微软365：内容管理与应用使用全解析

# 微软 365：内容管理与应用使用全解析 在数字化办公的时代，高效的内容管理和多样化的应用工具对于提升工作效率至关重要。微软 365 提供了一系列强大的功能和应用，其中 SharePoint 和 OneDrive 在内容管理方面表现出色，同时还有众多实用的应用程序可供使用。下面将详细介绍这些内容。 ## 一、SharePoint 内容管理 ### 1. 回收站文件恢复 在 SharePoint 中，如果用户不小心删除了文件，并且随后又从回收站中误删了该文件，网站集管理员仍有办法恢复这些内容。文件会在第二阶段回收站中保留 30 天，或者直到管理员手动删除，以先到者为准。当文件从回收站移除后，其命运取决于公司的业务连续性管理计划，也就是 IT 团队的数据备份方式。因为 SharePoint 将文档存储在数据库中，管理员可以连接到数据库的备份副本，并选择单个文档进行恢复。 ### 2. 文件夹使用建议 虽然可以在 SharePoint 应用中使用文件夹来组织文档，但并不建议这样做。使用 SharePoint 而非文件共享的一个重要原因是可以为文档添加属性，这些属性能够让用户以不同的方式查看文档。如果只是像在文件共享中那样将文件随意放入文件夹，而忽略属性的使用，可能无法获得良好的 SharePoint 使用体验。 此外，SharePoint 中的嵌套文件夹与文件共享中的嵌套文件夹一样难以导航，应用内文件夹的嵌套 URL 也很快会变得难以处理。建议通过用视图代替文件夹层次结构来扁平化文件夹结构。如果决定使用文件夹，且发现文件夹嵌套超过两层，应该考虑是否创建另一个应用。 不过，在应用中使用文件夹的唯一合理原因是为一组文档分配单独的权限。例如，有一个应用，其中一部分文件只有主管才能查看，可以将这些受限文件放在一个单独的文件夹中，与应用中的其他文件分开。 ### 3. SharePoint 应用类型 SharePoint 应用可能会让人感到困惑。基于列表的应用旨在以列的形式存储数据，而基于库的应用则用于存储文档以及关于这些文档的数据。SharePoint 为了简化讨论，将所有内容都称为应用。创建应用时，需要为其命名并选择应用模板，之后就可以直接使用该名称来称呼应用。 ## 二、OneDrive 内容存储与管理 ### 1. OneDrive 简介 OneDrive 是个人存储位置，用于存储、组织和共享文档，如拼车列表或聚餐电子表格等。对于那些不适合放入 SharePoint 特定应用的业务文档，OneDrive 是一个通用的存储场所。 与计算机上的个人文档文件夹不同，OneDrive 存储在云端，无论使用何种设备，只要能连接到互联网，就可以访问其中的文档。即使设备崩溃或被盗，也可以通过其他设备登录 OneDrive 继续工作。 不过，OneDrive 文件的安全性和备份取决于 IT 团队的设置。如果使用 SharePoint Online，微软会负责这些工作；如果是本地 IT 团队运行 SharePoint，则需要与他们确认是否对 OneDrive 文档进行了备份和安全保护。 ### 2. 创建或上传文档到 OneDrive 首次进入 OneDrive 页面时，会看到一些关于 OneDrive 的提示，如如何访问最近的文档。可以按照以下步骤向 OneDrive 添加文档： 1. 点击屏幕左上角的华夫饼图标，从菜单中选择 OneDrive，导航到 OneDrive 页面。 2. 点击页面顶部的“新建”链接，选择要创建的文档类型。 3. 空白文档将打开，即可开始添加内容。 4. 如果要上传现有文档，点击“上传”按钮，然后选择“文件”或“文件夹”，浏览到要添加到 OneDrive 的文档，点击“确定”添加文件。 如果存在同名文档，可