電腦玩物

如果你需要常常「重複輸入」大量相同的制式文書、程式碼語法、公式語句，或是在撰寫郵件、報告時有許多可以套用的固定範例內容 ，但卻還是自己動手一個字一個字的輸入，那麼可能在執行這些工作的過程中，光是這些瑣碎的步驟就造成了我們工作時間的大量增加，一點一點的累積，我們的工作時間就變得更少了，也更沒有時間去處理更重要的事情。

  因為實務工作上的需求，我整理了自己在 Google 文件畫表格的經驗，寫成了「 Google 文件畫複雜表格教學（一）：表格並排、特殊格式實作 」一文。前一篇文章最後還留下一個問題，今天這篇文章要來解決， 就是如何對齊 Google Docs 文字，尤其對齊表格中的文字 。 像是下圖這樣，表格中的編碼、中文關鍵字、英文關鍵字各自靠左、靠右對齊，看起來整齊不雜亂。 在 Office Word 中，有「定位點」功能用來對齊文字。在 Google 文件裡，也是一樣的對齊文字方法。

之前介紹了「 Copied 免費高效率剪貼簿鍵盤 App，提昇 iPhone 文書生產力 」這個 iPhone 剪貼簿 App 後，很多讀者來信跟我推薦應該試試看「 Pin 」。 Pin 這款 App 的副標題叫做「剪貼簿擴展」，這是款很有野心，並且為了追求效率而想到許多工作細節的工具，它的功能與應用遠遠不只是剪貼簿同時複製那麼簡單。 值得推薦「 Pin 」的理由，在於它更加關注：「我們複製一段文字，然後呢？要幹嘛？」 複製，是一個起始動作，這個動作應該會連結其他目的。可能是要翻譯這段文字，可能是想搜尋相關網頁、圖片、百科，可能是要取得裡面幾個關鍵字，也或許是要打個電話、規劃個地圖路線。 而「 Pin 」把上述所有這些「複製之後」的「下一步動作」全部整合起來，讓我們在 iPhone 「通知中心」的一塊剪貼板中就可以直接動作，很多時候連切換視窗都不用，確實高效率。

2020/2/5 更新， Google 中文語音輸入法也有自動標點符號功能 ： Google 手機語音中文輸入法加入「全自動插入標點符號功能」 之前我在 Android 上研究過「 免費中文語音輸入法實測：訊飛, Swype, Google 語音輸入誰好用 」， 最近換上 iPhone ，也想來試試看，之前很受好評的「訊飛語音輸入法」，與 「iPhone 內建的語音輸入法」，哪一個對我來說更實用呢？ 我的語音輸入用途，主要是想用「語音輸入寫筆記」，在空不出手時也能語音輸入筆記內容，關鍵功能是「語音轉中文文字」，沒有錄下語音檔沒關係，最重要的還是能轉出文字記錄下來。（如果要同時錄製語音檔，可以看我之前介紹的：「 Wrappup 聰明手機錄音 App：免費語音轉中文與自動聽寫筆記  」） 2017/11/6 延伸教學： iPhone 內建輸入法與鍵盤的 20 個高效率打字技巧研究教學

我對於剪貼簿工具有強烈需求，因為要常常在筆記之間複製貼上，有大量資料需要剪貼整理，一個強化的剪貼簿，可以同時儲存多則複製內容，方便我回頭剪貼。所以我在 Windows 上使用「 Ditto 」，在 Mac 上使用「 ClipMenu  」，在 Android 上更有一套我的文書生產力系列工具：「 行動文書如何鍵步如飛？13種 Android 編輯神器 App 」。 那麼在 iPhone 上，有沒有好用的剪貼簿工具呢？這是我 換到 iPhone 後 的第一個生產力需求，我之前曾經介紹過「 Clips 這個 iPhone 剪貼簿 」，但是他有一段時間沒有更新，看起來在目前系統上的評價並不好，於是我就開始尋找新的工具。 研究與測試了幾款選擇後， 目前我挑選的是這個叫做「 Copied 」的剪貼簿 App ，他可以儲存多則剪貼內容、利用「剪貼簿鍵盤」快速複製貼上、組合內容一次貼上、用小工具快速複製，以上功能都可免費使用 。而且他的介面易用易讀，儲存剪貼簿的流程很順暢，我自己覺得用起來很順手。 尤其「 Copied 」可以利用剪貼簿鍵盤，在筆記中複製與貼上內容，是我最喜歡之處。 如果進一步升級到「 Copied 」付費版，一次購買就可永久使用，將會加入與 Mac 版雲端同步、更大量的剪貼簿儲存、分類列表等等功能。用付費版的話，可以當作一個臨時的筆記簿工具來使用。

我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「 主動提醒和限制 」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？ 或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「 加上密碼限制 」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？ 這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。

你有沒有在文書工作上遇到下面這種麻煩： 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。

有我時候拿到特殊格式的 向量圖檔 ，或是下載到網頁上使用的 WebP 圖檔，這時候想要轉換成方便開啟的 PNG 或 JPG 圖檔，又不想另外開啟專業的修圖軟體，那麼一個簡單易用的「線上轉檔工具」，就能解決我的問題。 而不同的工作型態，你可能偶爾會拿到特殊的影片、聲音、圖片、文件等檔案格式，如果要順利開啟，到底要用什麼工具來轉檔呢？如果為了應付這樣偶爾出現的特殊檔案，還要去安裝不同的特殊軟體，真的有點麻煩？ 於是這時候就真的需要一個「 可以支援大量特殊檔案格式的轉檔服務 」，例如今天要介紹的「 Convertio 」，他可以支援 282 種圖文影音檔案格式的互相轉檔，免註冊可以上傳 100 MB 的單一檔案免費轉檔，除了簡單好用外，相較其他線上轉檔工具，「 Convertio 」還擁有一個「漂亮易用」的介面。

我在之前的「 Google 雲端辦公室課程 」中講到 Google 文件協同合作案例時，我都會提醒大家可以搭配使用 Google 文件上的「建議操作」功能，讓多人編輯同一份報告、文章時更加條理分明，修改更有效率。而這並非 Google 文件獨創功能，事實上這是來自於 Word 上優秀的文書編輯老傳統：「 Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備 」。 但是我也發現，有很多原本使用 Word 進行文書處理的朋友，不一定有發現裡面藏了一個叫做「追蹤修訂」的好功能，因此決定寫一篇文章來介紹一下。 Word 的「追蹤修訂」主要用在這樣的情境：老師要幫學生批改報告、論文時；要在同事或客戶的文件上提供修改建議時；自己要幫自己寫的文章做修改潤飾時。這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以隨時比對、確認、取消修改」，那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂（或是 Google 文件的建議操作 ）。

「 Smallpdf 」是一個瑞士開發團隊所製作的「線上 PDF 萬能編輯工具」，就像一把瑞士刀一樣，「 SmallPDF 」在一個網頁中提供了各種 PDF 功能，包含： PDF 轉檔 Word、 合併與分割 PDF、 PDF 轉 JPG、 PDF 簽名、 壓縮 PDF、 PDF 加密解密和 PDF 編輯註解等等。 目前總共有 16 種線上 PDF 工具，用戶只要點選都可以免費免註冊使用， 免費用戶每小時可以使用兩次服務 ，就像打開一把瑞士刀，就能解決你遇到的各種 PDF 需求。

我在工作流程上喜歡把紙張文件做數位掃描，用數位方式整理可以帶來一些額外的優點，之前我在電腦玩物寫過後面這篇文章來分享這樣的「紙本用數位整理」經驗：「 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率 」。 所以我之前也測試過許多掃描 App ，幫我在手機上也能快速完成掃描工作，其中有些還具備 OCR 中文辨識的功能，這部分我之前也做過統整比較：「 五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載，建立強大無紙化辦公室 」。 但今天一時興起，想要來比較看看幾款知名且受到好評的手機掃描軟體，實際掃描出來的文件效果如何呢？於是我在自己的 Android 手機上安裝了六款掃描 App ，測試掃描同一份文件，比較看看效果如何，也分享出來給大家參考。 當然每一款掃描軟體除了可以清晰掃描文件外，也會有其他特色，但今天這篇文章，就讓我們專注來看看他們的 掃描效果 吧！

我在電腦玩物中介紹過不少好用的 免費圖庫 ，像是「 Pixabay 」、「 Everypixel 」。而需要免費圖庫的時機可能是在寫報告、做簡報時，要找到一張背景圖或示意圖，那麼，這時候除了另外打開免費圖庫來下載圖片外，有沒有辦法 更快更直接 在文書編輯軟體中插入免費圖庫裡的圖片素材呢？ 今天這篇文章，就分享適用在 Google 文書系統：「 Google 文件」與「 Google 簡報 」中的插入免費圖庫方法。 其實方法不少，最方便的有直接使用「 Google 內建的免費圖庫」。如果希望找到更多品質優秀又可免費商業使用的攝影圖，則可以試試在 Google 文件安裝「 Pixabay 」外掛。

一個月前， Google 將 Google Keep 整合到了 Google Docs 中：「 Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助 」，我對這個新功能非常感興趣，因為我平常就是利用 Google 文件 來編輯文稿、製作公文、撰寫稿件，所以我很想知道 Google Keep 在 Google 文件中實際可以產生什麼提升效率的效果。 剛好最近一個月我正在編輯一位作者的新書，是由得來素連鎖素食早餐店共同創辦人關登元所撰寫的《 成功開店計畫書：小資本也OK！從市場分析、店面經營、行銷規劃，你要做的是這20件事 》，我便開始利用 Google Keep 來輔助 Google Docs 編輯這本書的所有文稿。 經過了一個月，從文稿潤飾、修正、重新編排的過程中，我發現 Google Keep 確實可以讓 Google文件在編輯稿件上增加很多效率，今天這篇文章，就來分享我體驗到的幾個應用優點。

在我撰寫的「 超深入剖析 OneNote 教學！筆記術專家必備17個功能 」一文的留言中，讀者 Max 提到：「OneNote 的結構體系不僅體現在目錄上，內容的結構也非常強，就像利用 無序列表 這樣的方式，可以無限多的創建子列表，這個時候雙擊父列表前面的那個 箭頭 的標記是可以把列表收起來的，這個功能也非常強大，本來一直想用 OmniOutliner 來做筆記，發現 OneNote 的這個功能後就沒有更換了。」 這裡提到了 OneNote 之所以常被認為擁有 更自由且彈性排版 的一個重要原因，就是在內文的編輯上，透過「拖曳」、「縮放」這些簡單易用的動作，就能非常自由的重新組合內容，或是讓內容呈現出更精簡易讀、更有結構的版面。 尤其如果你是利用 OneNote 來建立大綱、草稿，那麼下面的優點一定會是你想要的。

本想要在開學之際，寫一篇如何利用 Google Drive 撰寫報告論文的技巧，正在整理大綱，有企業來信詢問，說他們導入 G Suite 工作系統後，希望學更多 Google 雲端文書工具的使用技巧，尤其用在日常的報告文件流程上，想要邀請我 前往授課 。 於是我決定調整一下文章的撰寫方向，先從我自己實際的文書工作經驗出發，回頭看看使用 Google Drive 多年以來，我在上面有哪些常用的文書工作習慣與方法。 整理好後，我也把自己重新檢視的這份成果，寫在電腦玩物部落格中，跟各位讀者分享。

如果你的工作或團隊常常需要「 寫作 」，例如需要發新聞稿、有非常多郵件要撰寫、經營一個內容平台、撰寫產品行銷文章、製作人力資源教學文件、整理公司法律或行政文件，尤其如果還具備下列特性之一： 這些文稿常常有規範（例如 公司商業郵件格式 ） 撰寫內容有很多素材可重複套用（例如產品規格表） 需要累積組合想法，尤其需要多人集思廣益來撰寫（例如 內容行銷文案 ） 這是一份小組合作的報告 這時候，單單只是像 Google docs  、 HackMD 、 Dropbox Paper 或 Quip 那樣可以多人協同合作的文書系統還不一定能滿足需求，因為這當下我們更需要的是「 可以共創內容，且能集資靈感的便利素材庫 」。 如果在撰寫一篇行銷文章時，有一個團隊共用素材庫可以讓我便利的把其他人提供的素材「拖進」文章，把其他人貢獻的好句子好想法「拉入」需要的段落，然後重新組織整合，那麼要創造內容應該可以更有效率。 而這正是今天要介紹的「 Airstory 」雲端團隊共創內容服務要幫我們做到的。

你很難定義這到底應該算是一款什麼 App ，說他是 手勢快捷工具 嗎？確實 fooView 在自己的 Android App 說明首頁上寫著：「你是否算過每天點擊多少次手機按鍵？切換多少次應用？有多少次本來可以節省下來，卻浪費在無謂操作上的時間？」這句話有打動我，就跟 其他的 Android 快捷工具 也都曾打動我一樣，但 fooView 遠遠不只如此。 在確實很便捷的手勢操作、快速啟動快捷環之外，「 fooView 」的別名叫做「 FV 浮動閱覽器」，這款軟體的開發者是赫赫有名的「 ES 檔案瀏覽器 」的原創者，所以 fooView 也可以用來 取代 Android 上的檔案管理、搜尋、 App 管理，甚至網頁瀏覽，而且也都只在一個簡潔的浮動快捷環中解決所有問題。 而且，還不只如此，進一步摸索「 fooView 」功能（「 fooView 」甚至設計了一個成就徽章系統，挑戰使用者可以摸透他的多少用途），還會發現一個 現在最常被我利用的用法 ：利用這個「 fooView 」快捷環進行螢幕截圖、 OCR 文字辨識、 圖片內容翻譯、 圖片搜索！ 2017/3 新增功能 ： fooView 新增一體成型剪貼簿， Android 強大快捷工具再省步驟

去年底，我一時興起，在電腦玩物介紹了許多英文寫作軟體、英文文法檢查軟體，其中很受讀者歡迎的有： 擺脫中式英文！教你善用5億詞彙美國當代英語語料庫 強化英文寫作技巧利器 Grammarly 糾正百種錯誤文法 寫英文信自動潤稿修正！ Ginger 英文文法檢查軟體 英文寫作不詞窮！台灣研發更強大語言學習搜尋引擎 寫英文信最佳辭典： Netspeak 比 Google 翻譯好用 不過上述工具大多是線上網站，或者要安裝瀏覽器外掛才能使用。 而今天要推薦給大家的， 則是一款可以安裝在 Windows 與 Mac、 Linux 中的英文寫作輔助軟體 ，可以隨時在 Word、郵件軟體、 Evernote 筆記等寫作工具中呼叫出來，幫我們查詢常用用語、確認特殊文法、搜尋可用詞彙。 這款軟體叫做「 Writefull 」，自稱為讓寫作更正確的全新工具，除了具備上述功能外，這款軟體還完全免費，並且介面頗精美。

大部分文章會跟你說「多工」降低我們的效率，但如果人本來就是一種「 天生會分心 」的動物，你要如何禁止自己不要心猿意馬？而且「分心」這件事難道沒有一些正面意義嗎？ 就算我可以自己克制自己不要同時做兩種工作，或是我壓抑了一邊工作一邊跟同事聊天或上臉書的衝動。但是我還是可能在認真寫一封給沐浴乳公司的回信時，臨時想起家裡的洗髮精用完了要記得買。或是投入編輯一篇食譜文章時，因為看到控制火候的方法，想到下一本專案管理的書或許可以舉類似例子。 也有可能就是沒來由的，某個任務工作到一半，腦袋裡蹦出還有兩三個其他任務的待辦事項之前忘記做。

之前介紹過「 台灣翻譯工作者的必備好工具 Termsoup 大幅縮短你的翻譯工時 」這個線上服務後，有不少讀者寫信給我， 跟我分享其實多年來 Google 一直有一個還算不錯的翻譯者專用工具，叫做「 Google 譯者工具包 」 ，可以利用「自動化」功能來增加翻譯工作的效率。 如果你打開 Google 翻譯的網站首頁，會看到下方有一個「 Google 譯者工具包 」的服務連結，這個「免費的」、「中文版」線上服務，專門提供給需要大量翻譯文章的譯者來使用，相信很多翻譯者都已經用過。 為什麼你需要一個專門的翻譯工具呢？ 「 Google 譯者工具包 」這類軟體有個專有名稱叫做「 CAT 工具 」 ，全名是 Computer-assisted Translation，也就是電腦輔助翻譯，透過更多「自動化」的資料庫比對搜尋，可以幫我們在翻譯時快速套用之前相同的翻譯句子、術語，節省翻譯時間，也增強前後翻譯的一致性。