邮件、消息通信与文件共享全攻略

# 邮件、消息通信与文件共享全攻略 ## 一、邮件规则设置 ### 1.1 邮件规则的作用 若想充分发挥邮件的功能，设置规则至关重要。借助规则，你能实现诸多自动化操作，例如： - 自动为邮件添加颜色标签。 - 将邮件归档到特定的邮箱。 - 自动回复、转发或重定向邮件（在你外出一段时间时非常实用）。 - 自动回复邮件。 - 直接删除不想查看的邮件。 ### 1.2 创建邮件规则的步骤 以下以创建名为“Message From LeVitus”的规则为例，具体步骤如下： 1. 选择“Mail”➪“Preferences”。 2. 点击“Preferences”对话框工具栏中的“Rules”图标。 3. 点击“Add Rule”按钮。 4. 在“Description”字段中输入规则描述，例如“Message From LeVitus”。 5. 点击第一个弹出菜单（在图中显示为“Any”），确定规则的应用条件，选项有“Any”或“All”，这里选择默认的“Any”。 6. 点击“Conditions”部分的第一个弹出菜单，定义规则条件，可选项众多，如“From”“Date Sent”“Date Received”等，此处选择“From”。 7. 点击“Conditions”部分的第二个弹出菜单（图中为“Contains”），进行选择，可选项包括“Contains”“Does Not Contain”“Begins With”等。 8. 在“Conditions”部分右侧的字段中输入关键词或短语，例如“LeVitus”，此时条件为“From Contains LeVitus”。 9. 点击“Perform the Following Actions”部分的第一个弹出菜单（图中为“Play Sound”），从众多选项中选择一个动作。 10. 点击“Perform the Following Actions”部分的第二个弹出菜单（图中为“Funky”），指定规则触发时听到的声音。 11. 点击“OK”，邮件会询问是否将规则应用到选定的邮箱。 12. 若希望邮件对选定邮箱运行此规则，选择“Apply”；若不想应用，选择“Don’t Apply”。 ### 1.3 规则的编辑与多条件设置 规则条件和动作右侧有“ - ”（减号）和“ + ”（加号）按钮。使用“ + ”可添加更多条件或动作，使用“ - ”可删除条件或动作。若有多个条件，可从上方的弹出菜单中选择“Any”或“All”，分别表示满足任意条件或所有条件时执行规则。规则触发时，所有创建的动作都会执行。 ## 二、邮件的其他实用功能 ### 2.1 快速查看附件 邮件的“Quick Look”功能十分实用，还包含幻灯片展示选项。操作方法如下： - 长按收到邮件中的回形针图标，从下拉菜单中选择“Quick Look”，会弹出一个新窗口显示附件中的图片。 - 若未看到回形针图标，将光标悬停在邮件标题和正文之间的线上，回形针会自动出现；或者点击邮件正文中的图片将其高亮显示，然后按空格键进行快速查看。 - 关闭“Quick Look”窗口，可点击窗口左上角的小“X”或按空格键。 ### 2.2 Markup 功能 “Markup”功能可让你对图片或 PDF 文档进行注释。当撰写包含附件图片或 PDF 的邮件时，将指针悬停在图片上，右上角会出现一个小箭头“v”，点击即可使用标记工具。 ### 2.3 Mail Drop 功能 “Mail Drop”是处理大邮件附件的绝佳解决方案。当邮件附件过大无法通过电子邮件发送时，发送邮件时会弹出提醒。此时有两种选择： - 选择“Try Sending in Email”，邮件会尝试发送，但很可能因文件过大被邮件服务器退回。 - 选择“Use Mail Drop”，它借助 iCloud，即使附件很大，邮件也不会被退回，收件人会收到从 iCloud 下载文件的链接。 若“Mail Drop”未默认启用，可选择“Mail”➪“Preferences”，点击窗口顶部的“Accounts”图标，选择要使用的账户，点击“Account Information”标签，勾选“Send Large Attachments with Mail Drop”复选框。 ### 2.4 其他实用功能 - **退订按钮**：收到邮件列表的邮件时，点击邮件标题和正文之间的“Unsubscribe”按钮，即可退订（前提是该列表支持退订请求）。 - **静音对话**：点击工具栏上的铃铛带斜线图标（或选择“Message”➪“Mute”，或使用快捷键“Control + Shift + M”），可关闭该对话的新消息通知。 - **阻止发件人**：右键或按住“Control”键点击发件人姓名，从弹出菜单中选择“Block Sender”，会显示“此邮件来自被阻止的发件人”及“Preferences”按钮，点击按钮可指定如何处理被阻止的邮件，如标记为阻止但留在收件箱或直接移至废纸篓。若要解除阻止，选择“File”➪“System Preferences”，点击“Junk Mail”，然后点击“Blocked”标签。 ## 三、即时通讯功能 ### 3.1 即时通讯简介 即时通讯（IM）让全球用户能够进行交互式沟通。“Messages”应用可让你与 AIM、Google Talk 和 iCloud 的其他用户即时交流，只需知道对方的屏幕名称即可开始。启动“Messages”可从“Applications”文件夹、“Launchpad”或“Dock”中进行。 ### 3.2 iMessage 介绍 iMessage 是苹果的跨设备