高效利用Microsoft365进行工作沟通与内容管理

# 高效利用 Microsoft 365 进行工作沟通与内容管理 ## 一、Microsoft Teams 频道使用指南 ### 1.1 在频道发送消息 当创建新团队时，系统会自动为该团队创建一个名为“General”的频道，可在此频道开启与团队成员的交流。具体发送消息步骤如下： 1. 点击左侧导航窗格中的“Teams”图标，查看所有团队。新团队可能只有“General”频道，之后会有更多频道创建。同时，团队中可能存在无法访问的私有频道或未加入的公共频道，看到的频道列表不一定包含团队的所有频道，仅显示已加入或频道管理员代加入的频道。 2. 选择“General”频道，点击后该频道会在屏幕主区域打开。 3. 点击屏幕底部出现的“New Conversation”按钮。 4. 在出现的文本框中输入消息，点击像纸飞机的“Send”图标或按下回车键，消息就会显示在“General”频道屏幕上。 发送消息后，Microsoft Teams 会在消息上方给出添加更多人员、创建更多频道和打开常见问题解答（FAQ）的提示，这些是快捷方式，不使用也能完成相同任务。 ### 1.2 创建新频道 随着使用 Teams 的深入，为不同主题创建聊天频道很有必要，避免所有交流都集中在“General”频道。例如，可以创建用于讨论财务、拼车、团队士气活动的频道等。创建新频道步骤如下： 1. 点击左侧导航窗格中的“Teams”图标查看所有团队。 2. 点击想添加频道的团队右侧的省略号，会出现“More Options”下拉菜单。 3. 选择“Add Channel”，若该选项未显示，可能没有创建新频道的权限，团队访客创建团队和频道的能力可能受限。 4. 在出现的对话框中输入频道名称和描述，然后点击“Add”，新频道会显示在团队下方。 创建新频道时可设置一些选项： - 隐私设置：有标准和私有两种。标准频道默认团队成员都可访问，私有频道仅特定人员可访问，选择私有后可在下一步添加成员，后续也可随时添加更多人员。 - 自动显示设置：可选择让频道自动为团队每个人显示，若不选，频道会隐藏，成员需点击按钮才能在频道列表中看到。 频道使用的注意事项： - 每个团队最多有 200 个标准频道。 - 每个团队最多有 30 个私有频道，每个私有频道最多 250 名成员。 - 可在标准或私有频道中使用关键词搜索。 - 访客用户不能创建私有频道。 ### 1.3 配置频道 通过点击频道名称旁边的省略号打开“More Options”下拉菜单，可对频道进行多种设置： - 频道通知：可配置该频道的通知设置，随着组织对 Teams 使用增多，可降低不重要频道的通知干扰，提高重要话题的通知音量。 - 固定：选择此选项可将频道固定在频道列表顶部，可固定多个频道并随意排列顺序，未固定时“Pinned”区域会隐藏，可通过拖动上下移动固定频道，选择“More Options”再选“Unpin”可取消固定。 - 隐藏：选择此选项可将频道从团队频道列表中隐藏，随时可取消隐藏，会有提示显示隐藏频道数量，点击可查看。 - 管理频道：频道所有者可管理频道权限，可允许他人担任频道版主，控制谁能发布新消息，后续会介绍添加版主的内容。 - 获取电子邮件地址：可配置频道，使发送到特定地址的电子邮件消息显示在频道中。 - 获取频道链接：当组织中的团队和频道数量众多时，可通过此选项获取频道直接链接分享给他人。 - 编辑此频道：可更改创建频道时设置的标题和描述。 - 连接器：是附加应用，可将其他软件服务连接到频道，如 GitHub、Zendesk 等。 - 删除此频道：准备移除频道时可选择此选项。 需注意点击的省略号，打开团队和频道的“More Options”菜单的省略号位置不同，容易选错。 ### 1.4 添加版主 为保持团队频道有序，可由团队所有者分配版主。开启标准频道的版主功能步骤如下： 1. 点击想添加版主的频道名称旁边的省略号，选择“Manage Channel”。 2. 在“Channel Settings”选项卡中，打开“Channel Moderation”下拉菜单，选择“On”。 3. 点击“Manage”按钮选择版主，并选择需要版主审核的选项。 版主可进行以下操作： - 开启新帖子：开启版主功能后，只有版主能开启新帖子。 - 添加和移除团队成员为频道版主，但不能移除团队所有者为版主。 - 控制团队成员是否能回复现有频道消息，也可控制机器人和连接器是否能进行更改。 ### 1.5 从频道切换到聊天 Teams 中有多种沟通方式，团队是一群人的集合，频道是团队