Excel入门指南：开启高效数据处理之旅

# Excel入门指南：开启高效数据处理之旅 ## 1. 基础假设与适用范围 如果你在工作或学习中有使用Windows系统下Microsoft Excel的需求，那么接下来的内容将对你有所帮助。这里假设你已在运行Windows的设备上安装了Excel，无论是通过Microsoft 365订阅还是购买Office 2021获得的Excel版本，都能适用相关功能介绍。不过，如果你使用的是Excel 2007或Excel 2010，部分文件相关信息可能会造成困扰；若使用的是早于2007版（引入Ribbon界面）的Excel，这些内容可能就不太适用了。 同时，考虑到设备的多样性，你可能使用标准桌面或笔记本电脑，通过物理键盘和鼠标操作Excel；也可能使用触摸屏平板电脑或智能手机，借助虚拟触摸键盘进行操作。针对这种差异，后续会详细说明触摸操作的等效命令。 ## 2. 本书约定规则 ### 2.1 Ribbon命令序列 Excel自2007版引入Ribbon界面，本书遵循微软在在线文章和帮助材料中使用的一些约定。Ribbon命令序列通常用箭头分隔选项卡名称和所选命令按钮，例如“Home ➪ Copy”，表示先点击Ribbon上的“Home”选项卡（若未显示），再点击“Copy”按钮，该操作会将当前选中的单元格或图形复制到Windows剪贴板。 若命令序列还涉及下拉菜单选项，则继续用箭头分隔，如“Formulas ➪ Calculation Options ➪ Manual”，意味着先点击“Formulas”选项卡，再点击“Calculation Options”命令按钮，最后选择“Manual”下拉菜单选项，此操作可开启Excel的手动重新计算模式。 ### 2.2 输入函数 当需要在工作表的特定单元格中输入特定函数时，需输入的部分通常以粗体显示。例如“=SUM(A2:B2)”，你要准确输入等号、“SUM”、左括号、“A2:B2”（字母数字组合间有冒号）和右括号，然后按回车键或点击公式栏上的“Enter”按钮确认输入。 ### 2.3 状态栏消息 Excel除了弹出消息框，还会在屏幕底部的状态栏显示信息。例如“CALCULATE”消息，表示Excel处于手动重新计算模式，且工作表中的部分公式需要重新计算。 ### 2.4 快捷键组合 书中会给出一些快捷键组合，用于通过键盘选择命令，替代鼠标点击Ribbon按钮。如“Alt+FS”或“Ctrl+S”都可保存工作簿更改。使用“Alt”组合键时，按下“Alt”键，直到Ribbon上出现快捷键字母小方块，再松开“Alt”键并按下相应字母；“Ctrl”组合键则需在按下“Ctrl”键的同时按下快捷键字母（除非序列中有“Shift”键，否则无需考虑字母大小写）。 ### 2.5 对话框选项大小写 书中对话框选项名称的大小写可能与实际屏幕显示有所不同，这里采用首字母大写的方式，以便区分选项名称和描述内容。 ## 3. 图标含义 书中各部分页边会有一些图标，它们的作用是吸引你的注意： - **酷炫信息图标**：表示一些能让工作更有趣或高效的信息。 - **需注意图标**：提醒你额外关注，否则可能浪费时间。 - **谨慎操作图标**：意味着若不留意，可能会丢失数据或搞乱电子表格。 - **技术术语图标**：该部分包含技术术语，你可选择跳过或在无人时阅读。 ## 4. 额外资源 ### 4.1 示例文件 本书的示例Excel工作簿可在“www.wiley.com/go/excel2022aiofd”或“www.paulmcfedries.com”找到，文中会给出示例工作簿的文件名。 ### 4.2 速查表 访问“www.dummies.com”，搜索“Excel All-in-One For Dummies”可找到本书的速查表，其中包含Excel快捷键、键盘单元格选择技巧、设置区域日期以及从OneDrive共享工作簿等信息。 ## 5. Excel初体验 ### 5.1 总体概览 Excel主要通过Ribbon界面选择大部分命令，同时还有一个默认隐藏的快速访问工具栏、一些上下文敏感按钮和命令栏（如快速分析工具和迷你栏）、仅在选择特定元素时出现的上下文选项卡，以及多个任务窗格（如剪贴板、研究、同义词库和选择等）。 在选择某些样式和格式命令时，支持实时预览功能，让你在应用之前就能看到工作表数据的实际显示效果。此外，Excel支持页面布局视图，可显示标尺、边距、页眉和页脚，底部还有缩放滑块方便调整数据显示比例。通过Ribbon上“File”选项卡的后台视图，你能快速了解电子表格文件信息，进行保存、共享、预览和打印等操作。 这里要区分两个常用术语： - **工作表（Worksheet）**：是Excel的工作区域，可在此输入文本、数据、创建公式等，与“spreadsheet”“sheet”意思相同。 - **工作簿（Workbook）**：是一个Excel文件，由一个或多个工作表组成，每个工作表有独立的选项卡。 ### 5.2 启动界面 首次启动Excel时，会看到启动屏幕，该屏幕分为左右两部分。左方绿色导航窗格选中“Home”图标，顶部有“New”和“Open”选项，底部有“Account”“Feedback”和“Options”。右方窗格顶部显示一些可用于创建新工作簿的模板缩略图，下方列出最近打开的工作簿。 若要查看更多模板，可点击主页屏幕右侧的“More Templates”链接或左方导航窗格中的“New”图标。若现有模板都不合适，点击“More Templates”（或导航窗格中的“New”）可打开新屏幕，显示大量标准模板，可用于创建预算、跟踪项目、创建发票等。若要打开未在最近列表中显示的现有工作簿，可点击主页屏幕右下角的“More Workbooks”链接或导航窗格中的“Open”图标。启动屏幕主页标签顶部的第一个模板缩略图是“Blank Workbook”，点击它可创建自定义的新工作簿。 ### 5.3 用户界面 点击启动屏幕上的“Blank Workbook”缩略图，会打开一个包含默认名为“Sheet1”工作表的新工作簿文件（默认文件名“Book1”），Excel程序窗口由以下部分组成： |组件名称|功能描述| | ---- | ---- | |文件菜单按钮|点击后打开后台视图，包含一系列文件相关命令，如“Home”“New”“Open”“Save”等，还可查看账户信息和更改Excel默认设置| |Ribbon|包含大部分Excel命令，排列在从“Home”到“Help”的一系列选项卡中| |公式栏|显示活动单元格的地址和内容，可用于输入和编辑单元格数据及公式| |工作表|工作区域，由列（顶部字母标识）和行（左侧数字标识）组成，列与行的交叉处为单元格，可输入数据和公式。每个工作表有选项卡，默认新工作簿只有一个工作表，可通过底部水平滚动条左右移动，右侧垂直滚动条上下移动| |状态栏|显示程序当前模式和特殊键状态，可选择新的工作表视图并缩放工作表| 当在触摸屏设备上使用Excel时，Ribbon显示选项会自动设置为“Show Tabs Only”，点击“Ribbon Display Options”再点击“Touch Spacing”，可使Ribbon上的选项卡和命令按钮间距增大，便于手指或触控笔操作。在触摸屏平板电脑上，Excel会自动在Ribbon上添加“Draw”选项卡，提供大量绘图选项。 点击程序窗口左上角的“File”菜单按钮或按“Alt+F”，会打开Excel后台视图，左侧列有文件相关命令菜单，根据所选选项，右侧面板会显示概览信息和进一步的命令选项。 下面用mermaid流程图展示启动Excel并创建新工作簿的流程： ```mermaid graph LR A[启动Excel] --> B{是否使用模板} B -- 是 --> C[选择模板创建新工作簿] B -- 否 --> D[点击Blank Workbook创建新工作簿] ``` ## 6. 深入了解 Excel 操作 ### 6.1 命令选择与 Ribbon 操作 在 Excel 中，大部分命令都可通过 Ribbon 来选择。Ribbon 上的命令按功能被组织在不同的选项卡中，从“Home”一直到“Help”。在选择命令时，要注意不同的操作方式： - **简单命令选择**：例如“Home ➪ Copy”，若“Home”选项卡未显示，先点击该选项卡，再点击“Copy”按钮，就能将当前选中的单元格或图形复制到 Windows 剪贴板。 - **包含下拉菜单的命令选择**：像“Formulas ➪ Calculation Options ➪ Manual”，先点击“Formulas”选项卡，接着点击“Calculation Options”命令按钮，最后从下拉菜单中选择“Manual”，以此开启手动重新计算模式。 此外，还可以对 Ribbon 进行操作，比如取消固定 Ribbon。当 Ribbon 处于固定状态时，它会一直显示在界面上；取消固定后，它会在需要时才展开，这样可以节省屏幕空间。操作方法是点击 Ribbon 右上角的图钉图标。 ### 6.2 触摸屏设备使用技巧 在触摸屏设备上使用 Excel 有一些特殊的操作技巧。前面提到，Ribbon 显示选项会自动设置为“Show Tabs Only”，为了更方便地用手指或触控笔选择命令，可点击“Ribbon Display Options”，然后选择“Touch Spacing”，使选项卡和命令按钮间距变大。 对于一些常见的鼠标操作，在触摸屏上有对应的等效操作，如下表所示： |鼠标操作|触摸屏等效操作| | ---- | ---- | |点击|轻触| |双击|快速连续轻触两次| |拖动|长按并移动手指或触控笔| ### 6.3 工作表与工作簿的操作 在 Excel 中，工作表和工作簿的操作十分重要。工作表是具体的数据输入和处理区域，工作簿则是多个工作表的集合。 #### 工作表操作 - **移动工作表**：使用工作表底部的水平滚动条可以左右移动工作表，查看不同列的数据；使用右侧的垂直滚动条可以上下移动工作表，查看不同行的数据。 - **切换工作表**：每个工作表都有对应的选项卡，点击相应的选项卡就能切换到不同的工作表。 #### 工作簿操作 - **创建新工作簿**：可以通过启动屏幕选择模板创建，也可以点击“Blank Workbook”创建自定义的新工作簿。 - **打开现有工作簿**：点击启动屏幕上的“Open”图标，或者点击主页屏幕右下角的“More Workbooks”链接，选择要打开的工作簿文件。 ### 6.4 使用 Excel 的 Tell Me 功能 当你在使用 Excel 过程中遇到问题，不知道如何执行某个操作时，Excel 的 Tell Me 功能可以帮助你。只需在 Tell Me 框中输入你想要完成的任务，例如“如何创建图表”，Excel 会给出相应的操作提示和命令选项。 以下是使用 Tell Me 功能的步骤： 1. 找到 Excel 界面上的 Tell Me 框，它通常位于 Ribbon 的右侧。 2. 在 Tell Me 框中输入你想要完成的任务描述。 3. 根据显示的提示和命令选项进行操作。 下面用 mermaid 流程图展示使用 Tell Me 功能的流程： ```mermaid graph LR A[遇到问题] --> B[打开 Tell Me 框] B --> C[输入任务描述] C --> D{是否找到合适选项} D -- 是 --> E[按提示操作] D -- 否 --> F[调整描述重新输入] F --> C ``` ## 7. Excel 的启动与退出 ### 7.1 启动 Excel 启动 Excel 的方式有多种，常见的有以下几种： - **通过开始菜单**：点击 Windows 系统的开始按钮，在程序列表中找到 Excel 并点击启动。 - **通过桌面快捷方式**：如果在桌面上创建了 Excel 的快捷方式，直接双击该快捷方式图标即可启动。 ### 7.2 退出 Excel 退出 Excel 也有多种方法： - **点击关闭按钮**：点击 Excel 程序窗口右上角的关闭按钮。 - **使用快捷键**：按下“Alt+F4”组合键。 - **通过文件菜单**：点击“File”菜单按钮，选择“Close”命令。 在退出 Excel 时，如果工作簿有未保存的更改，Excel 会弹出提示框，询问是否保存更改，你可以根据实际情况选择“保存”“不保存”或“取消”操作。 总之，掌握 Excel 的基本操作、命令选择、设备使用技巧以及启动和退出方法，能让你更高效地使用 Excel 进行数据处理和分析，开启一段高效的数据处理之旅。