Condução de Reunião
Reuniões bem-feitas são
aquelas que têm objetivos
claros, transformam os
participantes em
contribuintes e levam a
decisões que resultam em
ações.
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Quando e Para que se Reunir?
Razões de uma Reunião
Desenvolver alternativas ou idéias
Compartilhar visões e ações
Delegar responsabilidades
Transmitir informações, idéias...
É importante, para quem for conduzir a
reunião conhecer o seu público
Tipos de Reunião
1) Informativa: A preparação
prévia é fundamental.
Reuniões de informação são importantes para divulgar informações para sua
equipe e garantir que todos estejam “na mesma página”.
Estes tipos de reuniões devem ser focadas em:
•Fornecer atualizações;
•Introduzir novas políticas;
•Abordar quaisquer questões ou preocupações.
Dica: para garantir que as reuniões decorram sem problemas, é importante
ter um plano com antecedência e estabelecer regras básicas a serem
seguidas por todos durante as reuniões.
2) Negociação e Decisão:
As reuniões de negócio fazem parte da rotina de
qualquer empresa, funcionam como ferramenta estratégica para
se posicionar no mercado e, também, para manter o networking
em dia.
Tome cuidado!
É bem comum o gasto de tempo e dinheiro com reuniões
improdutivas que não agregam nenhum valor aos negócios.
Reuniões para tomada de decisão nas organizações :
conhecer os tipos de tomada de decisão é muito importante
para proporcionar ganhos na cultura organizacional.
3. Reuniões de Resolução de Problemas
Reuniões de solução de problemas são importantes quando você
precisa encontrar soluções ou encontrar maneiras de resolver conflitos
rapidamente.
Esses tipos de reuniões devem ser focadas em encontrar a causa raiz do
problema e trabalhar em conjunto para encontrar soluções.
Para garantir que as reuniões funcionem sem problemas:
•Estabeleça um plano de ação antecipadamente;
•Estabeleça regras básicas a serem seguidas por todos durante as
reuniões.
4. Reuniões de brainstorming
As reuniões de brainstorming são uma ótima maneira de gerar novas ideais e
insights.
Esses tipos de reuniões são focadas em:
• Resolução de problemas;
• Desenvolvimento de soluções;
• Estratégias inovadoras.
Essas reuniões devem ser organizadas de tal forma que todos sejam
encorajados a compartilhar seus pensamentos sem medo de julgamento.
Por isso, ter o ambiente certo é fundamental – deve ser uma atmosfera
aberta onde as pessoas se sintam seguras e confortáveis para expressar
suas idéias.
Condução da Reunião e
Planejamento
Condução da Reunião
Antes da Reunião...
• Definir o THOM da reunião
• Elaborar a pauta
• Confirmar data, hora, local, convidados
• Garantir que as providências sejam viabilizadas
• Organizar sala, materiais...
Mobilizar os Participantes
Recapitulando...
Planejamento
Tema – Que assunto será discutido?
Horário – Qual o tempo disponível?
Objetivo – Onde queremos chegar?
Método – De que forma será a discussão?
Como conduzir uma reunião?
Durante a Reunião
• Cumprir horários e Seguir a pauta
• Buscar a participação e o consenso
• Promover a resolução de conflitos
• Concluir os temas (plano de ação)
• Fazer o resumo e avaliar.
Ter uma Atitude Positiva
Registros e relatórios
Relatório de Ata de Reunião
Relatório de agenda de reunião de
negócios
Postura
Técnicas de Apresentação
Linguagem corporal
• Aperto de mãos
•Posição do condutor e relator à
mesa
•Postura à mesa
A comunicação não
verbal desempenha um papel
importante nas reuniões de negócio.
A linguagem corporal, expressão
facial e postura podem transmitir
mensagens adicionais e impactar
como as informações são recebidas.
Linguagem verbal
Os participantes devem se esforçar para
expressar suas idéias de forma concisa e
direta, evitando jargões ou termos técnicos
desnecessários.
Lembre-se de que a comunicação eficaz
é uma habilidade que pode ser aprimorada
com prática e feedback contínuo.
E quando a comunicação é ineficaz
Obrigado pela Atenção!
