构建Excel工作表全攻略

# 构建 Excel 工作表全攻略 ## 一、构建前的规划思考 在开始构建新的 Excel 工作簿之前，我们需要考虑以下几个关键问题： 1. **图表显示方式**：工作簿中的数据是否需要制作成图表？这些图表是要嵌入到同一工作表中（嵌入式图表），还是显示在工作簿的单独工作表（图表工作表）中？ 2. **数据来源**：工作簿中的数据是否有来自其他工作簿文件的工作表？ 3. **数据更新频率**：工作簿中的数据多久会更新或添加一次？ 4. **数据容量**：工作簿最终要容纳多少数据？ 5. **数据共享形式**：工作簿中的数据主要以打印形式还是在线形式共享？ 考虑这些问题有助于我们在构建工作簿前明确其基本目的和功能，从而设计出既经济又实用的工作簿。 ### 规划经济性 经济性是一个重要的考量因素。打开工作簿时，其所有数据都会加载到计算机内存中。如果在内存充足的新一代 PC 上运行 Excel，这可能不会有问题。但如果在内存有限的 Windows 平板电脑或智能手机上运行，或者与设备配置不如自己的人共享工作簿，内存使用就可能成为问题。而且，工作簿中数据过多，会导致 Excel 运行变慢。 为避免这些问题，要注意以下几点： - 不要在数据表格和列表中添加额外的空“间隔”单元格。 - 尽量让表格在同一工作表中紧密排列，用不超过一个空白列或行作为分隔，且可根据需要调整其宽度或高度。如果设计允许，可将表格放在连续工作表的同一区域。 ### 规划功能性 除了经济性，还要关注工作表的功能性。在选择数据表、表格和图表的位置时，要考虑未来的数据增长。对于表格来说，随着数据不断添加，表格会越来越长，需要占用更多行。所以通常要将表格所用列的所有行视为“禁区”，将图表和其他支持表格放在列表右侧，而不是最后使用行的下方，这样在添加数据时就无需移动无关元素。 但对于需要对行和列进行求和的数据表，情况有所不同。例如销售表，会在最后一行计算每月总计，在最后一列计算项目总计。在这种表格中，无需担心移动其他元素，因为可以利用 Excel 从内部扩展表格的行和列。表格扩展或收缩时，周围元素会随之移动。在公式前插入新的表格行和列，可确保它们能参与总计计算，公式所在的行和列就像一个边界，会随数据的扩展或收缩而浮动，同时将其他元素隔开。 ## 二、打开新的空白工作簿 虽然在首次启动 Excel 时可以打开新工作簿，但在开始使用 Excel 后，也经常需要打开空白工作簿。以下是打开空白工作簿的方法： - **快捷键方式**：按下 Ctrl + N，Excel 会打开一个新工作簿，命名为通用的“Book”加上下一个未使用的数字（如果最初打开的是空白的 Book1，新工作簿会是 Book2）。 - **后台视图方式**：点击“文件”➪“新建”，然后选择“空白工作簿”缩略图。 打开空白工作簿后，Excel 会激活其文档窗口。若要返回已打开的其他工作簿（比如想将其中的数据复制粘贴到空白工作表中），可将鼠标指针移到 Windows 任务栏的 Excel 按钮上，点击工作簿缩略图；或者按 Alt + Tab，直到在屏幕中间出现的对话框中选中其文件图标。 如果误打开了空白工作簿，可以通过以下方式立即关闭：按下 Ctrl + W，选择“文件”➪“关闭”，或者按下 Alt + FC。Excel 会关闭其文档窗口，并自动返回误打开空白工作簿时原本打开的工作簿窗口。 ## 三、了解 Excel 的数据类型 在将数据输入到新工作表的单元格之前，需要了解可以输入的数据类型。在 Excel 中，输入到工作表单元格的所有内容可分为两种类型：文本（也称为标签）和数字（也称为值或数值输入）。输入公式时，单元格中显示的结果也是文本或数字。 ### 文本和数字的不同处理方式 Excel 根据认为你输入的数据类型不同，对输入内容的处理方式也不同： - **文本输入**：文本在单元格中自动左对齐。如果文本字符数超过当前列宽，多余字符会溢出显示在右侧的空白单元格中。若右侧单元格不为空，Excel 会截断显示超出单元格边界的字符，直到加宽列宽。 - **数字输入**：数字在单元格中自动右对齐。如果数字（包括数字和添加的格式字符）的字符数超过当前列宽，Excel 会在单元格中显示一串井号（######），提示你加宽列宽。在某些情况下，如小数，Excel 会截断显示的小数位，而不是显示井号溢出指示符。 ### 文本的判定规则 Excel 对文本输入的判定规则如下： - 以字母或标点符号开头的数据输入都被视为文本。 - 包含字母（A - Z）和数字混合的数据输入，即使以数字开头，也被视为文本。 - 包含数字和除逗号（,）、句号（.）和正斜杠（/）以外的标点符号混合的数据输入，即使以数字开头，也被视为文本。 例如，“First Quarter Earnings”“John Smith”“C123”“666 - 45 - 0034”和“123C”等都是文本输入。但用连字符（-）分隔的数字，如果对应有效日期，Excel 会将其转换为日期（日期属于数值输入类型）。比如在单元格中输入“1 - 6 - 22”，Excel 会认为你想输入 2022 年 1 月 6 日，并自动将其转换为日期数字（在单元格中显示为“1/6/2022”）。 如果想将数字作为文本输入到单元格，可以将单元格格式设置为“文本”，或者在数字首位前加单引号（’）。例如，输入零件编号“12 - 30 - 22