NetSuite交易处理全解析：从收款到定制化操作

### NetSuite 交易处理全解析：从收款到定制化操作 #### 1. 收款与记录支付 在企业学会生成发票后，下一步就是了解如何在系统中接收和记录付款。 ##### 1.1 客户存款 有些企业会要求客户提前支付部分货款，这时可以使用 NetSuite 原生的“客户存款”交易。客户存款与客户付款类似，但没有“应用”列表，通常与单个销售订单相关联。系统会在生成发票时自动将存款应用到该发票上（前提是存款与销售订单相关联）。存款常用于高价商品或服务项目，以避免客户在工作完成前改变主意而给企业带来损失。例如，一家销售高端桑拿房的公司，每台桑拿房售价超过 5000 美元，会要求客户在销售时支付 50%的定金，余额在交付时支付。客户存款可以直接从用户界面的销售订单创建，也可以作为独立交易创建。 ##### 1.2 客户付款 现代企业接收付款的方式多种多样，包括邮寄支票、收银台现金、信用卡交易、在线支付系统（如 PayPal 和 ApplePay）等。无论实际收款方式如何，都需要在 NetSuite 中为每笔付款录入“客户付款”，以记录付款的项目、金额和其他详细信息。客户付款可以应用于账户上的任何未结供应商账单、客户存款、信用额度和其他交易（如日记账分录）。付款可以存入“未存入资金”账户，或者如果企业当时确定了正确的选择，也可以直接存入特定的银行账户。需要注意的是，NetSuite 只允许将付款应用于使用相同应收账款（A/R）账户的发票。 以下是一个付款应用的示例场景： - 客户上个月有五笔销售。 - 他们存入了这些销售总额的 33%。 - 月底，客户收到了剩余欠款的发票。 - 现在，他们通过电子资金转账（EFT）支付了全部欠款。 可以创建一笔付款，应用到未结发票列表中，同时将存款也应用到该付款记录上。如果因商品损坏在某个时间点发放了信用额度，也可以同时应用。 #### 2. 退货、信用额度和退款跟踪 当销售的商品出现问题时，通常可以退货。企业需要将商品收回库存，并通常会给客户提供某种形式的信用额度（用于未来购买）或退款。每个企业会根据销售条件、客户反馈的问题和其他因素，为每个商品决定合适的处理方式。在 NetSuite 中，处理此类情况的流程通常如下： 1. **记录案例**：如果企业使用 NetSuite 的客户服务功能，可能会在通话或收到客户电子邮件时记录案例。 2. **创建退货授权**：从该案例中创建“退货授权”，表示企业已允许客户将产品退回。 3. **创建信用备忘录**：显示客户有权在未来订单中获得部分初始付款的信用额度。 4. **创建新订单**：如果需要发送替换产品，可以立即创建新订单。 5. **发放客户退款**：如果客户要求退款，则发放退款。 每个公司可能会根据自身需求调整这个流程。例如，有些公司会在收到退货授权的商品后自动创建退款。信用额度也可以作为独立交易创建，比如在电话客服沟通时或为纠正上一张发票的错误而向客户发放信用额度。 #### 3. 制造商的工作订单和组装构建 制造商通常会将采购的组件（即原材料）加工成成品进行销售。他们从供应商处采购组件，也可能自己制造一些组件。在这个过程中，需要跟踪加工工作（因为这代表着一项费用），最终得到销售的产品和一些废料。 ##### 3.1 组装项目 需要在系统中定义组件项目和成品项目。组件通常设置为库存项目，但也可以是组装件。成品设置为“组装项目”。NetSuite 了解这些项目的使用方式，并提供了很多处理和正确核算它们的功能。例如，一家在当地销售烘焙食品的公司，会为盐、面粉、发酵粉等定义库存项目，然后为用这些原料制作的蛋糕和松饼定义组装类型项目。企业通常会跟踪这些项目从供应商采购的成本和制造过程的成本。 ##### 3.2 工作订单 当企业决定将组装项目的原材料组合成新的成品时，会以“工作订单”开始这个过程。工作订单是 NetSuite 的原生交易，用于告知工厂、面包房或其他地点的人员制造新产品。工作订单包含的字段允许在表头选择组装项目、设置数量和地点以及库存详细信息，会自动包含组装件的组件列表。必要时可以调整这些行的数量，保存交易时，其状态会指示工人何时开始工作。有些公司需要更精细的交接流程，这时可以使用后面提到的“在制品/制造路由”功能。 ##### 3.3 组装构建 工作订单发布到制造部门后，会在工厂、面包房、仓库等地方进行步骤操作以创建成品。如果企业只需要知道加工何时完成，那么接下来使用的交易是“组装构建”。在这里记录实际创建的产品，因为实际结果可能与工作订单上的不完全一致。例如，很多制造过程会有废料产