Excel数据共享与协作实用指南

### Excel 数据共享与协作实用指南 #### 1. 通过电子邮件共享工作簿 Excel 允许你通过电子邮件将工作簿共享给值得信任的客户和同事。借助 Excel 的共享功能，你可以向协作者发送工作簿的副本，既可以是 Excel 文件格式，也可以是 PDF 格式。 ##### 1.1 以 Excel 文件形式发送工作簿副本 若要将在 Excel 中打开的工作簿副本通过电子邮件发送给客户或同事，请按以下步骤操作： 1. 打开你想要共享的 OneDrive 工作簿文件。 2. 点击窗口右上角附近的“共享”按钮（或按 Alt + ZS），或者选择“文件”➪“共享”（或按 Alt + FZ）。此时 Excel 会打开“发送链接”对话框。 3. 选择“发送副本”➪“Excel 工作簿”。Outlook 会创建一封新的电子邮件，并将你的工作簿作为文件附件包含在内。 4. 填写收件人地址、添加主题，并输入要发送给收件人的消息。 5. 点击“发送”。Excel 会将工作簿通过电子邮件发送给每个收件人。 ##### 1.2 以 PDF 文件形式发送工作簿 有时，你可能需要与不熟悉使用 Excel 但需要对你的工作表数据提供反馈的客户或同事共享工作簿。在这种情况下，你可以让 Excel 将工作簿文件转换为 PDF，然后作为电子邮件附件发送。收件人可以使用他们计算机上的 Adobe Acrobat 软件（或任何其他可以读取 PDF 文件格式的应用程序）查看和评论工作簿内容。在 PDF 中进行评论后，他们可以以 PDF 格式共享或发送副本，甚至可以将其转换为 Excel 文件，以便你在 Excel 工作簿中进行相应的更改。 以 PDF 格式发送 Excel 工作簿文件的步骤如下： 1. 打开包含你想要转换为 PDF 并发送以供评论的工作表的工作簿文件。 2. 点击窗口右上角附近的“共享”按钮（或按 Alt + ZS），或者选择“文件”➪“共享”（或按 Alt + FZ）。Excel 会打开“发送链接”对话框。 3. 选择“发送副本”➪“PDF”。Outlook 会创建一封新的电子邮件，并将你的工作簿的 PDF 转换版本作为文件附件包含在内。 4. 填写收件人地址、添加主题，并输入要发送给收件人的消息。 5. 点击“发送”。Excel 会将 PDF 通过电子邮件发送给每个收件人。 如果收到带有注释的 PDF 文件附件的电子邮件，你可以在 Adobe Acrobat 中打开它，然后选择“工具”➪“导出 PDF”➪“电子表格”➪“Microsoft Excel 工作簿”，将注释后的 PDF 文件转换为 Excel 工作簿文件以便在 Excel 中打开。 以下是两种共享方式的对比表格： | 共享方式 | 操作步骤 | 适用场景 | | ---- | ---- | ---- | | Excel 文件 | 打开 OneDrive 工作簿 - 点击共享 - 选择发送副本为 Excel 工作簿 - 填写邮件信息 - 发送 | 收件人需要编辑工作簿内容 | | PDF 文件 | 打开工作簿 - 点击共享 - 选择发送副本为 PDF - 填写邮件信息 - 发送 | 收件人只需查看和评论，无需编辑 | #### 2. 与其他 Office 程序共享 Excel 数据 你可以通过两种方式在 Excel 和其他程序之间共享信息：一是将离散对象或数据块从一个程序的文件复制或移动到另一个程序的文件；二是在另一个程序中打开由一个程序创建的整个文件。 在 Excel 中共享数据块或离散对象的关键是 Windows 剪贴板。Excel 始终以剪贴板任务窗格的形式让你访问剪贴板的内容，你可以通过点击“开始”选项卡中“剪贴板”组右下角的对话框启动器来打开它。当剪贴板任务窗格打开时，你可以通过点击剪贴板项目（如对象或文本块）将其复制到打开的工作表的单元格中。 由于很少有人在 Microsoft Office 套件之外单独购买 Excel，因此大多数文件共享发生在 Excel 和 Microsoft Office 中的其他主要应用程序（特别是 Word 和 PowerPoint）之间。在将 Excel 工作表插入 Word 文档和将 Excel 图表插入 PowerPoint 演示文稿之前，你需要了解 Microsoft 提供了两种在不同 Office 程序之间交换数据的方式：嵌入和链接。 ##### 2.1 嵌入和链接的区别 - **嵌入**：意味着 Excel 对象（无论是工作表还是图表）实际上成为 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿的一部分。对工作表或图表进行的任何更改都必须在 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中进行。这要求你在与 Word 或 PowerPoint 相同的设备上安装了 Excel，并且该设备有足够的内存来同时运行它们。 - **链接**：意味着 Excel 对象（工作表或图表）仅在 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中被引用。对工作表或图表所做的任何更改都必须在 Excel 本身中进行，然后在打开与之链接的 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿时进行更新。 以下是嵌入和链接的对比流程图： ```mermaid graph LR classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px; ```