云端办公：文档管理与MicrosoftTeams使用指南

### 云端办公：文档管理与 Microsoft Teams 使用指南 #### 1. 云端办公的备份策略 在云端 PC 上工作时，备份工作至关重要，主要可从两个方面考虑： - **个人文档和文件备份**：这是指你在云端 PC 上所做的个人工作成果，以文档和文件的形式存在。例如，你在电子表格中处理的数据，一旦意外删除且没有备份，数据很可能就会丢失。为避免这种情况，建议将文档存放在内容管理系统中，如 Teams 或 SharePoint（实际上，Teams 背后使用的就是 SharePoint）。当文件存于内容管理系统时，它们会自动备份，还能开启自动版本控制功能，方便查看文档的不同版本。 - **云端 PC 及相关设置和应用备份**：拥有微软管理基础设施的好处之一是，微软负责云端 PC 的备份工作。不过，需要注意的是，你或管理员的某些操作，如从 Microsoft 365 管理界面重置云端 PC，可能会导致问题。如果你对云端 PC 进行了个性化设置，这可能耗费了大量时间，重置操作会清除自创建以来的所有更改。若你不是管理员，要提醒管理员在重置前先与你确认。 以下是备份策略的表格总结： | 备份类型 | 描述 | 建议 | | ---- | ---- | ---- | | 个人文档和文件 | 云端 PC 上的个人工作成果 | 存于 Teams 或 SharePoint 等内容管理系统，开启自动版本控制 | | 云端 PC 及设置应用 | 云端 PC 整体及相关设置和应用 | 谨慎进行重置操作，非管理员提醒管理员先确认 | #### 2. 认识 Microsoft Teams Microsoft Teams 是商业通信软件领域的新成员，2017 年首次发布。起初，人们对它并不看好，毕竟市场上已有众多聊天程序，微软甚至收购了最受欢迎的 Skype。但如今，Teams 已成为微软历史上增长最快的产品。 它不仅能替代 Skype for Business 作为通信平台，还集成了几乎所有其他 Office 服务，成为进入这些服务的入口。你可以在 Teams 中实时协作聊天，还能使用 Word 等 Office 应用与他人共同工作，无需离开 Teams。此外，Teams 还与许多第三方应用集成。 与竞争对手 Slack 相比，虽然 Slack 早在 2013 年进入市场并迅速流行，但微软凭借众多用户使用 Office 产品的优势，将 Office 与 Teams 集成后，吸引了大量用户。2020 年，Teams 的活跃用户数超过了 Slack。不过，在实际使用中，不同软件仍有各自的应用场景，例如，在某些咨询业务中，部分客户只使用 Slack，同时也会用到 Google Workspace 和 Zoom 等。 #### 3. Teams 基本术语 为了更好地使用 Teams，需要了解一些基本术语： - **Teams**：指产品本身。 - **Team