Excel实用指南：操作、定制与帮助全解析

# Excel实用指南：操作、定制与帮助全解析 ## 一、Excel基本操作技巧 ### （一）工作表标签操作 当工作簿中的工作表标签过多，无法全部显示在工作表区域底部时，可以使用工作表标签滚动按钮来查看新的标签。具体操作如下： - 点击“下一个滚动按钮”（三角形向右的按钮），将右侧下一个隐藏的工作表标签滚动到视图中。 - 点击“上一个滚动按钮”（三角形向左的按钮），将左侧下一个隐藏的工作表标签滚动到视图中。 - 按住Ctrl键并点击“下一个滚动按钮”，可将最后一个工作表滚动到视图中。 - 按住Ctrl键并点击“上一个滚动按钮”，可将第一个工作表滚动到视图中。 - 右键点击任意一个工作表标签滚动按钮，会显示“激活”对话框，其中按从第一个到最后一个的顺序列出了工作簿中所有工作表的名称。要滚动到并选择某个工作表，可双击其名称，或点击名称后再点击“确定”。 ### （二）状态栏功能介绍 状态栏位于Excel程序窗口的最底部，包含以下项目： |项目|功能| | ---- | ---- | |模式指示器|指示Excel程序的当前状态，如“就绪”“输入”“编辑”等。| |自动计算结果|显示活动单元格选择中所有数字条目的平均值、计数和总和。| |工作簿视图|可在工作表区域的三种视图之间进行选择：普通视图（默认视图，仅显示带有列标题和行标题的工作表单元格）、页面布局视图（添加了标尺和页边距，并显示工作表的分页符）和分页预览视图（可调整报表的分页）。| |缩放|通过分别向右或向左拖动滑块，可对工作表区域中的单元格进行放大或缩小操作。| 你可以右键点击状态栏，然后在出现的快捷菜单中激活或停用相关命令，从而对状态栏进行自定义。 ### （三）获取帮助的方法 在Excel中，有两种获取帮助的形式： - **搜索功能**：不仅会显示你输入的帮助主题的命令序列，有时还会实际启动并完成该命令序列。该功能可通过位于Excel窗口顶部、文件名右侧的搜索文本框使用。当你在该文本框中输入帮助主题时，Excel会在下拉列表中显示相关的Excel命令。例如，当你在搜索文本框中输入“print”时，Excel会显示以下项目： - Print - Print Preview and Print - Set Print Area - Preview and Print（带有一个包含“Print Preview and Print”“Quick Print”和“Print Preview Full Screen”选项的继续菜单） - Get Help on “Print” 如果你选择“Preview and Print”继续菜单中的“Quick Print”或“Print”项，Excel会立即将当前工作表发送到打印机；如果你选择继续菜单或下拉列表中的“Preview and Print”，Excel会在后台视图的打印屏幕上显示打印预览，你可以进行打印；如果你选择“Print Preview Full Screen”项，Excel会将工作表视图替换为全屏打印预览页面，你可以从该页面打印工作表。如果你更愿意学习如何在Excel中完成任务，而不是让程序为你完成，可以选择搜索文本框下方列表末尾的“Get Help on “xyz””项，这将打开一个Excel帮助窗口，其中包含大量关于使用命令完成该任务的信息。 - **在线帮助**：包含各种帮助主题，可解释Excel的许多功能。要显示Excel帮助任务栏，可点击功能区“帮助”选项卡上的“帮助”按钮（Alt + Y2H）或按F1。在没有访问功能键的设备上，你可以点击功能区“帮助”选项卡上的“帮助”按钮，或使用触摸键盘在搜索文本框中输入“help”，然后点击下拉列表中的“Get Help on “help””选项来显示在线Excel帮助窗口。在帮助任务窗格的最顶部，有一个搜索文本框，其左侧有一个搜索按钮（放大镜图标）。要在帮助任务窗格中显示相关帮助主题列表，可输入关键字或类别名称（如“printing”“formulas”等），然后点击搜索按钮或按Enter键。帮助任务窗格将显示该类别的帮助主题列表，点击列表中某个特定帮助主题的链接，可显示其详细信息。 功能区的“帮助”选项卡除了“帮助”按钮外，还包含以下有用的命令按钮： |按钮名称|功能| | ---- | ---- | |Contact Support|打开一个帮助任务窗格，其中包含一个文本框，你可以在其中输入你在Excel中遇到的问题描述，然后点击“Get Help”按钮以显示可能帮助你解决问题的文章，还有一个“Talk to Agent”按钮，可让你通过实时聊天获得代理的帮助。| |Feedback|打开文件菜单后台视图中的“反馈”屏幕，你可以使用“我喜欢某些内容”“我不喜欢某些内容”和“我有一个建议”选项向Microsoft发送反馈。| |Show Training|打开包含视频教程的帮助任务窗格，你可以运行这些教程来学习有关设计工作簿、使用表格和图表以及使用公式和函数等功能。| |What’s New|打开帮助任务窗格，显示你正在运行的Excel版本中的新功能列表。| |Community|在默认浏览器中打开Microsoft Excel社区页面，其中有关于各种Excel主题的讨论，你可以向整个Excel在线社区发布你的问题和疑虑。| |Excel Blog|在默认Web浏览器中打开Excel博客页面，其中有关于各种Excel应用的文章。| |Suggest a Feature|在默认浏览器中打开Excel建议箱页面，你可以向Microsoft提供关于Excel的反馈，并建议在未来版本中添加新功能。| 当你对Excel功能足够熟悉，很少需要查阅帮助时，可以从功能区中移除“帮助”选项卡。具体操作如下：打开Excel选项对话框（文件➪选项），点击左侧的“自定义功能区”按钮，然后取消选中右侧“主选项卡”下的“帮助”复选框，最后点击“确定”。需要注意的是，移除“帮助”选项卡后，你仍然可以通过按F1或在搜索文本框中输入“help”，然后点击其下拉菜单中的“Get Help”选项来打开帮助任务窗格并获取所需的Excel帮助。 ## 二、Excel启动与退出方式 ### （一）启动Excel的多种方式 - **从Windows开始菜单启动**：最直接的方法是通过Windows开始菜单启动Excel。点击任务栏上的Windows图标或按键盘上的Windows键，向下滚动设备上已安装应用程序的字母列表，直到找到“E”开头的应用，然后点击Excel图标。你还可以将Excel程序按钮固定到Windows开始菜单的固定部分，这样每次打开开始菜单时都会显示该按钮。具体操作是右键点击开始菜单中的Excel图标，然后点击上下文菜单中的“固定到开始屏幕”项，Windows会在固定图标的第一列底部添加一个大的Excel程序图标，你可以右键点击该图标并选择“调整大小”，然后选择“小”或“中”来调整图标大小，还可以通过拖动图标将其移动到固定部分的更理想位置。启动Excel后，你可以右键点击任务栏上的Excel图标，选择“固定到任务栏”项，之后就可以直接点击任务栏上固定的程序图标来启动Excel，而无需再打开开始菜单。 - **从Windows搜索文本框启动**：无需打开Windows开始菜单来查找Excel项，你可以使用Windows搜索文本框（位于Windows按钮右侧，显示“在此处输入以搜索”文本的文本框）来启动程序。在该文本框中开始输入“excel”，直到Excel应用程序出现在结果列表的顶部，然后点击该结果即可启动程序。 - **使用Cortana启动**：如果你希望语音激活的在线Windows助手Cortana为你启动Excel，可点击“在此处输入以搜索”文本框中的麦克风图标，当她显示监听提示时，说“Hey Cortana, start Excel”，也可以在引起她的注意后告诉她“launch, Excel”或“open Excel”。 - **在平板电脑模式下从Windows Metro视图启动**：当在Windows的平板电脑模式下运行Excel时，开始屏幕使用Windows 8中首次引入的Metro视图中的磁贴。要从该开始屏幕启动Excel，如果你有鼠标，可点击Excel程序磁贴；如果使用手指或手写笔，可点击或点击该磁贴。如果你在Metro视图的固定磁贴中找不到Excel程序磁贴，可以使用搜索功能找到该应用程序并将其固定到开始屏幕，具体步骤如下： 1. 从开始屏幕，点击Windows任务栏上的搜索按钮（位于“返回”和“任务视图”按钮之间的放大镜图标），然后在物理或虚拟键盘上开始输入“excel”，Windows会在搜索列表的“最佳匹配”下显示Excel应用程序。如果你无法使用物理或虚拟键盘，可以通过将开始屏幕从默认的仅显示固定磁贴切换为显示设备上安装的所有应用程序来查找Excel应用程序。具体操作是点击开始屏幕左上角第三个图标（固定磁贴按钮正下方）的“所有应用”按钮，此时你应该能在所有已安装应用程序的“E”字母列表中看到Excel应用程序按钮。 2. 右键点击搜索列表中的Excel应用程序按钮，打开其弹出菜单。在触摸屏设备上，相当于鼠标右键点击的操作是用手指或手写笔点击并按住Excel菜单项，直到弹出菜单出现（使用Microsoft Pen时，在用笔尖点击Excel应用程序按钮的同时按住笔侧面的按钮）。 3. 点击弹出菜单中的“固定到开始屏幕”选项。将Excel程序磁贴固定到开始屏幕后，你可以调整其大小并通过拖动将其移动到所需的位置。如果你切换到所有应用程序来查找Excel应用程序，在进行上述操作之前，需要先点击“固定磁贴”按钮将Metro视图切换回固定应用程序视图。 ### （二）退出Excel的方法 当你准备退出Excel时，有以下几种选择： - 按物理或触摸键盘上的Alt + FX或Alt + F4。 - 选择Excel程序窗口右上角的关闭按钮（带有“x”的按钮），关闭你打开的每个工作簿文件。 - 右键点击Windows任务栏上的Excel程序图标，然后点击其弹出菜单中的“关闭窗口”选项。 如果你在处理工作簿后尝试退出Excel，但尚未保存最新更改，程序会发出蜂鸣声并显示一个警报框，询问你是否要保存更改。要在退出前保存更改，可点击“是”命令按钮；如果你只是在工作表中随意操作，不想保存更改，可以点击“否”按钮放弃该文档。 如果你在没有物理键盘的触摸屏设备上运行Excel（即使屏幕相对较大），别忘了启用快速启动工具栏上的触摸间距。启用触摸间距可以使Excel屏幕右上角的关闭按钮与紧邻其左侧的“还原”按钮之间有足够的间距，这样当你点击关闭按钮时，就能真正退出Excel，而不是仅仅缩小Excel程序窗口在Windows桌面上的大小。 ## 三、Excel的定制设置 ### （一）定制快速访问工具栏 Excel允许你轻松修改快速访问工具栏，这是该程序唯一的工具栏。当你取消隐藏快速访问工具栏（例如，右键点击功能区，然后点击“显示快速访问工具栏”）时，它会出现在功能区下方。 - **添加常用命令**：要向快速访问工具栏添加一些常用命令（如“新建”“打开”“电子邮件”“快速打印”等），可点击“自定义快速访问工具栏”按钮，然后从下拉菜单中点击要添加的命令。Excel会在已添加到快速访问工具栏的每个命令左侧添加一个复选标记。要移除其中一个命令，可点击“自定义快速访问工具栏”，然后点击该命令以移除其复选标记。 - **添加触摸/鼠标模式按钮**：如果你在触摸屏设备上使用Excel，可通过在“自定义快速访问工具栏”菜单中选择“触摸/鼠标模式”选项，将“触摸/鼠标模式”按钮添加到快速访问工具栏。该模式可让你在Excel中开启或关闭触摸间距（默认开启），触摸间距会在Excel功能区的每个选项卡上的命令按钮之间留出更多空间，从而使你使用手指或手写笔更容易选择正确的命令。即使在没有触摸功能的计算机上运行Excel，你也可以将“触摸/鼠标模式”按钮添加到快速访问工具栏，并使用触摸间距来更轻松地使用鼠标选择选项卡命令。 - **添加功能区命令**：Excel可以非常轻松地将功能区上任何选项卡的命令添加到快速访问工具栏。要添加功能区命令，可右键点击功能区上的命令按钮，然后点击“添加到快速访问工具栏”，Excel会将该命令按钮添加到快速访问工具栏的最末端，即“自定义快速访问工具栏”按钮的左侧。如果你想将命令按钮移动到快速访问工具栏上的新位置，或与工具栏上的其他按钮进行分组，需要点击“自定义快速访问工具栏”按钮，然后点击“更多命令”。Excel会打开Excel选项对话框，并选中“快速访问工具栏”选项卡。在对话框右侧的列表框中，Excel会按从左到右的顺序显示当前添加到快速访问工具栏的所有按钮，该顺序与它们在工具栏上的顺序相对应。要重新定位工具栏上的特定按钮，可在右侧的列表框中点击该按钮，然后点击“上移”或“下移”按钮，直到该按钮被提升或降级到所需的位置。你还可以向工具栏添加分隔符来对相关按钮进行分组，具体操作是点击左侧列表框顶部的“<分隔符>”选项，然后点击“添加”按钮两次添加两个分隔符，接着点击“上移”或“下移”按钮，将其中一个分隔符定位到组的开头，另一个定位到组的结尾。如果你想将快速访问工具栏恢复到默认的无按钮状态，可以选择“重置”➪“仅重置快速访问工具栏”。如果快速访问工具栏上添加的按钮过多，导致你无法读取工作簿名称，可以重新定位快速访问工具栏，使其出现在功能区下方、公式栏上方。具体操作是点击工具栏末端的“自定义快速访问工具栏”按钮，然后点击“显示在功能区下方”。 通过以上对Excel基本操作、获取帮助、启动与退出以及定制设置等方面的介绍，相信你能更好地使用Excel，提高工作效率。 ### （二）更改Excel程序设置 Excel的默认设置（也称为选项）控制着许多程序假设和基本行为，你可以根据自己的需求对这些设置进行修改。虽然文中未详细提及具体设置项，但一般来说，你可以通过以下步骤进行操作： 1. 打开Excel选项对话框，可通过点击“文件”选项卡，然后选择“选项”。 2. 在Excel选项对话框中，左侧会列出各种设置类别，如“常规”“公式”“数据”等。 3. 点击相应的类别，右侧会显示该类别下的具体设置选项，你可以根据需要进行修改。 4. 修改完成后，点击“确定”保存设置。 ### （三）使用Excel加载项 加载项是一些小型的专业实用程序，它们通过附加到Excel主程序来扩展其内置功能。Excel加载项可以提供各种各样的功能，并且可以从多个来源获取，包括原始Excel程序、Microsoft Office网站和第三方供应商。 以下是使用Excel加载项的一般步骤： 1. **查找加载项**：你可以通过以下途径查找加载项： - 从Excel的“加载项”选项卡中查找，有些加载项可能已经内置在Excel中。 - 访问Microsoft Office网站，搜索适合你需求的加载项。 - 从第三方供应商的网站下载加载项。 2. **安装加载项**： - 对于内置在Excel中的加载项，你可以在“加载项”选项卡中直接启用。 - 对于从外部下载的加载项，通常需要运行安装程序进行安装。安装完成后，在Excel的“加载项”选项卡中启用该加载项。 3. **使用加载项**：启用加载项后，通常会在Excel的功能区或菜单中出现相应的命令或按钮，你可以通过点击这些命令或按钮来使用加载项的功能。 下面是一个总结Excel定制设置的表格： |定制区域|定制方法| | ---- | ---- | |快速访问工具栏|添加常用命令、触摸/鼠标模式按钮、功能区命令；重新定位按钮、添加分隔符、重置工具栏| |程序设置|打开Excel选项对话框，修改各类别下的具体设置选项| |加载项|查找加载项（内置、Microsoft Office网站、第三方供应商），安装并启用加载项| ### 四、Excel操作流程总结 为了更清晰地展示Excel的操作流程，下面用mermaid流程图来总结： ```mermaid graph LR classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px classDef decision fill:#FFF6CC,stroke:#FFBC52,stroke-width:2px A([开始使用Excel]):::startend --> B{选择启动方式}:::decision B -->|从Windows开始菜单| C(点击Windows图标或按Windows键，找到Excel图标并点击):::process B -->|从Windows搜索文本框| D(在搜索文本框输入“excel”，点击结果启动):::process B -->|使用Cortana| E(点击麦克风图标，说“Hey Cortana, start Excel”等):::process B -->|在平板电脑模式下从Windows Metro视图| F(点击或点击Excel程序磁贴，若找不到则搜索并固定):::process C --> G(进入Excel界面):::process D --> G E --> G F --> G G --> H{进行操作}:::decision H -->|工作表标签操作| I(使用滚动按钮查看标签，右键点击滚动按钮选择工作表):::process H -->|状态栏操作| J(查看模式、自动计算结果等，右键自定义状态栏):::process H -->|获取帮助| K(使用搜索功能或在线帮助):::process H -->|定制设置| L(定制快速访问工具栏、更改程序设置、使用加载项):::process I --> M{是否完成操作}:::decision J --> M K --> M L --> M M -->|是| N{选择退出方式}:::decision M -->|否| H N -->|按Alt + FX或Alt + F4| O(退出Excel):::process N -->|点击关闭按钮| P(关闭工作簿文件):::process N -->|右键点击任务栏图标选择关闭| Q(退出Excel):::process O --> R([结束使用Excel]):::startend P --> R Q --> R ``` ### 五、常见问题及解决方法 在使用Excel的过程中，可能会遇到一些常见问题，下面为你列举并提供解决方法： 1. **工作表标签过多无法全部显示**：使用工作表标签滚动按钮来查看隐藏的标签，具体操作见前文介绍。 2. **忘记保存更改就想退出Excel**：程序会发出蜂鸣声并显示警报框，询问你是否保存更改。你可以根据需要选择“是”保存更改或“否”放弃更改。 3. **触摸屏设备上误操作缩小窗口而非退出Excel**：启用快速启动工具栏上的触摸间距，使关闭按钮与“还原”按钮有足够间距。 4. **快速访问工具栏按钮过多影响显示**：重新定位快速访问工具栏，使其出现在功能区下方、公式栏上方。 ### 六、总结与建议 通过本文的介绍，你了解了Excel的基本操作、获取帮助的方法、启动与退出方式以及定制设置等内容。为了更好地使用Excel，建议你： - 熟练掌握常用的操作技巧，如工作表标签操作、状态栏使用等，提高工作效率。 - 遇到问题时，充分利用Excel的搜索功能和在线帮助，快速解决问题。 - 根据自己的使用习惯，对Excel进行定制设置，如定制快速访问工具栏、添加加载项等，使Excel更符合你的需求。 - 定期关注Excel的更新和新功能，不断学习和提升自己的Excel技能。 希望这些内容能帮助你更好地使用Excel，在工作和学习中发挥其最大的作用。