online que permite criar mapas mentais, fluxogramas,
brainstormings e quadros visuais, facilitando o trabalho em equipe de forma remota e
interativa.
2. A atuação do Gestor da Informação
A organização está fortemente presente na rotina profissional da Analista de Dados,
Marianny Oliveira Faria, especialmente na análise de dados e na criação de relatórios no
Power BI. Ela destaca que o planejamento dos seus objetivos e o controle diário por
checklists, versionamento de arquivos e comunicação ativa com stakeholders* são essenciais
para evitar retrabalhos, facilitar a priorização e permitir decisões mais ágeis e seguras. Dessa
maneira, entregas de qualidade tornam-se mais garantidas. Além disso, a analista também
relata que, sem procedimentos organizacionais eficazes, como controle de versão, cronograma
de atualizações e verificação de dados, a entrega de relatórios com informações desatualizadas
ou incorretas se tornaria recorrente. Desse modo, a gestora da informação reforça que essa
função administrativa é fundamental para assegurar a confiabilidade nas informações, evitar
retrabalhos, e contribuir diretamente para a tomada de decisões mais seguras e eficientes.
Para saber mais ~ recomendamos o podcast “Nilton BI”, episódio “Power BI Desafios e
Oportunidades” –, que aborda como utilizar a ferramenta para análise de dados e tomada de
decisão de forma prática. ~
Escaneie o QR Code e confira o podcast completo!.
Outrossim, Marianny relata que “A gestão da informação ajuda a empresa a tomar
decisões mais rápidas e assertivas. Quando os dados são bem-organizados, atualizados e
acessíveis, os processos se tornam mais eficientes.”. Com isso, por meio de dashboards em
tempo real é possível identificar se existe algum processo em atraso ou se há algum problema,
como um índice de retrabalho elevado. Em contrapartida, a analista destaca que a ausência de
processos organizacionais pode gerar impactos significativos, como no caso da gestão de
férias dos colaboradores. Nesse sentido, a organização das férias e da alocação é essencial
para garantir a qualidade, cumprimento dos prazos e controle dos custos, uma vez que o mal
planejamento nesse aspecto pode resultar em indisponibilidade de pessoas capacitadas para
cobrir as ausências. E consequentemente, o cliente pode sofrer atrasos no projeto, o custo
pode aumentar e o resultado final pode não ser o esperado.
Em síntese, Marianny utiliza diversas ferramentas para manter seu ambiente de trabalho
organizado. Segundo a analista, “O Power BI é fundamental para análise e visualização de
dados, facilitando o acompanhamento dos projetos. Para o planejamento e controle das
tarefas, uso Jira, que ajuda a gerenciar demandas e prioridades. Além disso, uso agenda física
e online, junto com o calendário digital, para lembrar prazos e compromissos importantes.”
Apesar disso, Marianny reforça que a comunicação com sua equipe se faz muito importante e
necessária para garantir o alinhamento constante das atividades.
Para saber mais: *Stakeholders são os indivíduos, grupos ou instituições que possuem
interesse direto ou indireto nas atividades, decisões e resultados de uma organização.
Mapa mental ~
REFERÊNCIAS
Acesso ao site | Moodle UFU. Moodle.ufu.br. Disponível em:
<https://moodle.ufu.br/pluginfile.php/1624148/mod_resource/content/1/Aula%2001_Exempl
os%20de%20projetos%20anteriores%20.pdf>. Acesso em: 18 jul. 2025.
WEBSIX. Cartilha práticas escolares: vivências e reflexões oriundas de uma experiência
acadêmica. Atenaeditora.com.br. Disponível em:
<https://atenaeditora.com.br/catalogo/ebook/cartilha-praticas-escolares-vivencias-e-
reflexoesoriundas-de-uma-experiencia-academica>. Acesso em: 28 jul. 2025.
SOBRAL, F.; PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo:
Pearson Prentice Hall, 2008. Disponível
em:<https://pt.scribd.com/document/498220928/Administracao-Teoria-e-Pratica-NoContexto-
Brasileiro-SOBRAL-E-PECI>. Acesso em: 17 jul. 2025.
MIRIALDO, Francisco; TRIGUEIRO, Chaves; DE, Neiva; et al. bacharelado EM
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Administração I. [s.l.: s.n., s.d.]. Disponível em:
<https://educapes.capes.gov.br/bitstream/capes/719511/2/Teorias%20da%20administra%C3
%A7%C3%A3o%20I.pdf>.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração: edição compacta. São
Paulo: Atlas, 2006, p. 92.
MEGGINSON, Leon C.; MOSLEY, Donald C.; PIETRI, Paul H.; HOPP, Maria Isabel.
Administração: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: Harbra, 1998.
